Ficha Té cnica Programacio n dé Pagos Aplicada Parcialménté Versión 2015.2.159
Ficha Té cnica Programacio n dé Pagos Aplicada Parcialménté Versión 2015.2.159 Introducción Estimado usuario: En la presente carta técnica se describen a detalle las mejoras implementadas en el proceso de programación de pagos, las cuales se encuentran integradas en la nueva versión de sistema y fueron desarrolladas con el fin de que puedan aplicarse pagos de manera parcial a una misma programación, permitir aplicaciones en una misma fecha y otras características nuevas que serán detalladas en la presente carta técnica. Esperamos que este documento pueda serle útil en la comprensión del desarrollo implementado. 1
Características de la mejora 2 Opción para aplicar parcialmente los pagos en una misma programación. Se agregó una columna nueva en la vista de las facturas para indicar si el pago ya está aplicado o no. Nuevo estatus para indicar que la programación esta Parcialmente aplicada. Impresión del listado de pagos aplicados desde la pantalla de generación de pagos, el cual servirá como comprobante de los pagos aplicados, incluye los datos de cada movimiento bancario así como el usuario que los generó. Opción de aplicar pagos más de una vez en una programación, esto permite al usuario aplicar solo algunas facturas del total de documentos programados para pago, posteriormente podrá hacerlo ya que el sistema tendrá un registro de fecha-hora para cada aplicación, además de la identificación de qué usuario realizó cada aplicación. Nueva consulta colocada en la parte superior de la programación de pagos un botón nombrado Consultar aplicaciones de pago, con el cual se podrá acceder a una consulta de las aplicaciones realizadas donde se identificará cuando y quien la realizó. Desde esta consulta se podrá abrir nuevamente la aplicación para reimprimir en caso requerido el comprobante. Filtro nuevo para de manera rápida Ver facturas programadas pendientes de aplicar pago con esta opción los usuarios podrán descartar tener en la vista las facturas que ya hayan sido pagadas y evitar que se incluyan en la selección para nuevos pagos. Restricción para que el usuario pueda aplicar pagos solamente de las cuentas bancarias a las que este tenga permiso a través del catálogo de cuentas bancarias. Opción de que se puedan descargar físicamente los documentos CFDI (XML, PDF) vinculados a las facturas, esta opción disponible desde la pantalla de los pagos generados. Nueva opción en el filtro de estatus de las facturas dentro de la captura de la programación para que se visualicen únicamente las facturas que se encuentran en estatus AUTORIZADAS PARA PAGO y PARCIALMENTE PAGADAS. El estatus nuevo se nombra como SOLO PENDIENTES DE PAGO. Nuevo Checkbox en la programación de pagos para que se permita seleccionar todas las facturas en un solo clic. Totalizado nuevo en el reporte impreso de los pagos aplicados a la programación, este Total acumulará el importe de los pagos a las facturas que están siendo afectadas. Opción para Cerrar programación la cual consiste en eliminar los valores programados pendientes de aplicar y pasar al estatus Totalmente aplicada. Esto para el caso de que se realice una programación de pagos, se autorice y
luego se aplique parcialmente, pero después los pagos pendientes de aplicar ya no se quieren aplicar. Mejora en el rendimiento al hacer el doble clic de las celdas de la columna saldo para pasar el monto a la columna programado. Opción para que los movimientos bancarios que se generen en la programación de pagos, se registren con la sucursal de la factura afectada. Esto a partir de una configuración en parámetros de la empresa. Validación para evitar inconsistencia entre la aplicación de pagos desde el centro de cuentas por pagar y de la programación de pagos. Estas consisten en alertar antes de aplicar un monto programado para evitar que se pague de más si ya fue generado desde el centro de CXP. Restricción para que la programación de los pagos no pueda ser modificada cuando ésta ya tenga algunos pagos aplicados, es decir, estando parcialmente o totalmente aplicada. Optimización de la información mostrada en la impresión de la captura de la programación de pagos, mediante la depuración de columnas no necesarias para el usuario. 3
Programación de Pagos A continuación se enumeran y explican todas las características que fueron aplicadas para mejorar la captura del proceso de programación de pagos. IMPLEMENTACIÓN DEL ESTATUS PARCIALMENTE APLICADA A partir de esta versión se incorporó un nuevo estado al proceso de programación de pagos el cual indica que una programación tiene montos programados pendientes de aplicar. Por lo cual se agregó la opción en el filtro estatus del listado de programación de pagos, esto para que el usuario pueda visualizar las programaciones que se encuentran en dicho estado. En el caso de la pantalla de captura de la programación se habilitó una nueva columna en la vista de las facturas para indicar si el pago ya está aplicado o no. El usuario podrá seleccionar las facturas a las que desee aplicar el pago y presionar el botón APLICAR PAGO, con lo que el sistema generará sólo los pagos que corresponden a esas facturas, dejando las demás facturas pendientes de aplicar pago. 4 Cuando se han aplicado pagos en una programación y quedan pendientes montos programados aún por aplicar, la programación pasará a un estatus llamado Parcialmente aplicada. En este nuevo estatus el usuario podrá entrar de nuevo para seguir aplicando los pagos programados que están pendientes.
Con esta mejora se permitirá que un usuario pueda aplicar pagos más de una vez en una programación, esto por si acaso no seleccionó algunas facturas y posteriormente lo hace. El sistema cuenta con un registro de fecha-hora para cada aplicación, además de la identificación de qué usuario realizó cada aplicación. Para esto, se agregaron al sistema los campos para almacenar el usuario y la fecha-hora de aplicación. Validaciones 1. Al momento de aplicar pagos, no se permitirá duplicar una aplicación, por lo que se verificará si en la selección de facturas se tienen algunas con pago aplicado, de ser así, se alertará al usuario y se cancelará la operación. 2. La programación de los pagos no podrá ser modificada cuando ésta ya tenga algunos pagos aplicados, es decir, estando parcialmente o totalmente aplicada. 3. Se mantendrá la restricción de que no puede haber 2 programaciones pendientes de aplicar. Entonces, si es que se desea tener más de una programación en un día, antes deben aplicar la programación pendiente. Se limita no generar una programación de pagos mientras se tenga una sin aplicar, debido a que si se tiene una factura programada en la primera programación, al realizar la segunda, el saldo de esta factura no reflejará lo programado previo, porque esto aún no está aplicado. Entonces, cabría la posibilidad de una inconsistencia al permitir pagar la factura en ambas programaciones. Filtro para ver facturas programadas pendientes Se agregó un filtro rápido en la parte superior con el nombre Ver facturas programadas pendientes de aplicar pago, con lo que el sistema mostrará sólo las facturas pendientes de pago, de esta forma los usuarios podrán descartar tener en la vista las facturas que ya hayan sido pagadas y evitar que se incluyan en la selección para nuevos pagos. Opción para seleccionar todas las facturas pendientes de pago en un solo clic Se incorporó un checkbox en la sección de filtros de la programación de pagos realizada para que se permita seleccionar todas las facturas pendientes en un solo clic. 5
Estatus para visualizar las facturas pendientes de pago Se agregó un nuevo estatus en el filtro de la captura de programación de pagos, este nuevo estatus SOLO PENDIENTES DE PAGO permitirá que se filtren únicamente las facturas que se encuentran en estatus AUTORIZADAS PARA PAGO y PARCIALMENTE PAGADAS. Esto permitirá al usuario apreciar con mayor claridad y rapidez los documentos a los que necesita aplicar pagos. Consultar aplicaciones de pagos Mediante esta opción colocada en un botón en la parte superior de la programación de pagos (junto al filtro de asignar cuenta) el usuario podrá acceder a una pantalla donde se listan las aplicaciones de pagos realizadas en la programación. Esta consulta muestre información sobre el usuario que la realizó, la fecha y hora en que se hizo la aplicación, así como el monto total de lo aplicado. 6
Desde esta consulta se podrá abrir mediante el botón Aceptar nuevamente la pantalla de los pagos generados, en esta se podrán reimprimir en caso requerido el comprobante de la aplicación de dichos movimientos. APLICACIÓN DE PERMISOS A CUENTAS BANCARIAS POR USUARIO Se implementó una validación para que los usuario pueda aplicar pagos sólo de las cuentas que tenga permiso, así que podrán asignarse permisos a las cuenta bancarias de tal forma que haya la seguridad que un usuario no le mueve a cuentas que no tiene permiso. Para asignar permisos para que el usuario acceda a una cuenta, es necesario ir al catálogo de empleados y asignarle las cuentas bancarias en la ficha de permisos a procesos y en la pestaña cuentas bancarias. 7
DESCARGA DE DOCUMENTOS CFDI VINCULADOS A LAS FACTURAS Se habilitó en la pantalla para generar los pagos, un botón en la parte superior, que permite descargar todos los XML y PDF vinculados a las facturas que se están pagando, solicitando al usuario solamente el directorio donde se grabarán. En esta pantalla se consultará al usuario la ubicación de la carpeta donde se desean descargar los archivos vinculados con la factura que se está pagando. 8
VALIDACIÓN PARA EVITAR INCONSISTENCIAS ENTRE LA PROGRAMACIÓN Y EL MODULO DE CXP Se implementó un proceso que alerta al usuario cuando va a aplicar un pago a alguna de las facturas que estuvieran en la programación y que hubieran sido pagadas por centro de cuentas por pagar, la alerta señalará exactamente cual factura es la que ya tiene el pago para que sea revisada y ajustada la programación. Esto evitará que existan inconsistencias de este tipo, en estos casos el usuario deberá actualizar la programación modificando lo programado a esta factura. TOTALIZADO EN IMPRESIÓN DE LA PANTALLA DE PAGOS GENERADOS Se agregó al reporte impreso del listado de pagos aplicados, un gran total que permite mostrar la suma de los importes de las facturas que están siendo afectadas en el momento. 9
OPCIÓN PARA CERRAR PROGRAMACIÓN PARCIALMENTE APLICADA Se habilitó la opción en el botón de la barra de herramientas para Cerrar programación. Esto para los casos en que se realice una programación de pagos, se autorice y luego se aplique parcialmente, pero después los pagos pendientes de aplicar ya no se quieren aplicar, se agregará una opción para CERRAR PROGRAMACION, lo cual eliminará los valores programados de las facturas pendientes de aplicar, pasando la programación al estatus TOTALMENTE APLICADA. En el caso de que la programación no haya sido aplicada parcialmente podrá utilizarse la acción de Cancelar. MEJORA EN RENDIMIENTO DEL DOBLE CLIC EN COLUMNA DEL SALDO DE LA FACTURA Se realizó una mejora en el tiempo de respuesta de la acción de doble clic de las celdas de la columna saldo para pasar está a la columna del monto programado, esto para que se realice con el mayor rendimiento posible. 10