Cómo participar en Ferias, Ruedas de Negocios y Misiones Comerciales Autor: Mauricio Molina Actualización: Marvel Borbón Huérfano Consejos Prácticos Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 1
CONSEJOS PARA PARTICIPAR CON ÉXITO EN FERIAS, RUEDAS Y MISIONES NACIONALES COMO VISITANTE EN UNA FERIA Antes de la visita a la feria No improvises la participación en una feria. Fija objetivos claros, concretos y planificar la visita con suficiente tiempo de anticipación. Los resultados de la participación en una feria no son inmediatos, a mediano y largo plazo también se aprecian los beneficios de asistir a ella. Prioriza las visitas de acuerdo con el nivel de interés. Toma nota sobre los productos y sus características: precio, forma de pago, garantías, asistencia técnica, etcétera para clasificar y evaluar las propuestas una vez haya terminado la feria. Asiste a las actividades paralelas: seminarios, congresos, presentación de nuevos productos para conocer las tendencias y novedades del sector. Evalúa la participación en la feria con base a todos los beneficios que reporta su participación. Además de los pedidos realizados, debes tener en cuenta valores agregados como las ideas que se obtienen para aplicarlas en tu empresa, el intercambio de opiniones, el contacto con otros profesionales del sector, ver directamente los productos y conocer los nuevos productos y tendencias. Define los objetivos de tu participación en la feria. Infórmate sobre la feria. Solicítale al organizador datos sobre los sectores representados, empresas expositoras, actividades paralelas, etcétera. Organiza el viaje. Medio de transporte, adquiere pasajes, haz reservas de hospedaje, regístrate y solicita tarjeta de visitante profesional. Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 2
Establece el tiempo que vas a dedicar a actividades paralelas (recorrido de los diferentes pabellones para encontrar nuevos productos, nuevos proveedores). Prepara las entrevistas con los empresarios que vas a contactar, con preguntas que respondan lo que desees saber. Organiza encuentros con visitantes conocidos previamente para aprovechar el punto de encuentro en negociaciones directas en campo neutral. Diseña la ficha comercial: nombre de la empresa, nombre de contacto, ubicación en la feria (pabellón, stand, hora de la cita). Deja un espacio para hacer las anotaciones de lo más importante de la reunión, acuerdos y compromisos a los que llegaste. Durante la visita a la feria Recopila y registra información para futuras participaciones como visitante o como expositor. Recolecta muestras de productos y materias primas. Analiza las mejores prácticas de exhibición, muestreo, vitrinismo, promotoras de ventas. Contacta estos expositores. Afianza tus relaciones con clientes actuales. Después de la visita a la feria Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 3
Contacta los nuevos clientes o proveedores de interés que estableciste durante la feria. Cumple los compromisos adquiridos. Envía cartas de agradecimiento. Analiza la información recopilada y compara las diferentes alternativas que ofrecen los nuevos clientes y/o proveedores. Evalúa los resultados obtenidos durante la actividad. COMO EXPOSITOR EN UNA FERIA Antes de la feria Elabora un Presupuesto Haz la inscripción a la Feria y selecciones el stand Contrata el diseño y la decoración del stand El representante de la empresa en la feria debe conocer los productos y servicios, tener poder de decisión y de negociación en nombre de la empresa, estar informado sobre el mercado. Tener conocimiento de los precios, condiciones de pago, tiempos de entrega. Material de Promoción: Catálogos, tarjetas de presentación, volantes, muestras. Transporte de mercancía: Esta debe estar en el lugar indicado, en el tiempo indicado. Adquiere con tiempo tiquetes y hacer la reservación hotelera con tiempo. Durante la feria Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 4
El personal que va a atender el stand debe estar presente. El stand debe estar montado en su totalidad. El material promocional debe estar ubicado en el sitio destinado para esto. Las líneas telefónicas, fax, equipos informáticos e internet deben estar debidamente instalados y conectados. Los datáfonos y cajas registradoras deben estar habilitados. Conocer la disponibilidad de inventarios de productos y ubicación en bodegas. Promociones en el stand, cupones, descuentos, bonificaciones, muestras gratuitas, concursos, etc. Después de la Feria Cierra negocios: la venta y comercialización es la actividad posferia; de lo contrario, todo el esfuerzo realizado sería inútil. Hazles seguimiento a los contactos logrados durante la feria inmediatamente termine la actividad; hazlo en caliente. No esperes a que transcurra el tiempo ni a que la contraparte te contacte antes que tú. Evalúa resultados frente a objetivos (retorno de la inversión): esto solo se puede hacer unos meses después de finalizada la feria. Evalúa costo versus beneficio. Envía información y cumple compromisos. Invita a conocer tu empresa. Construye base de datos con los contactos realizados durante la actividad. Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 5
Envía mensajes de agradecimiento por la atención y el interés manifestados en los productos. Misión Comercial Antes de la Misión Comercial Fija los objetivos de tu participación en la actividad. Genera ventas. Obtén contactos de interés. Promueve productos y servicios de tu empresa. Contacta a tus clientes actuales y amplía la red de ventas. Analiza el mercado de tu competencia. Identifica fortalezas y debilidades para competir en el mercado destino. Busca información sobre las necesidades de tus clientes potenciales y la empresa que visitarás; esto demostrará tu interés en ella. Organiza tu agenda o plan de visitas. El tiempo es limitado, por tanto, una agenda de encuentros bien diseñada te permitirá optimizar la visita al mercado objetivo. Prepara la logística de muestras. Cuenta con un mapa de la ciudad que visitarás. Documéntate sobre aspectos que tienen que ver con tu mercado. Conoce tus competidores regionales, locales y/o nacionales. Prepárate para la negociación. Conoce la cultura de negocios, costumbres, y diferencias culturales de la región o ciudad donde se va a realizar la misión comercial, lo cual redundará en una imagen profesional seria en beneficio de tu compañía. Prepara folletos, catálogos de la empresa, tarjetas de presentación y lista de precios. Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 6
Planea tu viaje. Ten en cuenta el desplazamiento, itinerario, medios de transporte pr utilizar en la ciudad de destino, el alojamiento e incluso el clima. Durante la Misión Comercial *La negociación debe girar en torno a: Captar el interés del potencial comprador. Destacar las características más sobresalientes de tu empresa. Resaltar las características más importantes de tu producto. Enfatizar la capacidad de producción de tu empresa. Acentuar la calificación de tu personal. Protocolo: sé puntual. Procura estar, mínimo cinco minutos antes en el lugar de la cita. Si no alcanzas a llegar, llama, ofrece reprograma la cita. disculpas y *Escucha atentamente y toma nota de las observaciones que te hace la contraparte sobre el producto o servicio que tu empresa ofrece. Después de la Misión Comercial Una vez finalizada la misión comercial: Cumple los compromisos adquiridos, envíos de muestras, documentación, cotizaciones. Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 7
Elabora un informe que te permita evaluar el cumplimiento de los objetivos planteados. Recuerda que después de la misión comercial se reflejan los resultados. Evalúa tu producto y toma en cuenta los comentarios que recibiste para realizar mejoras. Elabora un plan post evento Hazle seguimiento a los contactos realizados (vía e-mail, teléfono), inmediatamente después de terminada la actividad. Envía cartas de agradecimiento. Evalúe tu gestión con los organizadores del evento. Cumple los compromisos de las empresas en una misión comercial Las empresas participantes en una misión comercial adquieren el compromiso de cumplir los requisitos y las actividades que implica participar en ella. Diligenciar completamente el formulario de inscripción con información clara, concreta y veraz de la empresa, producto y/o servicio que ofrece y lo que busca en la misión comercial. Asistir a las actividades de coordinación previas a la salida a la misión. Conocer y respetar los requisitos de participación en una misión comercial. Facilitar la información que se te solicite ya que esta es de suma importancia para la elaboración de la agenda. Respetar los tiempos, responder con la celeridad que requiere este tipo de actividad, los requerimientos que te formule el organizador. Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 8
Asistir a las reuniones logísticas que cite el organizador con el fin de conocer a los demás empresarios que participarán en la misión y aclarar las inquietudes que tenga en relación con esta actividad. Mostrar una actitud positiva y abierta durante la actividad. Ruedas de Negocios El evento: infórmate sobre la actividad en páginas web, catálogos, revistas u otros medios. Organizadores: averigua sobre la capacidad y experiencia de la entidad que organiza el evento y el apoyo que ofrece a las empresas participantes. El mercado: asegúrate de que el mercado sea de interés para tu empresa. Asistentes: deben ser los clientes con los que deseas hacer negocios o alianzas. Desarrollo de la actividad: organización logística, cuántas citas de negocios te garantizan durante el desarrollo de la actividad. Antes de la Rueda de Negocios Inscripción. Diligencia la ficha de inscripción con la información de la empresa y los productos o servicios que ofreces. Esta información debe ser clara, concisa y veraz, ya que es clave para la concertación de citas y la elaboración de la agenda. Selecciona las empresas con las que quieres reunirte. Para ello, consulta el catálogo (software) de empresas participantes publicado en la página web del organizador. Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 9
Prepárate para la actividad. Para eso es recomendable asistir a la capacitación previa preparada por la empresa organizadora del evento. Conoce el mercado, clientes, competencia, productos y servicios, procedimientos internos, legislación y factores que inciden en la venta. Investiga las necesidades reales de las empresas con las que te reunirás (cantidades, entregas, ficha técnica del producto, etcétera). Elige los productos o servicios que consideres competitivos para promover durante la actividad y lleva muestras de alta calidad. Prepara el material promoción que entregarás en las citas de negocios (tarjetas de presentación, folletos, catálogos, fotografías, etcétera). Estos deben vender la imagen o marca de tu empresa. Igualmente debes preparar la información técnica de los productos y/o servicios. Las listas de precios deben incluir el valor de los fletes y seguros. Prepara papelería y sello de tu empresa para entrega de cotizaciones. Cuenta con un computador portátil y las ayudas audiovisuales necesarias para la presentación de tu empresa. Lleva una calculadora de mano. Durante la Rueda de Negocios Regístrate en el punto de información y reclama la carpeta que contiene la agenda definitiva y la escarapela que te identificará como participante en la rueda de negocios. Si eres comprador, ubica la mesa asignada para atender las citas. Esta está identificada con el nombre de la empresa y un número que tú debes conocer previamente. Agenda de citas. Durante la jornada de encuentros debes cumplir el horario, el orden establecido para citas y el tiempo destinado para cada Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 10
acercamiento que es de 20 minutos. Durante el desarrollo de la actividad te pueden surgir citas de última hora. No te apresures a hacer ventas pequeñas y de poco impacto a corto plazo; es más valioso un negocio estable a mediano y largo plazo. Entrega muestras sin valor comercial. Registra los contactos y toma nota de los aspectos más relevantes de cada reunión. Esta información es el insumo para el informe final y de evaluación de la actividad. Diligencia los formatos de registro y evaluación de citas, una vez termines cada reunión, y el formato de evaluación de la actividad entregados por el organizador antes de iniciarse el evento. Estos dos formatos serán recogidos al finalizar la actividad. Después de la Rueda de negocios Cumple los compromisos adquiridos, envía la información solicitada, cotizaciones, muestras, fichas técnicas; despacha a tiempo los pedidos. Hazle seguimiento a los contactos realizados una vez termine el evento. Envía cartas de agradecimiento. Elabora un informe de resultados para evaluar el cumplimiento de los objetivos (número y calidad de los contactos, número de negocios realizados, expectativas de negocios). Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 11