CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer las directrices para la planificación y ejecución de las auditorías internas de los sistemas de de la Universidad, con el fin de determinar la conformidad con los requisitos normativos, legales, del cliente y de la organización que le aplican a la Institución. 2. ALCANCE Inicia con la elaboración y aprobación de los Programas de Auditoria Interna de los Sistemas de Gestión para la respectiva vigencia y finaliza con la evaluación de los equipos auditores y las acciones a las que haya lugar. 3. LÍR L PROCEDIMIENTO: Coordinador(a) Sistema Gestión de Calidad / Ambiental / Seguridad y Salud en el Trabajo 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver Normograma / Matriz de Requisitos Legales 5. FINICIONES 1. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la expansión en que se cumplen los criterios de auditoría. 2. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los criterios de auditoria se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. 3. Evidencias de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. 4. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria. 5. Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. 6. Cliente de la auditoria: Organización o persona que solicita una auditoria. 7. Auditado: Organización que es auditada. 8. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria 9. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo si es necesario de expertos técnicos. 10. Programa de auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigida hacia un propósito especificado. 11. Plan de auditoria: Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoria 12. Alcance de la auditoria: Extensión y límites de una auditoria. 13. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. 14. No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 2 de 7 15. SGC: Sigla del Sistema de Gestión de Calidad. 16. SGA: Sigla del Sistema de Gestión Ambiental. 17. SST: Sigla del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 18. Ciclo PHVA: Ciclo Deming (planear, hacer, verificar y actuar) del Sistema de Gestión de Calidad. 19. Observador: Persona que acompaña el pero que no audita.
CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 3 de 7 6. SCRIPCIÓN LA ACTIVIDAD Elaborar y aprobar Al iniciar cada vigencia, se elabora los EV-CAL-FO-13 Coordinador(a) EV-CAL-FO-13 los Programas AUDITORIAS INTERNAS LOS SITEMAS ó EV-SST- del SGC, SGA o AUDITORIAS INTERNAS anuales de FO-26 AUDITORIAS SG SST de los Sistemas de SST y Equipos de LOS SITEMAS auditorías internas. Trabajo ó EV-SST-FO-26 de los sistemas de Los criterios con los cuales se planifican las auditorías ambientales deberá tener en cuenta la AP-AMB-MR-01 MATRIZ ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES, EV-CAL-FO-08 NORMOGRAMA GESTION AMBIENTAL, MAPA PROCESOS y Contexto Organizacional o en previo acuerdo con la alta dirección y los auditores. AUDITORIAS SG - SST de la respectiva vigencia 1. Para las auditorías del SG-SST el numeral 4.5.5 de la Norma OHSAS 18001 y otros requisitos aplicables, se deben planificar, establecer, implementar y mantener por la organización, con base en los resultados de las valoraciones de riesgo de las actividades de la organización, y en los resultados de las auditorias previas. Nota: el del SG evaluará la pertinencia de incluir o no en el EV-CAL-FO-13 AUDITORIAS INTERNAS LOS SITEMAS de la vigencia aquellos procesos en los cuales no se hayan identificado no conformidades en los últimos dos años. 2. Identificación propuesta y del Identificar y definir el de acuerdo a los siguientes criterios de competencia que comprende el perfil del auditor: SGC/SGA EDUCACIÓN: Como mínimo nivel técnico. FORMACIÓN: Curso de Auditor Interno de Calidad/Ambiental mínimo 24 horas. EXPERIENCIA: Haber participado como observador mínimo en 3 auditorías internas de Calidad. Nota: para ser auditor líder de calidad, el auditor deberá haber participado cómo mínimo en dos auditorías internas de Calidad. SST Coordinador(a) del SGC, SGA o SST Acta de auto-control Para SST soportes que evidencie la competencia.
CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 4 de 7 EDUCACIÓN: Profesional o Profesional en Seguridad y Salud en el trabajo con Especialización en Salud y Seguridad en el Trabajo con Licencia en SST vigente. FORMACIÓN: Auditor Interno en OSHAS 18001:2007 y curso virtual de cincuenta (50) horas según lo establecido en la Resolución 4927 del 2016. EXPERIENCIA: 3 auditorías internas en OHSAS 18001:2007 HABILIDAS SGC/SGA/SST: Conducta ética: (profesionalidad, confianza, integridad, confidencialidad y discreción.) Presentación ecuánime: obligación de informar con veracidad y exactitud. Debido cuidado profesional; aplicación de diligencia y juicio al auditar. Independencia (imparcial y objetividad de las conclusiones de la auditoria; los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgos y conflictos de intereses) Enfoque basado en la evidencia (método racional aplicado para alcanzar conclusiones de la auditoria verificables y confiables) Puntualidad y buen manejo del tiempo. Facilidad de expresión verbal y escrita dada la necesidad de preparar informes, redactar no conformidades y aspectos positivos y por mejorar, expresar oralmente ideas y resultados a los auditados y líder del proceso auditado. Diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas Observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades Perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones Versátil, es decir, se adapta fácilmente a diferentes situaciones Capacidad de análisis, de tal forma que pueda relacionar los datos y hechos que encuentra en una auditoria, con base en un razonamiento lógico para llegar a conclusiones basadas en evidencia objetiva.
CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 5 de 7 Seleccionar y Con base en los resultados de la evaluación aplicada al Coordinador(a) EV-CAL-FO-13 conformar el en la vigencia anterior, se seleccionan y conforman los equipos de del SGC, SGA o AUDITORIAS INTERNAS de auditores internos de los sistemas de, con las personas que SST LOS SITEMAS 3. los sistemas de aprobaron la evaluación EV-CAL-FO-18 EVALUACION AUDITORES ó EV-SST-FO-26 INTERNOS L SGC. Nota: Para el SGC esta actividad no aplica para auditores internos AUDITORIAS SG - SST 4. 5. 6. 7. 8. Designar auditor proceso equipo por Publicación del programa de auditoría interna de los sistemas de Elaboración del Plan de Auditoria Notificación auditoria interna de los sistemas de Reunión de apertura auditoria interna de los sistemas de nuevos. Se determinan los equipos de auditores internos de los sistemas de, definiéndose el auditor líder y el, se designa el o los procesos a auditar y se diligencia el formato EV-CAL-FO-13 AUDITORIAS INTERNAS LOS SITEMAS ó EV-SST-FO-26 AUDITORIAS SG SST. Se solicita la publicación de los programas de auditoría interna de cada uno de los sistemas de para la vigencia respectiva en la página web institucional en el link del SGC, SGA o SST respectivamente. El auditor líder y el, elaboraran el EV-CAL-FO-14 PLAN para la auditoria interna del proceso respectivo. Mediante comunicación oficial y/o correo electrónico se notifica con tres días hábiles previo a la fecha de la auditoria al líder del respectivo proceso. En la fecha, hora y lugar indicado en la comunicación oficial de notificación de la auditoria interna y/o correo electrónico, se lleva a cabo entre el auditor líder, y líder del proceso junto con su equipo de trabajo si así lo requiere, la reunión de apertura de la auditoria interna de los sistemas de, dejando como evidencia un acta de apertura. Coordinador(a) del SGC, SGA o SST Auditor líder y Auditor líder y EV-CAL-FO-13 AUDITORIAS INTERNAS LOS SITEMAS ó EV-SST-FO-26 AUDITORIAS SG SST EV-CAL-FO-13 AUDITORIAS INTERNAS LOS SITEMAS ó EV-SST-FO-26 AUDITORIAS SG SST publicado EV-CAL-FO-14 PLAN AUDITORIAS INTERNAS Auditor líder Comunicación oficial y/o correo electrónico Auditor líder y Acta de apertura de la auditoria interna de los sistemas de. EV-CAL-FO-14 PLAN AUDITORIAS INTERNAS firmado
11. UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 6 de 7 Ejecución auditoria De acuerdo a la fecha, hora y lugar indicado en el plan de auditorías Auditor líder y 9. interna de los internas de los sistemas de se desarrolla la auditoria, verificando equipo de trabajo sistemas de en sitio la información suministrada, por el(os) auditados responsables. Realizar informe Con base en la información recolectada y las evidencias verificadas, se Auditor líder y final de la auditoria elabora el informe final de la auditoria interna de los sistemas de equipo de trabajo 10. interna de los del respectivo proceso en el formato EV-CAL-FO-16 INFORME sistemas de AUDITORIA INTERNA. Reunión de pre Auditor y líder cierre y cierre de auditor auditoria interna de los sistemas de 12. 13. Entrega de la documentación de la auditoria interna de los sistemas de realizada Evaluación del En la fecha, hora y lugar indicado en el formato EV-CAL-FO-14 PLAN, el auditor líder y socializan al líder del proceso junto con su equipo de trabajo si así lo requiere, el informe final producto del desarrollo de la auditoria interna de los sistemas de en el formato EV-CAL-FO- 16 INFORME AUDITORIA INTERNA LOS SISTEMAS y se suscribe la respectiva acta de cierre de la auditoria de los sistemas de, en caso de presentarse objeciones con respecto al informe final por parte del líder del proceso, se llevarán a cabo los ajustes a que haya lugar en consenso firmándose el informe respectivo por parte del líder de proceso y auditor líder. Nota: cuando las partes involucradas no lleguen a un consenso, el auditor líder informa al Coordinador(a) de Calidad/Ambiental/ Seguridad y Salud en el Trabajo para que se tome las medidas a las que haya lugar. El auditor líder hace entrega al líder del proceso auditado y al Coordinador(a) de Calidad/Ambiental/ Seguridad y Salud en el Trabajo de la documentación surtida en el desarrollo de la auditoria interna de los sistemas de del proceso auditado (acta de apertura, plan de auditoría, informe final y acta de cierre) El líder del proceso una vez finalizada la auditoria interna, se procederá a evaluar a cada uno de los miembros del de forma objetiva, coherente, justa y confiable diligenciando el formato EV-CAL-FO-18 EVALUACION AUDITORES INTERNOS, el cual entregará al Coordinador(a) del SGC, SGA o SST respectivamente. En caso de que el auditado obtenga como resultado una evaluación negativa (regular o deficiente) en uno o más de los criterios evaluados debe Auditor y líder auditor Líder de proceso auditado EV-CAL-FO-16 INFORME AUDITORIA INTERNA Acta de cierre de la auditoria de los sistemas de EV-EV-CAL-FO- 16 INFORME AUDITORIA INTERNA EV-CAL-FO-18 EVALUACION AUDITORES INTERNOS
CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página 7 de 7 fortalecer sus competencias mediante una retro-alimentación orientada por el Coordinador(a) del SGC, SGA o SST respectivamente. 14. Archivo documentación 7. OBSERVACIONES: Se archivan los registros generados durante el procedimiento en la carpeta archivo Auditorias Coordinador(a) del SGC, SGA o SST ó Equipo de trabajo Carpeta archivo Auditorias 8. CONTROL CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FECHA APROBACION SCRIPCION CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011 Actualización documentos 04 Formato CAL-FO-17 Julio 30 de 2012 Actualización documentos 05 Formato CAL-FO-17 Agosto 09 de 2013 Actualización documentos 06 Formato CAL-FO-17 Octubre 09 de 2017 Actualización documentos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ EQUIPO TRABAJO SISTEMAS GES- TIÓN CALIDAD / AMBIENTAL Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO MAYRA ALEJANDRA BERMEO BALAGUERA ASESOR SGC CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC