Página 1 de 12 TABLA DE CONTENIDO 1.0 OBJETIVO 2.0 ALCANCE 3.0 REFERENCIAS 4.0 DEFINICIONES 5.0 RESPONSABILIDADES 6.0 DESARROLLO 7.0 CONTROL DE REGISTROS 8.0 ANEXOS CONTROL DE MODIFICACIONES NÚMERO DE MODIFICACIONES NÚMERO DE PÁGINA NÚMERO DE SECCIÓN FECHA DE MODIFICACIÓN RESPONSABLE 06 Todas Encabezado Agosto 2014 Manuel Núñez C. 07 Todas 4.0, 5.0, 6.0 y 8.0 Junio 2015 Eugenio Krausz Elaborado Revisado Nombre Cargo Firma Manuel Núñez Campillay Jorge Juárez Zamorano Encargado Sistema de Gestión Jefe Corporativo Prevención de Riesgos y Medio Ambiente Aprobado Amadeo Monsalve Bustamante Gerente General
Página 2 de 12 1.0 OBJETIVO Definir responsables, mecanismos de programación y conducción, documentación y competencias que aseguren la ejecución de las auditorías requeridas por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de IMOPAC Ltda. 2.0 ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los contratos vigentes y área de Administración de IMOPAC Ltda. La aplicación de este procedimiento se realizará cuando no sea un requisito aplicar los procedimientos de la empresa mandante y a su vez los formatos registros de este procedimiento, solo se utilizarán cuando no sea posible utilizar el sistema computacional de la empresa. 3.0 REFERENCIAS Legales No Hay. Normativos Norma Internacional OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional Norma Chilena N 19011 Directrices para auditorias de Sistemas de Gestión. 4.0 DEFINICIONES Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener opiniones fundadas acerca del desempeño del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional. Se distinguen dos tipos: Auditorías Externas o de Tercera Parte, que se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes a la administración de los contratos y tienen por objetivo principal la certificación y su mantención en la organización involucrada y Auditorías Internas o de Primera Parte, realizadas por las propia organización, que tienen por objetivo verificar el comportamiento de las unidades - contratos o actividades componentes de ellas. Sus formatos son PE09-RG-06, Programas Auditorías Internas y Externas, PE09-RG-03 Informe de Auditoría, PE09-RG-04 Listado de Auditores Internos y el PE09-RG-05 Plan de Auditorías Internas. Auditor Líder: Persona calificada para liderar el proceso de Auditoría. Auditor Interno: Persona calificada para realizar auditorías al Sistema de Gestión. Auditor Externo: Persona calificada para realizar auditorías, perteneciente a una empresa y/u organización independiente, reconocida. Auditor en Entrenamiento: Persona autorizada para participar en auditorías internas, como parte de su proceso de entrenamiento.
Página 3 de 12 Coordinador de Auditoría: Persona designada por el Jefe de Unidad o Administrador de contrato auditada, cuya responsabilidad es participar en el desarrollo de la auditoría entregando la información básica requerida, coordinando las visitas a las áreas y apoyando en forma logística el desarrollo de la misma. Conclusión de Auditoría: Juicio u opinión que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos sus hallazgos. Criterios de Auditoría: Conjunto de Políticas, prácticas, procedimientos o requisitos, entre otros., que se utilizan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. Los requisitos pueden incluir, pero sin limitarse a ello, políticas institucionales, normas, guías de buenas prácticas, requisitos organizacionales, específicos y requisitos legislativos o reglamentarios. Además podrán ser criterios de auditoría la legislación aplicable a la organización auditada, las normas técnicas internas, las especificaciones contractuales, etc., o un conjunto de ellas. Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría. El equipo auditor puede incluir también auditores en proceso de entrenamiento. En todas las auditorías, un auditor debe desempeñar la función de auditor líder. Evidencia de Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Como regla general, se debe obtener, evaluar y presentar suficiente información, de manera tal que ésta permita respaldar las conclusiones de auditoría. La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa y es utilizada por el auditor para determinar si se satisfacen los criterios de auditoría. La evidencia de la auditoría está basada principalmente en entrevistas, revisión de documentos, observación de actividades y condiciones, resultados existentes de mediciones y ensayos u otros medios dentro del alcance de la auditoría. Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. No-Conformidad: Incumplimiento de un requisito. El incumplimiento directo o indirecto de un requisito especificado por la Norma OHSAS 18001:2007 o cualquier desviación respecto a las normas, prácticas, procedimientos, reglamentos, desempeño del sistema de gestión, etc., que puedan ser causa directa o indirecta de accidente o enfermedad o una combinación de éstos. También denominada No Conformidad Real. Observación: Es el incumplimiento parcial de un requisito del sistema o una debilidad de la gestión, que puede dar origen a una deficiencia No-Conformidad si no se corrige oportunamente. También es denominada No Conformidad Potencial. Materia objeto de Auditoría: Actividad, proceso, evento, condición, sistema de gestión, especificado y/o información acerca de estos temas.
Página 4 de 12 5.0 RESPONSABILIDADES Gerente General Aprueba el presente procedimiento. Jefe Corporativo Prevención de Riesgos y Medio Ambiente Colabora al Encargado del Sistema de Gestión en la propuesta del programa anual de Auditoría Internas. Encargado Sistema de Gestión Presenta a la Gerencia General el Programa de Auditorías Internas y Externas al Sistema de Gestión de la Empresa. Elabora la síntesis de los resultados relevantes de las auditorías internas realizadas, para ser presentada al Gerente General. Presenta al Gerente General los resultados relevantes de las auditorías externas realizadas al Sistema de Gestión y propone su adecuado y oportuno tratamiento. Jefe de Unidad y Administradores de contrato Recibe y sanciona los resultados de las Auditorías Internas correspondientes a su área de competencia. Recibe, estudia y analiza las No-conformidades y/u Observaciones y es responsable de su adecuado y oportuno tratamiento, de ser este necesario. Encargado o Asesor en Prevención de Riesgos y Medio Ambiente (EPR o APR) Realiza el control de avance en las actividades comprometidas para el cierre de las No-Conformidades. Ejecuta actividades de seguimiento de las No-Conformidades, Acciones Correctivas y/o Acciones Preventivas. Realizan el control de avance en las actividades comprometidas para el cierre de las No-Conformidades e informan a su superior. 6. DESARROLLO 6.1 Definición del Programa Anual de Auditorías Las actividades de auditoría interna y externa están enmarcadas en un Programa de Auditorías de carácter anual. El Encargado Sistema de Gestión con la colaboración del Jefe Corporativo Prevención de Riesgos y Medio Ambiente, propone el programa para el año siguiente según PE09-RG-01 Programa de Auditorías Internas y Externas, el cual es presentado a la Gerencia General. Para dicha programación se considera entre otros, las posibles fechas para realizar Auditorías, los resultados de auditorías internas o externas anteriores, el Informe de resultados presentado a la Revisión de la Gerencia del último año, resultado de las evaluaciones de riesgo de las actividades y el nivel de desempeño global del Sistema de Gestión. Este programa asegura que el Sistema de Gestión será auditado en ciclos anuales sobre la base de la disponibilidad de recursos, financieros y/o humanos, a los resultados del desempeño de la Empresa y a la incorporación de nuevas actividades.
Página 5 de 12 Posterior a la elaboración del Programa de Auditorías, se procede a elaborar el plan de auditoría, el cual considera, entre otros: a) La faena a Auditar. b) Auditores Líder, Internos y en entrenamiento (Training). c) Objetivo y alcance de la Auditoría. d) Requisito del sistema que será auditado e) Fechas. f) Coordinador Responsable Una vez elaborado el Plan de Auditorías, una versión preliminar es remitida al Administrador de contrato o Jefe de Unidad que corresponda para su aprobación o modificación fundada. El Equipo Auditor en conjunto prepara el plan de auditoria, según el formato PE09-RG-05. 6.2 Formación de Auditores La Empresa mantendrá permanentemente un grupo de Auditores Internos, competentes y calificados. El Área de Sistema de Gestión con el área de capacitaciones del Departamento de Personas y Relaciones Laborales organizará cursos para la formación y reentrenamiento de auditores de la empresa. Para actuar como Auditor se requiere haber completado y aprobado un curso de auditores con una entidad competente. Ningún Auditor podrá participar en una Auditoría de su propia área de trabajo. El Encargado del Sistema de Gestión mantendrá actualizado el registro de Auditores Internos calificados de su área de competencia en el registro pertinente, PE09-RG-04, Listado Auditores Internos. 6.3 Actividades de Pre-Auditoría Una vez designado y aprobado el Equipo Auditor por el encargado del sistema de gestión, este procederá a la planificación de la actividad, considerando su objetivo, alcance, criterios de auditoría, especificación de áreas, actividades o procesos, equipo auditor y plan específico de auditoría. La preparación de este plan debe inspirarse en los requisitos establecidos por NCh-ISO 19.011. En el caso de las Auditorías Externas, una vez preparado el plan por la entidad externa, éste es enviado al Gerente General, quien lo aprueba y remite al responsable del área a auditar con copia a los involucrados en el proceso. 6.4 Ejecución de la Auditoría Durante la Auditoría se realizarán las siguientes actividades: 6.4.1 Reunión de Apertura Corresponde a una breve reunión en que se realizan todas las aclaraciones para que la actividad se desarrolle con éxito. En esta reunión se coordinan los representantes del auditado con el Equipo Auditor. Participan, el responsable de área a auditar o quien este designe en su reemplazo, el Encargado o Asesor en Prevención de Riesgos y Medio Ambiente de la unidad o contrato, el Equipo Auditor y si corresponde, integrantes de la supervisión del auditado. Se contempla en esta reunión:
Página 6 de 12 Presentación del Equipo Auditor Exposición del objetivo y alcance de la Auditoría Confirmación de la planificación específica Explicación acerca de la conducción de la Auditoría Programación de la reunión de cierre Aclaraciones De esta reunión quedará un registro de acuerdo al PE08-RG-04 Reuniones Efectivas o en el registro PE08-RG-05 Informe de Comunicaciones. 6.4.2 Verificación de la Documentación y Visita a Terreno El Equipo Auditor revisará, cuando proceda, las Observaciones y No Conformidades de Auditorías anteriores, evaluando su evolución. Revisará documentación pertinente y tomará nota de toda la información encontrada de interés para la materia auditada. En terreno se verificará en las áreas de trabajo el cumplimiento de los procedimientos vigentes, el manejo adecuado de la documentación del Sistema de Gestión y el grado de conocimiento y aplicación de todo lo anterior, según las responsabilidades asignadas. Se verificará la existencia de registros, el cumplimiento de la legislación y las evidencias de mejora continua de los procesos y del Sistema de Gestión. El equipo auditor podrá apoyarse en listas de chequeo previamente aprobadas por el Encargado del sistema de gestión. 6.4.3 Análisis de los Hallazgos Una vez definidos los hallazgos, estos serán clasificados como No Conformidades, u Observaciones por el Auditor Líder. Ambas clases deberán sustentarse en la descripción de condiciones u observaciones relativas al desempeño del auditado. Antes del término de la Auditoría los hallazgos serán discutidos con el Encargado o Asesor en Prevención de Riesgos y Medio Ambiente del área auditada a objeto de comprobar que no existan errores de interpretación de la información recibida. Es obligación del Encargado o Asesor en Prevención de Riesgos y Medio Ambiente participar en esta instancia. Una vez verificados los hallazgos, serán registrados en el Informe Final de Auditoría, registro PE09-RG-03 y manejado posteriormente según el procedimiento Tratamiento de No Conformidades, Acciones Correctivas y/o Preventivas (VSG-PE-13). 6.4.4 Reunión de Cierre Se realizará una reunión de cierre con los mismos participantes de la reunión de apertura. En esta reunión el Auditor Líder informará sobre el trabajo realizado y dará lectura del registro de hallazgos.
Página 7 de 12 6.5 Informe de Auditoría El Equipo Auditor se reunirá para realizar la síntesis de hallazgos y preparar las listas de No Conformidad y Observaciones. En esta reunión se concordarán las conclusiones y recomendaciones finales y se preparará el Informe Final de Auditoría (interna), el que se remitirá una copia al Administrador de contrato o Jefe de Unidad. Los informes de Auditorías Externas, se entregarán según sea el plazo determinado por la entidad externa. Los informes de Auditorías Internas, se entregarán normalmente con un plazo de diez días hábiles, posterior al término de la auditoría, excepto si se específica otro plazo en la reunión de cierre. El informe debe considerar la siguiente información: a) Tipo de Auditoría, (SySO, Gestión específica, Sitio, entre otras). b) Objetivos, requisitos del Sistema de Gestión que serán auditados. c) Alcance, identificación de la (s) Unidad(es) de la Organización o los procesos auditados y los períodos cubiertos. d) Cliente de la Auditoría e) Líder y miembros del Equipo Auditor f) Fecha y lugares donde se realizaron las actividades de Auditoría in situ. g) Criterios de Auditoría h) Hallazgos de la Auditoría, expresados como No-Conformidades y Observaciones. i) Condiciones (si aplica). j) Fortalezas y Debilidades (si aplica). k) Conclusiones y Recomendaciones de la Auditoría (si aplica). 7.0 CONTROL DE REGISTROS Item Nombre Código Tipo * Lugar de resguardo Tiempo de 1 2 3 4 Programa Anual de Auditorías Internas y Externas Informe de Auditoría Interna Listado de Auditores Internos Plan de Auditoría Interna PE09-RG-06 PE09-RG-03 PE09-RG-04 PE09-PG-05 F/M F/M F/M F/M Archivador N 4 Control de Registros de Gestión y Estructurales Archivador N 4 Control de Registros de Gestión y Estructurales Archivador N 4 Control de Registros de Gestión y Estructurales Archivador N 4 Control de Registros de Gestión y Estructurales * F: Registro de tipo físico (papel); M: Registro de tipo magnético. resguardo 3 Años 3 Años 3 Años 3 Años Disposición Archivo en digital. Archivo en digital. Archivo en digital. Archivo en digital.
Página 8 de 12 8.0 ANEXOS Anexo 1: Programa Anual de Auditorías Internas y Externas (PE09-RG-06) Anexo 2: Informe de Auditoría Interna (PE09-RG-03) Anexo 3: Listado de Auditores Internos (PE09-RG-04) Anexo 4: Plan de Auditoría Interna (PE09-PG-05)
Página 9 de 12 Anexo 1: Programa Anual de Auditorías Internas y Externas (PE09-RG-06)
Página 10 de 12 Anexo 2: Informe de Auditoría Interna (PE09-RG-03)
Página 11 de 12 Anexo 3: Listado de Auditores Internos (PE09-RG-04)
Página 12 de 12 Anexo 4: Plan de Auditoría Interna (PE09-PG-05)