PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR EN LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS INFORMÁTICOS DE ANÁLISIS, DISEÑO, DESARROLLO Y DESPLIEGUE EN PRODUCCIÓN PARA LA IMPLANTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN L AJUNTAMENT DE VALÈNCIA. 1.- INTRODUCCIÓN. El uso generalizado de la factura electrónica supone una oportunidad para mejorar la eficiencia y aumentar la competitividad y productividad. En este contexto, la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información incorpora en su artículo primero un mandato para la elaboración de un Plan para la generalización del uso de la factura electrónica en España. Esta misma ley define en su artículo primero a la factura electrónica como un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor. De esta definición se extraen tres condicionantes para la realización de facturación electrónica con la misma validez legal que la facturación en papel: Se necesita un formato electrónico de factura que debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura. Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador). Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida. Por último y para que la facturación electrónica tenga la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor). 2.- OBJETO. El objeto del presente contrato es la prestación de servicios orientados al desarrollo e implantación de un sistema de facturación electrónica en el ámbito del Ayuntamiento de Valencia. Los objetivos perseguidos con esta contratación son: Mejora de la imagen corporativa. Optimización de recursos. 1
Gestión más eficiente y segura de las facturas. Beneficios medioambientales. Reducción de costes de gestión tanto para proveedores como para el Ayuntamiento. Ahorro en los costes de almacenamiento de las facturas. 3.- DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL. Actualmente los proveedores presentan al Ayuntamiento de Valencia las facturas en formato papel. La presentación de las mismas se puede realizar por distintas vías, bien en los propios centros gestores; bien por el Registro General de Entrada; etc. pero no de forma telemática. 4.- REQUISITOS FUNCIONES DEL SISTEMA. Con este sistema se pretende establecer un nuevo canal de comunicación entre el Ayuntamiento y sus proveedores. La ejecución de este contrato ha de suponer la puesta a disposición del Ayuntamiento de una plataforma de facturación electrónica que incorpore, al menos, las siguientes funcionalidades: Sistema de gestión y acceso de proveedores a la plataforma. Los proveedores que deseen facturar de forma electrónica al Ayuntamiento, deben darse de alta en la plataforma. De esta forma se cumple con el requisito de consentimiento expreso que marca la ley vigente. Este sistema de gestión y acceso consistirá en una aplicación web que incluirá un formulario electrónico de solicitud de alta y que contemplará dos métodos de alta: Alta automática de proveedores, cuando la solicitud de alta se firme electrónicamente con un certificado digital de persona física o jurídica. Alta en dos fases, cuando el solicitante rellene el formulario y no disponga de certificado digital para realizar la firma de la solicitud. En este caso se pregraban los datos en la aplicación de gestión de usuarios, y el solicitante presentará la documentación correspondiente por Registro General de Entrada, para que una vez comprobados, el Servicio Fiscal del Gasto, valide dicha alta. Una vez generada o validada el alta, el sistema enviará automáticamente un e-mail al proveedor con su usuario para acceder a la plataforma de facturación. Se debe contemplar la posibilidad de que un proveedor no tenga certificado digital y no pueda firmar electrónicamente sus facturas. En este caso el proveedor podrá optar por conceder delegación de firma al Ayuntamiento para que sea el propio Ayuntamiento quién firme estas facturas en su nombre. 2
Front-office o portal para los proveedores. Este portal debe disponer de todos los elementos necesarios para la emisión de facturas electrónicas al Ayuntamiento a través de la Web municipal, sin necesidad de que el proveedor tenga que realizar ninguna inversión. Los elementos mínimos de este portal serán: Posibilidad de introducción manual de facturas mediante un formulario online. Capacidad de firma electrónica de las facturas por parte del proveedor. Capacidad de autofirma por parte del Ayuntamiento, cuando el proveedor haya concedido delegación de firma según lo explicado anteriormente. Posibilidad de cargar y firmar a partir de fichero un lote de facturas con formato estandarizado. Servicio de gestión de facturas presentadas. Los proveedores podrán gestionar las facturas que han remitido al Ayuntamiento, en función del estado del expediente asociado a las mismas. Entre otras gestiones, un proveedor podrá consultar sus facturas emitidas, enviadas, registradas, devueltas; enviar facturas rectificativas; adjuntar documentos a la factura; etc. Las facturas presentadas en la plataforma incluirán obligatoriamente el departamento o centro gestor destino. La lista de departamentos con capacidad para recibir facturas debe estar disponible para los proveedores en el portal. El portal se personalizará conforme al libro de estilo del Ayuntamiento de Valencia. Incorporación del organigrama de departamentos. La plataforma permitirá incorporar el organigrama de departamentos o centros gestores de forma jerárquica. Los departamentos definidos pueden ser receptores de facturas, de mercancías y servicios, de ambas cosas, o de ninguna de ellas. Deben ofrecerse mecanismos de administración del sistema que permitan adecuarse a las estructuras orgánicas resultantes de reorganizaciones administrativas, de forma que, sin alterar la factura original emitida, se permitan visualizar las facturas de los nuevos departamentos resultantes. Este organigrama de departamentos se obtendrá de la Base de Datos Organizativa (en adelante BDO) que el Ayuntamiento de Valencia tiene previsto poner en producción en breve. La BDO es uno de los módulos básicos de Administración Electrónica definidos por el Ayuntamiento, que recoge toda la información de la organización. Integración con el registro electrónico municipal El sistema debe estar integrado con el Registro Electrónico Municipal para registrar las altas automáticas de proveedores en la plataforma. También se deben registrar de entrada todas las facturas electrónicas generadas mediante el portal del proveedor; todas las remitidas vía web service así como con cualquier otro medio que se 3
considere. Se debe registrar de salida todas las devoluciones de facturas que los gestores realicen a las facturas recibidas. Las fechas y números registrales se mostrarán en la lista de facturas que aparecerá en el portal y en la impresión de la factura. Integración con el Registro General de Facturas de Proveedores del Ayuntamiento de Valencia. Esta plataforma servirá de punto único de entrada de e-facturas para su registro en el Registro General de Facturas (en adelante RGF) del Ayuntamiento de Valencia. Se desarrollarán las opciones necesarias para que cada centro gestor pueda consultar sus facturas electrónicas. Cada vez que se registre una factura en el RGF, el sistema enviará un aviso, en principio e-mail, para indicar al departamento receptor la llegada de una nueva e-factura. El sistema contemplará, al menos, las siguientes funcionalidades para los usuarios de los departamentos receptores dados de alta en el sistema, atendiendo a las autorizaciones pertinentes: Consulta de las facturas correspondientes al centro gestor al que está adscrito el usuario. Obtención de copia impresa de facturas electrónicas siguiendo el procedimiento de impresión que la legislación vigente indica. Devolución de facturas por no proceder su pago, realizando una anotación en el Registro de Salida. El usuario podrá indicar el motivo de la devolución para informar al proveedor. Traspaso de facturas. Las e-facturas deben poder ser traspasadas a otros departamentos cuando por error han llegado a departamentos equivocados. El sistema guardará una traza de todos los traspasos producidos en las facturas del sistema. Integración con otros sistemas Se debe facilitar una capa de servicios que permita la integración de la plataforma con los sistemas de Gestión Económico-Financiera y de Gestión Documental del Ayuntamiento. La gestión de documentos debe facilitar la legibilidad, el descifrado y decodificación, ante cualquier requerimiento de otras entidades, como por ejemplo la AEAT. Servicio de configuración de workflow de estados de las facturas. El producto debe permitir la definición de un workflow de estados para las facturas, donde además se pueda realizar una parametrización de los estados visibles por los proveedores. 4
Archivo y conservación de las facturas electrónicas. El Ayuntamiento, como destinatario de las facturas electrónicas de sus proveedores, debe cumplir con una serie de obligaciones establecidas en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril. Entre ellas destaca la obligación de conservar facturas o documentos en el formato y soporte original en que fueron emitidas, durante el tiempo de prescripción. Esta obligación queda cumplida con el Registro General de Facturas del Ayuntamiento de Valencia, que actuará como repositorio único de facturas electrónicas. Impresión de facturas. El sistema de gestión que se pretende implantar debe incorporar opciones que permitan la impresión a papel de la factura electrónica, manteniendo la integridad y autenticidad de la misma. Para ello cuando se obtenga una copia impresa, junto a los contenidos del documento se debe incluir un código seguro de verificación que permita identificar cada factura y comprobar su autenticidad a través de un validador en la web. Para facilitar la integración con grandes proveedores que emiten un importante volumen de facturas, se valorará positivamente que la plataforma disponga de canales que permitan la integración mediante el uso de redes de valor añadido y servicios web. El formato de la factura electrónica que debe gestionar esta plataforma será acorde al formato facturae, definido por el Ministerio de Economía y Hacienda, y de Industria, Turismo y Comercio. Sin perjuicio de que en un futuro se puedan incorporar nuevos formatos de factura electrónica aceptados legalmente. 5.- REQUISITOS NO FUNCIONALES DEL SISTEMA. Accesibilidad Todo el sistema debe cumplir, como mínimo, los estándares de accesibilidad Nivel A de conformidad con las directrices de accesibilidad para el contenido Web 1.0. También se deberán aplicar técnicas de usabilidad para que usuarios con pocos o nulos conocimientos informáticos puedan obtener el máximo rendimiento del sistema, teniendo como única formación aquella determinada en este pliego. Bilingüismo El sistema debe ser completamente bilingüe (castellano/valenciano). El usuario tendrá la posibilidad de elegir el idioma en el que se le presenta la interfaz. Multiplataforma El resultado de la presente contratación debe ofrecer un producto multiplataforma que funcione y pueda ser visualizado independientemente del navegador utilizado y de la plataforma del cliente, sin necesidad de adaptaciones, tanto en entornos propietarios como en entornos open source. 5
6.- ENTORNO TECNOLÓGICO. El entorno tecnológico que el SerTIC tiene definido para este tipo de desarrollos se detalla a continuación: Gestores de Bases de Datos: PostGress 8.3, Oracle 11g Sistemas operativos Clientes: Windows XP Servidores: Linux SUSE 10 Lenguaje de programación: Java Interfaz de usuario: SWT (cliente pesado); JSF (cliente ligero) Control de versiones: Subversion Gestión de proyectos: Maven 2.0 Trazabilidad: Log4j Framework : Spring Framework O.R.M.: Hibernate Servidor de aplicaciones: Apache Tomcat 5.5; Weblogic Server 10.3 Informes: JasperReports I.D.E.: Eclipse; JDeveloper 11g S.O.A.: Oracle S.O.A. Suite 11g E.S.B: OSB 10gR3 7.- FORMACIÓN. La oferta incluirá un plan de formación en el que se detallarán las acciones que, razonablemente, sean precisas para la formación de los usuarios de la aplicación. 8.- METODOLOGÍA. La planificación, gestión, análisis, diseño y construcción e implementación del proyecto se ajustará a las especificaciones de la metodología METRICA v3 promovida por el Consejo Superior de Informática, hasta el nivel que se determine al comienzo de los trabajos. En términos generales, el proceso de implantación el sistema seguirá las fases metodológicas características de: Análisis de los requerimientos del sistema Especificación funcional del sistema Diseño técnico del sistema Desarrollo Pruebas, incluyendo pruebas de carga del sistema Implantación 6
Soporte a la explotación El modelo de ciclo de vida del software seleccionado, deberá contemplar la realización de prototipos del sistema para facilitar las labores de definición y validación de las especificaciones por parte de los usuarios. Valencia, a 15 de febrero de 2010 EL JEFE DEL SERTIC, Fdo.: Ramón Ferri Tormo 7