Manual Sistema de Asistencia
PROLOGO El siguiente manual compone herramientas para Configurar, Administrar, y Obtener resultados de la Asistencia de los Usuarios de los empleados de la empresa, logrando obtener los conceptos de control necesarios para la evaluación del comportamiento laboral. INDICE Prólogo 2 Arquitectura de los Equipos 3 Capacidades 5 Uso del Equipo 6 Perfil de Usuario 8 Configuración de Software 11 Administración de Usuarios 14 Configuración de Jornadas 15 Asignación de Horarios 18 Asignación de Horarios Múltiples 20 Programación de Asistencia del Empleado 24 Asignación de Licencias 25 Descarga Reloj 26 Descarga Con PenDriver (Solo Equipo Lector de Proximidad) 28 Busqueda de Registros de Asistencia 29 Estado del Empleado en la Empresa 30 Reglas de Asistencia (BASICO) 31 Reglas de Asistencia (CALCULO) 31 Obtención de Resultados 32 Generacion de Informes de Resultado 35 Configuración de Administradores de Software 36 Exportación de datos de asistencia 38 Inicializar Sistema 39 Modulo de Conversión para Informes de Asistencia 40 2
ARQUITECTURA DEL EQUIPO Primero revisaremos la arquitectura del equipo Lector de Tarjetas de Proximidad. La configuración es bastante simple como se puede apreciar, esta en la parte frontal, involucra el Visor o Display, en el cual se pueden leer los mensajes del Sistema, como así el estado del evento (Entrada / Salida). Posee un Teclado numérico para los efectos de utilización del mismo si así el usuario lo requiriese. Al costado Derecho del equipo se aprecia un Ovalo plateado, que en estricto rigor es el lector y es por donde el equipo detecta la Tarjetas. En su parte inferior, se aprecian 3 conectores, el primero de Izquierda a Derecha corresponde a la alimentación eléctrica y es en ese punto donde se conecta el Transformador con el cual se entrega el equipo. 3
Luego está en el Centro el conector RJ45 para comunicación por redes Ethernet. Al final, está el conector DB9 para comunicación Serial con el Pc y depende de cómo se configure, es la salida por default de la impresora de emisión de Ticket. En cuanto al equipo Lector de Huellas Digitales, se puede apreciar una configuración similar a la del equipo Lector de Tarjetas de Proximidad en lo que a su teclado respecta. La diferencia radica en su Lector de Huellas que se puede apreciar en el costado derecho del equipo, es en este lugar donde se debe posicionar el dedo seleccionado para la marca. En la parte inferior de dicho equipo, su configuración es similar a la del otro modelo, que consiste en su conector de alimentación al Transformador, el conector de comunicaciones RJ45 y el conector de comunicaciones Serial DB9. En esta imagen se puede ver el detalle antes señalado. 4
CAPACIDADES En cuanto a las capacidades del equipo, primero haremos referencia al equipo Lector de Tarjetas de Proximidad. _ Capacidad de Tarjetas: 65.534 Tarjetas Registradas _ Capacidad de Almacenamiento: 50.000 eventos _ Velocidad de Registro Tarjeta de Proximidad: < 1 Segundo _ Velocidad de registro de Evento de Asistencia: < 1 Segundo Aprox. _ Display (Pantalla) Incorporado de Alta Definición _ Puerto USB Para descarga de Logs de Registros _ Tarjeta de Red 10/100 Base T _ Comunicación Serial RS232/485 _ Salida a Impresora Serial Equipo Lector de Huellas Digitales. _ Capacidad de Huellas Dactilares: 1.500 _ Capacidad de Almacenamiento: 50.000 eventos _ Velocidad de Registro Huella Dactilar: < 1 Segundo _ Velocidad de registro de Evento de Asistencia: < 1 Segundo Aprox. _ Display (Pantalla) Incorporado de Alta Definición _ Tarjeta de Red 10/100 Base T _ Comunicación Serial RS232/485 _ Salida a Impresora Serial 5
USO DEL EQUIPO Para trabajar con los equipos lectores, primero se deben enrolar los usuarios en dicho equipo, inicialmente trabajaremos con el equipo Lector de Tarjetas de Proximidad. Enrolamiento de Usuario: 1 _ Disponerse al Frente del Equipo Montado y Encendido. 2 _ Presionar MENU 3 _ Seleccionar Admi. De Usuarios 4 _ Seleccionar Enrolar Usu. 5 _ Seleccionar Registrar RFID 6 _ Por defecto, el sistema entregara el numero correlativo libre a asignar a la tarjeta, otra forma es asignar el N (Si es que el número está disponible) 7 _ Seleccionar OK 8 _ El sistema informará que relacionará el N seleccionado con la Tarjeta asignada al Usuario, por lo tanto en este punto debe aproximar la Tarjeta al equipo Lector. 9 _ El sistema mostrará el N Interno de la Tarjeta que se enlazó con el N seleccionado. 10 _ Presione OK 11 _ Confirme OK (Guardar) 12 _ Nuevo Enrolamiento?( Desea Seguir Enrolando? ) Presione ESC hasta salir de los menús del sistema, con esto la tarjeta quedó registrada y con un N Asociado. 13 _ Probar. 6
MARCACION DIARIA 1 _ EL usuario debe presentarse ante el equipo 2 _ Seleccionar el estado del Evento (Entrada / Salida) con los botones (Entrada) y el (Salida) o IN y OUT respectivamente. 3 _ Aproximar la Tarjeta al Lector del Equipo (Ovalo Plateado) 4 _ Evento registrado, mostrara por pantalla (Del Lector) Verificado y el Nº Asignado a la tarjeta. ELIMINAR USUARIO 1 _ Ingresar al Menu del equipo lector, presionando el Botón MENU 2 _ Seleccionar Admin.. User 3 _ Seleccionar Borrar 4 _ Ingresar el N a Eliminar (Es el número que se asignó a la tarjeta) 5 _ Presionar 3 Veces OK 6 _ El sistema preguntará si desea eliminar otro, se debe presionar ESC, hasta salir del menú. Ahora revisaremos los tópicos relacionados al trabajo con el Equipo Lector de Huellas Digitales. ENROLAMIENTO DE USUARIOS 1 _ Presionar MENU 2 _ Seleccionar Adm. De Usuarios 3 _ Seleccionar Enrolar Usu. 4 _ Seleccionar Enrolar FP 5 _ El sistema Preguntará Nuevo Enrolamiento y se debe responder OK 6 _ El sistema asignará el número correlativo a este nuevo enrolamiento o se puede ingresar un número ( 7
este no debe estar asignado a ningún usuario ) y presionar OK 7 _ Solicitará Colocar el Dedo en el Lector de Huellas Digitales 8 _ El sistema solicitará retirar y colocar el Dedo por segunda vez 9 _ Luego por tercera 10 _ Luego presione el Botón OK para aceptar el grabar el enrolamiento 11 _ El sistema preguntará Continuar..? ( si desea Continuar Enrolando ), se debe presionar ESC hasta salir de todas las opciones de Menú. MARCACION DIARIA 1 _ El usuario debe presentarse ante el equipo 2 _ Seleccionar el estado del evento (Entrada / Salida) con los Botones (Entrada) y el (Salida) o IN y OUT respectivamente. 3 _ Colocar el dedo en el Lector de huellas 4 _ Evento registrado, mostrara por pantalla (Del Lector) Verificado y el N Asignado a la tarjeta. ELIMINAR USUARIO 1 _ Ingresar al Menú el equipo lector, presionando el Botón MENU 2 _ Seleccionar Adm. Usuarios 3 _ Seleccionar Borrar 4 _ Ingresar el N a Eliminar (Es el número que se asignó a la Huella) 5 _ Presionar 3 veces OK 4 _ El sistema Preguntará si desea eliminar otro, se debe presionar ESC, hasta salir del menú. PERFILES DE USUARIO Tanto el Equipo Lector de Tarjetas de Proximidad como los Equipos de Huella Digital, poseen la cualidad de crear perfiles de usuario para acceder a la configuración de la máquina, esto quiere decir que si se configura un usuario como administrador, sólo él es capaz de realizar modificaciones en el equipo, de hecho estos equipos manejan 4 Perfiles de Usuario. 8
_ Supervisor _ Administrador _ Grabador _ Usuario Cada uno con sus restricciones de trabajo en el equipo, el Supervisor tiene la habilidad de configurar todo, el Administrador puede realizar todas las tareas menos Configuración Avanzada y Asignación de Privilegios, en cambio el Grabador, sólo puede enrolar y borrar usuarios en el equipo, y por último el Usuario, sólo puede registrar el evento de asistencia en el equipo ( Entra / Sale ). Esto es necesario para que ninguna persona realice intervención en el equipo que puedan perturbar su normal funcionamiento. Veremos Primero el Equipo Lector de Tarjetas de Proximidad: Para realizar Configuración de Perfiles, se deben realizar los siguientes pasos : 1 _ Presionar MENU 2 _ Luego seleccione con las Flechas Administración de Usuarios y presione OK para ingresar 3 _ Luego Seleccione Admin. Password y presione OK 4 _ Luego Seleccione el Tipo de Enrolamiento a Aplicar, o sea Enrolará una Tarjeta (RFID) o una Password, en el caso de ser una Tarjeta, se debe seleccionar Reg RFID y presionar OK. 5 _ Luego Seleccione El Tipo de Acreditación Administrativa, esto se realiza Seleccionando con las flechas ( y ), a medida que presiona con los botones de las Flechas, el display mostrará el Atributo ( Supervisor, Administrador, Grabador, Usuario ) 6 _ Al seleccionar el Atributo, presione OK y el sistema solicitará aproximar la tarjeta que quedará con el nuevo Atributo, en estricto rigor es un enrolamiento normal, pero son los pasos previos los que marcan la diferencia. 7 _ Luego Presione OK y Confirme con OK nuevamente 8 _ Luego presione ESC hasta salir de las opciones del menú. 9 _ En el Caso de enrolar una Password, refiérase a los puntos del 1 al 4, con la diferencia que debe seleccionar Enrolar PWD y presionar OK 10 _ Refiérase al punto 5 11 _ Ingrese el Número ID que se desea registrar, Luego presione OK 12 _ Ingrese la Password y presione OK 13 _ Ingrese por 2da vez la Password y presione OK 14 _ Confirme presionando OK 15 _ Presione ESC hasta salir del sistema Ahora revisaremos los equipos Lectores de Huellas Digitales: 9
El enrolamiento con el equipo Lector de Huellas digitales tiene diferencias sustanciales con respecto al equipo Lector de Tarjetas de Proximidad, esto se puede apreciar en las 3 Opciones que posee de enrolamiento Administrativo, como lo son : Enrolar Huella Digital, Enrolar Password y Enrolar Huella Digital + Password. Cada una de dichas opciones serán tratadas a continuación. 1 _ Ingrese a MENU 2 _ Seleccione Gestion de Usuario y Presione OK 3 _ Seleccione Grabar Administrador y presione OK 4 _ Selección el tipo de enrolamiento (Enrolar Huella Digital, Enrolar Password o Huella Digital y Password), en este caso seleccione la primera Enrolar FP y presione OK 5 _ Seleccione el tipo de Acreditación Administrativa (Supervisor, Administrador o Grabador), esta selección se puede llevar a cabo presionando los botones de flecha ( o ) 6 _ Para confirmar la selección presione OK, el sistema preguntará por un Nuevo Enrolamiento (Nuevo Enrolamiento) y se debe confirmar con OK 7 _ El sistema asignará el número correlativo o también el usuario puede seleccionar con los botones de flecha ( o ) el número que quiere asignar y presionar OK 8 _ Solicitará Colocar el Dedo 3 Veces en el Zócalo lector y después se debe guardar el enrolamiento con OK Guardar 9 _ Presione ESC hasta salir de los menús 10 _ En el caso de enrolar por password, primero refiérase a los puntos 1, 2, 3, 4 pero con la diferencia que debe seleccionar Enrolar Pwd (Enrolar Password) y presionar OK 11 _ Luego refiérase a los puntos 5, 6, 7 12 _ Luego ingrese la Password a relacionar con el número ingresado y Presione OK 13 _ El Sistema le solicitará repetir la Password y Presione OK 14 _ Solicitará Confirmar el Ingreso, Presione OK 15 _ Presione ESC Varias Veces hasta que salga de las opciones de 10
menú. 16 _ En el caso de enrolar por Por Huella mas Password, refiérase a los Puntos 1, 2, 3, 4 pero con la diferencia que tiene que elegir la tercera Opción FP & PWD y presionar OK 17 _ El sistema presentará el número correlativo que está libre o usted puede ingresar un número y presione OK 18 _ El sistema ahora le solicitará colocar el Dedo Seleccionado 3 Veces y luego solicitará colocar la Password relacionada dedo, luego el sistema solicitará ingresar por segunda vez la Password, finalice el ingreso presionando OK 19 _ El sistema solicitará confirmar el Ingreso con OK 20 _ Lista el sistema ha registrado la huella y la password, para salir presione ESC hasta que salga de las opciones de menú. CONFIGURACION SOFTWARE En esta parte del manual explicaremos cómo normalizar los parámetros necesarios para que el sistema entregue los resultados de asistencia, esto quiere decir que existen unos parámetros mínimos para que el sistema funcione como Software de Asistencia, es bueno destacar que los accesos directos del software corresponden al ícono en el escritorio como se ve a continuación: CONFIGURACION CENTROS DE COSTOS Para iniciar el trabajo en dicho sistema, es necesaria la configuración de los Departamentos y Sub. Departamentos, según corresponda, esto se realiza seleccionando la opción Mantención/Opciones y luego seleccione Lista de Departamento, este activará un formulario en el cual por defecto, el sistema mostrará como único ítem Asistencia, el cual sería la cabecera donde se colocarán los sub. Departamentos o más. superior 4 opciones Como se puede apreciar, el sistema posee en la parte La primera opción de izquierda a derecha corresponde a agregar un Sub Departamento donde por defecto, el programa nos entrega una cabecera y los Sub Departamentos que nosotros agregaremos serán 11
colgados del que viene por defecto, presionando agregar, aparecerá una ventana, donde tendremos que colocar el nombre del Sub Departamento y confirmar con OK La segunda opción es para Borrar un Sub. Departamento, es necesario seleccionar dicho Ítem, al hacer esto el sistema solicitará confirmar la Eliminación. 12
Se presiona el Botón OK y el Sub. Departamento es borrado. La tercera opción, se llama retitular, la cual se refiere a cambiar el nombre, al Sub Departamento al presionarlo se activa en pantalla el nombre del Sub Departamento a cambiar. La cuarta opción se llama empleado, la que se refiere a relacionar un Usuario con el Sub Departamento (Previo ingreso de los usuarios al sistema control de asistencia), Al presionar dicho botón el sistema mostrará la siguiente ventana de trabajo. En este formulario, se puede apreciar 2 agrupaciones de Usuarios, los del lado Izquierdo, se reflejarán los usuarios que se desea considerar para el Sub. Departamento seleccionado y al costado izquierdo, aparecerán los usuarios que integran dicha Sub. Departamento, en la vista presentada, se recuerda que dicho sistema esta vacío, por lo tanto no aparecen los usuarios registrados, el registro de dichos usuarios se verá en el capítulo siguiente. ADMINISTRACION DE USUARIOS Esta opción comprende el agregar, eliminar o Modificar usuarios en el sistema, dicha tarea se realiza utilizando las siguientes opciones de menú. Primero se debe seleccionar en el menú principal Mantención/Opciones y luego seleccione Mantención de Empleados o en su defecto ejecute un click 13
en la opción de Acceso directo Empleados que posee un ícono de 2 rostros En esta se puede apreciar el listado de Departamentos al costado izquierdo, esto es importante pues al momento de ingresar un usuario, primero selecciono el Departamento y luego ingreso los datos del usuario, una forma bastante rápida de poblar el sistema, es primero enrolando a los usuarios en el reloj, y a medida que se descarga, el sistema detecta los usuarios nuevos y los deja en el primer nivel de jerarquía de los Departamentos, lo que se debe realizar en ese instante, es modificar los datos del usuario o complementar los faltantes y posicionarlos en el Sub. Departamentos correspondiente, esto se logra primero seleccionando el usuario y luego presionando el botón superior izquierdo con una T, el sistema mostrará un nuevo formulario con el árbol jerárquico y todos los Sub. Departamento y lo que debe realizar el usuario, es seleccionar el Sub. Departamento al cual pertenece. Volviendo al punto inicial de explicación de formulario de Administración de Usuarios, se aprecia al costado derecho la lista de usuarios del Departamento seleccionado al costado izquierdo, para realizar 14
una edición del usuario, es necesario primero buscar en el departamento respectivo y luego hacer Doble Click en el N AC del registro seleccionado, al hacer esto el sistema mostrará el detalle del usuario en los casilleros de datos en la parte inferior del sistema. Cuando se modifique el registro seleccionado, se debe presionar el Botón de Guardar en la parte superior del formulario. Al realizar esta tarea, el sistema guardará los registros. Esta función también es válida al momento de agregar un registro (Usuario) por el sistema, primero se debe presionar el botón + (agregar) y luego ingresar los datos a los casilleros respectivos en la parte inferior, terminada esta tarea, se debe presionar el guardar antes señalado. CONFIGURACION DE LAS JORNADAS DE TRABAJO En este punto se revisará la confección de jornadas de trabajo y la asignación a los usuarios del sistema, ésta partiendo de la base que los parámetros anteriormente estudiados están bien confeccionados y por lo tanto el sistema posee una configuración básica como lo son los Departamentos y los Usuarios. Primero se selecciona la opción de menú Mantención/Opciones y luego seleccionar el Sub. Departamento opción Mantención de Tablas de Tiempo Horaria O en su defecto debe presionar el Botón de acceso directo, ubicadas en la barra desglosadle del costado izquierdo de la pantalla que entrega el software 15
El sistema mostrará una ventana de trabajo como la que sigue: En esta ventana se aprecia que está compuesta por una grilla de datos al costado izquierdo y la selección realizada en esta grilla se aprecia al costado Derecho. En la parte superior del detalle de datos, aparecen controles para trabajar con los datos que se detallan a continuación. 16
En el menu para aplicar en la ventana de Mantención de tabla de tiempo horaria podemos apreciar los botones Agregar, Guardar, Borrar Los campos a llenar con datos de la jornada a crear son las siguentes Nombre Horario: Nombre del horario a crear. Hora Inicio: Hora de inicio de la jornada. Hora Término: Hora en la cual termina la jornada. Tolerancia Retraso (Min): minutos para llegar tarde. Tolerancia Temprano (Min): minutos para llegar temprano. Inicio de Entrada: Puede Marcar como Entrada desde las xx:xx. Término de Entrada: Puede Marcar como Entrada Hasta las xx:xx. Inicio Salida: Puede Marcar como Salida desde las xx:xx. Término Salida: Puede Marcar como Salida Hasta las xx:xx. Contar Como Día laborales: En este punto se puede especificar como 1, que corresponde a un dia completo o parte de un dia como puede ser 0,5, que correspondería a una fracción de una jornada, esto es útil cuando se trabaja con doble jornada y una colación intermedia. Contar como minutos: Ahora bien, para agregar un horario a la tabla, se debe realizar los siguientes pasos. Primero Presione el Botón Agregar, al hacer esto el sistema agregará un casillero en la grilla del costado izquierdo en blanco y paralelamente quedarán los casilleros del costado derecho habilitados para el trabajo. Lo que se debe realizar, es dirigirse al primer ítem de dicha lista y comenzar a llenar los campos según el detalle que se entregó anteriormente. Luego se debe presionar el botón Guardar y con esto el sistema agregará el registro ingresado. Para modificar un horario en alguno de sus parámetros, se debe seleccionar el registro costado izquierdo y queda listo para modificar, para confirmar la modificación, se debe presionar el botón Guardar. Para eliminar un horario, se debe seleccionar el horario en la grilla del costado izquierdo y presionar el botón Borrar, con esto el sistema elimina el horario en cuestión. 17
ASIGNACION DE HORARIOS Cuando se poseen los parámetros de Departamento, Usuarios y Horarios es el momento de Asignar los Horarios a los Usuarios, esto se realiza de la siguiente manera. Primero nos dirigiremos a la ventana de administración de usuarios, esto se realiza de la siguiente forma, podemos acceder haciendo click en el acceso directo Empleados ventana acceso directo empleados, también podemos hacerlo accediendo a la opción del menú principal Mantención/Opciones y luego presione en Mantención de Empleados, luego se debe seleccionar al costado izquierdo el Departamento, a lo cual el sistema mostrará los empleados relacionados al costado derecho, entonces se realiza un click en el Usuario a Seleccionar y la pestaña Opciones de AC Al hacer esto el sistema mostrará el siguiente contenido. 18
Y se debe presionar el Botón Horario AC, el sistema mostrará este otro formulario. En él, debe referirse a las siguientes opciones. Al costado derecho existe una casilla amplia con un título que dice Usar Tabla de Horario, se debe presionar el botón que está al costado del texto, esto detonará que aparezca un módulo en el cual se debe seleccionar el horario con el cual se desea trabajar. 19
En este caso, se selecciona la jornada a utilizar, como se puede apreciar la lista de horarios confeccionados, y que componen la lista de jornadas y debes presionar el botón el usuario tiene el Horario asignado., con esto ASIGNACION DE HORARIOS MULTIPLES Los Horarios Múltiples, son aquellos en los cuales un Usuario posee doble turno, por ejemplo 08:00 13:00 y 14:00 18:30, esto quiere decir que el usuario o empleado, posee un espacio de colación que la empresa no desea controlar como tiempo laboral. Primero nos referiremos a la confección de un Horario Múltiple, esto se logra accediendo al mismo módulo de confección de horarios, de hecho se crean de la misma forma pero para el ejemplo inmediato, los parámetros de Hora los dejaremos como sigue: El Primero lo confeccionaremos como 08:00 a 13:00 de la tarde, los demás parámetros quedan a su criterio a excepción de Contar Como Dia Trabajado, a ese parámetro lo definiremos con el Valor de 0,5 no 1, esto quiere decir que es una parte de un día laboral completo. El segundo Horario a confeccionar lo crearemos como 14:00 a 18:30, igual que en el caso anterior, los parámetros quedan a su criterio a excepción de Contar Como Dia Trabajado, el cual quedara definido como 0,5, por el motivo antes señalado. Luego debe acceder a la siguiente opción de menú Mantención/Opciones y luego seleccionar la sub opción Mantención de Cambios de Programación, al hacer esto el sistema mostrará el siguiente formulario de trabajo. 20
Como se puede apreciar, el sistema presenta una ventana en la cual al costado izquierdo, se encuentran las cabeceras de Horarios y la derecha el detalle de los horarios que componen esta cabecera ( La cabecera agrupa a los horarios ), para confeccionar una cabecera que agrupará 2 o mas horarios, se debe realizar la siguiente tarea. Presione el botón y el sistema activará una instancia de cabecera a la cual podemos cambiar el nombre, por defecto el sistema lo configura como se observa en la siguiente imagen. Nuevo Cambio es el nombre que le da por defecto, se coloca el nombre que se estima conveniente, que especifique que posee los horarios que se adjuntarán. Entonces Presionamos el botón del costado derecho y el sistema nos mostrará el siguiente formulario. 21
En esta etapa, debemos seleccionar en la caja combo del costado izquierdo, el primer horario y al costado derecho los días que serán afectos a este horario, para efectos del ejemplo, seleccionaremos sólo desde el Lunes al Viernes, los otros 2 los dejamos sin marca y presionamos el botón OK, repetimos la tarea para agregar el segundo horario, editando la jornada seleccionando el segundo horario de la caja combo, también seleccionamos desde el Lunes al Viernes y presionamos OK, el horario quedaría como se ve en esta imagen. 22
Ahora bien lo que debemos hacer es presionar el Botón y cerrar la venta de Trabajo con Horarios Múltiples, a continuación debemos seleccionar el módulo de administración de personal ( comos se realizó en los ejemplos anteriores ) y seleccionamos el empleado al cual colocaremos el horario, ( tómese como referencia la forma de colocar horarios a los usuarios ) de la forma siguiente, primero en el módulo de asignación de horarios. Y presionas el Botón del costado izquierdo, al lado de Asignar Lista de Horarios, e sistema mostrará el siguiente formulario. 23
Entonces seleccione en el costado izquierdo la cabecera de horario y presione el botón OK, con esto el usuario queda con un turno doble según el ejemplo. PROGRAMACION DE ASISTENCIA DEL EMPLEADO Esta opción corresponde a la asignación de un período de trabajo a un empleado. Primero se debe seleccionar el acceso directo, que aparece con el nombre de (cambio de empleados), luego seleccionar el departamento y empleado, a cambiarle o agregarle su jornada de trabajo y el rango de tiempo, a continuación debes seleccionar la hoja que aparece con un lápiz, el cual se denomina (cambio temporales), al presionarlo aparecerá una ventana, que indicará el período que usted ha seleccionado, en la cual tendremos que confirmar presionando aceptar, y se habilitarán dos iconos pequeños, uno es el signo +, - y el otro una hoja con una cruz roja, por lo tanto debemos presionar la hoja con la cruz roja y se eliminará el período, después se debe presionar el signo + y aparecerá una ventana llamada (agregar cambios en período de tiempo), en la cual debemos seleccionar el cambio de categoría para este período y aparecerán las jornadas creadas en el sistema, al seleccionar aparecerá el rango de tiempo de la jornada seleccionada, donde tendremos que seleccionar los días que entran en la semana como trabajados, seleccionando el cuadro que se encuentra al lado de la fecha, marcando o desmarcando con el visto bueno, una vez seleccionado presionar el boton de OK y aparecerá el período de tiempo aplicado, en los cuadros horarios de la parte inferior el informe, para gravar la selección, debes presionar el ícono con forma de disquete que está al lado de la X, la que nos indica (guardar los cambios temporal del empleado), una vez realizado este último paso, se gravará y estará asignado al empleado el cambio. 24
ASIGNACION DE LICENCIA Esta opción comprende el agregar una licencia, permiso, o vacaciones a un empleado por un período determinado. Primero se debe seleccionar el acceso directo que aparece con el nombre de licencia, luego aparecerá una ventana en la cual tendremos que seleccionar el departamento y el nombre del empleado, luego hacer un clic en la hoja en blanco que es para agregar la que estaá al lado derecho de la lupa y aparecerá una ventana que dice agregue el Ítem de dejando negocio y aplique el rango de tiempo fecha de inicio y fecha de término y elija el tipo de evento y la razón o motivo del permiso, licencia o vacaciones a asignar y presione OK. 25
DESCARGAR RELOJ CONTROL El trabajo con este software, es bastante sencillo en lo que respecta a la descarga de marcas, que es el punto que explicaremos a continuación. Para descargar el reloj Control, se debe activar la siguiente opción de menú, que activará el programa de comunicaciones, primero debe conectar el programa con el reloj, pinchando con el botón izquierdo de Mouse la conexión ethernet, aparecerá un menú desplegado hacia abajo, en el cual se debe presionar el Ítem descargar Log, el reloj nos indicará en pantalla en la parte inferior izquierda la descarga realizada. En el menú que se despliega hacia abajo, también tenemos otras opciones a aplicar en la comunicación con el reloj, que a continuación describiremos 26
Seleccionar todo: se refiere a seleccionar las dos conexiones que el programa trae por defecto Conectar: Se refiere a conectar el programa con el reloj Desconectar: Se refiere a desconectar el programa del reloj Configurar Archivo de Exportación: Se refiere a la exportación y los formatos que puede usar para exportar los datos Dispositivo: Se refiere a la unidad en la cual se asigna la ID al reloj de la red de computación donde se conecte el reloj Borrar AC Log: Esta opción nos permite borrar los registros de marcas del reloj Borrar OP Log: Esta opción nos permite borrar los registros de operaciones del reloj Sincronizar Hora: Esta opción nos permite sincronizar la hora del reloj y el programa Refrescar: esta opción nos permite refrescar la información del reloj en pantalla la cual es mostrada en el centro de la pantalla en la conexión que se desee trabajar Deshabilitar: Esta opción deshabilita la conexión con el reloj Habilitar: Esta opción Habilita la unidad de conexión a trabajar para después aplicar la opción conectar Propiedades: esta unidad se puede trabajar con el reloj conectado al programa y nos muestra aplicaciones que son información del estado del reloj. Estilo de Vista (ViewStyle): se refiere al tipo de visualización que se desea ver la unidad de conexión que se muestra en el centro de la pantalla y la que nos indica tres opciones de vista (iconos grandes, iconos pequeños, lista, reporte) 27
DESCARGA CON PENDRIVER (Solo Equipo Lector de Proximidad) El Trabajo con PenDriver, permite utilizar el reloj en distancias en las cuales se encarece el tendido de cableado para los efectos de comunicación, por lo tanto se puede utilizar el Pendriver en forma periódica para descargar los eventos del reloj. Primero partiremos explicando como se realiza la operación desde el equipo. _ Seleccione el Boton MENU _ Seleccione Admin. PenDriver _ Coloque el PenDriver en el Zócalo para el dispositivo dispuesto al costado Izquierdo _ Seleccione Descargar AttLog _ El sistema Mostrará Copia de Datos Terminada _ Presione el Boton OK _ Retire el PenDriver _ Presione ESC hasta salir de los menús. _ Listo el Equipo generó un Archivo llamado 1_attlog el cual tiene una estructura como sigue. Este detalle es para efectos de Trabajo con Sistemas de Control de Asistencia Externos o de Otras empresas de software. Desde el software, se debe realizar la siguiente Tarea, se ingresa a la aplicación, se conecta el dispositivo USB y se selecciona la primera opción de menú DATO y Seleccione la sub. Opción Importar Desde USB Flash como se aprecia en la imagen siguiente : 28
Al realizar esto, el sistema mostrará la siguiente pantalla. Se presiona el boton Importar, y listo, el sistema informará del estado de la importación. BUSQUEDA DE REGISTROS DE ASISTENCIA Esta opción comprende la búsqueda y revisión de las marcas realizadas por él o los administradores del sistema, y el histórico de todas las marcas hechas en el reloj, el detalle de los registros, es el siguiente. Hora de entrada/hora de salida -tipo de marca evento que se realizó a la marca (agregar, modificar, borrar), razón - operador responsable y el día, mes, año y hora exacta en que se produjo el evento sobre la marca. Primero se debe seleccionar el acceso directo que aparece con el nombre de marcas, luego se elige departamento, nombre del empleado y rango de tiempo, después tienes que presionar el boton buscar y aparecerá el histórico de todas las marcas que se han efectuado en el reloj y si deseas ver las marcas que han sufrido algún cambio hecho por el administrador, debes presionar el boton modificar Log, el boton buscar y aparecerá una ventana llamada Log de registros cambiados y la modificación si existiera y cual fue el cambio que sufrió, estos datos no se pueden modificar. 29
ESTADO DEL EMPLEADO EN LA EMPRESA Primero cada vez que realices esta opción tienes que estar conectado con el reloj en la opción conectar Esta opción se puede ver en pantalla al descargar las marcas del reloj que se ejecuta en la unidad de (Descarga de logs de asistencia), el cual se encuentra en el menú (Equipo), una vez que se realice la descarga aparecerá en el costado inferior izquierdo de la pantalla el estado actual de los empleados en la empresa donde nos muestra el siguiente orden (Numero de orden), (Numero AC o numero de registro interno en el programa y reloj), (Nombre), (Fecha y Hora de marca), (Equipo), (modo de verificación). 30
REGLAS DE ASISTENCIA (CONFIGURACION BASICA) Esta opción nos permite modificar el nombre de cabecera en la lista de departamentos, que por defecto viene configurado en la opción Nombre Unidad como, (OUR COMPANY), y en la opción Abreviación como (OUR COMPANY), es en esta opción donde primero borraremos lo que aparece en el cuadro, luego escribiremos el nombre de la empresa a usar, como aparece en la ventana siguiente, como modo de ejemplo, en el cual ya se modificó y se asignó como cabecera de los departamentos el nombre de la empresa (LERP). Además, en esta ventana viene marcada la opción (Auditar Eso), y que se modifica marcando la opción (Directamente a OT), los otros Ítem que aparecen en el cuadro de Configuración Básica, no sufren ninguna modificación. Reglas de Asistencia (Cálculo). Esta opción se refiera a la modificación que tenemos que realizar en esta ventana, para que considere las horas extras de los empleados de la empresa, tendremos que modificar los siguientes Ítem. (Después), el cual en la programación de fábrica no viene marcado, por lo tanto tendremos que marcarlo, y el cuadro asociado a este ítem es, (Contar min. Licencia como OT), en el cual tendremos que definir una vez terminada la jornada, después de cuántos minutos se considera hora extra, en la ventana siguiente se muestra, como modo de ejemplo aparese marcada la opción (Después), y asignado en el cuadro de tiempo 15 minutos que quiere decir que pasados estos minutos después de la hora de término de la jornada, será considerado como horas extraordinarias, una vez realizadas las modificaciones presione OK. Nota: los minutos que se asigna en el cuadro de tiempo, (Contar min. Licencia como OT), es programado según el criterio de cada empresa o como lo exige la ley del trabajo. 31
OBTENCION DE RESULTADOS La obtención de resultados corresponde al informe de eventos y su correspondiente resultado de los usuarios del reloj, por lo tanto lo primero que se debe realizar, es la descarga del reloj señalado en el capítulo anterior. Luego se accede a la opción de menú Buscar/Imprimir y seleccionar la sub opción Calculando Asistencia y Reportes, otra forma es hacer click en el botón de acceso directo, con cualquiera de los 2 métodos el sistema mostrará el siguiente módulo de trabajo. Para activar los resultados, primero se debe seleccionar el Departamento, luego seleccionar el o la persona por el Nombre o en el mismo casillero se le puede pedir el sistema Todos, luego se le indica al sistema el período que se analizará, éste se define modificando los casilleros de fecha que se observan en la parte superior del formulario, terminado esto, se presiona el Botón Calcular el sistema llenará la grilla de la siguiente forma : Este es un pequeño ejemplo. 32
El sistema posee herramientas para agregar horas al sistema, ya sea por motivos de fuerza mayor de la empresa, el empleado no pudo marcar en su reloj, para hacer efectivo este registro, se debe realizar el siguiente procedimiento. En la imagen anterior, se observan 2 columnas en las cuales se pueden colocar horas en forma directa, dichas columnas son Horas E y Horas S En esos casilleros se colocan las horas respectivas por cada línea que corresponde a la fecha. Dichas horas son afectas a las restricciones de Entrada y Salida, si de hecho dichos datos no cumplen las condiciones de Entrada y Salida, el sistema no las considerará. Por cada vez que se ingresan datos, es necesario Realizar los siguientes pasos para que sean reflejados en la pantalla. Al hacer Click en el casillero donde se colocará la hora, se presiona la opción de menú al costado derecho con el nombre Agregar Logs Entrada Salida aparecerá la siguiente ventana. 33
En esta se coloca El Evento y la Hora, terminado este paso, se confirma con el botón Agregar y Después Cerrar, luego aparecen los siguientes mensajes. Es entonces cuando se debe presionar el Botón de Calcular Nuevamente y con eso queda incorporada la marca al sistema. 34
GENERACION DE INFORMES DE RESULTADO Para generar Informes de Resultado, se utiliza la misma ventana de trabajo, e incluso el mismo procedimiento de generación de resultados, la diferencia radica en que se deben realizar los siguientes pasos para ver los resultados. En Estricto rigor, luego de adjuntar y revisar todas las marcas y presionado el boton Calcular, debe presionar el boton Reporte con esto el sistema le mostrará el siguiente display de opciones. Se selecciona la Segunda Opcion Attendace General Report y el sistema mostrará el informe de asistencia que se ve a continuacion. De hecho el sistema presenta distintos tipos de informes, los cuales se aprecia en la lista de informes, pero el de mayor importancia es éste, el detalle de los parámetros representados en el informe es como sigue. 35
CONFIGURACION DE LOS ADMINISTRADORES DEL SOFTWARE Primero explicaremos como se debe ingresar al sistema, para tal tarea es necesario configurar un administrador dentro del software, esto se realiza seleccionando en el Menú Principal Mantención/Opciones y luego seleccionando el submenú Administrador, al hacer esto, el sistema mostrará en primera instancia un despliegue de datos vacío, pues no existe un administrador configurado, para agregar uno a la lista y colocar el nivel de autoridad, se debe presionar el botón Administrador el cual desplegará 5 opciones, las 4 primeras referentes a los niveles de autoridad de la persona que se está configurando como administrador y la quinta, se refiera a eliminar el usuario seleccionado, esto se aplica cuando el sistema está alimentado con datos y parámetros y existe algún administrador que se desea eliminar ( Este atributo es solo del Súper Administrador ). En el caso de Agregar un Súper Administrador, se selecciona la opción Agregar Súper Administrador, pues es él, el que configurará dicho sistema en el futuro y es el que poseerá todos los atributos, el sistema presentará el siguiente módulo. Al hacer esto, debe recordar que cuando ingresa al sistema debe poner el Nombre y el Código para poder Acceder. Cabe señalar que el sistema informa sobre la instancia de la configuración activada. 36
Recuerde que esta información es confidencial y será tan segura, como confidencial permanezca. 37
EXPORTACION DE DATOS DE ASISTENCIA Esta opción comprende la descarga del informe de asistencia de los empleados, el cual se puede obtener haciendo click con el boton izquierdo del Mouse, aparecerá un menu donde tendremos que seleccionar el Ítem Exportar Dato. Una vez elegida la opción de Exportar Dato aparecerá la siguiente ventana donde nos da la opción de elegir lo que se va a exportar en EXCEL, las columnas que yo desee ocupar y dónde tendremos que seleccionarlas quitando o agregando el visto bueno, una vez seleccionadas las columnas deberá presionar OK y darle un nombre y destino al reporte a exportar. 38
INICIALIZAR SISTEMA Nota: Precaución, esta opción se debe aplicar una vez instalado el programa. Esta opción, se refiere a borrar los datos completos que se ha ingresado al sistema, por lo tanto, se recomienda que al instalar el programa, se configure por seguridad uno o más administradores, ya que así no puede ingresar ninguna persona ajena al sistema, y correr el riesgo de que borre todos los datos, y una vez que se cree un administrador dentro de los privilegios, se debe anular la opción de Inicializar el Sistema, también se debe respaldar la base de datos cada cierto tiempo, así no se pone en riesgo toda la información del programa. A continuación se observa el módulo Setear Configuración del Administrador. 39
MODULO DE CONVERSION PARA INFORME DE ASISTENCIA Este módulo es un programa el cual se encuentra como carpeta en el CD del Sistema, para activar dicho programa se deben realizar las siguientes tareas. Como se mencionó anteriormente, se accede al CD del sistema y se debe abrir la carpeta RECURSOS, dentro de ésta, se debe activar el programa Setup, esta instalación es directa, no es necesario ningún parámetro especial ( Sólo Presionar Siguiente ). Terminada la instalación, su funcionamiento es como sigue: El software estará instalado como otro programa de Windows, por lo tanto se debe acceder a él por medio del botón Inicio del sistema y buscar en Programas, luego de activarse dicho programa, éste presentará la siguiente venta ( por lo demás es única, sin sub módulos). 40
El trabajo es bastante simple, sólo se debe seleccionar el Camino ( Path ) en el cual se generó la exportación de resultados en el Sistema AsislLerp y se debe hacer click en el archivo Excel, al realizar esto el sistema mostrará en la barra inferior la selección realizada y se debe presionar el Botón Generar Adaptación, el sistema en forma automática generará un archivo.xls nuevo en el directorio anteriormente seleccionado, dicho archivo lleva por nombre Informe más la fecha y hora de creación, Ejemplo : _ Informe_03092007_1257.XLS Al terminar la migración de datos, el sistema mostrará un mensaje de término, y listo, sólo se debe salir de dicho programa y cargar Excel, los datos estarán ordenados, con formato y totalizados por persona. 41
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