CURSO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Tema 5 Documentos y archivos electrónicos Daniel Sánchez Martínez (danielsm@um.es) Proyecto Administración Electrónica Universidad de Murcia
Objetivos Comprender las diferencias entre los formatos abiertos y los formatos propietarios. Desglosar la problemática del archivado y la preservación electrónica a largo plazo. Describir los aspectos básicos de la gestión de documentos electrónicos y del modelo OAIS. Introducir la importancia de los servicios de notaría electrónica. 2
Documentos electrónicos Definiciones Características Formatos abiertos Formatos propietarios
Documento electrónico Definición técnica: Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo eléctrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido Definición legal: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado Diferencia esencial con el documento en papel: disociación entre contenido y representación. 4
Documento electrónico Accesibilidad Soporte físico Disco duro o DVD? Sistema operativo Windows, Mac o Linux? Aplicación Microsoft Word o OpenOffice? Formato Abiertos o propietarios? Seguridad Firma electrónica 5
Formatos Codificación de información definida a través de un documento de especificación. Abiertos Especificación pública y libre de restricciones legales de uso. Cualquier aplicación puede utilizarlos (propietarias o libres). Propietarios Controlados y definidos por intereses privados. Sólo la aplicación propietaria puede utilizarlos. 6
Formatos abiertos Open Document OASIS Soportado por OpenOffice (extensión.odt) Portable Document Format Adobe Soportado por Adobe Acrobat Reader (extensión.pdf) Joint Photographic Experts Group Compresión de imágenes Extensión.jpg o.jpeg Open Office XML Reciente y controvertido estándar de Microsoft Soportado por Microsoft Office 2007 (extensión.docx) 7
Formatos abiertos XML W3C Documentos de marcas (extensión.xml). Cualquier procesador de textos es capaz de interpretarlos (texto plano). Carecen por sí mismos de representación visual. Transformaciones mediante lenguajes XSLT o XSL-FO (hojas de estilo) Generan formatos HTML, PDF, Estándar de facto para la interoperabilidad entre sistemas de información. 8
Formatos propietarios DOC Formato nativo y cerrado de Microsoft Word. Opción de almacenamiento por defecto hasta la versión Word XP (extensión.doc) Tagged Image File Format Adobe (extensión.tif) MPEG-1 Audio Layer 3 MPEG (extensión.mp3) 9
Gestión de documentos electrónicos Copias electrónicas Archivo electrónico Modelo OAIS Preservación electrónica Soluciones de archivo
Copias electrónicas Ley 11/2007. Artículo 30. Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidas por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento. Las copias realizadas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente que permita contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos. 11
Copias electrónicas Tecnología utilizada. Transformaciones documentales (XSLT). El ciudadano firma un documento XML y recibe una copia PDF imprimible del mismo. Códigos de identificación unívocos. Alfanuméricos, códigos de barras, nubes de puntos. 12
Archivo electrónico Ley 11/2007. Artículo 31. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. Los medios en los que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación. 13
Archivo electrónico Documentos objeto de archivo Los documentos que forman parte de los expedientes. Los libros o recibos de registros para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. La correspondencia o comunicaciones electrónicas. Boletines oficiales, publicaciones. folletos comerciales, fotocopias de legislación. 14
Archivo electrónico Fases del ciclo de vida de un documento Documentación activa: es la etapa en la que los documentos son producidos o recibidos, su valor administrativoestá vigente. Su consulta suele ser muy frecuente. Documentación semi-activa: es la etapa en la que el trámite administrativo ha finalizado pero su valor administrativotodavía continúa vigente. Su consulta es esporádica. Documentación inactiva: es la etapa en la que su valor administrativoha desaparecido, pero a su vez el documento ha adquirido un valor secundario, que puede ser fuente de investigación histórica. Problemática preservación a largo plazo. Los soporten se deterioran o quedan obsoletos. Las firmas electrónicas dejan de ser fiables. Los formatos documentales dejan de ser legibles. 15
Archivo electrónico in 16
Modelo OAIS Open Archival Information System (ISO 14721:2003) Modelo estructurado en módulos independientes. Principales funcionalidades Ingreso de documentos digitales Submission Information Package (SIP) Ingreso y actualización de metadatos. Almacenamiento de archivos Archival Information Package (AIP) Realización de consultas sobre los metadatos Extracción y visualización de documentos solicitados Dissemination Information Package (DIP) Administración y gestión del sistema 17
Modelo OAIS 18
Modelo OAIS Un productor de información es capaz de: Añadir nuevos documentos al repositorio para su almacenamiento. Informar de los metadatos asociados al documento (identificativos, técnicos y estructurales). Los usuarios del sistema pueden: Realizar consultas sobre los metadatos y generar listados de documentos. Obtener una copia de un documento para su visualización. Un administrador del sistema puede: Modificar y eliminar metadatos. Establecer permisos de acceso a los documentos. Generar informes de la operación del sistema. 19
Modelo OAIS Paquete SIP (Submission Information Package) encapsula la documentación a archivar. Contenidos (datos digitales) Estructura de la información (relaciones entre componentes, estructura del archivo) Metadatos descriptivos Paquete AIP (Archival Information Package) Encapsula contenidos digitales (datastreams) + metadatos. Identificador perdurable (PID). Paquete DIP (Dissemination Information Package) Acceso a los contenidos archivados. 20
Archivo electrónico Producer Submission Information Packages OAIS Archival Information Packages Result sets orders queries Dissemination Information Packages Consumer 21
Preservación a largo plazo Preservación física Copias de seguridad Modelos: completa, incremental, diferencial. Medios: cinta magnética, disco duro, disco óptico, llaves USB, servicios remotos. Barreras físicas Cajas fuertes, control de accesos, sensorización electrónica. Planes de seguridad y prevención 22
Preservación a largo plazo Accesibilidad se debe evitar la obsolescencia de los contenidos digitales. Uso de estándares abiertos Aseguran la legibilidad futura del documento. Migración Conversión o transferencia de datos a nuevos entornos. Siempre existe el riesgo de pérdida de información en el proceso. Virtualización o emulación Replicación en el sistema actual de una funcionalidad ya obsoleta. 23
Preservación a largo plazo Elementos de seguridad Desaparición o ausencia del prestador formato de firma avanzado o extendido Archivado de las evidencias de validación Certificados Sellos de tiempo Respuestas de validación Compromiso de los algoritmos de hash o firma (debilidad tecnológica) Hash o resumen digital proporciona integridad Firma digital proporciona autenticidad y no repudio Re-sellado de los documentos cada ciertos periodos de tiempo Archivado de estos nuevos sellos de tiempo 24
Soluciones de archivo Documentum Enterprise Content Management (ECM). Solución propietaria. Suite completa de aplicaciones de gestión documental para una organización. Entre sus características Gestión de cualquier tipo de contenido Repositorio único Integrable mediante APIs y servicios Web Ofrece servicios horizontales 25
Soluciones de archivo 26
Soluciones de archivo Alfresco Alternativa de código abierto para la gestión de contenido empresarial (ECM) Gestión documental Gestión de registros Gestión del contenido web Apuesta de muchas administraciones españolas Junta de Extremadura Junta de Andalucia 27
Soluciones de archivo iarxiu Plataforma técnica creada por CATCert Facilita a las administraciones públicas catalanas la transición a la custodia y archivo del documento electrónico. Ofrece servicios de archivo electrónico en fase semiactiva e inactiva o histórica. Asume la responsabilidad de mantener Disponibilidad. Preservación. Evidencia de documentos electrónicos durante largos periodos de tiempo más allá de la obsolescencia tecnológica. Servicios prestados Recuperación de información y reconstrucción de documentos. Migración y emulación de fuentes documentales. Evidencia electrónica documental 28
Soluciones de archivo 29
Referencias Ley 11/2007. http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_da tos/doc.php?coleccion=iberlex&id=2007/1235 2 Modelo OAIS. http://public.ccsds.org/publications/archive/65 0x0b1.pdf Documentum. http://www.documentum.com/ Alfresco. http://www.alfresco.com/ iarxiu. http://www.catcert.cat/web/cas/1_4_9_iarxiu.j sp 30
PREGUNTAS 31