-S&SO1-PR-5 1. OBJETIVO Diseñar el programa de inspecciones que facilite la identificación y control de los factores de riesgos, impactos ambientales o desviaciones en los controles de calidad presentes en las áreas, equipos y materiales que puedan generar accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, daños a la propiedad o contaminación al medio ambiente. 2. ALCANCE Su aplicación cobija a todos los trabajadores y responsables de las distintas áreas de trabajo en custodia o áreas administrativas de CONFIPETROL S.A. En cualquiera de los proyectos y actividades que la empresa esté ejecutando en 3. DEFINICIÓN Y ABREVIATURAS 3.1. Examen, revista o reconocimiento minucioso de las condiciones de operación o funcionalidad de aspectos previamente establecidos. 4. RESPONSABILIDADES. 4.1. Gerencia. Destinar los recursos necesarios para la realización efectiva del programa. Propender por asegurar que se brinden los espacios para realizar las respectivas inspecciones. Realizar las inspecciones gerenciales. 4.2 Directores, Coordinadores, Líderes, Supervisores, Inspectores HSE, Ingenieros De Campo. Cumplir con la programación de las respectivas inspecciones en sus áreas de responsabilidad. Reportar al proceso de las respectivas anomalías identificadas en las inspecciones. Hacer seguimiento a las recomendaciones registradas en las inspecciones. Participar en las inspecciones programadas. Coordinadores: Realizar las respectivas verificaciones del cumplimiento de los planes de calidad Inspectores : Realizar inspección mensual a los vehículos en su área utilizando el formato de inspección preuso de vehículos [-S&SO1-F-4]. Inspectores : Tabular la información resultado de las inspecciones del sistema de gestión ambiental y enviarlas al líder dentro de los plazos establecidos. 4.3 Custodios de Vehículos Realizar las respectivas inspecciones de preuso a los vehículos bajo su responsabilidad 4.4 Soporte de Realizar las verificaciones de control de documentos en todos los procesos de la empresa 5. HERRAMIENTAS Y EQUIPOS Formato de inspecciones Equipos de cómputo Equipos audiovisuales Impresoras Otros recursos de papelería. 6. PRECAUCIONES DE SALUD Y SEGURIDAD La realización de las inspeccioness estará involucrando la salud de las personas a medida en que se puedan generar accidentes menores como tropiezos, posibles afecciones a nivel de la visión, exposición a riesgos específicos de la tarea y a otros que se encuentren asociados a estos. 7. ASPECTOS AMBIENTALES Generación de residuos sólidos como papel que puede ser reciclado siguiendo el procedimiento para el manejo de residuos sólidos. Los formatos para inspecciones pueden ser impresos en papel reutilizado. 8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 8.1 Necesidad de las inspecciones. Según lo establecido en los sistemas de gestión y las necesidades de la organización se determinan las inspecciones a realizar y los formatos a utilizar, en el desarrollo de las mismas. Pág. 1 de 5
-S&SO1-PR-5 Las inspecciones permiten identificar, ubicar, evaluar, analizar y tomar medidas de control, con el propósito de minimizar o eliminar factores de Riesgo, Impactos ambientales y las desviaciones en calidad, debido a las características propias del recurso humano, equipos, herramientas, procesos, infraestructura de la empresa o ambiente. Estas situaciones plantean la necesidad prioritaria de efectuar la detección precoz de dichas condiciones, para prevenirlas, controlarlas y minimizar la probabilidad de ocurrencia de lesiones, daños o interrupciones de trabajo y pérdidas económicas. 8.2 Formatos y Registros Al realizar las inspecciones deben utilizarse los formatos estipulados, estos deben estar actualizados y deben diligenciarse de forma adecuada, sin tachones ni enmendaduras y con las firmas que correspondan. Los formatos necesarios para realizar las inspecciones en áreas operativas, deben estar al alcance del personal. Los registros resultantess del desarrollo de las inspecciones deben asegurarse en carpetas debidamente identificadas para facilitar la revisión y verificación de la información. 8.3. Resultados. Las observaciones, hallazgos y otros detectados en el desarrollo de la inspección que requieran correcciones, gestión de recursos u otros para su solución deben registrarse en el CAS de la organización. Los inspectores, son custodios de los registros en campo. Los resultados de las inspecciones del sistema de gestión ambiental deben ser enviados al líder del proceso para tabularlos y alimentar los indicadores propuestos. Las no conformidades detectadas reales o potenciales deben registrarse y tratarse según el procedimiento de la organización. 8.4 Beneficios. Permite la identificación precoz de riesgos que puedan afectar seriamente a las personas, medio ambiente, procesos, producto y equipos. Crean en el personal de la empresa interés para realizar las actividades bajo condiciones seguras de trabajo. Permiten detectar y corregir sobre la marcha, acciones o condiciones altamente peligrosas, lo cual incide sobre el control eficaz de los costos, la seguridad, la producción y la calidad. Generan información que al ser analizada y organizada permite el establecimiento de planes de acción estratégicos, orientados al control de los factores de riesgo, previa determinación de un orden de prioridades. 8.5 Tipo y de las Inspecciones La frecuencia para realizar las inspecciones en las áreas de trabajo se da la siguiente forma: Tabla Nº 1. de inspecciones en las áreas de Trabajo. Tipo de Formato Donde Aplicable pre-uso En el sitio donde se - S&SO1-F-- de haga la contratación y 1 Diaria 4 Vehículos asignado el vehículo. Responsable Custodio En el sitio donde se Mensual haga la contratación y - S&SO1-F-- Inspector 1 mensual de Vehículos asignado cada 23 del área vehículo. Se realizan de acuerdo a la necesidad que Supervisor, surjan de planes y -S&SO1-F-- Asesor, programas para verificar 2 al mes. 18 Inspectores condiciones generales y COPASO de seguridad y salud ocupacional. Todos los campos a todos los botiquines del Botiquines área 1 Mensual. -S&SO1-F-6 Inspector EPP Todos los campos por Inspector (Auxiliar) 1 Mensual. -S&SO1-F-8 especialidad. Tipo de Formato Donde Aplicable Responsable Pág. 2 de 5
-S&SO1-PR-5 Extintores gerencial Herramientas control de residuos sólidos. Seguimiento a sustancias químicas Todos los campos a Inspector (Auxiliar) todos los extintores del 1 Mensual. -S&SO1-F-5 /Brigada área. contraincendios Todos los campos, áreas administrativas o estaciones donde haya Presidente, presencia de personal Vicepresidentes, 1 -S&SO1-F-- de la empresa en Gerente O&M, Trimestral. 18 actividades de Coordinador O&M, operación, Director mantenimiento o administrativas Todos los campos 1 Mensual. -S&SO1-F-- Inspector (Auxiliar) 17 Coordinador, supervisores, Todos los campos y ingenieros de 1 Mensual -GAM1-F-4 todas las áreas. campo, inspectores (Auxiliares). Coordinador, supervisores, Todos los campos y ingenieros de 1 Mensual -GAM1-F-7 todas las áreas. campo, inspectores (Auxiliares). Como complemento a este programa, se ha establecido un programa de observación de tareas. Las frecuencias, responsables y generalidades del programa se encuentran definidas en el procedimiento para observación de tareas [-S&SO1-P-10] 8.6 Indicadores Tabla Nº 1 Indicador Nombre del indicador Calculo Meta Cumplimiento de acciones (Acciones ejecutadas/acciones emanadas de la identificación de peligros, inspecciones, reporte de incidentes y fallas de control, investigaciones y programas de gestión)*100 de accidentes (IF) (No. de AT con perdida de tiempo en el periodo/hht)*1000000 Nota: Para resultados de inspecciones ambientales ver tabla de programas ambientales. 8.7 Cronograma Pág. 3 de 5
-S&SO1-PR-5 La planeación de la ejecución de las actividades en el programa de inspecciones se hará en el Formato de Cronograma de Actividades. 9. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Cumplir con la ejecución de las inspecciones de acuerdo a la frecuencia establecida. 10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001, Sistema de en seguridad y Salud Ocupacional. 11. ANEXOS Formato de preuso de Vehículos - S&SO1-F-4 4Inspeccion_Preuso_ de_vehiculos_rev1.x Formato de Botiquines -S&SO1-F-6 6Inspeccion_Botiquin es_rev2.xls Formato inspección de Extintores -S&SO1-F-5 5Inspeccion_extintor es_rev1.xls Formato de Estado de EPP -S&SO-F-8 8Inspeccion Estado de EPP_Rev2.xls Formato de control de residuos sólidos -GAM1-F-4 4Contol de Residuossolidos Rev1 Formato de Seguimiento a sustancias químicas -GAM1-F-7 7Seguimientoa sustancias quimicas.x Formato de control de documentos -GCA1-F-5 5Control de documentos externos Formato Control de Registros -GCA1-F-6 6Control de Registros.xls Formato herramientas -S&SO-F-17 Pág. 4 de 5
-S&SO1-PR-5 17 herramientas_rev1.xl Formato SISO -S&SO-F-18 18Inspeccion _Rev2.xls Formato SISO -S&SO-F-23 23Inspeccion_Mensu al_de_vehiculos.xls 12. REGISTRO DE APROBACIÓN. Elaboró Fecha elaboración Revisó Fecha revisión de Aprobó 21-01-08 Comité de 09-07-08 Comité de 20-01-09 Comité de 13-11-09 Comité de 13-04-10 Comité de 08-10-10 Comité de 10-03-11 Comité de Fecha de Custodio aprobación 21-01-08 Soporte de 10-07-08 Soporte de 20-01-09 Soporte de 17-11-09 Soporte de 13-04-10 Soporte de 08-10-10 Soporte de 10-03-11 Soporte de Pág. 5 de 5