Informe 2013 Sistema Institucional de Archivos 1
INTRODUCCIÓN. SECRETARÍA DE Para las autoridades del Gobierno del Distrito Federal es de gran interés el orden y control de la documentación que se tiene en cada dependencia de la Administración Pública del Distrito Federal. En cumplimiento con el artículo 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, que establece para la ejecución y evaluación del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, los entes públicos establecerán las medidas que se estimen necesarias para su cumplimiento, en el marco de las acciones de transparencia y rendición de cuentas, publico en sus portales de internet, entre otras cosas; el Programa, el Calendario de ejecución del mismo y el informe anual de su cumplimiento, se presenta el informe de actividades del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) 2013 del Instituto Técnico de Formación Policial. Como parte de este Sistema se encuentra el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), mismo que dio cumplimiento a los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal aprobados por el pleno INFODF, publicados en la Gaceta Oficial del Gobierno del Distrito Federal de fecha 09 de mayo de 2007. Apoyados en la experiencia del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD-ITFP), el se comprometió con el PIDA, que es el documento que establece los objetivos, estrategias de acción y metas con el propósito de garantizar el correcto manejo, organización y clasificación de los documentos que se encuentran bajo el resguardo del Instituto, en el presente documento se muestra el avance de dichas acciones en el año 2013. OBJETIVO. Cumplir con los planes señalados durante el ejercicio 2013 sobre el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA). 1.-ACTUALIZACIÓN DEL COMITÉ INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ITFP. El cuenta con el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, obteniendo el número de registro ITFP-11-200-PIDA-2013 mediante el oficio número. OM/DGRMSG/DAI/783/2013, emitido por la Dirección de Almacenes e Inventarios de la Oficialía Mayor. 2
2.-PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013. La planeación de las tareas archivísticas es parte fundamental para apuntalar la modernización de los archivos y la permanencia de las buenas prácticas en materia de organización técnica de los documentos; por ello, y con fundamento en los artículos 41 y 42 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, la Coordinación de Archivos del Instituto Técnico de Formación Policial elaboró el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2013, cuyo objetivo fue establecer y supervisar la normatividad y operatividad necesarias para el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos. El programa fue aprobado por el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos en la primera reunión, incorporando proyectos en materia de normatividad, instrumentos archivísticos, planeación, capacitación y desarrollo profesional, infraestructura para archivos, tecnologías de información, estrategias de prevención de riesgos, y difusión de la cultura archivística, mismos que fueron desarrollados a lo largo del año que se informa. De conformidad con el artículo 43 de la LADF, el PIDA 2013 se remitió a la Contraloría General de Administración del Distrito Federal (CGADF) para los efectos legales respectivos y se publicó en el sitio de Internet del Instituto, en términos de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. 3.- CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL CON FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS Se continúa trabajando con la actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental contando con el apoyo del área de Archivo de la Secretaría de Seguridad Pública, en donde se impartieron los cursos Programa de Formación Archivística Integral en Materia de Archivos, Transparencia y Datos Personales 2013 y Control de Expedientes para el personal a cargo de archivo de trámite del Instituto Técnico de Formación Policial. 4.- ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES EN EL ÁREA DE ARCHIVO Se realizó el estudio de necesidades en materia de espacios, para solicitar la adquisición de mobiliario y equipo para el archivo de concentración en el ejercicio 2014. 5.- DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA Y PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL EN LA MATERIA. Se trabajaron los instrumentos de control archivístico tales como cuadro y Catálogo de disposición archivística para su autorización y posteriormente su divulgación en el Instituto 3
Técnico de Formación Policial, que será implementado durante el ejercicio 2014 para poder dar cumplimiento a la normatividad establecida. 6.- USO CONSERVACIÓN Y PRESTACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA En el archivo se instalaron señalamientos de NO FUMAR y ACCESO RESTRINGIDO SOLO PERSONAL AUTORIZADO. Así mismo se llevaron a cabo fumigaciones mensualmente en todas las áreas del archivo. Se está trabajando en conseguir un espacio más amplio cumpliendo con todas la normas de seguridad para el archivo. 7.- PLANES PREVENTIVOS PARA ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFES. Se realizaron dos simulacros de evacuación, en caso de incendio, sismo y artefactos explosivos. Cabe hacer mención que se tienen instalados 4 extinguidores dentro del archivo de trámite y dos en el de concentración. 8.- IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y SUPERVISIÓN DE SU EJECUCIÓN EN LAS ÁREAS ASÍ COMO LOS PROCEDIMIENTOS EN CASO DE INCIDENCIAS. La información que se proporciona se protege en la confidencialidad de datos personales con apego a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. Se analizó el Manual Especifico de operación del Comité Técnico y el Reglamento Interno de las funciones y obligaciones que tiene el personal del área de Archivo. Los responsables del Sistema de Datos Personales mantienen actualizado el registro electrónico del Sistema de Datos Personales el cual es Observado por el INFODF. La información electrónica cuenta con contraseña de acceso en el equipo de cómputo e individualmente, se trabajo para la implementación de contraseñas en los archivos protegidos. El archivo de concentración y trámite cuenta con vigilancia de manera física por medio de alumnos, realizando guardias en puertas de acceso, así como áreas estratégicas. Esta seguridad está a cargo de la Dirección Operativa. Se realizaron durante el ejercicio dos inventarios anuales revisando el mobiliario y equipo de cómputo. Se atendieron necesidades tales como; colocación de chapas, suministro de archiveros, limpieza del área de archivo por parte de la Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios Generales. 4
El personal correspondiente de los archivos se auxilia permanentemente de los responsables de seguridad y encargados para la actualización del documento de seguridad creando y actualizando las funciones y obligaciones del personal que interviene en el tratamiento de los archivos. El responsable del sistema de archivo conoce el listado del personal que tiene acceso a las bases de datos, privilegios administrativos informáticos sobre aplicaciones y ficheros. La estructura de los ficheros y del sistema informático es acorde a la Circular uno del Gobierno del Distrito Federal. 9.- ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. Primera Reunión realizada el 4 de abril del 2013. Instalación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Técnico de Formación Policial. Funciones de los integrantes del COTECIAD-ITFP. Integración del Grupo de Valoración Documental. Se Formalizo los 3 niveles de archivo: Trámite, Concentración e Histórico del ITFP. Presentación del Catálogo de Disposición Documental. Calendario de sesiones. Mesas y reuniones de trabajo con las diferentes áreas Implementación de las bases para dar cumplimiento a los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal. Es importante mencionar que estas actividades fueron realizadas con la finalidad de que en el ejercicio 2014 se implementen y autoricen todos los instrumentos de control archivístico que son la actualización del Manual Especifico de Operación del COTECIAD-ITFP del Cuadro General de Clasificación Archivística desarrollar la tabla de determinantes de oficina, Caratula Estandarizada de Expedientes, Inventario de Archivo de Trámite, Inventario de Archivo de Concentración, Inventario de Archivo Histórico, Inventario de Transferencia Primaria, Inventario de Transferencia Secundaria, Inventario de Baja Documental, Control de Prestamos de expedientes y Estadísticas de Usuarios, Calendario de Caducidades, Controles de Conservación y Restauración de Documentos, Mapas de Ordenación Topográfica, Guía General de Fondos de los Archivos, Control de Correspondencia de Entrada y Salida, sin embargo estos instrumentos deberán actualizarse con apoyo de todas las Unidades Administrativas del Instituto y los integrantes del (COTECIAD-ITFP.). 5