PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR EN EL PROCEDIMIENTO ABIERTO PARA CONTRATAR LOS SERVICIOS DE ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO Y PUESTA EN PRODUCCIÓN DE LA NUEVA APLICACIÓN DE PADRÓN MUNICIPAL. 1.- INTRODUCCIÓN La nueva solución de Padrón debe estar enfocada a la atención del ciudadano, de forma que basándonos en las nuevas tecnologías, se defina un nuevo entorno de trabajo donde toda la información del habitante y todas las operaciones habituales que se realizan sobre éste sean accesibles desde una única aplicación. Se pretende disponer de un sistema que facilite a los usuarios de los distintos servicios de atención ciudadana (010, presencial, Internet, etc.) poder prestar una atención de calidad a los ciudadanos. Así, al mismo tiempo, los ciudadanos podrán gestionar sus datos personales de modo telemático y con acceso seguro (certificados, consulta, etc.). El nuevo sistema deberá disponer de: Herramientas avanzadas de reporting y digitalización de imágenes. Sistema de avisos de toda la información necesaria asociada a un habitante (caducidad de extranjeros, incongruencias en viviendas/personas, etc.). Diario de operaciones que guardará toda la información de la gestión de padrón, así como indicadores que permita realizar estadísticas. Todo ello bajo el estricto cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) así como la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. 2.- OBJETIVOS DEL PROYECTO Los principales objetivos del proyecto son: 1
Cumplimiento de la LOPD y normativas europeas así como la integración con proyectos de simplificación administrativa. Permitir auditar las operaciones realizadas en la base de datos. Mejora de la atención al ciudadano: tener toda la información del habitante en una sola pantalla, evitando la navegación o cambio de pantalla. Control de procesos: que todos los procesos de la gestión de padrón ya sean iniciados desde la propia aplicación o desde canales externos estén basados en una herramienta de control de procesos que permita establecer un seguimiento de tareas por usuario y uniformidad en la gestión. Integración con sistemas de archivo de documentos y sistemas de firma electrónica. Archivo Digital de toda la documentación asociada a un habitante a su vivienda o a los expedientes generados de ese habitante. Sistema de detección de errores: validar los datos en el proceso de grabación para evitar errores sobre todo aquellos que el INE considera invalidantes. Vinculación con Territorio: para asegurar la integridad de la información ésta estará vinculada a la base de datos de Territorio. Integración con herramientas SIG: las direcciones de padrón estarán vinculadas a la base de datos de la ciudad y ésta a su vez deberá contener los enlaces internos asociados a la cartografía lo que permitirá una integración gráfica/alfanumérica en ambos sentidos. La aplicación debe ser parametrizable y adaptable a diferentes normativas y formas de gestión. Implementar un control de históricos que permitan conocer el origen y motivo de cualquier variación en la base de datos. 3.- ALCANCE DEL PROYECTO Las tareas a realizar para el desarrollo del objeto del contrato consisten en: Planificación, Control y Seguimiento del Proyecto. Análisis y Diseño, funcional y técnico, así como la migración de datos del Padrón actual. Puesta en producción del sistema. 2
Formación y Documentación. Detalle individual de las tareas: 3.1.- Planificación, control y seguimiento del proyecto. Se incluyen las actividades de control y seguimiento basándose en las prioridades de los responsables del Ayuntamiento, la planificación de las tareas a realizar, la gestión y seguimiento del estado del proyecto. Todo ello dirigido a corregir desviaciones y detectar problemas. Coordinación con los proyectos del Ayuntamiento y módulos comunes que ya existen o se están desarrollando en el Servicio de Tecnologías de la Información y la Comunicación (SerTIC). 3.2.- Análisis y Diseño funcional y técnico. Migración de datos Análisis detallado de los requerimientos y las actividades de desarrollo de nuevos programas a partir de la solución técnica para la arquitectura definida en el diseño técnico. El adjudicatario del concurso será responsable de definir los requerimientos funcionales y técnicos para adaptar los datos de la aplicación actual al nuevo producto así como realizar la migración de datos, así como la integración con otros sistemas existentes. 3.3.- Puesta en producción del sistema El proceso de implantación comprende las actividades necesarias para la puesta en marcha de la aplicación, es decir el desarrollo, soporte, gestión, ejecución y seguimiento de las pruebas, todo ello de acuerdo a la adaptación de los sistemas del TIC. Realizar las pruebas necesarias en el entorno de desarrollo y su traspaso al entorno de producción. También incluye el soporte necesario para resolver las incidencias que puedan aparecer en el proceso de implantación. 3.4.- Formación y documentación. 3
La formación estará dirigida al personal del Ayuntamiento, tanto responsables como usuarios, realizándose antes de la puesta en marcha. La documentación será cumplimentada en todas las fases del desarrollo por el adjudicatario. 4.- REQUERIMIENTOS FUNCIONALES La tramitación de padrón se basará en los conceptos de expediente, trámite y documento. Para garantizar el control de la gestión, cada actuación sobre la base de datos, sea para modificar o para obtener información, deberá contener como mínimo los siguientes datos: Número de expediente/tramite Número de registro (entrada/salida) Día y hora Usuario/dependencia Documentación anexa Otros datos que serán propuestos en la fase de análisis El desarrollo del Proyecto se basará en procesos orientados a subsistemas que formarán el resultado final. Es decir, tendrá orientación modular. Los módulos que formaran la aplicación son: Módulo de tramitación padronal. Módulo de consultas y cesión de datos Módulo de expedientes padronales acumulados Módulo de intercambio de información con el Instituto Nacional de Estadística(INE) Módulo de procesos diferidos Módulo de migración Modulo de Censo Electoral 4.1 MÓDULO DE TRAMITACIÓN PADRONAL Los trámites en el padrón pueden tener origen, en la manifestación documentada del ciudadano, en información del propio Ayuntamiento o de otras Administraciones, o bien de terceros. El expediente ha de contener información de cual es el canal de información de acuerdo con la normativa padronal, la de protección de datos y la de Administración electrónica: 4
- Canal presencial - Canal telefónico - Canal Internet (con/sin firma digital) - SMS - Comunicaciones con otras Administraciones, en soporte papel o electrónico: INE, Ayuntamientos, Registro Civil, Justicia, etc. - Otros Los documentos de declaración de los datos por parte de los ciudadanos les serán facilitados con datos preimpresos, siendo la mecanización previa a la impresión. Los trámites podrán ser iniciados, consultados, corregidos, anulados o finalizados por aquellos usuarios autorizados quedando siempre registro de todas las actuaciones. Los trámites son: - Movimientos de alta: incorporación de un nuevo registro a padrón - Movimientos de baja: generar la baja de un habitante pero sin perder la historia del ciudadano - Movimientos de modificación: recoge las modificaciones de datos del habitante, bien sea en los datos personales, de domicilio o territoriales. Todos estos movimientos se basaran en las causas de variación dadas por el INE o por el Ayuntamiento. 4.2.- MÓDULO DE CONSULTAS O CESIÓN DE DATOS Las consultas suponen el acceso a la información disponible en la base de datos, y se podrán combinar en función del perfil del usuario y de los parámetros de búsqueda (DNI/Pasaporte/NIE, apellidos, fecha de nacimiento, domicilio, etc.). La cesión de datos a interesados legítimos se hace mediante acciones que no suponen alteración en los datos básicos de la inscripción, y que pueden dar lugar a la expedición de documentos (electrónicos o en papel), ya sean individuales o con remesas masivas. Las consultas podrán ser: - Consulta de un habitante individual o familiar - Consulta del histórico - Seguimientos de tramitación - Colectivos - Consulta por domicilio actual - Consulta histórica por domicilio - Imágenes padronales (documentos asociados a un expediente) 5
- Consultas de alertas sobre inscripciones padronales Los documentos padronales o de cesión de datos serán: - Certificados actuales o históricos de ciudadano o domicilio - Informes - Oficios a Administraciones - Comunicaciones y notificaciones a interesados - Duplicados de documentos padronales - Volantes de residencia o convivencia - Otros 4.3.- MÓDULO DE EXPEDIENTES PADRONALES ACUMULADOS Existen tramitaciones relativas a un conjunto de ciudadanos que son acumulables, ya que se tratan de situaciones padronales homologables y con un mismo tratamiento administrativo. La mayor parte de estos trámites suponen procesos batch e impresión para notificaciones de forma masiva. Hay que tener en cuenta que casi todas estas situaciones se producen como consecuencia de intercambios con el INE que se van actualizando, es decir, las situaciones que crean estos trámites no puede ser cerrada. Los expedientes acumulados son: - Expedientes de caducidad: Expediente administrativo Fase preaviso: notificaciones Fase Resolución, con notificación, publicación y exposición Fase de ejecución de Baja de Caducidad - Expedientes de confirmación: Expediente administrativo Fase preaviso: notificaciones Fase Resolución, con notificación, publicación y Exposición Fase de ejecución de Baja Inscripción Indebida - Bajas de oficio: Expediente administrativo Cartas de aviso (menores solos, duplicados, etc.) 6
Inicio a petición ciudadano o de oficio Fase de audiencia con notificación, publicación y exposición Informe del Consejo de Empadronamiento Fase de resolucion con notificación, publicación, exposición y ejecución de la Baja de Oficio. - Inspecciones de residencia: Inspecciones necesarias para cierre de expedientes - Cifras de Población Anuales: Gestión de archivos INE Expediente administrativo Propuesta Cifra Ayuntamiento Propuesta INE Alegaciones Aprobación La aplicación deberá poder integrarse con módulos comunes de Administración Electrónica en el caso de notificaciones, acuerdos, resoluciones, firma electrónica etc 4.4.- MÓDULO DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CON EL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Desde que se estableció en 1996 el Padrón continuo, el Instituto Nacional de Estadística es el encargado de coordinar a nivel estatal los padrones de todos los municipios. Para ello, se establece un intercambio mensual de información mediante archivos, entre el INE y cada municipio. La coordinación con INE permite que los datos que éste obtiene de otras administraciones y que son necesarios para el mantenimiento del padrón, puedan llegar al Ayuntamiento mediante los archivos de intercambio: Registro Civil: Nacimientos, defunciones, cambio de datos personales, etc. Ministerio de Educación: Nivel de estudios Ministerio del Interior: DNI, Tarjetas de residencia, etc. Consulados: inscripciones realizadas fuera de España. Otros Estas comunicaciones del INE se realizan a través de ficheros de incidencias y el tratamiento se hace mediante procesos batch o manualmente dando origen a: Modificación de la base de datos 7
Comunicaciones a los ciudadanos Iniciar Expedientes individuales o acumulados Comunicar el rechazo o la aceptación de la incidencia al INE 4.5.- MODULO DE PROCESOS DIFERIDOS El gran volumen de trámites y acciones padronales que se realizan en el Ayuntamiento, obliga que algunos procesos se tengan que hacer en diferido (Batch), siendo necesario realizar cadenas para tratar estos datos de forma masiva. Fundamentalmente estos procesos son: Extracción de datos para suministrar archivos a otros departamentos, otras administraciones o generar estadísticas/indicadores Extracción de notificaciones/comunicaciones para el ciudadano Actualizaciones sobre la base de datos de padrón Otros Se tendrá en cuenta que pueden variar estos procesos. Dichas variaciones se recogerán en el momento de realizar el análisis funcional atendiendo a las necesidades de los usuarios. 4.6.- MÓDULO DE MIGRACIÓN La actual aplicación gestiona los datos desde 1996 hasta hoy, sin embargo el Ayuntamiento incorporó a su base de datos las inscripciones desde el año 1981. Dada la importancia de mantener todos estos datos, se tendrá que realizar un estudio para incorporar dichos datos a la nueva aplicación. El adjudicatario tendrá que planificar estos tratamientos y programarlos (programación en Natural, entorno Adabas). 4.6.- MÓDULO DE CENSO ELECTORAL. Actualmente existe una aplicación que realiza: La comparación de Censo y Padrón Mesas electorales Sorteo de composición electoral por mesa. 8
El adjudicatario deberá planificar y adaptar al nuevo entorno estos tratamientos o bien ofrecer una alternativa que cumpla las mismas condiciones. 5.- ENTORNO TECNOLÓGICO Las aplicaciones se desarrollarán en tecnología internet/intranet, de forma que los usuarios de las mismas requieran únicamente de un navegador Web. La arquitectura tecnológica seguirá el modelo de tres niveles o capas, es decir, datos, aplicación o reglas de negocio y presentación, en las cuales, l Ajuntament de València aporta y pone a disposición del adjudicatario, los siguientes elementos: Nivel de datos. o Para la base de datos se aporta el hardware adecuadamente dimensionado a las características del proyecto que se pide. También se aportan las correspondientes licencias de base de datos (Oracle Database Enterprise Edition) y sistema operativo (AIX). Copias de seguridad. El Ayuntamiento ya dispone de un sistema de copias de seguridad, el cual se podrá ampliar con las necesidades específicas del proyecto. Dado que, inicialmente, se pretende disponer de dos entornos, desarrollo y producción, los elementos anteriormente mencionados estarán disponibles en ambos. El resto de hardware y licencias software que sean necesarias las deberá aportar el adjudicatario, teniendo en cuenta también que son dos entornos, pruebas y producción. En cualquier caso, todo el hardware y software a implantar deberá ajustarse a los estándares que determine de l Ajuntament de València. Los aplicativos que sea necesario desarrollar seguirán el estándar J2EE. 6.- EQUIPO DE TRABAJO Para la realización de los trabajos descritos en el pliego, será necesaria la aportación de los siguientes perfiles profesionales: - Jefe de proyecto, con perfil de arquitecto de sistemas. - Analista Programador. - Analista Funcional. - Diseñador gráfico. 9
7.- METODOLOGÍAS UTILIZADAS La planificación, gestión, análisis, diseño, construcción e implementación del proyecto se ajustará a las especificaciones de la metodología METRICA v3 promovida por el Consejo Superior de Informática, hasta el nivel que se determine al comienzo de los trabajos. 8.- GARANTÍAS. La solución informática deberá ser garantizada por dos años. Valencia, a 23 de febrero de 2010 EL JEFE DEL SERTIC, Fdo.: Ramón Ferri Tormo 10