GOBIERNO DEL ESTADO DE JALISCO PODER EJECUTIVO DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS. Fecha de elaboración: Mayo de 2004.
1. ÍNDICE 1. Índice. 1 2. Presentación. 3 3. Objetivos del Manual de Servicios. 5 4. Rumbo de Gobierno. 7 5. Políticas Generales. 9 6. Inventario de Servicios. 11 7. Descripción de los Servicios. 13 8. Directorio. 33 9. Glosario. 37 10. Anexos. 39 11. Elaboración, Aprobación y Dictaminación. 42 Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 1 de 42
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2. PRESENTACIÓN La clara y precisa coordinación entre los responsables de otorgar los servicios y los usuarios de los mismos es imprescindible para asegurar que el servicio satisfaga las expectativas. El manual de servicios es un instrumento que facilita la descripción clara de los servicios sustantivos que proporciona la Dependencia, los requisitos para otorgarlos, los procedimientos a seguir por los usuarios para obtenerlo y la especificación de las características y estándares de calidad requeridos. La elaboración de este documento se suma a las acciones desprendidas del Programa Estatal de Desarrollo 2001-2007, avala el compromiso de la Secretaría de Finanzas para fortalecer sus tareas administrativas y de servicios, así como su eficaz integración con las demás Dependencias del Poder Ejecutivo y con la Sociedad, esto permitirá lograr para el desarrollo de Jalisco el mejor sistema de Hacienda Pública, dentro de un marco de legalidad, transparencia y justicia. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 3 de 42
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3. OBJETIVOS DEL MANUAL El Manual de Servicios en su calidad de instrumento administrativo, tiene los siguientes objetivos Describir los servicios vitales de la Dependencia especificando sus estándares de calidad, así como difundirlos entre la población en general. Proporcionar a las áreas encargadas de atender al público un documento que sirva de guía para informar y orientar correcta y oportunamente a los usuarios de los servicios. Extractar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se desarrollan en el proceso de otorgar los servicios. Delimitar las responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de los servicios. Definir los estándares de calidad de los procesos de trabajo. Establecer las políticas y lineamientos generales que deberán observarse al otorgar los servicios. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 5 de 42
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4. RUMBO DE GOBIERNO. La presente administración se ha planteado cinco compromisos básicos en los que habrá de presentar resultados en el corto, mediano y largo plazo. Estos cinco compromisos son: Promover un desarrollo humano para todos los jaliscienses. Impulsar en Estado con oportunidades para todos. Consolidar un desarrollo regional equilibrado y sustentable. Asumir junto con la sociedad un combate frontal a la delincuencia. Garantizar un ejercicio de gobierno cercano y transparente. Para avanzar hacia este rumbo como sociedad y como Gobierno, es necesario asegurar que los avances y progresos que van alcanzándose en todos los frentes no se pierdan; crear las instancias, mecanismos y fórmulas para consolidar experiencias y capitalizar aprendizajes y consolidar las plataformas sucesivas para un desarrollo sostenido y auténtico progreso ascendente; bajo los siguientes principios, compromisos y fines: PRINCIPIOS 1. Una gestión compartida 11. Desarrollo regional efectivo 2. La corresponsabilidad en los quehaceres comunes 3. Un gobierno innovador, promotor y sensible 12. Municipios fuertes 13. Desterrar la impunidad 4. Un gobierno que informe 14. Enriquecer su capital social 5. Una administración profesional y honesta 6. Políticas públicas pertinentes 7. La equidad social 8. Una sociedad incluyente y una convivencia plural 9. Un Desarrollo con calidad 15. Alcanzar una productividad social y estructural 16. Lograr la sustentabilidad del Desarrollo 17. Impulsar un mejor modelo federalista 18. Lograr una economía equilibrada y diversificada 19. Aprovechar las oportunidades de un mundo abierto y competitivo 10. Un Jalisco más descentralizado Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 7 de 42
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5. POLÍTICAS GENERALES. Todos los servicios deberán satisfacer las expectativas de los usuarios. Los responsables de las áreas involucradas deben tener actitud de servicio. Los responsables de las áreas involucradas deben conocer los servicios que ofrece la Secretaría de Finanzas a la ciudadanía. Los ciudadanos deben recibir orientación por parte del responsable de otorgar el servicio en forma correcta, veraz y oportuna. Ante alguna irregularidad, los usuarios de los servicios podrán presentar su queja al responsable del servicio. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 9 de 42
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6. INVENTARIO DE SERVICIOS. DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN SERVICIO USUARIO PÁGINA Secretario de Finanzas Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas Monitoreo estratégico de la información proveniente del entorno y desde adentro de la propia dependencia. Atención de las solicitudes de entrevistas de los medios de comunicación. Informar a la ciudadanía, veraz y oportunamente, a través de los medios de comunicación y la página web SEFIN (http://sefin.jalisco.g ob.mx). Preparar y desarrollar eventos, foros y coloquios relativos a las finanzas públicas. Mejoramiento de la imagen institucional de la SEFIN. Funcionarios de la Secretaría de Finanzas. Medios de comunicación. Medios de comunicación y sociedad en general. Estudiantes, cámaras de industriales y empresarios, funcionarios públicos, etc. Ciudadanía (contribuyentes). 19 22 25 28 31 Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 11 de 42
Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 12 de 42
7. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 13 de 42
Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 14 de 42
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS. Fecha de elaboración: Mayo del 2004. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 15 de 42
Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 16 de 42
A. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Monitoreo estratégico de la información proveniente del entorno y desde adentro de la propia dependencia Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: Monitoreo diario, matutino y vespertino, de radio, TV, internet y prensa para mantener adecuadamente informados a los funcionarios de la SEFIN y así, poder dar una eficaz respuesta a las necesidades de la ciudadanía. USUARIOS: Los funcionarios de la Secretaría de Finanzas. ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL SERVICIO: Secretario de Finanzas, Direcciones Generales, Direcciones de Área, 135 Recaudadores, y la propia Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. REQUISITOS PARA OBTENER LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Recabar la información relevante que emiten los medios de comunicación masivos, para sintetizarlo en productos sencillos para los funcionarios de la Secretaría de Finanzas. PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR EL SERVICIO: Analistas especializados, en colaboración con la Coordinación Especializada en Atención a Medios, adscritos a la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas, monitorean diariamente y desde muy temprano, la información que se difunde a través de los medios de comunicación. El Jefe de la Unidad Departamental de Comunicación Social concentra la información que se desprenda del monitoreo para conformar un resumen matutino y vespertino que se distribuye a primera hora y a medio día, respectivamente, a los funcionarios de SEFIN que laboran en el edificio de Pedro Moreno # 281. Asimismo, se envía dicho resumen por correo electrónico a los principales funcionarios de SEFIN y oficinas de recaudación fiscal de la Zona Metropolitana de Guadalajara para mejorar el servicio a la ciudadanía. Analistas del área, junto con personal de servicio social recortan y pegan las notas más importantes para conformar una síntesis de noticias que se fotocopia y distribuye a los mismos funcionarios a quienes se repartió el resumen de noticias. Las noticias relevantes para la Secretaría de Finanzas son clasificadas según los 34 programas de Gobierno, en un archivo de la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas, para poder ser consultadas si algún funcionario así lo requiere. Se continúa con el monitoreo de los medios de comunicación a lo largo del día, y se envían por correo electrónico las notas (nacionales e internacionales) más relevantes en materia económico y financiero, a los funcionarios de SEFIN. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 17 de 42
A medio día se hace un corte de información para conformar un resumen ejecutivo de noticias del internet, que se entrega impreso al Secretario de Finanzas y se envía por correo electrónico a los funcionarios de SEFIN. De igual forma, a lo largo del día se analizan y remiten a los principales funcionaros de SEFIN, los boletines que se desarrollen desde el Despacho del C. Gobernador del Estado, así como los emitidos por alguna otra Dependencia estatal que resulten relevantes para esta Dependencia. Los fines de semana, el Director del Área y el Jefe de Unidad Departamental realizan un monitoreo matutino para informar al Secretario de Finanzas sobre la información más relevante y que compete a la SEFIN. Cuando hay alguna nota importante el funcionario decide si se contesta por medio de algún evento o producto comunicacional. En caso afirmativo, solicita a la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas que lo redacte y lo haga llegar a los medios de comunicación. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO: Permanente y proactivo. TIEMPO PARA LA ENTREGA DEL SERVICIO: Inmediata. HORARIO: Lunes a Viernes, de 7:00 a 20:00 horas, y sábados y domingos de 7:00 a 9:00 hrs. RESULTADO ESPERADO: Que los funcionarios de la Secretaría de Finanzas estén adecuadamente informados sobre los acontecimientos más relevantes para esta Dependencia estatal. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 18 de 42
B. FLUJOGRAMA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Monitoreo estratégico de la información proveniente del entorno y desde adentro de la propia Dependencia. Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PUBLICAS UNIDAD DEPARTAMENTAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL FUNCIONARIOS DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Resumen. Inicio Analistas especializados monitorean la información que se difunde por los medios. Concentra la información del monitoreo y elabora resumen para distribuirlo dentro del edificio. Envía resumen por correo electrónico a funcionarios de la SEFIN y Jefes de Oficina de Recaudación Fiscal. Elabora síntesis de noticias con recortes y se distribuyen a funcionarios dentro del edificio. Clasifica las noticias según programa de gobierno y se archivan. A B C Si Elabora respuesta con información proporcionada por el Secretario o Funcionario. Elabora corte de información a medio día y conforma resumen ejecutivo para el Secretario de Finanzas. Monitorea y analiza los boletines emitidos por el Despacho del Gobernador u otra Dependencia. Monitorea en fin de semana para informar al Secretario de Finanzas lo relevante. En caso de existir noticia relevante, el funcionario que le compete decide si hay respuesta. Evento o producto comunicacional? No Fin Resumen. Resumen. A Recibe la información derivada del monitoreo. Fin B Recibe síntesis de noticias con recortes. Continúa con el monitoreo durante el día y se envían por correo electrónico. Informa a los medios de comuicación por medio del evento o producto comunicacional. Fin C Fin Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 19 de 42
A. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Atención de las solicitudes de los medios de comunicación. Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: Proporcionar la información requerida por los medios de comunicación. USUARIOS: Medios de comunicación. ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL SERVICIO: Secretario de Finanzas, Direcciones Generales, Direcciones de Área, los 135 Recaudadores, y la propia Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. REQUISITOS PARA OBTENER LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Que algún medio de comunicación solicite información sobre algún tema en particular, y que el Secretario de Finanzas y las Direcciones Generales proporcionen y validen la información a difundir. PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR EL SERVICIO: Los medios de comunicación solicitan por teléfono, correo electrónico o personalmente a la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas que se les conceda una entrevista. La Coordinación Especializada en Atención a Medios atiende dicha solicitud y emite un reporte para la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. La Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas analiza el tema que se va a tratar, contacta al funcionario especializado para atender la entrevista, y le entrega una ficha técnica al funcionario para que tenga conocimiento del lugar, el día y la hora de la entrevista y el medio de comunicación que lo va a entrevistar. El funcionario recibe ficha técnica y atiende la entrevista en la fecha y hora estipuladas. (anexo página 43) La Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas solicita a la coordinación Especializada que se contacte a los medios de comunicación para confirmar lugar día y hora. La Coordinación Especializada en Atención a Medios confirma a los medios de comunicación vía telefónica y/o radio el lugar, el día y la hora en que se llevará a cabo la entrevista. Los medios de comunicación reciben esta información y realizan la entrevista. Personal de la Coordinación Especializada en Atención a MediosAcude a la entrevista con cámara fotográfica y grabadora para cubrir la entrevista. Realiza la versión estenográfica de la entrevista y la entrega a la Dirección para su revisión. La Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas revisa y analiza la versión estenográfica y lo entrega al funcionario. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 20 de 42
El funcionario de la SEFIN recibe la versión estenográfica para su análisis. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO: Eventual: A solicitud del usuario. TIEMPO PARA LA ENTREGA DEL SERVICIO: Inmediato HORARIO: Lunes a viernes, de 7:00 a 20:00 horas. RESULTADO ESPERADO: Atender, en la medida de lo posible, las solicitudes de entrevista de los medios de comunicación de forma ágil y amable. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 21 de 42
B. FLUJOGRAMA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Atención de las solicitudes de entrevista de los medios de comunicación (televisión, radio, internet y prensa). Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL COORDINACIÓN ESPECIALIZADA EN ATENCIÓN A MEDIOS DIRECCIÓN FUNCIONARIO DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Inicio Solicitan por teléfono, correo electrónico o personalmente, una entrevista. Atiende la solicitud y emite un reporte. Analiza el tema, contacta al funcionario y le entrega una ficha técnica con los datos de la entrevista. Recibe la información derivada del monitoreo. Ficha o reporte. Informa a los medios de comunicación vía telefónica, lugar día y hora en que se llevará a cabo la entrevista. Solicita a la Coord. Especializada que se contacte a los medios de comunicación para confirmar la entrevista. Recibe información del lugar, día y hora en que se llevará a cabo la entrevista y se efectúa. Acude a la entrevista con cámara fotográfica y grabadora. Realiza la versión estenográfica de la entrevista y la entrega a la Dirección para su revisión. Revisa y analiza la versión estenográfica y lo entrega al funcionario. Recibe y analiza la versión estenográfica. Estenográfico de la entrevista. Estenográfico de la entrevista. Fin Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 22 de 42
A. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Informar a la ciudadanía a través de los diferentes medios de comunicación y de la página web SEFIN (http://sefin.jalisco.gob.mx). Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: Generar las noticias y/o eventos comunicacionales que la Secretaría de Finanzas desea hacer del conocimiento del sociedad en general. USUARIOS: Medios de comunicación y sociedad en general. ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL SERVICIO: Secretario de Finanzas, Direcciones Generales, Direcciones de Área, los 135 Recaudadores, y la propia Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. REQUISITOS PARA OBTENER LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Que el Secretario de Finanzas y/o funcionarios de la misma, soliciten que se publique una noticia y/o tema. PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR EL SERVICIO: La Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas recibe la solicitud de algún funcionario sobre la publicación de un tema o noticia. La Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas analiza el tema o noticia y decide que producto comunicacional se elaborará: boletín de prensa; volante, tríptico o póster informativo; se sube a la página web SEFIN (http://sefin.jalisco.gob.mx), o se convoca a rueda de prensa. La Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas solicita a la Unidad Departamental de Comunicación Social o a las dos Coordinaciones Especializadas que dependen de la misma dirección, que revisen la información y preparen el material con que se informará a la ciudadanía. La Unidad Departamental de Comunicación Social elabora el material informativo y lo remite a la Dirección de Comunicación Social para su revisión, quien a su vez, remite dicho material a la Dirección General correspondiente o al Secretario de Finanzas, para su visto bueno. Los funcionarios de SEFIN autorizan su publicación, y si se opta por un boletín informativo, se envía a los medios de comunicación para que publiquen la noticia y/o tema. Los medios de comunicación reciben el boletín de prensa y lo publican. Si se elige realizar algún material informativo, se contacta a las Direcciones de Recaudación Metropolitana y Foránea para su distribución. Si se convoca a rueda de prensa, la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas solicita a la Unidad Departamental de Comunicación Social que prepare la noticia y/o tema por escrito, y que se invite a periodistas de los diferentes medios de comunicación a participar en la rueda de prensa para la publicación de la noticia y/o tema. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 23 de 42
Si se elige desarrollar o actualizar la información en la página web SEFIN (http://sefin.jalisco.gob.mx), la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas contacta a la Dirección de Tecnología de la Información para la actualización de dicho medio. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO: Permanente. TIEMPO PARA LA ENTREGA DEL SERVICIO: HORARIO: Depende de lo urgente que sea la noticia o tema a difundir (puede ser inmediato o llevar una programación). Lunes a viernes, de 7:00 a 20:00 horas. RESULTADO ESPERADO: Que los ciudadanos reciban las noticias y/o temas que difunde la Secretaría de Finanzas a través de sus funcionarios, de forma veraz y oportuna. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 24 de 42
B. FLUJOGRAMA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Informar a la ciudadanía a través de los diferentes medios de comunicación y la página web SEFIN (http://sefin.jalisco.gob.mx). Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. FUNCIONARIO DE SEFIN INICIO DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL. DIRECCIÓN UNIDAD DEPARTAMENTAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL MEDIOS DE COMUNICACIÓN Solicita por teléfono, correo electrónico o personalmente que se publique un tema o noticia en particular. Recibe la solicitud de algún funcionario sobre la publicación de un tema o noticia. Analiza el tema y decide si se elabora un producto comunicacional, boletín de prensa; algún volante, tríptico o póster informativo; se sube a la página web o se convoca a rueda de prensa. Boletín de prensa. En colaboración con la Coordinación Especializada de Información elabora el boletín de prensa y lo envía para que publiquen la noticia y/o tema. Boletín de prensa. Reciben el boletín de prensa y lo publican. Boletín de prensa SI Solicita la Unidad Departamental de Comunicación Social que prepare el boletín de prensa. FIN NO Rueda de prensa SI Solicita que se prepare la información y/o tema por escrito. Ficha Informativa. En colaboración con la Coordinación Especializada en Atención a medios prepara el escrito Asisten a la rueda de prensa. NO Volante, tríptico o póster SI Solicita se prepare el material. Invita a periodistas de los diferentes medios de comunicación a participar en la rueda de prensa. Publican la noticia y/o tema. NO En colaboración con la Coordinación Especializada en Atención a medios Prepara el material informativo FÍN Actualización de la página web. Se remite a la Dirección de Tecnología de Información para ser actualizado en la página web. Material informativo. FIN Se remite a la Dirección de Recaudación Metropolitana y Foránea FIN Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 25 de 42
A. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: Preparar y desarrollar eventos, foros y coloquios relativos a las finanzas públicas. Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. Desarrollo, participación y/o coordinación de eventos, foros y coloquios. USUARIOS: Estudiantes, académicos, cámaras de industriales y empresarios, funcionarios públicos y la sociedad en general. ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL SERVICIO: Dirección General de Administración, Contabilidad e Informática, así como la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas, o en su caso, el Secretario de Finanzas, o la Dirección General que emita la solicitud de desarrollo del evento. REQUISITOS PARA OBTENER LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Que la iniciativa privada, los estudiantes o académicos o algún funcionario público solicite que se realice el evento, o las propias necesidades informativas de la dependencia en beneficio de la sociedad. PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR EL SERVICIO: La Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas por instrucción del Secretario de Finanzas, o de algún funcionario de la Secretaría de Finanzas, o cuando lo solicitan las cámaras industriales o empresarios, o por iniciativa de la misma Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas atiende eventos, foros y coloquios. La Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas atiende la solicitud y contacta a la Dirección General de Administración, Contabilidad e Informática para recibir indicaciones sobre la organización del evento. Con las instrucciones de la Dirección General de Administración, Contabilidad e Informática, la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas solicita a la Coordinación Especializada de Información que desarrolle un plan del evento. La Coordinación Especializada de Información elabora un plan del evento donde se describe: expositor, tema, propuesta de horario, lugar, día, y toda la logística para su ejecución. La Coordinación Especializada de Información va dando seguimiento al plan, en colaboración con la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. La Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas invita a los medios de comunicación para que asistan al evento. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 26 de 42
La Coordinación Especializada en Atención a Medios da cobertura informativa al evento: grabando, tomando fotos y si el tema lo amerita, hace alguna nota para publicarla a través de los medios de comunicación, así como el desarrollo de la memoria del evento, además el resumen o información que se introduce a la página web de la SEFIN (htttp://www.sefin.jalisco.gob.mx). CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO: Eventual: A solicitud de los interesados. TIEMPO PARA LA ENTREGA DEL Depende del tipo de participación (es SERVICIO: programática). HORARIO: Lunes a viernes, de 7:00 a 20:00 horas. RESULTADO ESPERADO: Que la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas atienda y autorice oportunamente las solicitudes de los interesados para llevar a cabo los eventos, foros y coloquios de que se trate. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 27 de 42
B. FLUJOGRAMA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Atención de eventos, foros y coloquios sobre temas relevantes para SEFIN. Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, CONTABILIDAD E INFORMÁTICA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS DIRECCIÓN INICIO COORDINACIÓNES ESPECIALIZADAS MEDIOS DE DIFUSIÓN. Recibe instrucción del Secretario de Finanzas, o de algún funcionario de la misma, o recibe solicitud de las cámaras de industriales o empresarios, o por iniciativa de la misma Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. La Coordinación Especializada en Información desarrolla un plan e inicia con la logística del evento como la elaboración de material informativo y promocional. FIN Define temas, expositores, lugar y comienza a desarrollar las cuestiones administrativas. Atiende la solicitud y contacta a la Dirección General de Administración, Contabilidad e Informática para recibir indicaciones sobre la organización del evento. Contacta a los expositores, a los posibles patrocinadores, consigue el lugar para la realización del evento y solicita a la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas que se encargue de la logí stica del evento. Solicita a la Coordinación Especializada en Información que desarrolle un plan e inicie con la logística del evento. La Coordinación Especializada en Atención a Medios contacta a los diversos reporteros de la fuente y los invita a cubrir el evento. Aceptan la invitación y participan en el evento. Solicita a la Coordinación Especializada en Atención a Medios que invite a los medios y que dé cobertura informativa al evento. Cubre el evento: grabando, tomando fotos, y si el tema lo amerita, hace alguna nota para publicarla a través de los medios de comunicación. FIN Realiza la memoria del evento. FIN Contacta a la Dirección de Tecnología de la Información para actualizar la página web (http://sefin.jalisco.gob.mx). FIN Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 28 de 42
A. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Mejoramiento de la imagen institucional de la SEFIN. Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: Continua supervisión y mejoramiento de la imagen institucional de la SEFIN para una mejor atención del contribuyente, en cumplimiento de ser un gobierno cercano y transparente. USUARIOS: La sociedad en general (contribuyentes) y las propias dependencias de los diversos órdenes de Gobierno. ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL SERVICIO: Dirección General de Ingresos, Dirección General de Administración, Contabilidad e Informática, Dirección de Recaudación Metropolitana, Dirección de Recaudación Foránea, Dirección de Tecnología de la Información, y Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. REQUISITOS PARA OBTENER LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Surge de la necesidad de actualizar, mejorar y eficientar la atención integral, así como la imagen corporativa o institucional de la dependencia. PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR EL SERVICIO: La Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas sistematiza todos los comentarios que se reciben por medio de la página web o que remiten las Direcciones referidas y prepara una alternativa de solución. La Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas contacta a la Dirección General de Ingresos o a la Dirección General de Administración, Contabilidad e Informática para la solución de la situación. Con las instrucciones del Secretario de Finanzas, las Direcciones Generales, la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas solicita a la Coordinación Especializada de Información que desarrolle la propuesta para atender la imagen institucional. La Coordinación Especializada de Información elabora la propuesta, especialmente en lo relativo al diseño y elaboración de los materiales involucrados en el mejoramiento de la imagen institucional y los entrega a la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas, quien a su vez los entrega a la Dirección de Recaudación Metropolitana o Foránea correspondiente para la ejecución e implementación de la mejora o adecuación institucional. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 29 de 42
CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO: Permanente. TIEMPO PARA LA ENTREGA DEL SERVICIO: HORARIO: Depende del tipo de necesidad y requerimientos. Lunes a viernes, de 7:00 a 20:00 horas. RESULTADO ESPERADO: Que la Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas atienda y mejore la imagen institucional de la Secretaría de Finanzas, en beneficio de los ciudadanos. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 30 de 42
B. FLUJOGRAMA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Mejoramiento de la imagen institucional de la SEFIN. Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas. CIUDADANO DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS DIRECCIÓN COORDINACIÓN ESPECIALIZADA DE INFORMACIÓN SECRETARIO DE FINANZAS, DIRECCIONES GENERALES Y DIRECCIONES DE ÁREA INICIO Señala mediante carta, buzón o la página web, alguna necesidad o inconformidad. Correo ordinario o electrónico. Recibe las sugerencias, las sistematiza y elabora una propuesta para consultar con las Direcciones Generales de SEFIN. Propuesta de mejora institucional. Con las instrucciones del Secretario, las Direcciones Generales y demás direcciones que lo necesiten, solicita a la Coordinación Especializada de Información que desarrolle la propuesta para atender la imagen institucional. Revisa y da sus indicaciones y/o su visto bueno para que se implemente alguna mejoría en la atención al público. Contacta a la Dirección de Recaudación Metropolitana o Foránea correspondiente para la ejecución e implementación de la mejora institucional. Elabora la propuesta, especialmente en lo relativo al diseño y elaboración de los materiales involucrados en el mejoramiento de la imagen institucional. Dirección de Recaudación Metropolitana o Foránea FIN Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 31 de 42
8. DIRECTORIO. SERVICIOS Monitoreo estratégico de la información proveniente del entorno y desde adentro de la propia Dependencia. Atención de las solicitudes de entrevistas de los medios de comunicación. Informar a la ciudadanía a través de los medios de comunicación y la página web SEFIN (http://sefin.jali sco.gob.mx. Preparar y desarrollar foros y coloquios relativos a las finanzas públicas. Mejoramiento de la imagen institucional de la SEFIN. RESPONSABLE DEL SERVICIO Lic. Emiliano Cabral Jara. CARGO Y ÁREA Director de Comunicación Social y Relaciones Públicas. DIRECCIÓN GENERAL Secretario de Finanzas TELÉFONO 36 68 17 55 Ext. 33257, 33218 y 33115. 36 68 17 55 Ext. 33257, 33218 y 33115. 36 68 17 55 Ext. 33257, 33218 y 33115. 36 68 17 55 Ext. 33257, 33218 y 33115. 36 68 17 55 Ext. 33257, 33218 y 33115. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 32 de 42
Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 33 de 42
GLOSARIO, ANEXOS Y AUTORIZACIONES. Fecha de elaboración: Mayo de 2004. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 34 de 42
Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 35 de 42
9. GLOSARIO. SEFIN Monitoreo: Difusión: Tema: Ficha Técnica: Boletín de Prensa: Foros: Coloquios: Secretaría de Finanzas. Dar seguimiento a las noticias que se difunden diariamente por radio, prensa y televisión. Transmisión o emisión de la noticia que se difunde por cualquier medio de comunicación. Asunto a tratar en la entrevista con el medio de comunicación. Documento que registra los datos que sirven de control para llevar a cabo una entrevista. Documento que se difunde a los medios de comunicación. Reunión para debatir asuntos de interés público. Debate organizado para tratar un tema determinado. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 36 de 42
Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 37 de 42
10. ANEXOS. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 38 de 42
Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 39 de 42
Domicilio: (9) Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 40 de 42
1.- Fecha de solicitud del servicio. 2.- Nombre del funcionario. 3.- Medio de difusión, (prensa, radio, televisión e internet). 4.- Contacto telefónico. 5.- Nombre de la persona entrevistada. 6.- Fecha propuesta para entrevistas. 7.- Tema a tratar. 8.- Nota periodística. 9.- Domicilio de la entrevista. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 41 de 42
11. ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y DICTAMINACIÓN. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN: SECRETARIO DE FINANZAS Lic. Ignacio Novoa López DICTAMEN TÉCNICO: SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN Ing. Abraham Kunio González Uyeda Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 42 de 42