ÍNDEX LA FACTURACIÓ ELECTRÓNICA... 2 1. QUÈ ÉS LA FACTURA ELECTRÒNICA?... 2 2. REQUISITS DE TOTES LES FACTURES... 5 3. OBLIGACIONS LEGALS PER A L EMISSOR... 6 1. Reglament sobre Facturació Electrónica... 6 2. Creació de la factura... 6 3. Signatura electrònica reconeguda... 6 4.Remissió telemàtica... 6 5. Conservació de còpia o matriu de la factura... 6 7. Conservació durant el període de prescripció... 7 8. Garantia d'accessibilitat completa... 7 9. Subcontractació a un tercer... 8 4. OBLIGACIONS LEGALS PER AL DESTINATARI... 9 1. Recepció de la factura por mitjans electrònics.... 9 2. Comptabilització i anotació en els llibres registres d IVA.... 9 3. Conservació durant el període de prescripció.... 9 4. Obligació de gestionar les factures de forma que es garanteixi una accessibilitat completa.... 9 5. Totes les fases anteriors es poden subcontractar a un tercer, sense que això suposi eximir-se de la seva responsabilitat.... 10 5. FAQ (preguntes més freqüents i respostes del MEH)... 11 1
LA FACTURACIÓ ELECTRÓNICA Aquesta monografia no pretén ser una exposició exhaustiva de la facturació electrònica, sinó una descripció d aquesta modalitat de facturació cada vegada més present entre les empreses espanyoles, i que en un termini no gaire llunyà, gràcies a la implantació generalitzada de les noves tecnologies, serà la pràctica habitual en la transaccions entre operadors econòmics. En la primera part del manual es recolliran els aspectes més generals d aquesta modalitat de factura, i en la segona part exposarem un recull de FAQ o preguntes més freqüents que el Ministeri d Economia i Hisenda té penjades a la seva pàgina web sobre aquest tema. 1. QUÈ ÉS LA FACTURA ELECTRÒNICA? La facturació electrònica és un equivalent funcional de la factura en paper i consisteix en la transmissió de les factures o els documents anàlegs entre emissor i receptor per mitjans electrònics (fitxers informàtics) i telemàtics (d'un ordinador a un altre), signats digitalment amb certificats reconeguts. L'actual normativa defineix la factura electrònica com un document electrònic que compleix amb els requisits legals i reglamentàriament exigibles a les factures i que, a més, garanteix l'autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut, la qual cosa permet atribuir la factura al seu emissor. 2
D aquesta definició es deriven tres requisits per a la realització de factures electròniques: Es necessita un format electrònic de factura més o menys complex (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre altres). És necessària una transmissió telemàtica (Ha de partir d'un ordinador, i ser recollida per un altre ordinador). Aquest format electrònic i aquesta transmissió telemàtica, han de garantir la seva integritat i autenticitat a través d'una signatura electrònica reconeguda. L'article 3.3 de la Llei 59/2003 de 19 de desembre, defineix la signatura electrònica reconeguda com: La signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut i generada mitjançant un dispositiu segur de creació de signatura. És a dir, s'han de donar tres condicionaments perquè es doni la signatura electrònica reconeguda: 1. Que sigui una signatura electrònica avançada 2. Que estigui basada en un certificat reconegut, sent certificat reconegut aquell que compleixi els requisits establerts en la norma quant a la comprovació de la identitat i altres circumstàncies dels sol licitants. 3. Que sigui generada mitjançant un dispositiu segur de creació de signatura, és a dir, aquell que ofereix, almenys, les garanties següents: 3
Que les dades utilitzades per a la generació de signatura poden produir-se només una vegada i assegura raonablement el seu secret. Que existeix una seguretat raonable que les dades utilitzades per a la generació de signatura no poden ser derivades de les dades de verificació de signatura o de la pròpia signatura i que la signatura està protegida contra la falsificació, amb la tecnologia existent a cada moment. Que les dades de creació de signatura poden ser protegides de forma fiable pel signant contra la seva utilització per tercers. Que el dispositiu utilitzat no altera les dades o el document que hagi de signar-se, ni impedeix que aquest es mostri al signant abans del procés de signatura. Finalment, i perquè la facturació electrònica tingui la mateixa validesa legal que una factura en paper, es necessita el consentiment d'ambdues parts (emissor i receptor). 4
2. REQUISITS DE TOTES LES FACTURES Addicionalment, i com a requisit de totes les factures independentment de com es transmetin, en paper o en format electrònic, l'article 6 del RD 1496/2003, que regula el contingut d una factura, estableix que els camps obligatoris d'una factura són: Núm. de factura Data d expedició Raó social de l emissor i del receptor NIF de l emissor i del receptor Domicili de l emissor i del receptor Descripció de les operacions Base imposable Tipus impositiu Quota tributària Data de prestació del servei (si és diferent a l'expedició) En conseqüència, per a complir amb la norma i que una factura electrònica tingui la mateixa validesa legal que una d'emesa en paper, el document electrònic que la representa ha de contenir els mateixos camps obligatoris exigibles a tota factura, i a més, estar signat mitjançant una signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut i ser transmesa d'un ordinador a un altre recollint el consentiment d'ambdues parts. 5
3. OBLIGACIONS LEGALS PER A L EMISSOR 1. Reglament sobre Facturació Electrónica L Ordre 962/2007, de 10 d abril, va desenvolupar determinades disposicions sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures, contingudes en el RD 1496/2003 abans comentat, i conegut com a Reglament de facturació. En relació al consentiment del destinatari, aquest es troba recollit en l article 2 de l ordre esmentada, on diu que el consentiment es podrà formular de forma expressa per qualsevol mitjà, verbal o escrit. 2. Creació de la factura S ha de dur a terme mitjançant una aplicació informàtica, amb els continguts obligatoris mínims requerits i comentats en l apartat 2 d aquesta monografia 3. Signatura electrònica reconeguda L emissor haurà de disposar d una signatura electrònica reconeguda, tal com s ha comentat en l apartat 1, és a dir, una signatura basada en un certificat reconegut i generada mitjançant un dispositiu segur de creació de signatura. 4.Remissió telemàtica La remissió de la factura al seu destinatari es durà a terme per via telemàtica. 5. Conservació de còpia o matriu de la factura Aquesta obligació es regula en l'article 1 del RD 1496/2003, on s'especifica l'obligació d'expedir, lliurar i conservar factures. També han existit dubtes sobre si les factures electròniques es poden emetre en còpia o només se n'ha de guardar la matriu. Referent a això l'agència Tributària ho ha aclarit tot indicant que: 6
S'entén per matriu d'una factura (...) un conjunt de dades, taules, base de dades o sistemes de fitxers que contenen totes les dades reflectides en les factures al costat dels programes que van permetre la generació de les factures... 6. Comptabilització i anotació en registres d'iva La comptabilització de les factures s ha d ajustar als criteris que marca el Pla General de Comptabilitat, seguint el criteri de meritació del fet imposable que es recull a la factura. Per la seva banda, la norma fiscal obliga a generar uns registres d IVA, que a partir de 2009 ja és obligatori comunicar a Hisenda a través del model 340, de Declaració informativa d operacions en llibres registre, pels subjectes passius inscrits en el Registre de devolució mensual. 7. Conservació durant el període de prescripció Atès que el Reglament de facturació estableix que les factures o documents substitutius es poden emetre per qualsevol mitjà, en paper o en suport electrònic, la seva conservació està igualment prevista per realitzar-se per aquests mitjans. 8. Garantia d'accessibilitat completa Quan la conservació de les factures es faci per mitjans electrònics, l article 165.quatre de LIVA estableix que l empresa haurà de garantir a l Administració Tributària tant l accés en línia a aquestes factures, com la càrrega remota i llur utilització, sent aquesta obligació independent del lloc on es dugui a terme la seva conservació. Això es traduirà en facilitar: visualització, recerca selectiva, còpia o 7
descàrrega en línia i impressió. Aquesta és una obligació inherent a la conservació de les factures per mitjans electrònics, que el legislador denomina accés complet a dades, i que tracta de facilitar l auditoria i la inspecció de les factures electròniques (article 9 del RD 1496/2003). 9. Subcontractació a un tercer Totes les fases anteriors poden ser subcontractades a un tercer, sense que això suposi eximir-se de la seva responsabilitat. Regulat en l'article 5.1 del RD 1496/2003, el legislador deixa clar en aquest mateix paràgraf que, encara que es permet la subfacturació a tercers, és l'obligat tributari el responsable de complir totes aquestes obligacions. 8
4. OBLIGACIONS LEGALS PER AL DESTINATARI 1. Recepció de la factura per mitjans electrònics. S hauran de constatar els següents extrems: Verificació dels continguts mínims exigibles i Verificació segura de la signatura electrònica. Regulat en l'article 21 i inherent a les obligacions de la conservació de les factures electròniques, s'indica que: El destinatari s'ha d'assegurar de la llegibilitat en el format original en el qual s'hagi rebut, així com, si escau, de les dades associades i del mecanisme de verificació de la signatura. A diferència de l'emissor, a qui es permet construir la factura des de la matriu, el destinatari ha de conservar els originals signats. 2. Comptabilització i anotació en els llibres registres d IVA. Amb el mateix contingut que el que es descriu en l anterior apartat, relatiu a les obligacions legals per a l emisor. 3. Conservació durant el període de prescripció. Amb el mateix contingut que el que es descriu en l anterior apartat, relatiu a les obligacions legals per a l emisor. 4. Obligació de gestionar les factures de forma que se'n garanteixi una accessibilitat completa. De igual forma que en el cas de l emisor, s haurà de facilitar a l Administració Tributària la possibilitat de: visualització, recerca selectiva, 9
còpia descàrrega en línia i impressió. 5. Totes les fases anteriors es poden subcontractar a un tercer, sense que això suposi eximir-se de la seva responsabilitat. De la mateixa forma que el que s ha indicat en el cas dels emissors les factures, la norma permet que les esmentades obligacions es poden subcontractar a tercers, tot i que és l'obligat tributari el responsable de complir totes aquestes obligacions. 10
5. FAQ (preguntes més freqüents i respostes del MEH) (Reproducció literal d un recull de consultes extretes de la pàgina del Ministeri d Economia i Hisenda) 1. Qué es la factura electrónica? Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos. En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad. 2. Qué es facturación electrónica? Consiste en facturar usando facturas electrónicas 3. Son equivalentes las denominaciones factura electrónica, factura telemática y factura digital? Sí son equivalentes. Incluso pueden existir otros términos análogos. Así en el lenguaje legal se suele emplear con frecuencia la expresión remisión por medios electrónicos de facturas. 11
4. Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica? Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran: - Ahorro de costes. - Mejora de la eficiencia. - Integración con las aplicaciones de gestión internas, de la empresa. - Optimización de la tesorería. - Obtención de información en tiempo real. - Reducción de tiempos de gestión. - Agilidad en la toma de decisiones. - Administración y contabilidad automatizadas. - Disminución de costes de los documentos en papel. - Control de acciones erróneas. - Uso eficaz de los recursos financieros. - Flujos de transacciones agilizados. - En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas. 5. Tiene validez legal la factura electrónica? La factura electrónica tiene la misma validez legal que la factura en papel, a efectos tributarios 6. Cuáles son las normas legales que rigen la facturación electrónica? La Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. 12
Otras disposiciones que afectan a la facturación en general, y tratan la facturación electrónica en algunos de sus artículos son: Real Decreto 1496/2003. Reglamento que regula las obligaciones de facturación. Directiva 2001/115/CE, por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar las condiciones impuestas a la facturación. 7. Necesito la autorización de mi cliente para poder facturarle electrónicamente? Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente. El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos en los que se va a facturar electrónicamente 8. Quién es el responsable último de la validez de la firma y de su correspondiente certificado? El destinatario de la factura tiene la obligación de verificar la validez de la firma y por tanto el certificado firmante. Para ello dispondrá de los medios informáticos necesarios. 9. Hay que aplicar la facturación telemática a todos los clientes o podría ser sólo a unos determinados? Se puede utilizar la facturación telemática con sólo parte de los clientes. También se pueden emitir facturas en papel y telemáticamente en un mismo ejercicio para el mismo cliente. 13
10. Qué tiene que hacer el destinatario de la factura electrónica una vez recibida? El destinatario tiene que conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo y sin demora. Esto significa: Disponer del software que permita verificar la validez de esa firma. Almacenar los ficheros de las facturas, así como las firmas asociadas a cada una de ellas, caso de no venir en el mismo fichero. Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimirlas en papel cuando sea necesario. 11. Qué se puede ceder a un tercero en la facturación? En la facturación siempre hay un profesional o empresario que tiene la obligación de remitir facturas y conservar al menos su matriz y un cliente que tiene la obligación de recibirlas y conservar las facturas tal cual. Son los llamados obligados tributarios. Las anteriores obligaciones se pueden ceder, algunas o todas, a un tercero, que actúe en nombre del obligado tributario. Es decir: El profesional o empresario puede ceder la expedición de las facturas a un tercero. 14
El profesional o empresario puede ceder la conservación de las facturas, o al menos sus matrices, a un tercero. El cliente destinatario, puede ceder la recepción y conservación de las facturas, a un tercero. En resumen todo, o parte del proceso de facturación se puede ceder a un tercero. En cualquier caso los responsables últimos ante las Autoridades son los obligados tributarios, es decir el profesional o empresario que debe expedirla y su cliente destinatario. 12. Puede el destinatario de la factura electrónica modificar el fichero? No, el fichero de facturación telemática recibido debe conservarse en su integridad sin modificaciones. 13. En qué formato deben conservarse las facturas? El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas. Salvo que opte por alguna de las formas de conversión autorizadas en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA /962/2007. Así, si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 7 de la citada Orden. Conversión de papel a digital. Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 8 de la citada Orden. Conversión de digital a papel. 15
14. En facturación electrónica hay que usar siempre firma electrónica reconocida? La Orden EHA/962/2007 dice que la obligación de remisión y conservación de facturas o documentos sustitutitos, podrá ser cumplida por medios electrónicos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido. Para asegurar tal autenticidad y la integridad se puede: Usar firma electrónica reconocida. Usar sistemas de intercambio electrónico de datos EDI. En este caso las partes deben reflejar con precisión los medios empleados para garantizar la autenticidad e integridad. Otros sistemas distintos a los anteriores. En este caso será necesaria una autorización del Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria. El escenario más frecuente es usar firma electrónica reconocida. Sólo ciertos sectores, en los que lleva tiempo implantando, usan EDI, como por ejemplo el sector de la automoción. En las preguntas y respuestas aquí expuestas, se sobreentiende que se habla de facturas emitidas con firma electrónica, salvo que se diga expresamente otra cosa. 15. Cómo se garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido? Tal como se ha comentado anteriormente hay varios mecanismos. El más habitual es firmar la factura con una firma electrónica reconocida. 16
En el proceso de firma, se usa un certificado de usuario garantiza la autenticidad del emisor y una huella que garantiza la integridad. Es decir, en caso de modificación de la factura incluida en el fichero de la facturación telemática, la firma es inválida, de lo que nos avisaría nuestro software. 16. Por qué es necesaria la firma electrónica reconocida en la factura electrónica? La firma electrónica es necesaria para garantizar la integridad de la factura. Es decir, permite comprobar que no se ha alterado la información contenida en la factura. Por otra parte esa firma electrónica es reconocida, para conseguir el mayor grado de seguridad de acuerdo con la Ley de Firma Electrónica 59/2003. Sólo la firma reconocida tiene validez legal igual a la manuscrita. 17. Qué ficheros se envían al destinatario de la factura? Lo más frecuente, es enviarle al cliente un fichero firmado. Es decir, un único fichero que contiene la información legal requerida a la factura y también contiene la firma. Podría darse el caso, poco usual, de que se trate de dos ficheros. Por un lado el contenido de la factura y por otro un fichero con la firma. En este caso hay que garantizar la correspondencia entre el fichero de la factura y el de su correspondiente firma. 18. De quién es el certificado que hay que usar para firmar la factura que se emite? El certificado que se usa es el del expedidor real de la factura. Ya sea éste el obligado tributario, un tercero que actúe en su nombre o el destinatario de la factura, si se ha acordado autofacturación. 17
19. Puede el formato de expedición de la factura ser diferente del de destino? No es posible. Es esencial en la facturación telemática, que el destinatario pueda verificar la firma. 20. Qué formatos son válidos para la factura electrónica? Cuando se habla de formato se puede hacer referencia a varios aspectos diferentes: Por un lado está la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura. No existe un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura determinada conocida como formato Facturae (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI). También se usa la palabra formato para referirnos a la estructura de la firma. Igual que en el caso anterior no existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF,... La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estándar XadES. Finalmente tanto el contenido de la factura, llamémoslo factura, como la firma vienen en un único fichero normalmente con extensión.fir Es aconsejable la utilización de estándares. 21. Por qué medios se puede enviar la factura telemática al receptor? 18
Una vez obtenido el fichero de la factura con su firma se puede enviar al destinatario de diferentes modos. Al igual que ocurre con los formatos, no existe un modo único. Se puede enviar por correo electrónico, por FTP, poniéndolo en una página Web desde la que se la pueda descargar, mediante un Servicio Web (Web Service),... Lo que hay que enviar al cliente es la factura firmada digitalmente, es decir, todo, contenido legal de la factura y la firma de ésta. 22. Es necesario usar los formatos con los que trabaja la Agencia Tributaria? Se puede usar cualquier formato. Ahora bien, aquellos que sean o puedan ser proveedores de la Agencia Tributaria y otras Administraciones de la Administración General del Estado, deberán expedir sus facturas a las citadas Administraciones en formato Facturae, también conocido como AEAT-CCI. Recuérdese, que el destinatario debe ser conforme con los formatos a emplear, ya que es el responsable último de las facturas que recibe. 19
23. Tengo que proporcionar a los receptores de mis facturas telemáticas mi certificado? No, si el certificado va incluido en la firma de la factura. Esa es la situación más frecuente. 24. Las copias que se hagan en formato electrónico, llevan incorporada la misma firma electrónica que la factura original? Sí, la copia íntegra de la factura telemática mantiene la información de firma. Aunque se copie a BB.DD., CD-ROM, disco,... 25. Puedo convertir mis facturas en papel a formato electrónico? El obligado tributario puede convertir sus facturas, documentos sustitutivos y cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan carácter de originales, a formato digital. Para ello deberá hacer uso de un software de digitalización que haya sido homologado por la Agencia Tributaria. Lo anterior se recoge en el Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 Direcció: Enric Rius Macias. Continguts: Lluís M.Garrido -Rius Consultors Associats, SL. Edita: RIUS CONSULTORS ASSOCIATS, SL Avinguda Jacquard, 87 entresòl 08222 Terrassa. Reservats tots els drets d'edició. Es prohibeix la reproducció total o parcial d'aquest contingut, ja sigui per mitjà electrònic, mecànic, de fotocòpia, enregistrament o altre sistema de reproducció, sense l'autorització expressa de l'editor. Les opinions expressades en els diferents articles són responsabilitat exclusiva dels seus autors. Dipòsit legal: B-46 707-2008 20