DETERMINACIÓN DEL SISTEMA DE AYUDA EN LAS GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS A UN GRUPO DE ABARROTES UBICADO EN CD. OBREGÓN A TRAVÉS DE LA CONSULTORIA DE NEGOCIOS Resumen Nora Edith González Navarro 1 Jesús Nereida Aceves López Beatriz Ochoa Silva Imelda Lorena Vázquez Jiménez Las organizaciones en la actualidad viven constates cambios como son: el uso de la tecnología, competencias de mercados y una diversidad de factores que las obligan a mantener sistemas de mejoras en sus operaciones financieras y administrativas. El contar con un sistema de ayuda a los problemas detectados, les permite a cada una de las organizaciones mantener políticas de calidad continua, eficiencia en el uso de sus recursos y determinar las mejores alternativas de solución a sus problemas; en ello reviste la importancia de esta investigación, utilizando a la consultoria de negocios como un medio metodológico para analizar a los sujetos de estudio que para este proyecto lo conforman una muestra de diez pequeños abarroteros ubicados en la localidad de Cd.Obregón. Una vez elaborados los diagnósticos de las situaciones actuales de cada una de las empresas que integran este proyecto, se determinaron las posibles soluciones a los problemas de mejoras detectadas realizan el siguiente cuestionamiento Que herramientas permiten buscar las opciones de ayuda a las gestiones administrativas y financieras? y se incluyendo el objetivo primordial que es la determinación del sistema de ayuda al grupo de abarrotes antes mencionado en las gestiones administrativas y financieras. Así mismo se considero el estudio del marco teórico de la consultoria de negocios, en donde se identificaron conceptos, fases de ayuda para sus estudios y otros elementos que se observan durante este trabajo. El tipo de investigación descriptiva en cuanto a la metodología de consultoria de negocios que emite la norma de Norma Conocer de Certificación de la Competencia de Consultoria de Negocios (CONOCER) en ella se analizan a los 10 sujetos de estudio, los materiales que ofrece la norma de consultoria y también un mismo procedimiento a cada uno de las empresas en estudio; Finalmente se muestran los resultados logrados y ofreciendo una conclusión sobre los hallazgos encontrados, sin olvidar el sustento bibliográfico que es requerido para este proyecto. 1 Profesoras investigadoras del Instituto Tecnológico de Sonora. nora.gonzalez@itson.edu.mx; jnaceves@itson.edu.mx; ivazquez@itson.mx 1
Antecedentes y marco de referencia Para la realización de esta investigación se revisaron los antecedentes de la consultoria de negocios que son utilizados en la administración de las organizaciones, el servicio profesional que a sus dirigentes empresariales y administrativos les brinda, así como el surgimiento e inicio de la consultoria de negocios como un trabajo de ayuda profesional que inició desde la época de la revolución industria. En el marco teórico se presentan los conceptos de consultoria, fases y otras características hasta mostrar la metodología y los resultados y hallazgo de la presente Investigación. Desde hace mucho tiempo se ha reconocido a la consultoria de empresas como un servicio profesional de gran utilidad para ayudar a los directivos, gerentes y empresarios a identificar y definir las causa que originan los principales problemas que afectan a sus gestiones operativas y financieras; otra faceta importante de la consultoria es la determinación de ayuda como alternativas de soluciones a los problemas detectados según Urzúa (2011) y en donde narra el origen de la consultoria de empresas que fue: durante la revolución industrial, siendo una época en donde la tecnología tuvo grandes avances tecnológicos, principalmente en el terreno de la producción y su industrialización; en esa tiempo se establecieron las líneas de producción, que trajo como consecuencia la búsqueda de mejoras en el método y procedimiento de producción. Los cambios más importantes que trabajo la revolución industrial fuero: La invención de la maquinaria, el uso del vapor y después otras formas de utilizar la fuerza, en donde a su vez el uso de la fuerza humana reemplazo a los animales y la adopción del sistema fabril (Urzúa, 2011) El termino revolución significa cambio, y los cambios traen efectos dentro de los procesos; en el caso de la revolución industrial los procesos afectados fueron los 2
productivos, que a su vez modificaron los procesos económicos imperantes en esa época, razón por la cual fue determinante el papel que jugaron los primeros consultores en el desarrollo y estudio de la administración. Uno de los principales consecuencias fue la gran cantidad de productos que se elaboraban y que provenían de un proceso rápido denominado producción en masa y que se emplea trabajando en la línea de ensamblaje, siendo este proceso uno de los principales adelantos derivados de los estudios que llevaron a cabo los primeros consultores (Urzúa, 2011). Es durante el siglo XIX, en el auge de la revolución industrial, que se inicia la organización científica del trabajo. Taylor, Gilbret, Gantt y Emerson son considerados los pioneros de la organización científica del trabajo, dando empuje a la consultoria como una actividad profesional de apoyo a las empresas. Dándose ésta en una forma más especifica en la productividad y en la eficiencia de las fábricas y talleres, la disminución de los costos, tiempos y movimientos en la organización del trabajo Kub (2009). Él intentó operar esas fábricas para mejorar la vida de los trabajadores y ayudar en la educación de sus hijos. Owen manifiesta sus conocimientos obtenidos en su obra Alocución a los superintendentes de fábricas. En la cual considera que el personal, la técnica y las partes que conforman toda organización son un sistema y que su obligación es la obtención de máximos beneficios a través de la conjunción de los mismos. Esto fue el principio de lo que el mismo Owen llamaría más tarde Villas de Unidad y Cooperación (Hoy cooperativas), El primer intento surgió en 1825 en Indiana, Estados Unidos de América y se denominó Nueva Armonía. La evolución del pensamiento administrativo han existido múltiples investigadores, con sus trabajos dentro de las organizaciones, aportando valiosos principios, base del pensamiento administrativo contemporáneo. Refiriéndonos al área de consultoría de empresas propiamente dicha, es a principios del siglo XX, que el 3
interés por esta área se fue desarrollando en otras ramas como lo fue dentro de las organizaciones mercantiles, y ya no tan solo en el área de producción, la laboral actual del consultora como agente de cambio implica la transferencia de concomiéndoos, Know how y la capacitad del personal, de forma implícita o explicita. En México, la consultoría comenzó a adquirir relevancia en varios sectores productivos, que buscan continuamente la solución a la diversidad de problemas que enfrente como suelen ser: carencia de estructura formal, falta de procesos administrativos, sistemas de información claves, gestión administrativa, gestión financiera y apoyo profesional en áreas muy especializadas dentro de la organizaciones, ya que indistintamente del tamaño de la mismas y su giro requieren más sistema de ayuda que determinen la solución a los problemas detectados. Por lo que la consultoria se conoce como una actividad de apoyo que pueden recibir servicio, dada su visión panorámica de las organizaciones que contratan este tipo mejoras continua en áreas especializadas además tiene el valor de ofrecer una diversidad de solución a dificultades detectadas a través del diagnóstico elaborado para cada entidad y sus características. El concepto de consultoria, tomándose en cuenta a los organismos internacionales como nacionales, de acuerdo con la Oficina Internacional de Trabajo (OTI) la consultoria de empresas se define como un servicio profesional que proporciona propuestas y sugerencias concretas a los empresarios para resolver problemas prácticos que tienen sus organizaciones; La Cámara Nacional de Empresas en Consultoría (CNEC, 1991) la define como el conjunto de servicios profesionales que permiten eficientar y agregar valor económico. En la actualidad las empresas tienen necesidades recurrentes en las áreas funcionales de la organización como son mercadotecnia, recursos humanos, ventas, finanzas y otras que están estrechamente relacionadas con la operación del negocio como lo describe 4
según Bonilla (1998). Dado este tipo de situaciones que derivan en problemas para algunas empresas, resulta importante que la consultoria ofrezca una opción de ayuda, ofreciendo ventajas profesionales a los comercios, empresas de servicios e industria independiente mente del giro y tamaño de ellas. Para entender mejor lo que compren de la consultoria de emperezas, se describe las cuatro fases que desarrolla según la metodología propuesta por la Norma Conocer de Certificación de la Competencia de Consultoria de Negocios: 1. Diagnosticar la situación actual de una organización apegado a sus carácter 2. Determinación del sistema de ayuda, fase en la cual se avanza en esta investigación y describe en la metodología. 3. Documentación del proceso de Implantación de sistema de ayuda en una organización. 4. Evaluación y cierre de proyectos de consultoria. En el caso de la Determinación del sistema de ayuda se trabajan con tres tipos de documentos que contienen los criterios, las evidencias, la propuesta y registro de los acuerdos según los describe el procedimiento de la segunda fase la norma de consultoria de negocios emitida por el Consejo de Normalización de las Competencias Laborales (1995). En la guía para la evaluación de la competencia laboral en la Norma Técnica de Consultoria General de Negocios CCON-0147.03. Describe que la determinación del sistema de ayuda que deben documentarse el guión de la propuesta de mejoras, las opciones de ayuda por escrito, una propuesta presentada al empresario en donde debe narrar la evidencia, documento de la propuesta presentada y validad por el consultante. También el registro de los acuerdos alcanzados en una presentación de servicios por 5
parte del consulto, entiendo como consultor el personal que provee a través de métodos y procedimiento de consultoria el apoyo profesional al consultante como lo describe la misma Norma Técnica, y que en el documento de presentación de la propuesta del servicio profesional pactado entre empresario o consultante y el consultor detallan los tiempos, costos y materiales de apoyo para realizar el sistema de mejora. Los componentes técnicos de diseño en la determinación del sistema de ayuda han apoyado a la ética del consultor en la aplicación de la consultoria; implican que el consultor debe tener especial cuidado en los siguientes aspectos: Explicar y describir las propuestas Describir los mecanismos de apoyo en cuanto a tiempo, recursos y materiales durante el sistema de ayuda, descrita en cada gestión administrativa y financiera. Explicar en todo momento y de forma clara y comprensible los puntos referentes a la propuesta presentada. Las mejoras de una organización proporcionan ayuda y se determinan soluciones accesible en las gestiones administrativas y financieras, entendiendo por la administración como lo describe Hernández y Ballesteros (2003) como la capacidad de la institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos con el adecuado uso de los recursos disponibles, en tanto a la gestión financiera que tiene por objeto la ejecución principalmente del control presupuestal y la aprobación de los gastos según Sánchez (2004), sin embargo no se puede ver separado la gestión financiera y la administrativa y menos de la gestión económica en las organizaciones. Ello porque es prácticamente el soporte que valida la lógica en el sector empresarial en los factores de administración, finanzas y económica de la organización. 6
Por ello la consultoria de negocio como factor externo de ayuda en la determinación de sistemas de mejora permite ver desde un sentido de práctico y profesional cualquier posibilidad existente que permita mejorar las gestiones internas de la organización, en tanto exista la medida de a las soluciones, se observarán los fruto a la administrativa y el efecto inmediato se verá reflejado en la situación financiera del negocio (Sánchez 2004). Problema Para aprovechar los beneficios que aporta la consultoria de negocios, se plantea la diversidad de problemas que enfrentan 10 pequeños negocios de giro comercial mejor conocido como abarrotes en la cultura comercial mexicana. En donde el presente proyecto de investigación una vez analizado y elaborado los diagnósticos de cada una de la situación actual de estos abarrotes mostró una diversidad de problemas, presentando diversas dificultades como son: la falta de planeación estratégica, considerando la carencia de Misión, Visión, Objetivo, valores en el área de Administración, poca o nula capacidad en el recurso humano que elabora para estos organismos, la falta de ventas y atención a sus principales clientes, desaprovechamiento en la capacitad instalada en cuanto sus inventarios, recuperación de crédito, planeación en sus compras y ventas, cuidado y seguridad e higiene del local comercial, todas estas carencias, respuestas a sugerencias y quejas por sus clientes hasta falta de controles internos que respalden las operaciones de la entidad. Observando una diversidad de situaciones internas de gestión administrativas y financieras que carecen estos pequeños negocios día con día y en forma operativa. Derivado de esta situación se permite plantearse el siguiente cuestionamiento Que herramienta permitirá ver las opciones de ayudas posibles para mejorar las gestiones administrativas y financieras de 10 negocios de abarrotes agrupados en la localidad de Cd. Obregón? 7
Objetivo Determinar un sistema de ayuda a la solución de problemas detectados en los 10 negocios abarroteros ubicado en Cd.Obregon para las mejoras áreas de gestión administrativa y financiera a través de la consultoria de negocios Método La presenta investigación describe la determinación de sistema de ayuda generados a 10 de negocios abarrotes ubicados en Cd. Obregón en los cuales una vez aplicado el diagnóstico de las empresas se determinaron los sistemas de ayuda sustentado con una diversidad de propuesta a los problemas detectados en la aplicación encuesta, entrevista y observación y diversos análisis de materias de información proporcionado por cada una de los negocios. En esta investigación es de tipo descriptiva y utiliza a los sujetos (10 abarrotes y sus empresarios) para su estudio, materiales y procedimiento realizado en la fase de determinación del sistema de ayuda aplicado en la consultaría de negocios. Sujetos: Los muestra para la presente trabajo son 10 empresas abarroteras ubicadas en Cd. Obregón, en donde una vez aplicada la primera fase de la consultoria se obtuvo el diagnóstico de estas empresas en donde se describen una serie de debilidades en las cuales se determina el sistema de ayuda para la mejora de cada un indicador y las alternativas de solución para las entidades en estudio. Los materiales en la determinación del sistema de ayuda comprenden: documentos que contienen la opción de ayuda por escrito de un sistema de apoyo en donde mediante un documento muestra varias opciones que contengan: antecedentes, descripción del proyecto, objetivo resultado esperado basado en los indicadores de mejoras, costo 8
estimados y condiciones de pago. Propuesta presentada a cada uno de los empresarios y de registro de los acuerdos alcanzados en una presentación con el empresario y que están estrechamente relacionados con las áreas operativas y financieras. Procedimiento: Para llevar al sistema de ayuda se realizo diversos aspectos como que inician con la fase del diagnóstico en donde se determinar la fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas alineados a indicadores de mejoras. Una vez efectuado este paso se dio seguimiento a establecer el sistema de ayuda mediante tres documentos que constan de los siguientes puntos: 1. Documento que contiene las opciones de ayuda y que contemplan cuando menos dos alternativas de mejora que tengan los antecedentes del proyecto, el objetivo y resultado del indicador a evaluar en las áreas de finanzas y gestión financiera, costos 2. Estimados y recursos a utilizar, planeación para su implementación y validación de los resultados. 3. Documento de Propuesta Presentado al empresario del negocio en donde se establece la descripción del proceso de mejora seleccionado por la organización, el tiempo estimado y el avance del indicador del área financiera y gestión operativa y los mecanismos de control a utilizar. 4. Documento que mantiene los registros de los acuerdos alcanzados y presentados al empresario, este describe el servicio a realizar e incluye el resultado esperado (en función de los indicadores), el tiempo de espera en la implementación, los participantes y el costo. 4.- Se aplicaron cuestionarios a cerca de los siguientes temas: a) Etapa de la investigación 9
b) Diagrama de flujos ( áreas financiera y gestión operativa) c) Solución de principios d) Pruebas de escritorio 5.- Finalmente de entrega la carta propuesta de la prestación de servicios que sirve para formalizar la determinación del sistema de ayuda en donde queda por escrito: a) La evaluación del desempeño y recomendaciones de mejoras b) Guía de implantación : especificas la tareas a realizar en el sistema de ayuda c) Seguimiento a la implantación de las mejoras. Se programan las visitas y la asesoria en el lapso pactado y un reporte de cada mejora propuesta para el área financiera y gestión administrativa. d) Finalmente establecer los reportes que el equipo de trabajo determina en el sistema de ayuda. Resultados Para presentar los resultados logrado en esta investigación se realizó una tabla de resultados en done se muestran las áreas de operación y la de gestión financiera que se analizaron en la fase de diagnóstico y la fase de sistema de ayuda considerando el indicador y su medición de mejora, el índice de mejora, diversos documentos que validan la determinación del sistema de ayuda como resultado de esta investigación. Tabla No.1 Determinación del Sistema de Ayuda: Área, Indicado, Medición, Documentos. Todas la gestiones de mejoras tiene que ver con el función administrativa y su impacto al momento de implementarse tendrá un costo financieros que deberá traducir 10
rendimiento futuro para las organizaciones por ello el sistema de determinación sin duda esta relacionado con ambas gestiones. A continuación se describe los logros obtenidos en el sistema de ayuda para los negocios en este estudio se presentan de la siguiente manera: 10 Sistemas de ayuda para los abarroteros de la localidad de Cd.Obregon Se determinaron los indicadores de mejoras: por áreas operativa y financiera, con su indicador y su índice de medición, documento de propuesta, de documentación y de acuerdos, mismo que implicaran la gestión administrativa y financiera. La entrega formal al empresario en donde se determina las ayudas, el tiempo, los recursos a utilizar y el costo estimado a incurrir así como los beneficios esperados por el empresario. En función de los sistemas de ayuda determinados por la consultoria de negocios a la muestra de 10 abarrotes que pertenecen al grupo de Cd.Obregón, se contempla que el sistema lo integran 3 documentos que son: El plan de implantación que se muestra en la Tabla No1. El.documento en la columna 1 que contiene la cantidad de empresas que busca el apoyo y la ayuda en el área especifica y su indicador de mejora, en la columna 2 el documento propuesta presenta y aceptadas por el empresario y el tiempo estimado para su implementación y la columna 3 en donde se determino el documento de acuerdo firmando y validado por el empresario abarrotero así como los recursos al utilizar y el personal a colaborar por parte de la entidad. Estos resultados permiten sin duda seguir las etapas de mejoras para su proceso de ejecución que se desarrolla en la tercera fase la consultoria. 11
Tabla No.1 Determinación del Sistema de Ayuda: Área, Indicado, Medición, Documentos. Área Indicador Mejora Documento de ayuda (1) propueta y número de empresas Documento Propuesta(2) y aceptación Documento Acuerdos(3)y recursos ADMINISTRACION Planeación Estratégica. Misión, Visión y valores % del total de empleados Presentado Los negocios 1, 3 4,5, 7 Tiempo promedio de 2 a 3 semanas costo RECURSOS HUMANOS Personal capacitado No. de horas de capacitación al año 10 empresas abarroteras con una planeación 10 horas promedio de capacitación por abarrotes Promedio 3 semanas costo MERCADO Ventas al cliente principal % sobre el total de ventas 8 de las 10 abarroteras Promedio 1 semana de tiempo costo, con recursos del empresario. PRODUCCIÓN Capacidad aprovechada Piezas producidas totales 5 abarrotes 3 capacidad sobra 2 abarrotes capacidad justa. Promedio 3 semanas a 4 con apoyo del personal de la empresa costo, con recursos del empresario OPERACIÓN COMERCIAL Recuperación cartera de % de cobranza recuperada sobre el total de cuentas por cobrar 10 empresas abarroteras con una planeación 10 horas promedio de capacitación por abarrotes Promedio 3 semanas a 4 con apoyo del personal de la empresa costo, con recursos del empresario FINANZAS Punto de equilibrio de la empresa En pesos, en porcentaje, en unidades 10 empresas abarroteras con una planeación 10 horas promedio de capacitación por abarrotes Promedio 3 semanas a 4 con apoyo del personal de la empresa costo, con recursos del empresario MEDIO AMBIENTE Personal con equipo de seguridad y uniforme % del total de empleados que debe tener 3 de las 10 empresas Promedio 3 semanas a 4 con apoyo del personal de la empresa costo, con recursos del empresario CALIDAD Respuesta a quejas % de quejas que se atienden del total de quejas recibidas De los abarrotes Que consideran la importancia de atender peticiones El total de las 10 empresarios aceptaron la propuesta del buzón de quejas. costo, con recursos del empresario Conclusiones En cumplimiento de determinar el sistema de ayuda se puede describir como la formalidad por parte del proceso de la consultoria en su segunda fase, en donde de una 12
manera formal se acuerda con el propietario del abarrote se establecen los mecanismos de su mejora, alineado a indicadores y áreas correspondientes así como el tiempo estimados para su seguimiento y recursos a utilizar a través de la carta propuesta donde se plasma la guía de la implementación y recomendaciones de mejora, tiempo estimado para su realización, seguimiento y el reporte de trabajo que el cierre de esta etapa y como conclusión es recomendable realizarlo ya que el compromiso ético de la consultoria, a aclaración de dudas y aprovechamiento de los tiempo para los negocios. El determinar el sistema de ayuda a un grupo de abarrotes genera un clima de responsabilidad y confianza para las partes que reciben los beneficios de la consultoria y establece el orden y la claridad del trabajo mostrando señalando los compromisos celebrados por el apoyo profesional que ofrece la consultoria de negocios y sobre todo apoyando a las áreas de mayor esfuerzo en las organizaciones como son las operaciones cotidianas y su gestión financiera. Bibliografía Bonilla (1998) Administración y Organizaciones Editorial MC. Graw Will, México. Cámara Nacional de Empresas en Consultoría (CNEC, 1991) http://administracionyconsultoria.blogspot.com/2011/02/que-es-la-consultoria.html fecha de búsqueda: 6 de septiembre del 2011, por David Urzua. Juan Carlos Hernández, Enríquez y Luis Alonzo M. de los Ángeles Caamaño T. Ballestero ( 2003) Técnico en Gestión Administrativa Editorial Lorena Niño, Pág. 258 Kub (2009). Revolución Industrial Mejoras empresariales Editorial Mc Graw Hill. México. Manual de Consultoria de Negocios (1995). Norma Consejo de Normalización de las Competencias Laborales. Sánchez (2004) Análisis Critico de la Estructura Organizacional 2da. Edición, Editorial Trillas. 13