Konica Minolta Optimized Print Services Catálogo Máster OPS Catálogo Máster Septiembre 2012
Cómo lograr que su infraestructura de impresión sea eficiente? Nuestro portfolio de servicios de impresión optimizados (OPS) combina la consultoría, el hardware, la Implementaciónación de software y el funcionamiento. El concepto OPS cuenta con cuatro áreas esenciales, flota, procesos, finanzas y seguridad. Este catálogo ofrece una visión general de los servicios que sirven para: adaptar su parque actual de gestión de documentos a sus necesidades reales de negocio le proporciona un soporte óptimo para la operatividad de su parque de impresión y procesos de negocio establece una base para la continua optimización junto con la reducción del coste mínimo de propiedad (TCO) y el impacto ambiental. Hemos recopilado esta información para que nuestros servicios - y el acuerdo con Konica Minolta sean más claros y sus resultados más fiables para usted. Konica Minolta se esfuerza continuamente para ofrecer a sus clientes un servicio excepcional. Sin embargo, esto requiere la cooperación y el apoyo de los clientes. Por esta razón, hemos señalado las contribuciones que requerimos de su parte para cada uno de los servicios descritos en las páginas siguientes. Trabajando juntos, vamos a optimizar vuestra infraestructura de impresión para que sea realmente eficaz!
Índice: Catálogo Máster de Servicios OPS Consultoría OPS Consultoría OPS Básico de 1 a 50 Sistemas 4 Consultoría OPS Básico - por sistema adicional 5 Consultoría OPS Avanzado por dispositivo 6 Consultoría OPS Básico Distribución de las plantas 7 Consultoría OPS Módulo Ecológico por sistema 8 Consultoría de Soluciones y Procesos Documentales 9 Consultoría de Seguridad IT 10 Implementaciónación OPS Gestión de Proyectos Jefe de Proyecto 11 Instalación Standard MFP o Impresora 12 Instalación Adicional de Soluciones 13 Instalación Estándar Sistema de Producción 14 Instalación PageScope Suite 15 Configuración Cuentas Usuarios Fax/Escáner 16 Instalación Autentificación Usuarios Servidor 17 Documentación/Información Personalizada 18 Formación Básica por dispositivo 19 Formación hecha a Medida Por día 20 Gestión OPS Jefe de Servicios Service Manager 21 Reposición de Tóner por dispositivo 22 Gestión de Residuos 23 Asistencia Técnica del Usuario de Konica Minolta 24 Operador Gestión de Servicios 25 Certificación de Seguridad por máquina 26 Operativa de Traslados y Retirada Eliminación de Datos 27 Servicio de Monitorización 28 Servicio de Administración Portal Monitorización Ejecutiva 29 SLA Avanzado o Ejecutivo 30 Personalización de Documentos de Salida 31 Digitalización de Facturación Certificada 32 Digitalización Estándar de Documentos 33 Traslado de Documentación 34 Custodia de Documentos 35 Destrucción de Documentos 36 Es esto? Claro, NO! 38
Consultoría OPS Básico - de 1 a 50 sistemas Consultoría Captura / Análisis / Optimización Consultoría OPS Básico Este servicio ofrece una visión rápida y fácil del costo total de propiedad (TCO) de la flota actual del dispositivo. Para identificar las oportunidades más claras para la optimización de la flota, los datos que se utilizan son fáciles de obtener o ya están disponibles en las amplias bases de datos de Konica Minolta. Luego, el consultor presenta una propuesta de optimización y se desarrolla con nuevas aportaciones por parte del cliente hacia un modelo de parque, con costo total de propiedad mejorado sustancialmente. Reunión para definir el alcance y procedimientos para el análisis Dispositivo de software para la captura de la salida de documentos en 2 fases para recoger los valores totales de contadores Cálculo aproximado del TCO obtenido a través valores medios del mercado de dispositivos, insumos y costos de los servicios Identificación de oportunidades claras para la optimización Creación y presentación de la propuesta de optimización Estimación total de ganancias y otros beneficios Reunión para la presentación de resultados Revisión y adaptación de la propuesta de optimización hasta su aprobación Descripción general del parque de impresión actual conectado a la red y los costos relacionados con la impresión La identificación de posibles oportunidades de beneficios rápidos debido a la optimización del parque de impresión Una base sólida para la toma de la dirección estratégica con vistas a reducir los costos de impresión relacionados Consultoría OPS Básico - de 1 a 50 sistemas CÓDIGO: 9960OD11010 Acceso a la red interna al personal de Konica Minolta según necesidades para la introducción del software de monitorización Apoyo del Administrador de IT Suministro de información necesaria sobre la infraestructura de red (por ejemplo, los rangos de IP para las impresoras) La provisión de las listas de dispositivos existentes en cuanto a disposición 4
Consultoría OPS Básico - por sistema adicional PilarOPS Consultoría Captura / Análisis / Optimización Consultoría OPS Básico por sistema adicional Este servicio comprende la captura diligente del entorno de impresión actual, incluyendo los dispositivos que no están en red. Se registra la ubicación de cada dispositivo y se realizan entrevistas estandarizadas para evaluar las necesidades de los usuarios y los hábitos de impresión. Esto proporciona una comprensión detallada de la situación actual y permite una propuesta de optimización cualificada que se ocupa de la mayoría de las posibles mejoras. Reunión inicial para definir el alcance y los procedimientos dentro del análisis Software para la detección de dispositivos, captura de volúmenes y patrones de uso con 2 intervenciones para tomar lecturas totales de contador Inspección del local para capturar los dispositivos sin conexión a red y llevar a cabo entrevistas estandarizadas de usuario Cálculo del Costo total de propiedad a través del promedio de precios del mercado Identificación de oportunidades de optimización Creación y presentación de la propuesta de optimización (productos y la lista de despliegue) La estimación del total de ahorro y las ganancias de otros posibles beneficios a través de la Implementaciónación de la optimización del portfolio. Reuniones para presentar los resultados, revisar y adaptar la propuesta de optimización hasta la aprobación del cliente y contrato ejemplo, Rangos de IP para las impresoras), incluidas las listas de activos, datos de los activos o de CMDB como disponibles Anuncio a los usuarios que van a ser entrevistados Resumen transparente de su red actual, conectada al ambiente de impresión Entender dónde y cómo se genera el volumen actual de impresión de su empresa Una base profunda para la optimización de su flota de impresión incluyendo los detalles sobre el ahorro potencial Consultoría OPS Básico - por sistema adicional CÓDIGO: 9960OD11002 Acceso a la red para el personal de Konica Minolta a través de cita previa Apoyo del administrador de IT La información sobre la infraestructura de red (por 5
Consultoría OPS Avanzada - por dispositivo Pillar OPS Consultoría Captura / Análisis / Optimización Consultoría OPS Avanzada Este servicio cubre la fase de consultoría inicial desde la reunión inicial durante la cual se ha definido el alcance del análisis, que incluye la recopilación de datos relacionados con la situación actual (incluyendo 4 a 6 semanas de seguimiento continuo y detallado del cálculo TCO), así como una propuesta de optimización, y concluye con la presentación de los resultados y dicha propuesta de optimización. Reunión para definir el objetivo de la optimización y el alcance y los procedimientos del análisis Software de descubrimiento de dispositivos, tanto a nivel local como conectados a la red De 4 a 6 semanas de monitoreo continuo, inspección del lugar, incluyendo entrevistas a usuarios para la toma de patrones de conducta de impresión y sus requisitos Recopilación de los datos adicionales necesarios para la optimización y ejecución del proyecto (por ejemplo, tomas de red, tipología de teléfono, de servidores de impresión, etc.) Investigación profesional para la utilización real (política de impresión, listas de activos de MFPs e Impresoras, compra de consumibles de empresa, planos de planta como base para el cálculo del costo laboral del uso de los dispositivos, etc.) Cálculo detallado del TCO con los datos reales del cliente y el mercado de referencia frente a una media de los precios del mercado en general; la identificación de oportunidades de optimización; la estructura detallada de optimización y diseño; la propuesta incluyendo recomendaciones para las políticas de impresión de la empresa Presentación final de los resultados y la propuesta Aprobación de la realización de entrevista a los usuarios Anuncio a los usuarios que van a ser entrevistados. Informe detallado de su red actual de impresión Entender dónde y cómo se genera el volumen actual de impresión de su empresa Base óptima para la optimización de su flota de impresión incluyendo detalles sobre el ahorro potencial 360 de información sobre todos los factores, fácilmente preparados para el despliegue posterior de la nueva flota Consultoría OPS Básico - por dispositivo CÓDIGO: 9960OD11006 Acceso a su red para Implementaciónar la herramienta de análisis Apoyo del administrador de IT Información necesaria sobre la infraestructura de red (por ejemplo, rangos de IP para las impresoras) Lista de recursos disponibles, los datos de los activos o CMDB, tanto como sea posible Acceso a todos los datos disponibles con respecto a los contratos vigentes, órdenes de compra, facturas, la flota de impresión real 6
Consultoróa OPS Básico - distribución de las plantas Consultoría Captura / Análisis / Optimizaión Consultoría OPS Básico Distribución de las plantas Este servicio incluye la visualización de la flota actual de los dispositivos de salida de papel en sus instalaciones y ofrece un plano de la propuesta de optimización. Cartografía de la flota real de impresión, de copiado, de escaneo y de dispositivos de fax, en los planos de sus instalaciones Cartografía de la propuesta de optimización, es decir, la colocación de los dispositivos previstos en los mismo planos de planta que el anterior Consultoría OPS Básico - distribución de las plantas CÓDIGO: 9960OD11006 Cualquiera de los planos existentes, preferentemente en un formato electrónico estándar (PDF, JPG, etc.) O copias de los planos de planta, si no están disponibles en formato electrónico Documentos que de forma fiable permiten visualizar el ambiente de impresión Apoyo visual para la optimización de la flota de impresión Documentación de sus puntos de impresión calientes así como manchas blancas 7
Consultoría OPS - Módulo ecológico por sistema Consultoría Captura/ Análisis / Optimización Consultoría OPS Módulo ecológico por sistema Además de la Consultoría OPS Básico o Avanzado, este servicio establece una línea de base y ofrece una propuesta de optimización para el consumo de energía, la huella de carbono y otros impactos ambientales. Cálculos del consumo de potencia y la huella de carbono de la flota real basado en los datos disponibles La integración de objetivos ambientales en la propuesta de optimización La evaluación detallada de los ahorros y beneficios para el medio ambiente basado en el consumo de energía y la huella de carbono Tablas y gráficos para presentaciones y revisiones Acceso a su red para implementar la herramienta de análisis Apoyo del administrador de IT Proveer la información necesaria sobre la infraestructura de red (por ejemplo, rangos de IP para las impresoras) Lista de recursos disponibles, los datos de los activos o CMDB, en la medida de lo disponible Clara definición con respecto a la pertinencia de los objetivos verdes frente a los objetivos de coste total de propiedad. Declaraciones calificadas sobre su huella medio ambiental y su potencial de optimización Le ayuda a implementar los procedimientos ambientalmente racionales en su empresa Facilita la salida al mercado como una compañía "verde" Ayuda a ahorrar costes mediante la reducción de los volúmenes de impresión, ahorro de energía y papel, minimizando los residuos Consultoría OPS -Módulo ecológico por sistema CÓDIGO: 9960OD11007 8
Consultoría de Soluciones y procesos documentales Consultoría Captura/ Análisis / Optimización Consultoría de Soluciones y Procesos documentales Se refiere a la autenticación de usuarios en el MFP e incorpora todas las tecnologías (PIN, tarjetas magnéticas, de chip tarjetas, tarjetas de proximidad, etc.), la impresión segura, follow-me de impresión, reglas de impresión, servidor de impresión de equilibrio de carga; accounting con límite de administración; captura de documentos (incluyendo la mejora de exploración y OCR), direccionamiento de documentos, fax y LAN FoIP, los sistemas de gestión de documentos (DMS) incluyendo el archivo de los mismos, gestión del ciclo de vida de los documentos; diseño del flujo de los documentos a lo largo de los procesos de negocio. Organización de la impresión desde entornos no estándares en impresoras de oficina y/o equipos multifunción Impresión y reconocimiento de códigos de barras y relación con control de procesos Web y/o presentación a distancia de los trabajos de impresión más grandes de los CRD, incluyendo la gestión de ficha de trabajo. Consultoría profesional para una amplia gama de características, incluyendo impresión segura; autenticación; la gestión de documental; impresión follow-me; reconocimiento de código de barras y su impresión; impresión eficiente en el CRD Descripción detallada de las características requeridas Los nombres del personal competente a cargo de la parte técnica y los aspectos financieros Una solución del portfolio de servicios Konica Minolta que se adapta exactamente a sus necesidades Optimización de los flujos de trabajo, sobre todo los procesos documentales Se utiliza para la capacidad de sus dispositivos de impresión Consultoría de soluciones y procesos documentales CÓDIGO: 9960OD11009 9
Consultoría de Seguridad de IT Consultoría Captura/ Análisis / Optimización Consultoría de Seguridad de IT Este servicio abarca el diseño de la solución específica para la empresa, para la incorporación de la características de seguridad disponibles, así como las aplicaciones de software específicas (por ejemplo, impresión follow-me). También se refiere a la aplicación y el funcionamiento de la solución a medida. Descripción de las características de seguridad disponibles para su dispositivos de impresión Programa de instalación de un escenario de seguridad personalizado Apoyo a la implementación y operación de la solución de seguridad Consultoría de Seguridad IT CÓDIGO: 9960OD11008 Aclaración de sus necesidades reales con el fin de determinar los posibles costos adicionales Una definición clara de lo imprescindible y lo necesario Confianza en Konica Minolta para hacer el trabajo adecuadamente La integración de su solución de impresión y su actual filosofía de seguridad Competente apoyo desde el inicio del proyecto hasta su aplicación Sus estándares de seguridad son cumplidos o incluso sobrepasados 10
Gestión de proyectos Implementaciónación Proyecto Gestión de Proyectos Este servicio paquetiza la gestión del proyecto en su totalidad como se especifica en las características que se indican a continuación y se basa en plantillas estándares de gestión de proyectos. Inicio controlado y organizado, ejecución y finalización del proyecto Informes regulares del progreso contra el plan propuesto Control de gestión para evitar cualquier desviación del plan Entregas especificadas en el plan del proyecto Registro de incidencias, informes de progreso e informe final Acceso del cliente a la documentación del proyecto compartida a través de share point extienden permanentemente para mejorar las rutinas diarias de impresión Mejora la eficiencia y la implementación sin demoras innecesarias Gestión de Proyectos CÓDIGO: 9960OD22001 Confirmación de los elementos definidos Proveer los recursos relacionados en el proyecto Nombramiento de la persona a cargo, a nivel de administración con competencias para negociaciones Aceptación de share point existente Proyecto de apoyo a la gestión competente de Konica Minolta Asegura procedimientos profesionales y estructurados desde el principio, incluyendo la fase de planificación, la implementación y se 11
Instalación Estándar - Entrega Sistema MFP, Pre-configurado Implementaciónación Cambio Instalación Estándar- Este servicio cubre la entrega e instalación de hardware pre-configurado, así como su conexión y configuración en la red de TI. MFP e impresoras se ensamblan y pre-configuran con las configuraciones y los ajustes acordados Entrega en la ubicación predeterminada Los dispositivos se conectan a la alimentación, red, líneas de fax (se aplica de acuerdo con el plan de despliegue acordado) Los dispositivos se encuentran disponibles para su uso inmediatamente después de instalación Instalación sencilla y directa en sus instalaciones, con casi ningún esfuerzo por su parte Tiempo de instalación para cada unidad reducida al mínimo Aprobación de las configuraciones específicas Acceso a las instalaciones Acceso a las áreas de seguridad, incluyendo personal técnico cuando sea necesario Proveer disponibilidad de tomas de corriente, tomas de red, fax, cerca del lugar de instalación Entrega Sistema MFP, Pre-configurado CÓDIGO: 9960OD23008 9960OD23007 12
Instalación Adicional de Soluciones Implementaciónación Cambio Instalación de Soluciones y Aplicaciones Este servicio cubre la entrega, instalación y formación de soluciones y aplicaciones (online/onsite). Soluciones que se configuran con las definiciones y los ajustes acordados Entrega en la ubicación predeterminada Las soluciones se encuentran disponibles para su uso inmediatamente después de instalación Instalación sencilla y directa en sus instalaciones, con casi ningún esfuerzo de su lado Tiempo de instalación para cada unidad reducida al mínimo Aprobación de las configuraciones específicas Acceso a las instalaciones Acceso a las áreas de seguridad, incluyendo personal técnico cuando sea necesario Instalación Adicional de Soluciones CÓDIGO: 99690577101 13
Instalación Estándar Entrega de Sistema de Impresión de Producción Implementaciónación Cambio Instalación Estándar Entrega de Sistema de Impresión de Producción Este servicio cubre la entrega e instalación de hardware pre-configurado, así como su conexión y configuración en la red de IT. MFP e impresoras se ensamblan y pre-configuran con las configuraciones y los ajustes acordados Entrega en la ubicación predeterminada Los dispositivos se conectan a la alimentación, red, (de acuerdo con el plan de acordado) Los dispositivos se encuentran disponibles para su uso inmediatamente después de la instalación Instalación sencilla y directa en sus instalaciones, con casi ningún esfuerzo por su parte Tiempo de instalación para cada unidad reducida al mínimo Aprobación de las configuraciones específicas Acceso a las instalaciones Acceso a las áreas de seguridad, incluyendo personal técnico cuando sea necesario Proveer disponibilidad de tomas de corriente, tomas de red cerca del lugar de la instalación Instalación Estándar Entrega de Sistema de Producción CÓDIGO: 9960OD23011 14
Instalación de PageScope Suite, herramientas y aplicaciones Implementación Cambio Instalación de PageScope Suite, herramientas y aplicaciones Este servicio cubre la instalación de todas o de las herramientas seleccionadas de PageScope y aplicaciones gratuitas. Instalación de PS Data Administrator Instalación de PS Box Operator Instalación del Administrador de dispositivos PSES NetCare Instalación del PS Direct Print Instalación del Notificador del Estado de la Impresora Acceso a las respectivas estaciones de trabajo Apoyo del administrador de IT, según sea necesario Su hardware y software debe cumplir los requisitos mínimos PSES NetCare Administrador de dispositivos: SQL Server ejemplo, incluyendo el nombre, contraseña de administrador o un PC independiente con sistema operativo Windows Instalación de PageScope Suite, herramientas y aplicaciones CÓDIGO: 9960OD23026 Reducción considerable de los esfuerzos administrativos a través de un comprensivo monitoreo ofrecido por una interfaz web central Conexión directa a sus dispositivos de red desde su escritorio que le permite administrar sus trabajos y dispositivos a través de su navegador Facilidad de manejo de los dispositivos individuales Agrega eficiencia y transparencia a la funcionalidad de Box Operator, por ejemplo con una integración perfecta de la impresora multifuncional en su trabajo diario Inmediata atención a los problemas y cuellos de botella gracias a la condición racional de recordatorio y a la notificación automática por correo electrónico Mejora la motivación del usuario, ya que la disponibilidad del sistema se maximiza y la necesidad de intervención del usuario es mínima Ayuda a ahorrar costes al facilitar las restricciones controladas por ejemplo, para la el uso del color Administrador de Ahorro de tiempo y sobre todo atractivo aumento de la productividad desde la: Fácil exportación de los cambios de un dispositivo de red para todos los demás La armonización rápida de todos los datos de los dispositivos en la red 15
Configuración Cuentas de Usuarios y Funciones de Fax/Escáner Implementación Cambio Configuración Cuentas de Usuarios y Funciones de Fax/Escáner Esto incluye la configuración de diversos servicios de integración de redes, instalación de los controladores y la configuración en los servidores o estaciones de trabajo, la configuración de las plantillas del controlador de impresora, la configuración de la exploración y/o conexiones de fax, exploración de la entrada y/o destinos de fax, la configuración de la autenticación de usuario (a máquina o en el servidor), introduciendo cuentas de usuario. Instalación de los controladores y la configuración en un servidor de impresión o en ordenadores locales. Configuración de las plantillas del controlador de impresora Configuración de las funciones de escaneo Configuración de las conexiones de FAX Introducción de destinos de Escaneo y/o destinos de FAX Configuración de la autenticación de usuarios, basado en máquina o servidor Configuración de cuentas de usuario. Acceso al servidor correspondiente o estaciones de trabajo Apoyo del administrador TI, como solicitado por Konica Minolta Su hardware y software debe cumplir los requisitos mínimos Los datos de entrada, direcciones, números de fax, así como de los usuarios, deben ser proporcionados en un formato de datos adecuado Inmediata disponibilidad de los dispositivos de impresión después de su instalación Uso inmediato y mejorado de configuraciones optimizadas Facilitar la operación de los driver de la impresora gracias a la pre-configuración del mismo Simplifica el uso de dispositivos Konica Minolta como estaciones de entrada para DMS existentes Fácil adopción de las libretas de direcciones existentes en nuevos dispositivos, sin necesidad de gestión de las direcciones de forma individual Conveniente personalización de las libretas de direcciones con los destinos más importantes a su alcance Autenticación Central para el control eficaz de los dispositivos y el control para ver sus costes de impresión Apoyo perfecto para su facturación interna La Autenticación permite tener todos los dispositivos disponibles para todos los empleados en diferentes niveles, a través de la programación de los derechos individuales de usuarios Configuración Cuentas de Usuarios y Funciones de Fax/Escáner CÓDIGO: 9960OD23059 16
Instalar Autentificación de Usuarios en un Servidor Implementación Cambio Instalar Autentificación de usuarios en un Servidor Esto incluye la instalación del acceso LDAP. Instalación de los controladores y la configuración en un servidor de impresión Instalación del acceso LDAP Configuración de cuentas de usuario. Acceso al servidor correspondiente Apoyo del administrador IT Su hardware y software deben cumplir los requisitos mínimos Inmediata disponibilidad de los dispositivos de impresión después de su instalación Uso inmediato y mejorado de configuraciones optimizadas Facilitar la operación de los drivers de la impresora gracias a la pre-configuración del mismo Fácil adopción de las libretas de direcciones existentes en nuevos dispositivos, sin necesidad de gestión de las direcciones de forma individual Conveniente personalización de las libretas de direcciones con los destinos más importantes a su alcance La Autenticación permite tener todos los dispositivos disponibles para todos los empleados en diferentes niveles, es decir, a través de la programación de los derechos individuales de los usuarios Instalar Autentificación de Usuarios en un Servidor CÓDIGO: 9960OD23056 17
Documentación/Información Personalizada Implementación Información + Formación Documentación/Información Personalizada Este servicio cubre el desarrollo de la documentación personalizada para usuario de forma individual y el material de información relacionado con todas las partes y módulos de la solución elegida de Konica Minolta. Proveemos información individualizada al usuario Los archivos de impresión se proporcionan de manera estándar Materiales impresos disponibles como opción Proveemos documentación administrativa y/o técnica para la administración de IT, servicio de asistencia técnica y equipo de apoyo Claro enfoque en la información relevante para su empresa Ahorrar papel y tiempo, evita la confusión y costosas acciones correctivas Información sobre su organización y estructura, es decir, los usuarios y administradores Colaboración en la definición de requisitos y alcance exacto Detalles del plan de distribución del flujo de trabajo de la documentación Documentación/Información Personalizada CÓDIGO: 9960OD24001 18
Formación Adicional Básica Implementación Información + Formación Formación Adicional Básica El objetivo de la Formación Básica es permitir a los usuarios imprimir y copiar con un sistema multifuncional de Konica Minolta y hacer uso de otras características básicas. Por lo general, esta capacitación se da durante la instalación del nuevo sistema Konica Minolta o poco después. La formación no entra en gran detalle, sino que sólo incluye un resumen de las principales características, con el grado de información que se acuerde de antemano. Breve introducción a las más importantes funciones de hardware, incluyendo copiado, impresión, escaneo y Fax como opción Sesión introductoria para su soporte de IT durante la implementación y la integración en red del nuevo sistema, explicando a su personal de IT la mejores prácticas relativas a la instalación, soporte y la solución de incidencias de todos los componentes Asegura la rápida familiaridad con los sistemas que se acaban de instalar Evita la confusión y la pérdida de tiempo con el ensayo y error de enfoque Programación básica de la formación in situ a la vez, cuando todos los interesados, usuarios y operadores, estén disponibles y puedan asistir Anuncio interno a los miembros del personal en cuestión informando del calendario acordado Formación Básica CÓDIGO: 9960OD24002 19
Formación hecha a medida Implementación Información + Formación Formación hecha a medida Este servicio cubre todos los tipos de cursos de capacitación para usuarios y administradores de IT, análisis previo de las necesidades de capacitación, así como el desarrollo de los entrenamientos individuales. Introducción/Formación personalizada ampliada on site, para dispositivos específicos y/o soluciones Formación de soluciones para los administradores de IT y/o personal de soporte Análisis del nivel de conocimiento real de los administradores de IT además de la visión general de los requisitos de la formación Diseño de un programa comprensivo e integrado de desarrollo de los recursos humanos Proporciona el entrenamiento exacto que refleja su nueva infraestructura de hardware y de aplicaciones Le permite adaptar individualmente los contenidos de la formación Formación eficaz adaptada al nivel actual de conocimientos de los participantes Lista de todos los participantes Información sobre los programas de formación actuales y anteriores Selección de candidatos para las entrevistas Nombramiento de máximo 8 participantes en cada formación Formación hecha a medida CÓDIGO: 9960OD24002 20
Jefe de Servicios Service Manager Gestión Operativa Jefe de Servicios, Service Manager Este servicio garantiza el seguimiento de los métodos y que los procedimientos estén completos y cumplan con los estándares establecidos en el contrato suscrito entre Konica Minolta y el cliente. Desarrollar y capacitar al administrador de IT para proporcionar un alto nivel de apoyo Capturar e informar sobre todas las mediciones de servicio al cliente, producción y métricas de entrega a tiempo Anticipar puntos críticos de una situación o problemas, estableciendo controles y mecanismos de coordinación y buscando información externa para asegurar la calidad de los procesos La confirmación de los elementos definidos en el proyecto de servicios Proveer los recursos relacionados con la capacidad del proyecto Nombramiento de una persona a cargo a nivel de administración con competencias de gestión Evita resolver incidencias ya que las soluciona antes que estas sucedan Le permite optimizar permanentemente su parque Capacita a sus propios colaboradores, obteniendo una rapidez de respuesta inmediata Jefe de Servicios Service Manager CÓDIGO: 99690577417 21
Reposición de Tóner (blanco y negro / color) Gestión Operativa Reposición de Tóner (blanco y negro / color) Este servicio garantiza la fiabilidad de reposición del tóner por el personal de Konica Minolta, a través de un proceso automatizado. No se requieren acciones de su personal para asegurar que el equipo permanezca siempre disponible. Reemplazo del tóner por Konica Minolta para sistemas blanco y negro Reemplazo del tóner por Konica Minolta para los sistemas de color Permiso para instalar Konica Minolta OPS hardware y software Acceso a los dispositivos de Konica Minolta, por parte de nuestro personal Autorizar la ruta de alertas para Konica Minolta No hay necesidad de prestar atención a la utilización del tóner el servicio de Konica Minolta cambia el tóner de forma rápida y sencilla cuando sea necesario Los usuarios ahorran tiempo, esfuerzo y evitan ensuciarse las manos Reposición de tóner CÓDIGO: 9960OD32004 22
Gestión de Residuos Gestión Operativa Gestión de Residuos Con este servicio usted puede dejar la gestión de la eliminación de todos los residuos producidos por sus multifuncionales/impresoras a Konica Minolta. Ofrecemos un punto de recogida para todos los residuos, por ejemplo del tóner de repuesto, con la retirada y disposición de él de acuerdo con las regulaciones ambientales nacionales. La eliminación de la bolsa de residuos en la EcoBox de Konica Minolta contiene: Botellas vacías de tóner (MFPs, impresoras; con o sin chip) Cartuchos de tóner (de impresoras) Los envases (botellas de tóner, cartuchos) Cajas de Residuos de tóner (MFPs, impresoras) Unidades de imagen (CRUs) Eliminación ambientalmente racional de piezas usadas y consumibles Eficacia mejorada de la eliminación de residuos, correcta y sin esfuerzo por su parte Asegura que su empresa actúa dentro del ámbito "verde" Acceso a sus instalaciones por parte del personal de Konica Minolta Compra de la EcoBox de Konica Minolta Lugar asignado en sus instalaciones para la EcoBox Se recomienda la integración con la gestión de los residuos de su empresa. Gestión de Residuos CÓDIGO: 9960OD32006 23
Asistencia Técnica del Usuario Gestión Operativa Asistencia Técnica del Usuario Este servicio cubre un servicio de ayuda a los usuarios y administradores de IT sobre las cuestiones relativas al hardware y software de Konica Minolta. Los administradores se pueden enviar a un nivel diferente de servicio de asistencia. Servicio de Asistencia al usuario (helpdesk) Administrador de servicio de asistencia Soporte telefónico Apoyo remoto y solución de problemas Resolución de problemas para productos Konica Minolta Registro de la incidencia y el inicio del proceso de solución de la misma para otros productos Punto de entrada a la cadena de escalado de incidencias Resolución de problemas de aplicaciones y soluciones La productividad aumenta gracias a usuarios informados Los usuarios saben dónde conseguir ayuda si la necesitan Menos vacilación por parte de los usuarios para obtener ayuda de un soporte dedicado, pero externo. Asistencia Técnica del Usuario CÓDIGO: 9960OD32007 No necesitamos nionguna información. Solamente deseamos indicar que nuestro helpdesk está disponible solo durante el horario laborable 24
Operador Gestión de Servicios Gestión Operativa Operador Gestión de Servicios Este servicio ofrece la implementación in situ de un técnico de soporte dedicado, trabajando en exclusiva para el cliente. Técnico especialista en: o Instalaciones o Configuraciones o Mantenimientos o Resolución de Incidencias La exclusividad de poseer un operativo permanente La gestión eficiente sin pausas en su parque Acceso del Operador a todas las áreas pertinentes de la empresa Apoyo del administrador de IT Apoyo del departamento de logística o su similar Operador Gestión de Servicios CÓDIGO: 99690577402 25
Certificación de Seguridad Gestión Operativa Certificación de Seguridad Este servicio ofrece la certificación por parte de nuestros técnicos oficiales, quienes confirman que el dispositivo cumple con la normativa de seguridad internacional. Dependiendo de sus necesidades efectuamos una lista de verificación de Análisis de Seguridad, para que Konica Minolta configure (activando o desactivando) varias características de seguridad de los dispositivos multifunción MFP en sus instalaciones o en la pre-instalación. Se documentará y se entregará la configuración de seguridad Se colocará en el dispositivo una etiqueta indicando máquina SEGURA, con el fin de ilustrar el servicio realizado. Apoyo del administrador de IT Acceso a sus instalaciones por parte del personal de Konica Minolta La confirmación de los elementos definidos en el proyecto Nuestra certificación de seguridad cierra las posibles vulnerabilidades de seguridad de los MFPs, ofreciendo un altísimo nivel de seguridad Protegemos los documentos del cliente, los datos y la información y prevenimos los daños financieros y la reputación de la compañía Nuestra Certificación de seguridad ofrece la tranquilidad debida a nuestros cliente Certificación de Seguridad CÓDIGO: 99690577418 26
Operativa de traslados y retirada. Borrado y eliminación de datos Gestión Operativa Operativa de traslados y retirada. Borrado y eliminación de datos Este servicio cubre la reubicación o traslado y retirada o eliminación profesional de los sistemas de Konica Minolta y otros dispositivos bajo la gestión de Konica Minolta. Así como el borrado de datos certificados y el retorno seguro del disco duro del dispositivo al cliente. Retirada y eliminación de los dispositivos de hardware dentro de los 10 días de la orden de solicitud Sobre escritura certificada de datos segura de discos duros Desmantelamiento de las unidades de disco duro y devolución a su compañía Acceso a las instalaciones implicadas de la empresa Las personas a cargo y los administradores de IT especialmente, deben ser informados de antemano sobre las actividades planeadas y deben estar disponibles en la fecha prevista. Selección del método de sobre escritura (dependerá de la disponibilidad y del nivel deseado de seguridad) Al terminar, su aprobación de que el servicio se completó en conformidad con el procedimiento especificado y acordado Permite el ajuste flexible del nuevo entorno de impresión según su necesidad Konica Minolta ayuda a mantener la productividad general alta, por ejemplo, después de mover los dispositivos de A a B Mantiene los tiempos de parada a un mínimo, durante un traslado Los usuarios mantienen sus manos limpias Los dispositivos antiguos no ocupan espacio innecesario en la oficina Facilita la eliminación ecológica de aparatos antiguos Evita la divulgación involuntaria de información interna de su empresa, impresa o digitalizada Mayor fiabilidad en el borrado eficiente de datos Ayuda a garantizar que no salgan por error los documentos corporativos sensibles de su empresa Operativa de traslados y retirada. Borrado y eliminación de datos CÓDIGO: 99690577450 27
Servicio de Monitorización Gestión Monitorización Servicio de Monitorización Para el seguimiento de su propio parque de impresión, Konica Minolta le puede proporcionar la columna vertebral de software y las cuentas personales para sus usuarios de un portal web. Este servicio cubre el nivel de informes contratados para su parque. La opción para supervisar su propio parque de impresión, su utilización y el rendimiento sobre una base del día a día Acceso a los informes asignados en la monitorización del portal web Suministro regular de informes en archivos (xls, pdf), acordado con el administrador del contrato de Konica Minolta. Definición de la información requerida Colaboración en la identificación de los formatos de informes más adecuados Nombres y datos de contacto de usuario clave y/o de soporte TI Permitir la comunicación a través de la red troncal OPS Software entre dispositivos de la red y la base de datos central del parque de Konica Minolta, en conformidad con los requisitos de seguridad de IT Asegura la independencia para comprobar el estado de su parque en cualquier momento, en el más conveniente para usted Proporciona acceso instantáneo a los informes que ha solicitado a través de la Web Mayor transparencia de las actividades de impresión y del uso del sistema en su empresa Servicio de Monitorización CÓDIGO: 9960OD33001 28
Servicio de Administración del Portal de Monitorización. Ejecutiva Gestión Monitorización Servicio de Administración del Portal de Monitorización. Ejecutiva Este servicio proporciona al personal autorizado, el acceso en línea a los datos e informes teniendo en cuenta el indicador de promedio de Rendimiento Clave (KPI), entrega de consumibles y servicios. Si un KPI se sale de las especificaciones establecidas por el SLA, esto genera una alerta automática. Con el panel de herramientas dinámicas, usted y otros usuarios autorizados pueden crear informes individuales de los datos que desea recibir con regularidad. Acceso directo a los indicadores clave de rendimiento más importantes (KPIs) Fácil revisión de la prestación del servicio Revisión fiable de la prestación de consumibles y servicios Alertas automáticas si el KPI se sale de las especificaciones designadas en los SLAs Descripción ejecutiva del estado del parque a través del tablero de instrumentos Visualización en tiempo real de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) Alerta inmediata si sus niveles de servicios de impresión no son satisfactorios Su apoyo para la definición de los KPIs y asuntos relacionados, así como para las especificaciones establecidas en el SLA Nominaciones de los usuarios Aceptación de la solución de Konica Minolta Definición de un acuerdo sobre el contenido del panel Servicio de Administración del Portal de Monitorización. Ejecutiva CÓDIGO: 9960OD33004 29
SLA Avanzado o Ejecutivo Gestión Mejoras SLA Avanzado o Ejecutivo Este servicio proporciona las mejoras avanzadas o ejecutivas del SLA para obtener el servicio más rápido o para mejorar el servicio estándar. Ampliación del nivel de servicio estándar (SLA) Reducción de los tiempos de respuesta para las llamadas de servicio (Tiempo de respuesta estándar reducido en 2 ó 4 horas, respectivamente) Ayuda a maximizar la disponibilidad de su equipo, de acuerdo con los requisitos de su empresa Apoyo personalizado para sus dispositivos de impresión, por ejemplo, con tiempos de reacción más cortos El acceso inmediato a las instalaciones del cliente para los técnicos de servicio de Konica Minolta Los datos de contacto del operador principal a cargo Persona a cargo disponible en el sitio, según sea necesario SLA Avanzado o Ejecutivo CÓDIGO: 9960OD34001 30
Personalización de Documentos de Salida Gestión Mejoras Personalización de Documentos de Salida Este servicio proporciona la personalización a medida de Facturas, Informes, Reportes, etc. Diseño a medida de sus principales documentos Personalización de Documentos de Salida CÓDIGO: 99690577419 Apoyo del administrador de IT Proveer a nuestros técnicos de la información y documentación a personalizar que será implementada en los sistemas. Mantenimiento efectivo de su imagen corporativa en la salida de sus documentos Sus documentos seguirán teniendo el mismo formato a lo que sus usuarios han estado acostumbrados, reduciendo el temor al cambio. 31
Digitalización de Facturación Certificada Gestión Mejoras Digitalización de Facturación Certificada Este servicio proporciona la digitalización de facturas con la aplicación aprobada por la Agencia Tributaria. Digitalice todas las facturas de sus proveedores en papel y conviértalas en electrónicas, certificadas por la Agencia Tributaria Digitalización de Facturación Certificada CÓDIGO: 99690577701 Apoyo del administrador de IT Acceso permitido a nuestro personal de los dispositivos de Konica Minolta Le devolvemos un fichero que usted puede importar a su programa contable. Ahorra horas y horas de introducción de datos en su aplicación contable. 32
Digitalización Estándar de Documentos Gestión Mejoras Digitalización Estándar de Documentos Este servicio proporciona la digitalización de documentos en general para su posterior manipulación. Digitalizar todos los documentos de su empresa, para que posteriormente pueda implementar una solución de gestión documental Apoyo del administrador de IT Acceso permitido a nuestro personal de los dispositivos de Konica Minolta Obtener un control efectivo sobre sus documentos Rapidez en la búsqueda y visualización de documentos Primer paso para una eficaz gestión documental Ahorra horas y horas en la digitalización de documentos por parte de su personal con el respectivo coste que eso representa. Digitalización Estándar de Documentos CÓDIGO: 99690577702 33
Traslado de Documentos Gestión Mejoras Traslado de Documentos Este servicio proporciona la recogida y/o entrega de documentación en un servicio de custodia física. El traslado de toda documentación que requiera para su almacenamiento bajo custodia Apoyo del administrador de IT Apoyo del departamento de logística o su similar Transferir la responsabilidad del transporte de documentación critica Realizado por especialistas Reducción de costes, tanto de personal como de m 2 Traslado de Documentos CÓDIGO: 99690577703 34
Custodia de Documentos Gestión Mejoras Custodia de Documentos Este servicio proporciona el almacenamiento y la custodia de la documentación estándar o certificada. Almacenamos sus documentos físicos en instalaciones acondicionadas para su custodia durante el tiempo que desee Disponemos de partners con instalaciones en distintas provincias del territorio nacional. Guarde documentos con valor legal, de forma que sean reconocidos por un juez en caso de que tenga que usarlos en un juicio Realizado por especialistas Reducción de costes, tanto de personal como de m 2 Apoyo del administrador de IT Apoyo del departamento de logística o su similar Custodia de Documentos CÓDIGO: 99690577705 35
Destrucción de Documentos Gestión Mejoras Destrucción de Documentos Este servicio proporciona la destrucción de documentación autorizada o certificada. Destrucción de documentos estándares o certificados Una vez que decida destruir dicha documentación, podemos hacerlo por usted, incluso de forma certificada. Apoyo del administrador de IT Apoyo del departamento de logística Evita la divulgación involuntaria de información interna de su empresa Realizado por especialistas Reducción de costes, tanto de personal como de m 2 Destrucción de Documentos CÓDIGO: 99690577707 36
Esto es todo...? Claramente, NO! En este catálogo, hemos recopilado una selección de los servicios OPS de Konica Minolta - esta es nuestra oferta estándar de servicios OPS. Si se decide por trabajar con Konica Minolta, tenemos la intención de que esta cooperación se convierta en una verdadera asociación que forme la base para el aprendizaje común y el desarrollo conjunto. Nos esforzamos continuamente para entender mejor sus necesidades en torno a la impresión, a los documentos y a los procesos de negocio relacionados cada día de nuestra colaboración. Nuestro punto de vista externo combinado con su conocimiento interno basado en hechos y en cifras, nos ayudará a descubrir nuevas oportunidades de medidas adicionales para mejorar su eficiencia y productividad. Le podríamos proponer que para ahorrar dinero y aumentar la estabilidad del servicio, así como la disponibilidad, sería suficiente sustituyendo sus líneas de fax individuales con una solución de FoIP central. O bien, podemos apoyar a su dirección estratégica para ejecutar sus líneas de negocio como centros de beneficios con la contabilidad de costes y una solución de control inteligente. O bien, podemos acelerar su oferta como proveedor, con el proceso de presentación y aprobación al instalar y poner en operación un sistema de distribución de documentos electrónicos con flujos de trabajo de aprobación. Los servicios de impresión optimizados que le ofrecemos contribuirán a hacer su negocio más eficiente y eficaz - y esto seguirá creciendo con la colaboración estrecha entre usted y nosotros. Esta es la parte del catálogo que nunca se puede imprimir. Esta es nuestra promesa: Todo el mundo en Konica Minolta se esforzará para ganarse su confianza y le proporcionará los medios para hacer que sus visiones e ideas de negocios hoy, se hagan realidad mañana. Porque en Konica Minolta, le damos forma a las ideas! 37
38 Notas
Ideas 39
Konica Minolta Business Solutions Spain,S.A. Albasanz, 12 28037 Madrid Tel : 91 327 73 00 Fax: 91 327 09 00 info@konicaminolta es www konicaminolta es www ops-servicios es 09/2012