MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Portal del empleado Áreas de Aplicación: Todos los empleados de Auxadi España. Dirigido a: Todos los empleados que hagan uso del portal a nivel usuario. Descripción El presente manual es una breve introducción al Portal del Empleado donde se detallan los pasos a seguir para realizar el uso apropiado del Portal como usuario base. Portal del Empleado Página 1
Portal del empleado OBJETIVO La finalidad de este manual es dar a conocer las ventajas que ofrece el portal del empleado y su fácil aplicación. PROCEDIMIENTO Paso 1. Acceder al Portal del empleado Desde la intranet en el módulo de Herramientas de trabajo tendrá disponible el acceso directo al portal del empleado, a continuación haga clic en el icono Portal del Empleado. Paso 2. Ingresar al Portal del empleado 1. Escriba en el campo Usuario su número de DNI en mayúscula 2. Escriba la contraseña establecida previamente por el sistema la misma será enviada por correo electrónico. 3. Haga clic en Entrar. Portal del Empleado Página 2
a) Primer acceso A continuación seleccione la pregunta clave y su respuesta asociada. Las mismas serán usadas en futuras ocasiones en la opción Recordar contraseña, en caso de que el usuario olvide su contraseña. En ella debemos indicar, entre las opciones posibles, la pregunta para recordar la contraseña, y la respuesta que se corresponderá con la contraseña del acceso al portal. Al guardar la pregunta y respuesta para recordar la contraseña, accederemos directamente a la siguiente pantalla, donde se efectuará el cambio de contraseñas. Para realizar el cambio de contraseña: 1. Escriba la contraseña actual enviada por correo electrónico. 2. Escriba una nueva contraseña para entrar al sistema, esta deberá tener como mínimo seis caracteres alfanuméricos. 3. Escriba nuevamente la contraseña para confirmarla. Recuerde la nueva contraseña es la que utilizará para acceder al portal del empleado. Portal del Empleado Página 3
Para Guardar los cambios, haga clic en Aceptar b) Recordar Contraseñas. En caso de que el usuario olvide en algún momento las contraseñas, tendrá la posibilidad de recordarla a través de la opción Recordar Contraseña. En este caso, en la pantalla de acceso al portal, deberá indicar su usuario y seleccionar la opción Recordar contraseña. Vuelva a escribir el usuario y pulse Aceptar. Portal del Empleado Página 4
A continuación se mostrará la pregunta de seguridad. Al responder a la pregunta de seguridad le mostrara la antigua contraseña por pantalla. Al seleccionar la opción Volver, accederemos a la pantalla principal del Portal. c) Regenerar Contraseñas. En caso de que el usuario olvide su contraseña, y olvide también la respuesta a la pregunta de seguridad existe la posibilidad de regenerar contraseña. Al acceder a la pantalla principal del portal visualizará la opción correspondiente para Generar contraseñas. La contraseña se enviará directamente a la dirección de correo electrónico de Auxadi. Portal del Empleado Página 5
d) Cambio de contraseña dentro del Portal. En caso de que fuera necesario efectuar un cambio de contraseña, ésta se podrá efectuar desde la opción cambiar contraseña desde la pantalla principal del portal. Se abrirá la siguiente ventana: 1. Escriba la contraseña actual. 2. Escriba una nueva contraseña para acceder al sistema, esta deberá tener al menos seis caracteres alfanuméricos. 3. Confirme nuevamente la contraseña para acceder. Recuerde que la nueva contraseña establecida es la que debe utilizar para entrar al portal del empleado. Para Guardar los cambios, haga clic en Aceptar Paso 3. Inicio A continuación se detallan las diferentes opciones dentro del portal del empleado. Portal del Empleado Página 6
NOMINA o Datos del empleado Datos Personales Esta opción permitirá consultar y modificar sus datos personales. Si desea actualizar su información personal, puede hacerlo en los siguientes campos: Sección Datos personales: Profesión. Nivel de estudios. Nombre del padre. Nombre de la madre. Sección Contacto: 2do. Dirección de correo electrónico: ingrese una cuenta de correo electrónico, para finalizar haga clic en Guardar cambios. Nota: Los campos en color gris no podrán modificarse, ya que se encuentran inhabilitados. A continuación se mostrará el siguiente aviso, conforme se realice la actualización de datos en el Portal. Haga clic en Aceptar. Portal del Empleado Página 7
ENVIOS o Gestión de envíos Seguimiento de solicitudes. Esta opción permitirá realizar el seguimiento de la aprobación o rechazo de solicitudes realizadas desde el Portal del empleado, indicando la fecha, hora de la solicitud, tipo de envío, estado de su requerimiento y fecha de procesado. NOMINA Nota: Cuando el administrador del portal lea la solicitud se visualizará como estado Leído. El Administrador podrá aceptar o rechazar el envío. Direcciones Desde esta opción tiene la posibilidad de modificar el domicilio del empleado. En esta sección encontrará determinados campos que no podrán modificarse desde el portal. En este caso, únicamente se podrá modificar la sigla o la vía pública entre otros, pero no podremos modificar, por ejemplo, el municipio o la provincia. Portal del Empleado Página 8
Una vez efectuadas las modificaciones correspondientes seleccionaremos la opción Guardar cambios, situada en la parte inferior derecha de la pantalla. A continuación se mostrará el siguiente aviso, conforme la solicitud ha sido enviada al administrador del portal. Haga clic en Aceptar. Datos bancarios Esta opción permitirá actualizar sus datos bancarios para el ingreso de su nómina. En este caso, la cantidad de números de cuentas bancarias registradas en el sistema y el nombre de la entidad no son modificables por parte del usuario. Portal del Empleado Página 9
El usuario podrá actualizar los siguientes datos: Número de cuenta bancaria Porcentaje de distribución de cobro Importe fijo que desea cobrar Número de cuenta bancaria Si desea modificar el número de cuenta bancaria, ingrese los dígitos en el siguiente recuadro: Porcentaje de distribución de cobro Para modificar el porcentaje de distribución de cobro, se podrá actualizar en el campo Porcentaje. Importe fijo que desea cobrar Para modificar el importe fijo que desea cobrar, se podrá actualizar en el campo Importe Fijo. Una vez efectuadas las modificaciones correspondientes seleccione la opción Guardar cambios, situada en la parte inferior derecha de la pantalla. Se mostrará el siguiente aviso: Comunicación de datos al pagador Esta opción permitirá consultar el modelo-145 Situación Familiar (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Retenciones sobre rendimientos del trabajo. Comunicación de datos al pagado. Artículo 88 del Reglamento del IRPF), Nota: Este modelo no aplica para becarios. Portal del Empleado Página 10
Seleccione el año de ejercicio para desplegar la documentación en formato PDF, haga clic sobre el documento, al abrirlo le solicitará una contraseña por seguridad, a continuación ingrese su DNI en mayúscula. Portal del Empleado Página 11
Consulta de Nómina Esta opción permitirá consultar y descargar el recibo de nómina, además de visualizar el detalle por ejercicio y mes. 1. Seleccione el Mes correspondiente al recibo de nómina 2. Seleccione el ejercicio (Año) 3. Al seleccionar los datos se mostrará un documento en formato PDF haga clic sobre el documento, al abrirlo le solicitará una contraseña por seguridad, deberá ingresar su DNI en mayúscula. A continuación se mostrará su recibo de la nomina Portal del Empleado Página 12