INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: Raúl Eduardo González Garzón Período evaluado: julio a octubre de 2013 Fecha de elaboración: 08 de noviembre de 2013 Dificultades Subsistema de Control Estratégico La Entidad promueve el desarrollo del talento humano a través de capacitaciones en los procesos de inducción o re-inducción, sin embargo, está pendiente realizar seguimiento a la realización de éste proceso para dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente. La Entidad, a través de la Secretaria General adquirió un compromiso para emitir una circular a Nivel Nacional solicitando los resultados del programa de inducción presencial llevado a cabo en los puestos de trabajo. Actualmente se tiene un Contrato Interadministrativo con la Escuela Superior de Administración Pública ESAP, cuyo objeto es: Prestar los servicios de carácter temporal para el levantamiento y medición de cargas de trabajo, la actualización de los procesos, procedimientos y del manual de funciones, requisitos mínimos y competencias para el desarrollo del proyecto de modernización institucional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, sin embargo se han presentado inconvenientes para cumplir el cronograma pactado en lo referente a la contratación del personal necesario para realizar la medición. La Entidad publicó en el blog del Sistema Integrado de Gestión (SIG) del portal institucional el mapa de riesgos consolidado 2012, sin embargo al confrontar los nombres de los procesos y procedimientos allí registrados se presentan inconsistencias con los nombres de los procesos y procedimientos caracterizados de la Entidad. Por otro lado, en el mapa aparecen identificados solamente riesgos de los procesos misionales y no de los procesos estratégicos y de soporte del SENA. La Entidad adoptó la metodología del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP para elaborar el mapa de riesgos, sin embargo, no se contemplaron los aspectos técnicos allí sugeridos como evidencia válida que demuestre el proceso realizado para la identificación, valoración, calificación y ponderación de factores de riesgo internos y externos de la entidad, producto del análisis del contexto estratégico, de acuerdo a lo citado en la Guía de Administración del Riesgo del DAFP. De conformidad con lo establecido en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012 se elaboró una metodología para la formulación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano la cual se encuentra publicada en el portal del SENA. Sin embargo, en la publicación no se observa el detalle del mapa de riesgos de corrupción de la Entidad. El SENA promueve el desarrollo del talento humano a través de capacitaciones en los procesos de inducción y re-inducción. Para desarrollar el proceso de inducción de forma virtual a Nivel Nacional la Entidad expidió la Circular No. 3-2013-000138 del 09 de octubre, referida a este programa y dirigida a los empleados públicos; adicionalmente se comunicó a los funcionarios que han ingresado en la presente vigencia, el inicio del curso a partir del 01 de noviembre.
El SENA cuenta con una estructura de organización flexible que se refleja en un modelo de gestión por procesos, el cual debe estar en permanente renovación a fin de actualizarlo con la nueva reglamentación, la inclusión de nuevos aplicativos, entre otros. En ese sentido, la Entidad celebró un Contrato Interadministrativo con la Escuela Superior de Administración Pública cuyo objeto es: Prestar los servicios de carácter temporal para el levantamiento y medición de cargas de trabajo, la actualización de los procesos, procedimientos y del manual de funciones, requisitos mínimos y competencias para el desarrollo del proyecto de modernización institucional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Con el fin de aprobar y formalizar la documentación relacionada con el Sistema Integrado de Gestión (SIG) se expidió la Resolución SENA No. 1471 de septiembre de 2013, Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión, SIG en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se conforman sus instancias a nivel nacional, se definen sus funciones y se establecen otras disposiciones. Dificultades Subsistema de Control de Gestión La Entidad tiene el aplicativo ONBASE para la recepción de las sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos provenientes de la ciudadanía y partes interesadas, sin embargo la información que ingresa presenta algunas inconsistencias para ser analizada, hacer seguimiento de manera detallada, pues las PQRS no se encuentran clasificadas por temas o procesos. Para dar solución a la clasificación por temas o procesos la Entidad procedió a la actualización del aplicativo ONBASE con la adición de ítems para el registro de información a través del canal telefónico, especialmente relacionados con: solicitante, tema, descripción del asunto, radicado respuesta y fecha respuesta, no obstante, en el reporte que genera el aplicativo se establece que la totalidad de los ítems requeridos no son diligenciados. La Entidad propende por lograr el registro oportuno de la información en los sistemas gubernamentales, así como su veracidad e integralidad a través de los diferentes aplicativos misionales implementados a nivel nacional, con el fin de entregar la información oficial de la entidad. No obstante, existen debilidades en la integralidad y calidad de la información, situación que se espera subsanar con la suscripción y cumplimiento de los respectivos planes de mejoramiento. La rendición de cuentas de la presente vigencia en audiencia pública está programada por el Ministerio de Trabajo a realizarse el 22 de noviembre de 2013 y el SENA ha publicado en el portal institucional una encuesta sobre el interés de información de los ciudadanos para la Audiencia Pública, con el fin de identificar los intereses de la ciudadanía frente a los servicios y programas de la Entidad. El SENA con el propósito de tener actualizada la información disponible en el portal e intranet institucional, para funcionarios, contratistas, ciudadanía y partes interesadas relacionada con Leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés general, suscribió el contrato con la organización Sociedad Avance Jurídico Casa Editorial Ltda., cuyo objeto es: Contratar los servicios temporales de una persona jurídica para compilar la constitución, códigos, leyes, decretos, acuerdos, resoluciones, circulares y demás actos administrativos de carácter general, sobre asuntos de competencia de la entidad, así como la actualización y reestructuración del normograma institucional.
Dificultades Subsistema de Control de Evaluación Los responsables de los procesos en los Centros de Formación y Direcciones Regionales han realizado seguimiento a las acciones determinadas en los planes de mejoramiento, sin embargo, este seguimiento de autocontrol no contribuye a evaluar la eficacia de las acciones definidas. La alta rotación de personal y las deficiencias en los mecanismos de divulgación y capacitación en la formulación efectiva de los planes de mejoramiento, han dificultado que se establezcan acciones de mejora que eliminen o mitiguen la causa de los hallazgos. La evaluación independiente es ejecutada por la Oficina de Control Interno a través de las Evaluaciones del Sistema de Control Interno, sin embargo, faltan estrategias de comunicación y publicación de los informes con la finalidad que sean conocidos y se tomen las acciones de mejora pertinentes por parte de la administración. Para las áreas de la Dirección General, responsables de los procesos, el monitoreo y seguimiento a los planes de mejoramiento formulados a la CGR deben ser fortalecidos con el fin de atender los requerimientos realizados por dicho ente de control. La Entidad aplica una encuesta propia de medición y evaluación del MECI, como herramienta para evaluar el estado del Control Interno, de sus resultados se concluye que se deben fortalecer los conceptos de los elementos referidos al componente de planes de mejoramiento y su relación con los productos SENA asociados con cada elemento. Como resultado de la aplicación de la encuesta del DAFP (Departamento Administrativo de la Función Pública) que realizó la Oficina de Control Interno a través de los Directores de Área, Jefes de Oficina y Directores Regionales, se observa que las dependencias presentan debilidades en el conocimiento e implementación del Sistema de Control Interno en la Entidad. Estos resultados ratifican lo conceptuado por la CGR respecto al estado del Sistema de Control Interno. Durante el año 2013 desde la Oficina de Control Interno se propone la Agenda Bimestral para los Sub Comités de Control Interno que sesiona en las Regionales, incluyendo como tema de discusión Análisis cuantitativo y cualitativo de los resultados que arroja la encuesta de medición de impacto MECI, a fin de generar acciones de mejora. Por otro lado, en el acta del Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno No. 1 del 30 de mayo de 2013, se estableció que los responsables de los procesos en la Dirección General elaborarán los planes de mejoramiento, producto de las evaluaciones realizadas entre otras con la encuesta de medición de impacto MECI. De acuerdo al acta No. 2 del Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno, la Oficina de Control Interno incluye dentro de su plan de auditorías para la vigencia de 2013, el establecimiento de puntos de control para la evaluación al cumplimiento del plan de mejoramiento vigente producto de los informes de la Contraloría General de la República.
Para la vigencia 2013, la Dirección General a través de sus Direcciones y Oficinas ha trazado un plan de acción con miras a contrarrestar los efectos adversos del no fenecimiento de la cuenta, en temas como: contabilidad, planeación, presupuesto, contratación, convenios, formación, empleo, gestión de las PQRS, relaciones laborales. Recomendaciones Con el fin de lograr el 100% en cumplimiento, mantenimiento e impacto del Sistema de Control Interno en la Entidad y a fin de reducir los hallazgos observados por la CGR y la Oficina de Control Interno, se deben impulsar procesos de mejoramiento continuo, lo que debe hacerse extensivo a las áreas de la Dirección General, las Direcciones Regionales y los Centros de Formación. Por lo que se recomienda: Realizar por parte de la Secretaria General seguimiento y control al proceso de inducción o re-inducción presencial que se hace en los puestos de trabajo. Ejercer seguimiento por parte de la dependencia competente al cumplimiento de las obligaciones consignadas en el contrato de prestación de servicios con la ESAP y realizar las acciones jurídicas en caso de incumplimiento. Ajustar el mapa de riesgos publicado en el portal institucional, de tal manera que los nombres de los procesos y procedimientos correspondan con los que se encuentran caracterizados y publicados en el blog; adicionalmente actualizar el mapa de riesgos con los procesos estratégicos y de soporte que actualmente tiene la Entidad, para su posterior comunicación y socialización. Documentar la identificación de factores de riesgo, internos y externos a la Entidad, producto del análisis del contexto estratégico tal como lo menciona la Guía de Administración del Riesgo del DAFP, actividad que se recomienda realizarla periódicamente. Publicar en el portal institucional del SENA los productos asociados a cada uno de los componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, en especial la matriz de riesgos de corrupción de la Entidad Diligenciar la totalidad de los ítems que tiene dispuesto el ONBASE para la recepción de las PQRS como son: solicitante, tema, descripción del asunto, radicado respuesta y fecha respuesta, que sean de obligatorio registro, a fin de que la Entidad pueda realizar el respectivo análisis, control y seguimiento. Dar cumplimiento al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República - CGR y realizar seguimiento a la efectividad de las acciones propuestas a fin de subsanar los hallazgos referidos a la integralidad y calidad de la información. Realizar seguimiento por parte de los responsables de los procesos en los Centros de Formación y Direcciones Regionales a las acciones determinadas en los planes de mejoramiento a fin de evaluar la eficacia de las acciones definidas. De la misma manera lo deben realizar los responsables en la Dirección General. Realizar capacitación continua para la efectiva formulación de planes de mejoramiento, a fin de que se establezcan acciones de mejora que eliminen o mitiguen el riesgo evidenciado.
Se sugiere crear mecanismos propios para ser evaluada la rendición de cuentas de la Entidad por parte de las organizaciones sociales, usuarios, grupos de interés asistente. Se sugiere formular estrategias de comunicación y publicación de los informes de auditoría con la finalidad de que sean conocidos y se tomen las acciones de mejora pertinentes por parte de la administración. Teniendo presente las sugerencias plasmadas en este informe, las áreas responsables deben formular los respectivos planes de mejoramiento.