Pág.1 de 11 Módulo de Factura Electrónica INDICE 1. Cómo configurar el correo electrónico 2. Cómo enviar un documento por e-mail 3. Cómo enviar una factura por e-mail 4. Cómo utilizar impresos distintos para impresora y e-mail 5. Envío de e-mail con copia oculta 6. Cómo configurar el envío de e-mail para cada cliente 7. Facturación automática por e-mail 8. Textos predefinidos para enviar e-mail 9. Digitalización de albaranes Tel 902 53 00 25 soporte@controlintegral.net
Pág.2 de 11 Cómo configurar el correo electrónico 1. Acceder a > Utilidades > Parámetros de Aplicación > e-mail 2. Rellenar los campos con el correo electrónico que desea utilizar para el envío de documentación. RECUERDE : Debe pedir los datos de su correo electrónico a quien le suministra los servicios de e-mail. El Departamento de Soporte de Control Integral NO conoce sus datos de e- mail y NO se los puede suministrar. Si un usuario quiere enviar e-mails desde una dirección de correo diferente a la asignada en parámetros, acceder a > Utilidades > Perfiles > Usuarios > e-mail. Configurar el correo específico para cada usuario. Para ver los e-mail enviados acceder a > Listados > Documentos enviados por e-mail Tel 902 53 00 25 soporte@controlintegral.net
Pág.3 de 11 Cómo enviar documentos por e-mail Al imprimir cualquier documento de compra o de venta aparece el NUEVO icono: Herramientas de impresión. Seleccionarlo. Imprimir normalmente: Valorado o NO valorado, según corresponda. Aparecen las herramientas de impresión. Seleccionar E-mail o Microsoft Outlook. Hacer clic en Enviar Tel 902 53 00 25 soporte@controlintegral.net
Pág.4 de 11 Cómo enviar una factura por e-mail Acceder a > Facturación > Facturas > Diario de Facturación. Escoger la factura que se quiere enviar por e-mail y hacer clic en el botón Herramientas de impresión. Seleccionar E-mail o Microsoft Outlook. Hacer clic en Enviar Tel 902 53 00 25 soporte@controlintegral.net
Pág.5 de 11 Cómo utilizar impresos distintos para impresora y e-mail En caso de utilizar papel pre-impreso es posible que desee utilizar un formato distinto cuando envíe los documentos por e-mail. Este formato debe especificarse en > Utilidades > Parámetros de Aplicación > Impresos > e-mail. Si se utiliza el mismo formato NO debe especificarse nada. Tel 902 53 00 25 soporte@controlintegral.net
Pág.6 de 11 Envío de e-mail con copia oculta Para hacer un seguimiento de los e-mails enviados manualmente está disponible la opción de envío de e-mail con copia oculta. Si se configura se recibirá una copia de todos los e-mail enviados manualmente a la dirección de e-mail indicada. Para activarlo acceder a: > Utilidades > Parámetros de Aplicación > e-mail Tel 902 53 00 25 soporte@controlintegral.net
Pág.7 de 11 Cómo configurar el envío de e-mail para cada cliente Podemos definir el comportamiento que debe tener Control Integral al imprimir los documentos de cada cliente. Acceder a > Clientes > Impresión y configurar para cada tipo de documento. Si se introduce una dirección de correo electrónico el documento se enviará automáticamente por e-mail en el momento de emitirse. Ejemplos: - e-mail en albarán: Al finalizar cada albarán del cliente se le enviará una copia por correo electrónico. - e-mail en factura: Al imprimir la facturación se enviará por e-mail al correo indicado. Si además de entrar una dirección de e-mail se marca impresora, el programa imprimirá el documento y lo enviará por e-mail. Si no se indica nada, al finalizar la venta o la facturación se imprimirá como siempre. Tel 902 53 00 25 soporte@controlintegral.net
Pág.8 de 11 Facturación automática por e-mail El proceso de facturación muestra, antes de imprimir, las facturas que acaba de generar. Para modificar manualmente la selección se debe marcar el campo Manual. Entonces se puede decidir si imprimir originales y/o copias, agregar/cambiar direcciones de e-mail, cambiar la selección de enviar a impresora o e-mail, etc. Para imprimir/enviar las facturas según la selección que tengamos en pantalla, hacer clic en Imprimir/Enviar. Recuerde: El tiempo de envío de las facturas por e-mail es superior al utilizado para imprimirse y depende de la velocidad de Internet. Cuando el proceso ha finalizado aparece una ventana que lo indica. Tel 902 53 00 25 soporte@controlintegral.net
Pág.9 de 11 Textos predefinidos para enviar e-mails Desde > Utilidades > Textos predefinidos e-mail, se puede fijar una plantilla para el envío de los e-mails en función del documento que se envíe. Control Integral ya incluye plantillas predefinidas. Solamente debe acceder a esta opción si desea modificarlas. Primero se escoge el tipo de impreso y el idioma y a continuación se determina el texto. En la ventana de la derecha hay unas variables que podemos incorporar al texto para personalizarlo. Cuando se envía el e-mail la variable es sustituida por el valor que representa. Tel 902 53 00 25 soporte@controlintegral.net
Pág.10 de 11 Digitalización de albaranes Este proceso incorpora al programa los PDF de los albaranes escaneados asignándolos automáticamente al documento correspondiente. La digitalización de albaranes permite digitalizar los albaranes firmados en papel de forma automática. Para poder utilizar esta opción se debe disponer de un scanner. La configuración del scanner debe realizarla un técnico de hardware. El albarán debe tener un código de barras que será diseñado desde el Dpto. de Soporte cuando así se le requiera. Proceso a seguir: 1. Escanear los documentos 2. Ir al menú > Ventas > Digitalización de albaranes. 3. Seleccionar el botón PDF para procesar todos los documentos que hay escaneados pendientes de asignar. Tel 902 53 00 25 soporte@controlintegral.net
Pág.11 de 11 Si algún documento no se puede enlazar automáticamente queda en Documentos pendientes de asignación manual. Esta documentación pendiente de asignación: - Se puede eliminar (arrastrando el fichero.pdf a la papelera) - Asignarlo manualmente, arrastrando el documento hasta el albarán correspondiente. Tel 902 53 00 25 soporte@controlintegral.net