LA GESTION DE COSTOS La Gestión de Costos asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los rangos económicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados para la actividad correspondiente). ESTIMACIÓN DE COSTOS La estimación de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma. Al hacer la aproximación de los costos, el estimador debe considerar las posibles causas de variación, incluyendo los riesgos. Las estimaciones de costos generalmente se expresan en unidades monetarias (dólares, euros, yen, etc.) para facilitar las comparaciones tanto dentro como entre los proyectos. La exactitud de la estimación de un proyecto aumenta a medida que avanza el proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Entradas 1. Factores Ambientales de la Empresa 2. Activos de los Procesos de la Organización 3. Enunciado del Alcance del Proyecto 4. Estructura de Desglose del Trabajo 5. Diccionario de la EDT 6. Plan de Gestión del Proyecto 7. Plan de gestión del cronograma. 8. Plan de gestión de personal. 9. Registro de riesgos.
Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) es una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente formada por los entregables y las tareas necesarias para desarrollar un proyecto. La EDT es una herramienta muy común y crítica en la gestión de proyectos. El propósito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificación del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT. Una EDT es una simple y organizada presentación del trabajo requerido para completar el proyecto. Existen muchas maneras de organizar la presentación de este trabajo. Por ejemplo, se puede organizar de acuerdo a las fases del ciclo de vida del proyecto (Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre), mostrando cada fase como un elemento del nivel más alto. Otra forma organizarla es teniendo en cuenta las responsabilidades funcionales. Algo importante de recordar es que la EDT documenta el alcance del proyecto, no su plan de ejecución. Mientras la organización estructura jerárquicamente a las personas para desarrollar el trabajo, la EDT estructura jerárquicamente los productos a ser producidos y en los cuales las personas trabajarán. Maneras de construir una EDT De arriba hacia abajo: 1. Inicie con el objetivo del Proyecto 2. Desagregue en partes 3. Determine los Hitos de cada parte 4. Identifique las actividades necesarias para obtener los resultados 5. Para fases tempranas del proyecto
De abajo hacia arriba: 1. Defina un listado de actividades detalladas 2. Agrupe por: Entregables Destrezas Cronología 3. Usualmente trabajo de grupo Propósito de la EDT Entregar una base para la estimación de los recursos del proyecto:? Subcontratos? Proveedores y sus productos? Servicios? Cualquier otro recurso identificable Un ejemplo de una EDT muy sencillo de una ED para pintar una habitación: Herramientas y Técnicas Preparar materiales o Comprar pintura o Comprar una escalera o Comprar brochas y rodillos o Comprar removedor de papel tapiz Preparar la habitación o Quitar el papel tapiz viejo o Quitar la decoración desmontable o Cubrir el piso con papel periódico viejo o Cubrir los switches de luz con cinta o Cubrir los muebles con sábanas Pintar la habitación Limpiar la habitación o Desechar o guardar la pintura sobrante o Limpiar las brochas y rodillos o Desechar los periódicos o Quitar las sábanas 1. Estimación por Analogía 2. Determinación de Tarifas de Costos de Recursos
3. Estimación Ascendente : estimar el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle. 4. Estimación Paramétrica técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables 5. Software de Gestión de Proyectos las hojas de cálculo computarizadas, y las herramientas de simulación y estadísticas. 6. Análisis de Propuestas para Licitaciones: 7. Análisis de Reserva : Las reservas para contingencias son costos estimados que se utilizarán a discreción del director del proyecto para gestionar eventos previstos, pero no ciertos. Estos eventos son incógnitas conocidas, y forman parte del alcance del proyecto y de las líneas base de costo. 8. Costo de la Calidad: puede utilizarse para preparar la estimación de costos de las actividades del cronograma. Salidas 1. Estimaciones de Costos de las Actividades 2. Información de Respaldo de la Estimación de Costos de las Actividades 3. Cambios Solicitados 7 4. Plan de Gestión de Costos - Actualizaciones PRESUPUESTO DE COSTOS El presupuesto de costes implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de costo total, a fin de medir el rendimiento del proyecto. Entradas 1. Enunciado del Alcance del Proyecto 2. Estructura de Desglose del Trabajo: proporciona la relación entre todos los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto 3. Diccionario de la EDT 4. Estimaciones de Costos de las Actividades : 5. Información de Respaldo de la Estimación de Costos de las Actividades 6. Cronograma del Proyecto 7. Calendarios de Recursos 8. Contrato 9. Plan de Gestión de Costes
Herramientas y Técnicas 1. Suma de Costes 2. Análisis de Reserva: establece las reservas para contingencias, que son asignaciones para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios. 3. Estimación Paramétrica : implica el uso de características (parámetros) del proyecto dentro de un modelo matemático para predecir los costes totales del proyecto. 4. Conciliación del Límite de la Financiación: La conciliación requerirá que se ajuste el cronograma de trabajo para allanar o regular dichos gastos, lo que se logra aplicando restricciones de fecha impuestas para algunos paquetes de trabajo, hitos del cronograma o componentes de la EDT en el cronograma del proyecto. Salidas 1. Línea Base de Costo: es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del coste en el proyecto. 2. Requisitos para la Financiación del Proyecto: Los requisitos de financiación, totales y periódicos, se derivan de la línea base de coste y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparado para el avance temprano o los sobrecostos. 3. Plan de Gestión de Costes (Actualizaciones) 4. Cambios Solicitados CONTROL DE COSTOS El control de costes del proyecto busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y forma parte del Control Integrado de Cambios Entradas 1. Línea Base de Coste 2. Requisitos para la Financiación del Proyecto 3. Informes de Rendimiento 4. Información sobre el Rendimiento del Trabajo 5. Solicitudes de Cambio Aprobadas 6. Plan de Gestión del Proyecto
Herramientas y Técnicas 1. Sistema de Control de Cambios del Coste : documentado en el plan de gestión de costes, define los procedimientos por los cuales la línea base de coste puede ser modificada. Incluye los formularios, la documentación, los sistemas de seguimiento y los niveles de aprobación necesarios para autorizar los cambios. 2. Análisis de Medición del Rendimiento 3. Proyecciones 4. Revisiones del Rendimiento del Proyecto: comparan el rendimiento del coste a lo largo del tiempo, las actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que sobrepasan o son inferiores al presupuesto, los hitos vencidos y los alcanzados. 5. Software de Gestión de Proyectos : las hojas de cálculo computarizadas, se usa a menudo para supervisar el PV frente al AC, y para predecir los efectos de los cambios o las variaciones. 6. Gestión de Variación Salidas 1. Estimaciones de Costes (Actualizaciones) 2. Línea Base de Coste (Actualizaciones): 3. Mediciones del Rendimiento 4. Conclusión Proyectada 5. Cambios Solicitados 6. Acciones Correctivas Recomendadas 7. Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones) 8. Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones)