Oferta de Servicios para la Certificación y Re- Certificación de los Sistemas de Gestión de Calidad y Medioambiente para las empresas asociadas a ateia Gipuzkoa-OLT
PRESENTACIÓN OCA Instituto de Certificación (en adelante OCA Cert.) es una compañía de servicios profesionales, cuya misión es proporcionar valor a nuestros clientes mediante la gestión de la Calidad, Seguridad, Medio Ambiente y Responsabilidad Social, de sus proyectos, productos, sistemas y activos, de forma que facilitemos las condiciones para operar, el control y la minimización de sus riesgos y la mejora de su rendimiento. OCA Cert. es la entidad de certificación independiente de OCA CORPORATIVE SERVICES, grupo empresarial creado con el objetivo de consolidarse como la referencia de calidad del mercado español. Con más de 550 trabajadores y oficinas en todas las comunidades autónomas del territorio nacional, nuestra experiencia se remonta a más de 30 años dedicados a la calidad, el medio ambiente, la seguridad laboral, la responsabilidad social y la seguridad alimentaria EL GRUPO está formado por empresas que se dedican a las siguientes actividades: inspección técnica de vehículos, certificación, inspección y control de calidad, formación e-learning y gestión total de infraestructuras. OCA Instituto de Certificación es una entidad oficial reconocida por la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC) en los referenciales de ISO 9001, ISO 14001, EMAS, producto y sistemas agroalimentarios agroalimentario International Food Standard (IFS), British Retail Consortium (BRC) y también como Organismo Notificado acreditado para el Marcado CE deproductos de la construccion, que cuenta con 12 delegaciones repartidas estratégicamente por España. Asimismo, esta reconocida por el Instituto de Calidad Turística Española (ICTE) para realizar las auditorías de la Q de Calidad Turística y por Forética para realizar auditorías de responsabilidad social en las empresas. En el año 2011 recibió la acreditación por parte de la Generalitat de Catalunya para realizar Auditorías legales de prevención de riesgos laborales por toda España. En este mimo año, la Generalitat autorizó a OCA Cert. a realizar auditorías de centros sanitarios agudos. Actualmente OCA Cert. se encuentra en proceso de certificación por ENAC de los referenciales siguientes: Global G.A.P., ISO 22000, ISO 27001 y también está desarrollando los documentos necesarios para presentar a ENAC y poder estar acreditados en GEI (Gases Efecto Invernadero) y OHSAS 18001.
OFERTA DE SERVICIOS Esta oferta tiene como objetivo establecer un marco de relación entre ateia Gipuzkoa-OLT y OCA Cert. para la certificación de las organizaciones asociadas a ateia Gipuzkoa-OLT que puedan estar interesadas en la contratación de los servicios de certificación. Se propone esta oferta no exclusiva, es decir que no está sujeta a ninguna condición de número de empresas o número de certificados, ni exclusividad alguna en los esquemas certificables. En concreto, este documento alcanza la propuesta técnico-económica de los servicios de Certificación y Re-Certificación frente a los sistemas de gestión conforme a las normas (bien de forma individual o bien de forma integrada, en las combinaciones que puedan proceder): Calidad: ISO 9001:2008 Medioambiente: ISO 14001:2004 Medioambiente: ISO 14006:2011 (UNE 13816) EKOSKAN EMAS El alcance de la certificación ha de ser sustancialmente el mismo: Actividades Transitarias, Transporte, Agencia de aduanas y Almacenaje Cualquier otro esquema OHSAS 180001 (Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo), ISO 27000 (Seguridad en los Sistemas de la Información), ISO 50001 (Gestión de la Energía), Huella de Carbono, Modelo SGE 21 para la responsabilidad social, Validación de memorias de sostenibilidad (GRI) u otros, si bien no se los refiere, pueden ser objeto de certificación y se ofertarán de forma específica con unos descuentos genéricos en nuestras tarifas que se trataran de forma individualizada en cada caso. A dicha oferta podrá acogerse toda empresa asociada o adherida a ateia Gipuzkoa-OLT y que haya implantado el Sistema de Gestión conforme con la/s norma/s correspondiente/s. No será aplicable a aquellas empresas que se encuentren actualmente certificadas con OCA Cert., o iniciaron su certificación con IAC. Por otro lado, OCA Cert. asegura en sus intervenciones su independencia con cualquier interés en los sectores empresariales donde presta sus servicios. Asimismo, todo el personal de OCA Cert. tiene firmada una cláusula de confidencialidad en el contrato que le vincula a la empresa, que asegura que ninguna información relativa al programa correspondiente, o bien a los agentes que intervienen en el programa, será transmitida a terceros sin el consentimiento escrito del cliente para el que se realice los trabajos. Acreditaciones ISO 9001 ISO 14001 ENAC ENAC
3. PROPUESTA ECONOMICA Bases para el cálculo de los precios OCA Cert. se compromete con ateia Gipuzkoa-OLT a ofrecer sus servicios de auditoría y certificación a precios sensiblemente inferiores a los de mercado a través de la presente oferta. Podrán beneficiarse del mismo todas las empresas asociadas a ateia Gipuzkoa-olt, siendo menester el justificar este vínculo en el momento de solicitud de la oferta. El alcance de certificación, ha de ser sustancialmente el mismo. En el presente acuerdo se contemplan inicialmente las condiciones técnicas y económicas para aquellas organizaciones que se encuentran en siguientes supuestos básicos: 1. Certificación del Sistema de Gestión de Calidad según Norma ISO 9001:2008 - Ver Tabla 1 - (Empresas que hayan implantado su Sistema de Gestión según la normativa vigente y que aun no se hayan certificado) Alcance: Actividades Transitarias, Transporte, Agencia de aduanas y Almacenaje. No se incluye la función de diseño. Empresas que desarrollan su actividad en un único centro de trabajo. 2. Re- Certificación del Sistema de Gestión de Calidad según Norma ISO 9001:2008 - Ver Tabla 2 - (Empresas que se encuentran certificadas con otra Entidad de Certificación y que deciden transferir su certificado a OCA Cert., bien en una visita de seguimiento o bien en la renovación del certificado) Alcance: Actividades Transitarias, Transporte, Agencia de aduanas y Almacenaje. No se incluye la función de diseño. Empresas que desarrollan su actividad en un único centro de trabajo. 3- Certificación del Sistema de Gestión Medioambiental según Norma ISO 14001:2004 - Ver Tabla 3 - (Empresas que hayan implantado su Sistema de Gestión según la normativa vigente y que aun no se hayan certificado) Alcance: Actividades Transitarias, Transporte, Agencia de aduanas y Almacenaje. No se incluye la función de diseño. Empresas que desarrollan su actividad en un único centro de trabajo. 4- Re-Certificación del Sistema Gestión Medioambiental según Norma ISO 14001:2004 - (Ver Tabla 4) - (Empresas que ya se encuentran certificadas con otra Entidad de Certificación y que deciden transferir su certificado a OCA Cert., bien en una visita de seguimiento o bien en la renovación del certificado) Alcance: Actividades Transitarias, Transporte, Agencia de aduanas y Almacenaje. No se incluye la función de diseño.
Empresas que desarrollan su actividad en un único centro de trabajo. 5- Certificación o Re-Certificación del Sistema Integrado de Gestión según Normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004, ISO 14006:2011 ECODISEÑO, EMAS Y EKOSKAN (En estos casos la oferta se realizara de forma personalizada con cada empresa ya que existen varios factores que influyen en e tiempo de auditoria y por tanto en el coste de la misma (Grado de Integración de los Sistemas, Maduración de los mismos ), aplicándose las condiciones ventajosas de dicho acuerdo. En el caso de que alguna empresa realizase diseño, se revisarán las jornadas de auditoría a emplear, pudiendo por tanto afectar a los precios indicados Si una empresa posee más de un centro de trabajo las dedicaciones y honorarios anteriores se verán modificados para permitir la auditoría de los diferentes emplazamientos. En este sentido, se prevé un aumento de jornadas según el siguiente criterio: Empresas con 2 centros de trabajo: o Dentro de la misma población o en un radio máximo de 30km: + 0,5 jornadas. o En distinta población o a más de 30km de distancia: + 1 jornada. Empresas con 3 o más centros de trabajo: Se aplicará el criterio para los multisite visitándose n, siendo n el número de centros total. En los seguimientos, se visitará este mismo número multiplicado por 0,6. Partiendo de este cálculo, por cada emplazamiento adicional a visitar, se aplicará el mismo criterio que en el punto anterior. Precios Siempre que se trate de empresas que desarrollen su actividad en un único centro de trabajo, la dedicación estimada y por ende los precios ofrecidos se determinarán en función del tamaño de la misma. Para ello, se considerará como dato fundamental el número de trabajadores, que ha de recoger los trabajadores fijos de la empresa (administración, recursos humanos, etc.) más los trabajadores eventuales y subcontratados. En este segundo caso, si hubiera trabajadores a tiempo parcial el nº final de trabajadores responderá al cálculo de trabajadores equivalentes en jornadas completas (8h). Por otro lado, si hubiese trabajadores subcontratados sólo por un periodo de tiempo (ej. por campaña) se considerará la media anual de trabajadores que se encuentran en esta situación: Con estas premisas y según la norma a certificar según los supuestos descritos anteriormente, las jornadas a emplear en la auditoría se distribuirán de la siguiente forma:
Tabla 1: Certificación del Sistema de Gestión de Calidad según Norma ISO 9001:2008 (EMPRESAS NO CERTIFICADAS) Numero de Trabajadores Auditoría inicial + Auditoria Certificación (1º Año) Visitas de seguimiento anuales (2º y 3º Año) 1-5 700 375 6-10 910 525 11-15 1.120 525 16-25 1.400 625 26-45 1.750 750 46-65 2.275 950 La auditoría de certificación consta de dos partes. Una primera (auditoria inicial) en la que se comprueba que el sistema es certificable (entre 0,25 y 2 días, dependiendo del tiempo total de auditoría) y otra segunda (auditoria de certificación) en la que se audita el cumplimiento de todos los requisitos de la norma Tabla 2: Re-Certificación del Sistema de Gestión de Calidad según Norma ISO 9001:2008 (EMPRESAS CERTIFICADAS) Para aquellas organizaciones que se encuentren certificadas con otra entidad de certificación, será necesaria una visita de transferencia con anterioridad a la auditoria de certificación o visita de seguimiento correspondiente, cuyo coste correrá a cargo de OCA Cert. Numero de trabajadores Visita de Transferencia Auditoría Re-Certificación Visitas de seguimiento anuales 1-5 0 600 375 6-10 0 725 525 11-15 0 825 525 16-25 0 975 625 26-45 0 1.200 750 46-65 0 1.575 950 Para empresas con más de 65 trabajadores se calculara la oferta individualizada atendiendo a los precios de la presente oferta.
Tabla 3: Certificación del Sistema de Gestión Medioambiental según Norma ISO 14001:2004 (EMPRESAS NO CERTIFICADAS) Número de trabajadores Nivel riesgo Auditoría inicial + Certificación (1º año) Visita de seguimiento anuales (2º y 3º año) 1-5 M 1.400 525 6-10 M 1.680 575 11-15 M 1.960 675 16-25 M 2.520 850 26-45 M 3.080 1.050 46-65 M 3.360 1.150 M nivel de riesgo MEDIO. Para empresas con más de 65 trabajadores se calculara la oferta individualizada atendiendo a los precios de la presente oferta La auditoría de certificación consta de dos partes. Una primera (auditoria inicial) en la que se comprueba que el sistema es certificable (entre 0,25 y 2 días, dependiendo del tiempo total de auditoría) y otra (auditoria de certificación)en la que se audita el cumplimiento de todos los requisitos de la norma Tabla 4: Re-Certificación del Sistema de Gestión Medioambiental según Norma ISO 14001:2004 (EMPRESAS CERTIFICADAS) Para aquellas organizaciones que se encuentren certificadas con otra entidad de certificación, será necesaria una visita de transferencia con anterioridad a la auditoria de certificación o visita de seguimiento correspondiente, cuyo coste correrá a cargo de OCA Cert. Numero de trabajadores Nivel riesgo Visita de Transferencia Auditoría Re-Certificación Visitas de seguimiento anuales 1-5 M 0 950 525 6-10 M 0 1.120 575 11-15 M 0 1.325 675 16-25 M 0 1.680 850 26-45 M 0 2.050 1.050 46-65 M 0 2.240 1.150 M nivel de riesgo MEDIO. Para empresas con más de 65 trabajadores se calculara la oferta individualizada atendiendo a los precios de la presente oferta
Sistemas Integrados de gestión La realización de auditorías combinadas, en las que se evalúan requisitos de varias normas diferentes en el mismo proceso de auditoría, requiere la definición de criterios de actuación, que permitan una reducción en el tiempo de realización, pero que aseguren una eficacia de dichas auditorías combinadas equivalente a las realizadas por separado y transmitan confianza en que los diferentes Sistemas de Gestión auditados, no sólo cumplen los requisitos de las normas aplicables, sino que son eficaces para alcanzar los objetivos planificados. Aunque se reconoce que puede haber diferentes grados de integración en las diversas Organizaciones, se entiende que las reducciones máximas en el tiempo de auditoría serán aplicables cuando, no sólo se hace un uso común de los elementos comunes de las normas (auditorías internas, revisión de los sistemas, acciones correctivas, formación, Organización y responsabilidades, políticas), sino que también la gestión de los procesos de realización y control operacional, se encuentran integrados. Para el caso de auditorias Integradas y/o Combinadas, se calculara la oferta individualizada atendiendo a los precios de la presente ofertao, aplicándose una reducción por integración de un 20%. En los precios indicados se encuentran incluidos la apertura de expediente, las actividades de evaluación, además de la toma de decisión y emisión de informes o certificados (cuando proceda). Los costes de desplazamiento, alojamiento y manutención están incluidos. A los precios expresados se deberán añadir los impuestos y tasas aplicables según correspondan. Todos los precios son válidos para tres años, considerando que todas las certificaciones comienzan en 2012-2013.
PROCESO GENERAL DE CERTIFICACION Presupuesto Oferta Planificación auditoría Contrato AUDITORÍA Informe Informe de No Conformidad Acción Correctiva (auditado) Si no hay NC EMISIÓN DEL CERTIFICADO Aceptada por auditor Plan de auditorías periódicas FORMA DE PAGO En OCA Instituto de Certificación estamos sensibilizados con la actual situación económica, ofreciendo a nuestros clientes un mejor servicio, mas ágil y a un precio más competitivo. Nuestro objetivo principal es hacer el trabajo lo más fácil posible a nuestros clientes, por lo que ofrecemos la posibilidad de aplicar las condiciones de pago que mejor se adapten a cada organización, pudiendo incluso fraccionar el pago en tres, cuatro, seis, nueve o incluso en doce meses sin intereses.
4. APLICACIÓN DEL ACUERDO Las Entidades de Acreditación, requieren que los servicios de certificación se suministren a partir de la confirmación por la organización a certificar de los datos relevantes, relativos al alcance de las actividades que se desean certificar. Las empresas que cumplan los requisitos expuestos y que deseen beneficiarse de las condiciones del presente acuerdo sólo tendrán que acudir a la persona de contacto en OCA Cert. para la elaboración de la propuesta individual. En este caso: Unai Renteria Zabalondo OCA Instituto de Certificación Delegación Norte Tel 948.852.273 Fax 948.852.271 Mov. 683.162.103 urenteria@ocacert.com Estos datos se recogen en un documento denominado Solicitud de Certificación en función del esquema a certificar, que deberá ser cumplimentado por los asociados de ATEIA Gipuzkoa-OLT que deseen acogerse a esta oferta. En el momento de solicitar el presupuesto, es imprescindible que la empresa comunique su pertenencia a la Asociación para que se puedan aplicar los descuentos que conlleva este Acuerdo. Una vez analizado el contenido de la solicitud se emitirá, en el marco de esta oferta, el correspondiente Contrato, documento requerido por las Entidades de Acreditación, que establece la relación comercial entre la empresa y OCA Instituto de Certificación, para la gestión de los esquemas de certificación aplicables. Esta oferta tiene un período de validez de 12 meses a partir de la fecha del mismo. 01/11/2012
DETALLE DE LOS SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN PRESENTADOS EN EL ACUERDO En este acuerdo se detallan los servicios solicitados sobre los que se ha realizado la revisión técnica y propuesta de servicios de certificación. Cualquier cambio que se produzca en los datos de la organización indicados deberá ser comunicado a OCA con objeto de que se evalúe su incidencia y que se propongan las modificaciones al proceso de auditoría y/o al contrato vigente que garanticen el cumplimiento de las condiciones de certificación establecidas. Todos los datos aportados serán revisados por el equipo auditor durante el transcurso de las auditorias. Cualquier diferencia que se detectase por parte del equipo auditor y que pudiese derivar en un incumplimiento de las condiciones de prestación del servicio de certificación supondrá la modificación del contrato. CONDICIONES ESPECÍFICAS DEL SERVICIO. Auditoria inicial: La auditoria inicial se compone de Fase I y Fase II. Durante la fase I se verificará el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables, revisión de la documentación, confirmación del alcance de la Certificación, explicación del método de trabajo y visita a las instalaciones. Los posibles incumplimientos detectados son considerados como observaciones a solucionar.si el resultado obtenido es positivo o bien se considera que las observaciones detectadas son fácilmente solucionables, se establece fecha para realizar la fase II. El objeto de esta fase es evaluar la implementación, incluida la eficacia, del sistema de gestión. Se comprueba el grado en que el Sistema de la Organización se adecua a las exigencias de la Norma. La auditoría es realizada por el equipo auditor designado por OCA, aceptado por la organización solicitante, y de acuerdo con el plan de auditoría establecido. En el caso de existir no-conformidades y en un plazo máximo de 60 días a partir de la fecha de auditoría, la empresa solicitante debe presentar a OCA un plan de acciones correctoras para corregir las no-conformidades detectadas, indicando los plazos previstos para su puesta en práctica y aportando el máximo número de pruebas que evidencien que dichas acciones se han llevado o llevarán a cabo. El informe de auditoría Fase II tiene un período de validez de 6 meses a partir de la fecha de su emisión. Transcurrido este período será necesaria la realización de una nueva auditoría para decidir sobre la certificación de la empresa. Transferencia de certificados: En estos casos, se identificarán inequívocamente los tiempos dedicados a la visita pretransferencia y las evaluaciones oportunas (si cabe), con objeto de poder adoptar una decisión relacionada con el reconocimiento de ésta, todo ello, con anterioridad al inicio del desarrollo de las evaluaciones que correspondan al ciclo de certificación de la organización. Para realizar una transferencia de certificados será necesario presentar copia del certificado en vigor, acreditando que el mismo es válido y que no está sumido en ningún proceso de suspensión o retirada, copia del informe de la última auditoría realizada con las evidencias de que la entidad anterior hizo una revisión de las acciones correctivas aportadas y las consideró adecuadas. En caso de no disponer de los informes, será necesario realizar una auditoría extraordinaria para verificar la revisión adecuada de las acciones. Auditorias de seguimiento: La fecha de la primera auditoría de seguimiento después de la certificación inicial, no debe realizarse transcurridos más de 12 meses desde el último día de la auditoría de la Fase II. Las siguientes auditorías de seguimiento deben realizarse al menos 1 vez al año y siempre se realizarán dos seguimientos durante cada ciclo de certificación. Renovación del certificado: tomando como referencia la fecha de caducidad indicada en el certificado entregado (es de tres años desde la fecha de emisión), se procederá a la renovación del mismo mediante la realización de una Auditoría de Renovación y siempre tomando como referencia la norma vigente en dicha fecha. La auditoría de renovación de la certificación debe realizarse de tal manera que el nuevo certificado esté emitido antes de que venza el anterior. Auditorias extraordinarias: Por su carácter excepcional, no se han considerado en el presente contrato la realización de auditorías extraordinarias. Estas serán necesarias cuando queden abiertas no conformidades que condicionen la emisión o continuidad del certificado y se deba verificar el cierre de estas, desplazando un auditor a la organización. Estas auditorías se facturarán a un precio de 750 /jornada auditor (IVA no incluido) más gastos de desplazamiento, alojamiento o manutención que se deriven. Emisión de certificados: Se emitirá un certificado original en formato DIN A4 a elegir entre las siguientes lenguas: castellano, catalán, euskera, francés, gallego e inglés. Si además se necesitasen certificados en otros idiomas distintos, la organización deberá facilitar una traducción del alcance del certificado que será verificado y se procederá a la emisión del correspondiente certificado. Por cada certificado original adicional se facturará a razón de 15 /certificado, IVA no incluido.