Para lograr una verdadera administración eficaz de toda la información relevante de una compañía, y que de esta manera nada de lo que suceda en el seno de la empresa quede librado al azar, es fundamental la implementación de nuevas tecnologías y sistemas informáticos en los diversos ámbitos de las organizaciones.
Ya hemos tocado tópicos de CRM y ERP en las empresas, mediante lo cual se logran verdaderos beneficios a mediano plazo, logrando optimizar la producción y mejorar las ventas gracias a la toma de decisiones inteligentes en lo que respecta a la producción y a la posterior estrategia comercial.
CRM (Customer Relationship Management) Barton Goldenberg con sus 14 daños de experiencia en esta área lo resume en 10 factores de éxito: Determinar las funciones que se desean automatizar Automatizar sólo lo que necesita ser automatizado Obtener el soporte y compromiso de los niveles altos de la compañía Emplear inteligentemente la tecnología Involucrar a los usuarios en la construcción del sistema Realiza un prototipo del sistema Capacita a los usuarios Motiva al personal que lo utilizará Administra el sistema desde dentro Mantén un comité administrativo del sistema para dudas o sugerencias
ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) Optimización de los procesos empresariales. Acceso a la información. Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería. Los beneficios que puede aportar una herramienta de erp se resume en la resolución de los problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir un mayor control contable, inmovilizado, conciliación bancaria, liquidación de impuestos, etc... Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser modulares y configurables:
Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc. Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el código del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de cuarta generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. Otras características destacables de los sistemas ERP son: Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones. En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.
Tanto la relación con los clientes como con los proveedores de materias primas y servicios están ya gestionadas eficazmente mediante la implementación de soluciones CRM y ERP. Pero aún queda un sector muy importante que debe ser tratado de manera similar: los recursos humanos.
Para ello, es necesario aplicar un completo sistema de información que nos permita llevar a cabo la gestión de los recursos humanos, para lo cual es necesario incluir diversos aspectos relativos a la relación entre una empresa y sus empleados dentro de la solución ERM.
Capacitación. Al implementar un sistema ERM es imprescindible elaborar detenidamente un plan general de capacitación que incluya a todos los actores de la empresa. De esta manera podremos establecer de forma eficaz una serie de normas que integrarán las distintas prácticas, ya sean obligatorias u opcionales, de las solicitudes emitidas por los empleados y el control de actividades relacionadas con la capacitación de los mismos.
Planillas: Las herramientas necesarias para gestionar de forma precisa todos los aspectos relacionados a los pagos de sueldos de los empleados, pudiendo emitir informes completos sobre el estado de los pagos, además del envío por correo electrónico de los diferentes boletines salariales. Asimismo, con este tipo de solución puede realizarse el seguimiento detallado de contrataciones de nuevos empleados, concentrando en el sistema todos los datos relevantes de los nuevos actores de la empresa.
Competencias y capacidades: Con ERM también es posible establecer una verdadera administración de competencias y carreras, mediante la cual se logre una gestión adecuada del seguimiento de métodos de trabajo dentro de la compañía y las transferencias internas.
Control de Tiempos: Por otra parte, la implementación de un sistema ERM permite a la empresa estar siempre al tanto de los tiempos invertidos para todas las actividades realizados por los empleados, para lograr una administración eficaz de dichos períodos. Cuantificar la actividad de los empleados, y analizar si se ha logrado cumplimentar con las normas existentes en la compañía.
Permite además tener información inmediata con respecto a aspectos tales como: Posible reducción de horas de trabajo. Pago de horas extra. Reconocimiento de vacaciones. Control de descansos y ausencias.
CRITERIOS PARA SELECCIONAR UN ERP Castro et al. (2004) identificaron 40 factores influyentes en la selección de los software ERP, los cuales toman en consideración elementos indispensables de evaluar, al escoger posibles aplicaciones que puedan implantarse en una empresa manufacturera. Estos factores fueron ordenados y valorados jerárquicamente. Esta lista jerarquizada de factores de selección de software ERP se capturó el conocimiento de empresas venezolanas pertenecientes a la industria manufacturera con años de experiencia en el manejo de este tipo de programas, a través de la realización de encuestas. De acuerdo a este trabajo (Castro, 2004), las empresas deben considerar los factores que se presentan.
La ponderación y jerarquía relativa de cada factor presentado (Castro, 2004) se calculó cuantificando las cinco posibles respuestas obtenidas de las encuestas aplicadas a empresas de manufactura en Venezuela sobre cada uno de los factores. Dichas respuestas eran: Vital, muy importante, importante, poco importante e irrelevante.
Por qué implementar un ERP? Entre las ventajas que un ERP ofrece a las empresas: Optimización de los procesos de gestión (flujos económicos y financieros) Coherencia y homogeneidad de la información (un único archivo de artículos, un único archivo de clientes, etc.) Integridad y unicidad del sistema de información Uso compartido del mismo sistema de información que facilita la comunicación interna y externa Reducción al mínimo de los costes de gestión de la información Globalización de la formación (misma lógica, misma ergonomía) Aumento de la productividad Control de los costes, de los plazos de puesta en marcha y de implementación
Cómo elegir su ERP? He aquí hay algunos criterios que ayudarán a los compradores de TI en la elección de su solución ERP: Sostenibilidad: Del software Del implantador y del fabricante De la plataforma Facilidad de uso: Simple Eficaz Intuitivo Ergonómico
Características: Ámbitos funcionales cubiertos Integración de las herramientas de decisión e inteligencia de negocio Nivel de parametrización Seguridad de los datos: Posibilidad de bloquear a usuarios no autorizados Posibilidad de evitar la entrada accidental de datos incorrectos Trazabilidad de las modificaciones Control de flujos: gestión del rendimiento Ayuda a la decisión (BI) Integridad de la base de datos Publicación y recuperación de los datos
Aspecto internacional: Está el software adaptado a las disposiciones legales de mi país? Está la interfaz disponible en otros idiomas?