Página 1 de 7 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META FN-PR-15 Edición: 01/08/2017 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Barbarita González Ayala Doris Mabel Arciniegas Barbosa Orlando Guzmán Virguez Director Financiero Gerente SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META
Página 2 de 7 Control de Cambios Versión Fecha Modificación Descripción de cambios 1 01/08/2017 Emisión del documento. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META
Página 3 de 7 1. OBJETIVO El presente procedimiento tiene como objetivo establecer los lineamientos generales para realizar un adecuado cierre del periodo contables de cada vigencia de la empresa EDESA S.A. E.S.P., previa validación de los registros del periodo a cerrar. 2. ALCANCE El procedimiento abarca desde el cierre contable o bloqueo de periodos, hasta la creación o habilitación de los periodos siguientes. 3. DOCUMENTACIÓN UTILIZADA CÓDIGO NOMBRE DOCUMENTO Notas de Estados financieros Comprobantes de Acta de publicación de estados financieros 4. TERMINOS Y DEFINICIONES Cierre contable: El cierre contable es el proceso que consiste en cancelar las cuentas de resultados (compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y trasladar dichas cifras a las cuentas de balance respectivas (activo, pasivo y patrimonio). Este cierre permite conocer el resultado económico del periodo y cuantificar las ganancias o las pérdidas Conciliaciones de saldos: La conciliación de cuenta bancaria o conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores económicos que una empresa tiene registrados sobre una cuenta, ya sea corriente o de ahorro, con sus movimientos bancarios, así como clasificar el libro auxiliar de para confrontarlo con el extracto. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META
Página 4 de 7 Estados financieros: Los estados financieros son un informe resumido que muestra cómo una empresa ha utilizado los fondos que le confían sus accionistas y acreedores, y cuál es su situación financiera actual. Los tres estados financieros básicos son el balance, que muestra los activos, pasivos y patrimonio de la empresa en una fecha establecida; el estado de resultados, que muestra cómo se obtiene el ingreso neto de la empresa en un período determinado, y el estado de flujo de efectivo que muestra las entradas y salidas de efectivo producidas durante el período 5. DESARROLLO 5.1 Procedimiento Descriptivo Qué. Como (Descripción de la Actividad) Responsable Plazo, frecuencia 1. Inicio 2. Generar comprobantes contables Realizar el registro de comprobantes contables; los comprobantes mes están a cargo del técnico y los automáticos a cargo del profesional de ggestión (nómina, prestaciones y seguridad social). Se genera el comprobante de y las notas contables. 3. Procesar Se debe correr el proceso depreciaciones depreciación de activos fijos. 4. Procesar Se debe correr el proceso de amortizaciones intangibles amortizaciones que puede venir de diferidos y se generan las notas de. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META
Página 5 de 7 5. Registro de reclasificaciones En caso de evidenciar inconsistencias en los saldos de las cuentas y auxiliares, trasladar el saldo de una cuenta a otra si es necesario. inmediata y Los comprobantes se elaboran por el área contable de manera m y se generan las notas de. 6. Generar reporte de saldos de cuentas de En caso que sea necesario se valida si se presentan cuentas con naturaleza contraria; si es así se procede con la naturaleza reclasificación de cuentas y se contraria generan las notas de. 7. Conciliación módulos Se realiza validación que todas las transacciones contables del periodo coincidan con las registradas en los módulos, y en los casos que la actividad la ejecute el técnico, reporta al contador las novedades para requerir a los diferentes procesos. Se elabora la conciliación de saldos con presupuesto, conciliación de nómina, provisiones, conciliaciones bancarias, conciliación de ingresos, conciliación de activos fijos, conciliación de diferidos, conciliación de anticipos, verificación de inventario, verificación cierre de proveedores, conciliación de incapacidades y de procesos judiciales, saldos de cartera, costos ABC. Ver FN-PR-17 procedimiento costos ABC. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META
Página 6 de 7 8. Reclasificar En caso de ser necesario, se traslada cuentas el saldo total o parcial de una cuenta a otra, tomando como base los informes de conciliación. Se generan notas de. 9. Validar cierre de áreas después de Acorde a la política de cierre contable, se valida el cierre con las áreas de ajustes 10. Se genera el balance de prueba. Generación balance de pruebas 11. Se analizan los insumos requeridos para la presentación de informes, reportes y estados financieros, verificando saldos y movimientos por nivel: activos fijos, diferidos, bancos, deducciones de nómina, CPX terceros, acreedores (nómina y egresos), deudores. Cuentas de gastos por terceros, obligaciones laborales por pagar, entre otros. 12. Validación análisis de ajuste Se validan los ajustes propuestos por el auxiliar verificando la anomalía y propuestos autorizando el registro del comprobante de ajuste o el procedimiento de corrección. 13. Bloquear el Se realiza bloqueo de mes en mes, lo que permite asegurar que ninguna área puede realizar modificaciones en el mes de cierre. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META
Página 7 de 7 14. Cierre de Se procede al cierre contable el cual cuentas puede parcial o definitivo. Mensual y 15. Generar y Se generan los respectivos estados certificar financieros del periodo y comparativos estados y son certificados por el contador. Semestral y 16. Generar y certificar estados Una vez certificados, se presentan los estados financieros a la gerencia para su aprobación y presentación en la asamblea general. Director financiero Se procede a enviar los estados financieros aprobados al área de sistemas para ser publicados en la página web de la entidad. 17. Generar y Se crean los meses del periodo certificar siguiente. estados 18. Fin SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META