MANUAL DE USO DE LA APLICACIÓN
ÍNDICE 1. Acceso a la aplicación 2. Definición de funciones 3. Plantillas 4. Cómo crear una nueva encuesta 5. Cómo enviar una encuesta 6. Cómo copiar una encuesta 7. Cómo borrar una encuesta y papelera de encuestas borradas 8. Buscador de encuestas 9. Resultados de encuestas 10. Formularios de contacto 11. Asignación de usuarios y permisos
1. Acceso a la aplicación Para entrar en la aplicación escribe la siguiente dirección en tu navegador: www.encuestascbre.com Para acceder deberás introducir tu usuario y contraseña en los huecos habilitados para ello. Para salir de la aplicación pulsa el botón «Cerrar Sesión», situado en la parte superior derecha de la pantalla.
2. Definición de funciones Una vez dentro de la aplicación podrás ver los siguientes iconos de control. Cada uno de estos iconos tiene una función específica que se detalla a continuación: Permite acceder a la plataforma para la creación de encuestas. Muestra el listado de encuestas activas (es decir que son visibles a través de una URL) con sus principales datos de control: Referencia Título Autor Fecha de activación Fecha planificada para su desactivación Estado de encuestas contestadas según el número de envíos (lo que se denomina PROCESO) Acceso a las estadísticas totales y porcentuales Posibilidad de acceder y previsualizar la encuesta Posibilidad de copiar la encuesta- Posibilidad de crear un nuevo envío - Posibilidad de borrar la encuesta Posibilidad de editar (antes de envió) y re-editar (después de envío) la encuesta
Muestra el listado de encuestas finalizadas (es decir que no visibles a través de una URL) con sus principales datos de control: Referencia Título Autor Fecha de activación Fecha planificada para su desactivación Estado de encuestas contestadas según el número de envíos (lo que se denomina PROCESO) Acceso a las estadísticas totales y porcentajes por pregunta Posibilidad de acceder a la encuesta Posibilidad de copiar la encuesta- Posibilidad de crear un nuevo envío - Posibilidad de borrar la encuesta. Repositorio de encuestas borradas, con sus principales datos de control: Referencia - Título - Autor - Responsable de su eliminación - Fecha en la que fue eliminada. Además permite ejecutar las siguientes acciones de forma directa: Acceder a la encuesta para visualizarla - Restaurar la encuesta Borrar definitivamente la encuesta. Pulsando el botón superior «Eliminar todas las encuestas» se elimina el listado completo de encuestas.
Permite acceder a un listado de encuestas desde donde se pueden descargar las estadísticas y resultados de las encuestas realizadas. Este listado muestra se muestra con los datos de control: Referencia Título de la encuesta Autor Fechas de activación y de finalización de la encuesta Porcentaje de encuestas contestadas de las enviadas y por preguntas. Además permite visualizar los porcentajes de las respuestas en forma de gráficos, descargar un archivo.excel con las estadísticas y ver la encuesta sobre la que se están analizando dichas estadísticas. Almacén virtual de plantillas aplicables para el diseño de nuevas encuestas. Dichas plantillas contienen los estilos y formatos de las encuestas, pero son editables en cada una de ellas las imágenes, las cabeceras y pies y los textos.
3. Plantillas La aplicación ofrece 5 modelos editables de diseño para la creación de encuestas, estos diseño son visibles desde el icono de la aplicación denominado «Plantillas encuestas». Su aplicación se realiza en el momento de creación de una nueva encuesta, pulsando el botón: Al pulsar dicho botón se abre una ventana emergente que permite hacer la selección de la plantilla escogida o ver los diferentes diseños de las mismas. Una vez seleccionada la aplicación te muestra la plantilla escogida y te permite cambiar la imagen de cabecera de la misma, para lo cual te indica el tamaño de la imagen que le corresponde a dicho diseño.
4. Cómo crear una nueva encuesta Para diseñar y crear una nueva encuesta pulsa el icono que aparece en la barra de control con el título «Agregar nueva encuesta». Una vez dentro de la aplicación completa los campos: TÍTULO, REFERENCIA Y DISEÑO 1º Título que llevará la encuesta. 2º La referencia por la que deseas identificarla 3º Indica la fecha de activación y desactivación de la encuesta. Pulsa el icono calendario para elegir el día-mes y año de forma cómoda y rápida. 4º Elige la plantilla de la encuesta (ver. Punto 3 de este manual), modifica si lo deseas las imágenes editables dentro de la plantilla escogida.
TEXTOS INTRODUCTORIOS Y DE FIN DE ENCUESTA 5º Introduce un texto introductorio para la encuesta (por ejemplo. las instrucciones para completar la encuesta) 6º Introduce un texto de agradecimiento para mostrar al usuario cuando finalice la encuesta. 7º Selecciona si deseas que la encuesta se muestre activada o desactivada tras su creación (este dato lo podrás cambiar posteriormente, simplemente clicando sobre el icono de estado de la encuesta). Verde indica que la encuesta está activa (es visible) y rojo indica que la encuesta está desactivada (no es visible). SOLICITUD DE DATOS PERSONALES 8º Introduce un texto para la solicitud de los datos personales. Estos datos son obligatorios. 9º Selecciona los datos obligatorios que se le requerirán al usuario durante la cumplimentación del formulario. 10º Indica como deseas que sean solicitados estos datos, en Español, en Inglés o en ambos idiomas. (En el formulario final se mostrarán los datos en dicho idioma o en ambos).
AÑADIR PREGUNTA : Texto introductorio para varias preguntas 11º Pulsa el botón «Añadir pregunta» para crear una pregunta. 12º Si deseas establecer un título para varias preguntas pulsa el botón : «Añadir Separador» e introduce el texto en el espacio habilitado para ello. 13º Si deseas quitar este texto separador que es anterior a una pregunta (o a varias preguntas) pulsa el botón «Quitar Separador». AÑADIR PREGUNTA : Creación de una pregunta 14º Introduce el texto de la pregunta en el espacio habilitado para ello. AÑADIR PREGUNTA : Creación de la respuesta o respuestas 15º Selecciona el tipo de respuesta. Esta puede ser de 4 tipos: Checkbox: Permite seleccionar más de una opción, se muestra como un cuadrado que el usuario puede seleccionar. Radio botón: Sólo permite elegir una única respuesta entre varias posibilidades, se muestra como un círculo vacío que el usuario completa al seleccionar. Desplegable: Permite desplegar en horizontal múltiples respuestas, siendo seleccionable sólo una de ellas, este diseño es ideal para respuestas largas. Texto: Genera un cuadro de texto en el que el usuario puede escribir libremente la contestación a la pregunta.
AÑADIR PREGUNTA : Creación de su respuesta o respuestas 16º Selecciona el diseño de la respuesta. Esta puede ser de 3 tipos: Horizontal: Las respuestas se muestran horizontalmente. Máximo 3 respuestas por línea, en el caso de que hubiese más respuestas se situarán en una línea inferior. Vertical: Las respuestas se muestran verticalmente. Única línea: Exclusivo para respuestas de valor numérico. Las respuestas se muestran en una única línea. Máximo 10-12 respuestas. 17º Indica la obligatoriedad de la pregunta (si es obligatorio para el usuario contestar a la pregunta para completar el formulario o no). 18º Agrega las respuestas pulsando el botón «Añadir respuesta», puedes agregar tantas respuestas como posibilidades desees ofrecer al usuario. 19º Introduce en el cuadro de texto las respuestas. 20º Puedes borrar la última respuesta pulsando el botón «Borrar respuesta». 21º Para repetir este proceso y añadir una nueva pregunta pulsa el botón «Añadir pregunta». 22º Para borrar la última pregunta pulsar el botón «Borrar pregunta». GUARDAR ENCUESTA 23º Una vez finalizada la encuesta pulsa el botón «Guardar», para grabar y guardar la encuesta.
5. Cómo enviar una encuesta Una vez pulsado el botón guardar aparecerán los siguientes iconos. El botón «Visualizar» abre en una nueva ventana la encuesta con el diseño final. El botón «Enviar» abre una nueva ventana donde podrás introducir el texto que deseas incluir en el email que les enviarás a los usuarios que deseas que completen la encuesta. Rellena los campos con el texto que deseas incluir en el mailing y la firma del emisor del email. Incluye además el número de envíos que deseas realizar para que posteriormente la aplicación pueda evaluar el porcentaje de usuarios que han accedido a la encuesta de todos aquellos a los que se le ha enviado la encuesta. Una vez completados estos datos pulsa el botón «Generar Html».
Se generará un email con un diseño predefinido, los datos que hayas incluido y un botón que dará acceso al usuario a la encuesta. Pulsa el icono de «Enviar por correo electrónico» de tu Navegador para generar un correo electrónico en tu email con dicho mailing. Una vez importado el mailing a tu gestor de correo electrónico, introduce las direcciones de los usuarios a los que deseas enviar la encuesta y pulsa el botón «Enviar».
6. Cómo copiar una encuesta Si deseas copiar o duplicar una encuesta ya creada pulsa el icono copiar. Una vez copiada confirma tu acción pulsando el botón «Pegar encuesta» de la ventana emergente. La encuesta se copiará tal cual en una nueva plantilla. Podrás editar todos los datos de la nueva encuesta pero tendrás que asignar un nuevo nombre y una nueva referencia a esta nueva encuesta, para evitar duplicidad en las estadísticas de resultados.
7. Cómo borrar una encuesta y papelera de encuestas borradas Pulsa el icono «Borrar encuesta» para enviar la encuesta a la papelera. Pulsa el botón «Encuestas borradas» para ir al repositorio donde se acumulan todas las encuestas borradas. Cuando quieras eliminar una encuesta, pulsa el botón «Borrar encuesta», inmediatamente esa encuesta se irá a una opción de la aplicación donde se acumulan todas las encuestas borradas llamado «Encuestas borradas». Desde ahí podrás visualizar el listado de todas las encuestas borradas, identificadas por su referencia, su título, su autor, el autor de su eliminación y su fecha de eliminación. Además podrás acceder a la encuesta borrada pulsando el botón «Ver encuesta». Podrá también restaurar la encuesta a su estado anterior pulsando el icono «Restaurar». O podrás borrar definitivamente la encuesta pulsando el botón «Borrar». Si deseas eliminar todo el listado de encuestas pulsa el botón «Eliminar todas las encuestas».
8. Buscador de encuestas Desde la página principal de la aplicación, puedes buscar una encuesta específica indicando alguno de los siguiente valores: Título Autor Referencia- Fecha de publicación Fecha de finalización Rellena alguno de los campos para acceder a la información que buscas. La aplicación te ofrecerá un listado con las opciones que encajan con tu búsqueda. Existe un buscador general que busca en todas las secciones de la aplicación y un buscador especifico para cada sección (Encuestas activas- Encuestas finalizadas- Encuestas borradas Resultado de encuestas).
9. Resultados de encuestas Desde cualquier listado de encuestas podrás descargar en un archivo tipo excel las estadísticas de respuestas generadas. Pulsando el botón «Resultados encuestas» desde el menú principal de la aplicación accederás al listado de encuestas con resultados generados. Desde esta sección de la aplicación podrás comprobar y cambiar el estado de la encuesta, identificarla por su referencia, por su título, por el autor que la ha creado, por su fecha de activación y desactivación y por el porcentaje de encuestas contestadas sobre el número total de encuestas enviadas. Además podrás visualizar en forma de gráficos los porcentajes de las respuestas contestadas, descargar los resultados en un archivo tipo excel o visualizar la encuesta sobre la que se analizan dichos resultados. Pulsa el icono «Estadísticas» para descargar el archivo excel con los resultados de la encuesta, segmentada para cada usuario. Pulsa el icono «Porcentaje» para descargar el archivo excel con los resultados de porcentajes para todas encuestas contestadas. Clica sobre el botón «Ver» para ver la encuesta sobre la que se está generando el estudio de los resultados.
10. Formularios de contacto Desde la propia aplicación podrás contactar con el departamento responsable o con el servicio técnico creador para comunicar cualquier incidencia, pulsando sobre los enlaces situados en el pie de la página. Pulsa sobre el acceso «Contactar», rellena el formulario indicando el nombre del usuario de la aplicación, un email de contacto, el motivo del contacto y la descripción del motivo. Para finalizar pulsa el botón «Enviar» para hacer llegar el formulario al departamento responsable. Pulsa el acceso «Servicio técnico», rellena el formulario indicando el nombre del usuario de la aplicación, un email de contacto, el motivo de la incidencia y la descripción de la incidencia. Para finalizar pulsa el botón «Enviar» para hacer llegar el registro de la incidencia a los programadores encargados de la aplicación.
11. Asignación de usuarios y permisos Acción exclusiva para los Administradores de la aplicación Los administradores de la aplicación podrán crear nuevos administradores con permisos completos y autores de encuestas con permisos limitados para la creación, modificación y análisis de sus propias encuestas. Para acceder a esta sección, los administradores deberán pulsar sobre el acceso situado en el pie de la página. Pulsa sobre el acceso «Administradores» y entrarás en la sección de la aplicación donde los administradores, en exclusiva, pueden gestionar a los usuarios de la aplicación. Desde esta ventana podrán visualizar el listado de administradores y autores y número de encuestas que han creado. Además desde aquí podrás eliminar o modificar los datos de estos usuarios. Pulsa este icono para borrar o eliminar a un autor o administrador Pulsa este icono para modificar los datos de un autor o administrador. Al clicar sobre el botón «Editar» accederás a la ficha del administrador o autor y en ella podrás cambiar su nombre, su nombre de usuario, su contraseña de acceso o sus permisos (indicando el tipo de usuario en el desplegable). Para finalizar pulsa el botón «Guardar».
12. Cómo editar una encuesta? Una vez que hemos configurado una nueva encuesta, podemos pinchar sobre el botón ver para previsualizar el resultado. Si queremos enviar la encuesta en pruebas antes de activarla, es recomendable copiar la URL que aparece en la barra de direcciones de nuestro navegador al pinchar sobre el botón ver y enviar la previsualización por email. El botón de editar (rojo), nos permite hacer cambios en todos los campos de la encuesta: añadir y borrar preguntas y respuestas, editar textos, título, referencias, fechas de activación y modificar todos los campos de la encuesta. Este botón únicamente debe utilizarse para editar la encuesta antes de enviarla. Si se modifican campos desde este botón, una vez enviada la encuesta, los resultados anteriores a la modificación se perderán y la encuesta comenzará a contar desde cero. El botón de re-editar (verde), se debe utilizar, una vez que la encuesta se haya enviado, para editar los textos de la encuesta. Empleando esta opción, la encuesta seguirá manteniendo los resultados aunque se modifiquen los textos.