Evolución de la gestión y descripción de las mejoras implantadas en almacén de la Universidad de Jaén durante el período 212 214 MEMORIA 215 Gestión del Almacén de la Universidad de Jaén.
MEMORIA. Índice Grupo Trabajo Almacén... 2 Finales 212 214... 2 Registros... 3 Resumen de mejoras implantadas en el período... 4 INVENTARIOS... 5 ALBARANES.... 6 1. ALBARANES DE SALIDA... 6 2. ALBARANES DE ENTRADA... 17 Entradas y Salidas de artículos.... 2 PARTES DE TRABAJO... 26 ANEXO FOTOS MEMORIA TRABAJO 212 14 ANTES DESPUES... 42 1
Grupo Trabajo Almacén Finales 212 214 La presente memoria va a abarcar los años de renovación y adaptación del Almacén y su personal, que van desde finales de 212 a 214, los cambios en este periodo han sido importantes y van a sentar las bases de lo que, teniendo en cuenta principalmente el proceso de calidad EFQM, se configura como un servicio útil y dinámico para los servicios de la Universidad. El grupo de trabajo del Almacén ha experimentado una serie de cambios desde octubre de 212, en el que, para un mejor aprovechamiento del espacio (dos bajos en edificios del Campus y 2 naves en Polígono Los Olivares), se partió de la elaboración de un inventario físico de todo el material, comprobación de obsolescencias y una posterior reubicación de artículos y reordenación de los espacios según características y necesidades (traspasos entre almacenes y dentro de los mismos). En este mismo año se configuró la actual organización del personal adscrito quedando: un encargado de almacén (211), un técnico especialista conductor-mecánico (212) y un técnico auxiliar de almacén (212), que compaginan las tareas de Almacén con las de Logística propias de la UT de la que dependen. El personal reseñado durante este periodo se ha formado mediante actividades formativas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, Riesgos y medidas preventivas en puestos de operadores de carretillas elevadoras y se ha ido actualizando mediante reuniones internas. Este Servicio trabaja durante estos años en especial colaboración con el Servicio de Publicaciones, Prevención y Riesgos Laborales y Patrimonio, puesto que se registra, inventaría, ubica y custodia material propio de estas dependencias, participando igualmente en ciertas tareas dirigidas por ellos. Por este motivo, en principio, la herramienta informática utilizada para la gestión de material es la que se adquirió hace años, cuyas limitadas prestaciones hacen plantearse su sustitución por otra más adecuada a las específicas necesidades del almacén de la UJA. Para estos Servicios se han realizado, a demanda, inventarios y en su caso aviso de stock mínimo, además del inventario físico que realiza el Almacén anualmente. (Ver Inventarios pág. 5) 2
Además de las colaboraciones con los servicios reseñados, también se han atendido otras demandas como la realizada, en el mes de noviembre de 214, a instancia del Secretario de Equipamiento, sobre recuento y verificación del estado del mobiliario sito en los edificios A y B de la EPS de Linares para su clasificación como reutilizable, obsoleto o deteriorado. Registros Como en otros almacenes, aunque salvando las diferencias, uno de nuestros principales registros han sido los albaranes, documentos numerados y fechados que al ser cotejados con la solicitud (parte de trabajo UT), causan baja automática en el programa informático, favoreciendo el control de las existencias y de los movimientos de los artículos. (Ver albaranes pág. 6-19) La entrada de material por vía externa (proveedores externos) gestionada por los Servicios que a través de albaranes de entrada han formado parte de los bienes custodiados por el Almacén, una vez cotejados y registrados en el programa informático; o por vía interna desde cualquier Servicio a Almacén, previa solicitud correo electrónico (en sustitución del soporte en papel por documento electrónico). (Ver entradas y salidas pág. 2-25) Por otro lado, tanto los recursos humanos como mecánicos del Almacén han sido empleados en la ejecución de los partes de trabajo (Ver partes de trabajo pág. 26-41) tienen carácter individual o colectivo, ya que los prestadores de servicios fueron uno, parte o todos los miembros del grupo de trabajo. Pudiendo diferenciar dos tipos de partes: los de entradas y salidas al/del almacén y los referidos a otras actividades diferentes a las concernientes al almacenamiento desarrolladas como propias de la : Traslados de enseres tanto dentro del Campus como en los Centros externos, incluso a otras ciudades. Montaje de exposiciones (provincia) Encargos encomendados a técnico conductor mecánico: Gestiones en Administraciones, compras, etc. Preparación Intercambio Servicio Publicaciones: semestral. Cotejo devoluciones de Distribuidores Servicio Publicaciones. (Ver pág. 9) Despacho material de Prevención y Riesgos Laborales Preparación material donaciones, preparación lotes merchandising, etc. 3
Resumen de mejoras implantadas en el período También hemos trabajado ininterrumpidamente en las mejoras para aumentar la calidad del servicio en este último año: Mayor frecuencia de actividades de limpieza y orden en depósitos. Protección del material mediante retractilado (Ver pág. 47/48) Codificación: Nueva asignación de códigos a las estanterías para mejor localización del material. Implantación del sistema de código de barras para el que se ha adquirido un lector láser. Exportación del contenido del programa informático a Access y Excel con el fin de solventar en lo posible las deficiencias del mismo. Adquisición de estanterías de paletización maximizando el espacio.(ver pág.43/44) -Modificaciones en el contenido del parte de trabajo para mejor adaptación a las necesidades del Servicio de Riesgos Laborales. (Ver pág. 38) En resumen este es el trabajo realizado por el Grupo durante los años 213-14. En los anexos siguientes podemos verlo reflejado con sus respectivos gráficos y fotografías. 4
INVENTARIOS Su objetivo es determinar la existencia física de bienes o materiales de propiedad de la UJA que se encuentren almacenados en los diferentes depósitos. El grupo de trabajo además de realizar conteos cíclicos según necesidad, elabora inventarios de material: Inventario general que incluye todos los bienes del Almacén. (anual) Inventario selectivo que comprende un grupo de bienes seleccionados. (según requerimiento) El inventario físico general se realiza al barrer en pareja: uno cuenta y el otro comprueba en el listado topográfico y apunta en hojas de trabajo preparadas al efecto. Contendrá la referencia, el código, cantidad, ubicación y observaciones (daños materiales, discordancias, etc.) Los faltantes en inventario (por merma, descuido, por movimiento ) se dan de baja y se comunica al cliente-servicio. Cifras de nº artículos custodiados a finales de 213 y de 214 según inventario general 18 175 17 165 16 155 15 145 14 135 EXISTENCIAS TOTALES EN ALMACENES 175738 149751 213 214 5
ALBARANES. El albarán, como en otros almacenes, es el documento numerado que nos indica el cliente, la fecha, artículos, descripción y cantidad de los mismos que salen o entran en el almacén reflejándolo así en el programa informático de gestión. 1. ALBARANES DE SALIDA 1.1. Albaranes de salida a los servicios: reflejan la salida del almacén de los artículos solicitados por los diferentes servicios de la UJA, causando baja automática en la herramienta de gestión informática. Doc. 1 ejemplo albarán salida. (Ver pág. 14) El siguiente gráfico indica la cantidad de albaranes de salida del almacén con destino a otros servicios correspondientes a 212 al 214. 1 8 6 4 2 Albaranes salida por años 788 775 93 año 212 año 213 año 214 En el año 213 los meses de abril y octubre se incrementó el nº de albaranes de salida debido fundamentalmente a los traspasos internos entre almacenes. Albaranes Salida por meses año 213 12 1 8 6 4 2 75 64 67 94 77 41 68 6 7 99 65 49 6
Durante los meses de marzo y mayo de 214 también se incrementó la cifra de albaranes de salida por los traspasos entre almacenes. 14 12 1 8 6 4 2 85 81 Albaranes salida por meses año 214 131 111 12 92 69 72 62 4 72 22 Las diferencias entre los meses de marzo, mayo y junio se deben a que en el año 214 se realizaron más traspasos entre almacenes 14 131 Albaranes Salida por meses años 213 azul y 214 gris 12 111 1 8 6 4 75 85 64 81 67 94 69 77 41 12 68 62 772 99 92 72 65 49 2 6 4 22 7
El principal Servicio que demanda material del almacén es el de Publicaciones como reflejan los siguientes gráficos correspondientes a los albaranes de salida generados por distintos Servicios durante 213 y 214 2 18 16 14 12 1 8 6 4 2 Albaranes salida por cliente 213 175 86 64 56 54 44 39 38 31 3 18 16 14 12 1 8 6 4 2 Albaranes salida por cliente 214 171 96 92 79 58 55 48 47 41 37 8
2 18 16 14 12 1 8 6 4 2 Albaranes salida por cliente años 213 14 175 171 96 92 86 79 64 56 5458 55 44 48 47 39 38 41 37 31 3 Año 213 y 214 con una mínima diferencia de albaranes de salida 176 175 174 173 172 171 17 169 175 Albaranes Publicaciones 213 14 171 AÑO 213 AÑO 214 9
El Servicio de Publicaciones genera mayor nº de albaranes de salida durante el mes en que se celebra la Feria del Libro 25 2 15 1 5 21 12 Albaranes Publicaciones 213 por meses 21 19 15 14 14 15 11 16 17 Albaranes Publicaciones 214 por meses 25 2 15 1 21 9 14 19 2 22 1 16 16 14 1 5 Albaranes Publicaciones por meses años 213 azul y 214 gris 25 2 15 1 21 21 12 9 15 14 21 19 14 2 11 22 14 1 19 16 16 15 16 14 17 1 5 1
El Servicio de Prevención y Riesgos Laborales 421 42 419 418 417 416 415 Albaranes salida P.R.L. 213 14 416 42 414 AÑO 213 AÑO 214 6 5 4 3 2 1 4 36 39 Albaranes Salida PRL 213 por meses 54 41 41 39 42 22 3 34 25 7 6 5 4 3 2 1 44 35 Albaranes Salida PRL 214 por meses 64 48 37 39 38 32 13 3 43 24 11
Coincidiendo con el periodo de prácticas aumenta la demanda de material PRL Albaranes Salida PRL por meses años 213 azul y 214 rojo 7 6 5 4 3 2 1 44 4 36 35 39 64 54 41 37 39 38 22 41 13 3 3 39 32 48 42 43 34 25 24 Servicio de Patrimonio. Abarca material informático y mobiliario. Albaranes Patrimonio 213 14 1 17 96 1 AÑO 213 AÑO 214 12
Albaranes Patrimonio 213 por meses 2 15 1 5 1 12 1 13 15 4 5 2 6 18 1 2 16 14 12 1 8 6 4 2 9 1 Albaranes Patrimonio 214 por meses 14 14 9 8 7 4 2 1 7 11 Movimientos en Albaranes Patrimonio por meses años 213 azul y 214 gris 2 18 16 14 12 1 8 6 4 2 1 9 12 1 1 9 13 2 15 7 4 4 5 8 2 1 6 18 14 14 1 7 2 11 13
1.2. Albaranes de salida para optimización del espacio de almacenamiento: emitidos para controlar los movimientos de publicaciones (traspasos) entre almacenes. 1 8 6 4 2 Albaranes de traspaso entre almacenes 212 14 7 8 9 212 213 214 Publicaciones (total unidades) incluidas en albaranes de salida del almacén B3 a almacén nave del Polígono: paletización 16 14 12 1 8 6 4 2 Artículos traspasados de B3 a Nave 213 14 1373 2789 213 214 1.3. Albaranes de salida para control de la actividad de intercambio de publicaciones. Reflejan tanto los títulos como la cantidad de unidades que salen del almacén para ser enviadas a las diferentes Universidades e Instituciones. 14
Intercambios de publicaciones (monografías y publicaciones periódicas). Semestrales: Fecha 18-3-213: 9 títulos (573 unidades) Fecha 11-12-213:12 títulos (781 unidades) Fecha 2-4-214: 7 títulos (462 unidades) Fecha 29-1-214: 13 títulos (77 unidades) 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Artículos por Intercambio 781 77 573 462 213 213 214 214 Ejemplo de un albarán de intercambio de publicaciones.. 15
1.4.-Albaranes de salida para control de la actividad de donaciones a instituciones y asociaciones de material que la UJA ya no considera reutilizable y que se reflejan en albaranes en papel que acreditan así la recepción por el destinatario. (Por cada donación un albarán). Aumenta el nº de donaciones en 214 12 1 8 6 4 2 Albaranes salida Donaciones por años 11 3 213 214 Igualmente el nº de artículos donados 25 2 15 1 5 47 Artículos donados 213 14 196 213 214 16
2. ALBARANES DE ENTRADA 2.1-Albaranes de entrada internas: No son albaranes en sí, al tratarse de material proveniente de los Servicios de la UJA solo se utilizan solicitudes de entrada, bien por correo electrónico o mediante partes de trabajo, facilitando el control y cotejo del material. Solicitud de entrada por correo electrónico que funciona como albarán de entrada en almacén. Ejemplo de parte de trabajo con relación de material que va a entrar en el almacén. 17
En el cuerpo del documento se detallan los artículos y su nº de inventario que se va a retirar de un Departamento para su traslado al almacén. 18
2.2-Albaranes de entrada externas: albaranes en papel de material que entra procedente de proveedores externos, bien directamente entregados por los mismos o bien remitidos por los servicios que realizan el pedido, que es inspeccionado y comprobado en la recepción. Ejemplos de albarán de entrada de proveedores externos: Entrada de mobiliario: Entrada de publicaciones: 19
Entradas y Salidas de artículos. 1-ENTRADAS: Una vez estudiada la solicitud donde se definen las características, tipo y cantidad de artículos se verifican los espacios disponibles y planifica una ubicación adecuada. A la llegada los artículos son comprobados, ordenados y clasificados. El material que entra al almacén puede ser nuevo o reutilizado. En el gráfico siguiente se refleja la cantidad de referencias de artículos que no existían anteriormente en la base de datos del Almacén y que han tenido entrada en los años 212 a 214. 7 6 5 4 3 2 1 Referencias artículos creadas por años 628 492 45 año 212 año 213 año 214 Se observa una diferencia de 27.234 artículos más en el año 214 debido en su mayoría a compras para reposición. 5 45 4 35 3 25 2 15 1 5 Entradas artículos por años 45977 18743 213 214 2
Cantidad de artículos entrante en los meses de 213, destacando el mes de abril debido a las publicaciones entrantes con destino a la Feria del libro. 5 45 4 35 3 25 2 15 1 5 13 556 834 Artículos entradas mensual 213 4468 21 1834 1193 47 6 747 2516 3952 En el 214 destaca el mes de septiembre y octubre debido a entradas de artículos de merchandising UJA. 18 16 14 12 1 8 6 4 2 82 1733 Artículos entradas mensual 214 4492 255 2833 975 121 3 16868 11181 169 2432 21
Comparativa cantidades artículos que entraron en 213-214. Se observa en el mes de abril una cantidad similar (Feria del Libro). 18 16 Entradas artículos 213 14 16868 14 12 11181 1 8 6 4 2 82 13 4468 4492 255 2833 1733 1834 21 556 975 834 47 121 6 3 1193 747 3952 2516 2432 169 2-SALIDAS: Una vez cursado el parte de trabajo, mediante confección del albarán de salida los artículos causan baja automática en el programa de gestión informático, se lista el material y su ubicación y se prepara para su transporte. Antes de cargarlos en el vehículo de trasporte se revisan los artículos con su listado correspondiente. Salidas de artículos en 213 y 214 3 25 2 15 1 5 2416 Salida artículos por años 1873 213 214 En enero aumentan las salidas debido al despacho de 5. bolsas biodegradables. 22
ARTÍCULOS SALIDA 213 MENSUAL 9 8 7 6 5 4 3 2 1 7791 134 156 157 2639 144 1772 23 1836 2149 1983 822 Salida de artículos en 214 4 35 ARTÍCULOS SALIDA 214 MENSUAL 3738 3363 3 25 2 15 1725 1162 155 166 231 1481 1 5 493 619 3 932 23
Comparativa salidas artículos 213-14. En enero de 213 salen 5. bolsas. 9 8 7 6 5 7791 ARTÍCULOS SALIDA MENSUAL 213 214 4 3 2 1 3738 3363 2639 1725 157 1772 144 134 156 155 1162 493 619 23 1836 3 2149 1983 166 231 1481 932 822 Entre los artículos de mayor salida encontramos los de merchandising y las publicaciones tanto en el 213 como en el 214 6 5 4 3 2 1 los 1 artículos con mayores salidas 213 5 2999 12 131 1 736 565 54 5 497 24
El mayor artículo con mayor salida fue una publicación El Rayo regalado por la Feria del Libro 35 3 25 2 15 3 los 1 artículos con mayores salidas 214 135 127 1 5 84 6 6 6 55 465 46 25
PARTES DE TRABAJO Los partes de trabajo se usan para confirmar que se ha realizado el servicio solicitado en las condiciones esperadas. Son documentos numerados que contienen los datos del solicitante, la fecha de recepción, el trabajo a realizar, la fecha de ejecución y observaciones oportunas. Su destino es la UT que, en su caso, los deriva al Grupo de trabajo del Almacén que gestionará sus recursos humanos y mecánicos para la correcta realización de los mismos. En los siguientes gráficos se observa la cantidad de partes realizados por este Grupo años 213-214 111 115 11 195 19 185 18 175 Nº Partes por años 117 187 213 214 En el número de partes realizados durante los meses de 213 no hay variaciones significativas. Partes cerrados Almacén 213 por meses 14 12 1 8 13 12 82 19 124 84 12 1 125 71 66 6 4 2 1 26
Desglose 214 por meses, el mes de octubre hay un mayor nº de partes debido a las tareas propias del comienzo de curso. 16 14 12 1 8 19 98 Partes cerrados Almacén 214 por meses 139 115 15 94 96 99 73 15 73 6 4 2 1 Comparativa meses 213-14 Partes cerrados Almacén por meses 213 14 16 14 12 1 8 6 4 2 19 13 12 98 115 82 19 94 124 15 96 84 73 12 1 1 99 1 139 125 15 71 73 66 27
Durante el año 213-14 el Servicio de Publicaciones ha generado mayor nº de partes de trabajo debido al gran movimiento de las publicaciones UJA. 18 16 14 12 1 8 6 4 2 169 59 54 Demandantes de Servicios año 213 3 23 23 2 19 18 18 Demandantes de servicio año 214 2 18 16 14 12 1 8 6 4 2 178 56 41 35 21 2 19 19 16 15 28
El grupo de Almacén realiza diferentes tipos de parte de trabajo: 1-Partes de trabajo para entradas/salidas de material al/del Almacén. Son actividades propias del Almacén, cuyo personal se encarga de recoger o trasladar el material que ha de entrar o salir al/del mismo, según demanda del Servicio de Contratación y Patrimonio, que gestiona las solicitudes de los Servicios sobre movimiento de determinados artículos (informática, muebles ). Ejemplo de parte de trabajo para entrada de material informático al almacén desde un Departamento: 29
Ejemplo de parte de trabajo para salida del almacén de artículo informático con destino a Ed. Rectorado. 2- Partes de trabajo para préstamos de material del Almacén por tiempo determinado El tipo de material suele ser: mesas y sillas para eventos, stands para jornadas, etc. Se sirven y se retiran en un plazo concreto para luego retornar a su ubicación en el Almacén. Ejemplo de parte de entrada de préstamo puntual, en este caso se refiere a devolución de una mesa para exposición: 3
31
Ejemplo de parte de salida de préstamo por tiempo determinado, en este caso se refiere a mobiliario para aula: 3- Partes de trabajo de traslado de material no relacionado con el Almacén. Estos partes pueden ejecutarse de forma individual o por todo el grupo. Son actividades, diferentes de las concernientes al almacenamiento, desarrolladas como propias de la ; estas tareas consisten en: 3.1- Traslados de material tanto dentro del Campus como a los Centros externos, incluso a otras ciudades. 32
Ejemplo de parte de trabajo de traslado de material fuera del Campus 33
3.2 -Partes de trabajo realizados de forma individual por el técnico especialista conductor-mecánico: Realización de recados oficiales principalmente en la misma ciudad pero también fuera (compras para los Servicios, gestiones en Admones. Locales, Autonómicas, Estatales y otras Instituciones, así como Campus Linares y Centros adscritos). 34
En el siguiente gráfico se observa el aumento de partes realizados por el técnico conductor en el último año. Partes Técnico Conductor 213 14 25 2 15 1 5 174 21 213 214 4- Partes de trabajo Cooperación tareas otros Servicios. Son tareas realizadas bajo la dirección de un Servicio concreto: 4.1- Servicio Publicaciones. a) Preparación Intercambio Bibliográfico. Estos partes tienen carácter semestral. Siguiendo las indicaciones de este Servicio se preparan en cajas para envío las diferentes publicaciones que se intercambian con otras Universidades e Instituciones. 35
Ejemplo de parte Intercambio para preparación de un nº de cajas cuyo contenido ha sido comunicado previamente por correo electrónico 36
b)-cotejo devoluciones de Distribuidores:.Mediante aviso al Almacén se comunica una devolución de publicaciones, normalmente de Distribuidores, que se recepciona, coteja y se almacena. 37
4.2- Servicio de Prevención de Riesgos Laborales. Despacho de material de protección personal (EPI) y contenedores de residuos. Una vez preparado el material solicitado mediante parte de trabajo (Ej.): Se despacha este tipo de material, previo aviso por correo electrónico al solicitante para su retirada en las dependencias del Almacén. 38
4.3- Partes de montaje y desmontaje de exposiciones del Vicerrectorado de Extensión Universitaria Deportes y Proyección Institucional. Son realizados bajo la supervisión del Técnico Superior de Actividades Culturales, normalmente dentro de la provincia. 39
Exposición itinerante Legado Cesáreo Rodríguez Aguilera Proporciones I y II 7,5 7 6,5 6 5,5 Nº Exposiciones 213 14 7 6 213 214 -Colaboración en tareas de Vicerrectorado de Estudiantes e Inserción Laboral y Vicerrectorado de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación. a) Preparación lotes merchandising. Ej.: parte merchandising 4
El Centro de Instrumentación Científico Técnica (Animalario) en los últimos dos años ha generado una gran cantidad de partes de trabajo para entradas al almacén. 41
ANEXO FOTOS MEMORIA TRABAJO 212 14 ANTES DESPUES Nave 1 antes de paletización: antiguas estanterías de aglomerado y almacenamiento al suelo 42
Universidad de Jaén Código 215 Edición Fecha 6/4/215 Nave 1: Desmontaje estanterías antiguas 43
Nave 1: Estanterías paletizables montadas 44
Universidad de Jaén Código 215 Edición Fecha 6/4/215 Estanterías Antes del reordenamiento Estanterías después de reordenamiento 45
Antes Después 46
Antes del retractilado Retractilado 47
Devolución Publicaciones 48
Cotejo varias devoluciones publicaciones 49
GRUPO DE TRABAJO ALMACÉN TAREAS ALMACÉN A. Recepción y cotejo material reutilizable de los Servicios de la UJA y nuevo de proveedores B. Manipulación C. Conservación y protección D. Organización, ubicación y control E. Inventarios físicos, control rotación y obsolescencias F. Alertas stock DEL SPRL G. Control albaranes H. Picking y expedición material I. Supervisión orden, reutilización embalajes, limpieza y seguridad J. Selección material no reutilizable para propuestas donación K. Reuniones grupo: planificación, organización, coordinación, propuestas mejoras, automatización, herramientas informáticas, optimización espacio y propuesta traspasos almacenes L. Reuniones UT M. Elaboración de memorias e informes calidad 5