EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META EDESA S.A. E.S.P.

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1 Página 1 de 6 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META PROCEDIMIENTO PARA LAS CONCILIACIONES FN-PR-07 Edición: 01/08/2017 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Barbarita González Ayala Doris Mabel Arciniegas Barbosa Orlando Guzmán Virgûez Director Financiero Gerente SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META

2 Página 2 de 6 Control de Cambios Versión Fecha Modificación Descripción de cambios 1 01/08/2017 Reestructuración sistema de gestión de calidad, versión inicial. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META

3 Página 3 de 6 1. OBJETIVO El presente procedimiento tiene por objetivo establecer los lineamientos generales que permiten conciliar bancos, para determinar las diferencias que puedan existir entre el libro de bancos registrado en el sistema financiero y el extracto bancario, y de esta manera llevar un control del saldo real de las cuentas bancarias. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la solicitud de extractos a tesorería, registro en el sistema, comparación de los movimientos, cruce de información, generación de notas débito y crédito, cierre de conciliación hasta generación de informe con las diferencias encontradas. 3. DOCUMENTACIÓN UTILIZADA CÓDIGO EXTERNO EXTERNO Extractos bancarios NOMBRE DOCUMENTO Libros auxiliares de bancos 4. TERMINOS Y DEFINICIONES Conciliación bancaria: La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Extractos bancarios: Movimientos registrados que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META

4 Página 4 de 6 Libro auxiliar de bancos: Libro de registros de cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc. Generación de informes: Descripción escrita de las características, circunstancias acción y efecto de informar. 5. DESARROLLO 5.1 Procedimiento descriptivo Nº Qué. Como (Descripción de la Actividad) Responsable Plazo, frecuencia 1. Inicio 2. Se solicitan a las entidades financieras Extractos extractos bancarios correspondientes al bancarios mes vencido por medio de oficio o consulta vía internet en línea. Estos extractos son cargados por Tesorería en el servidor para que la oficina de contabilidad pueda visualizarlos e iniciar la conciliación. Tesorería mensual descarga del servidor los extractos bancarios correspondientes al mes vencido de las cuentas de inversión, operaciones y funcionamiento para iniciar la actividad conciliatoria. 3. Se trascribe el extracto bancario en el Transcripción sistema financiero y/o se descarga el de extractos o archivo plano del extracto en el sistema. Archivo plano Una vez se tengan los extractos bancarios SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META

5 Página 5 de 6 4. Conciliación y cruce de partidas Se procede a conciliar los libros auxiliares de bancos con los registros de los extractos que ya se han digitado en el sistema financiero para detectar las partidas conciliatorias. inmediata a la transcripción de extractos 5. Se realizan las notas débito y las notas Realización de crédito de valores pendientes por conciliar Notas débito y como rendimientos financieros, crédito comisiones, IVA, retención, gravamen al movimiento financiero, compra cheque, embargos judiciales, ingresos no identificados; y se imprimen como soporte de la conciliación. Una vez se haga el cruce de partidas El sistema refleja el registro de las notas realizadas en los libros para su respectiva conciliación. 6. Una vez realizada la conciliación con sus Cierre de respectivas notas se procede a hacer el conciliación cierre de la conciliación mes vencido. Cada mes vencido 7. Se genera reportes de movimiento por Generación entidad y documento de conciliación para de reportes cada cuenta bancaria. mensual al cierre de la conciliación 8. Se oficia a tesorería las diferencias Oficiar a encontradas entre libros y extractos para Tesorería su respectiva identificación por parte de ésta área. de apoyo al Tesorero inmediata SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META

6 Página 6 de 6 9. Se procede a foliar, rotular, digitalizar y archivar el informe en la dependencia por mes y se guarda una copia en el servidor. Rotulación, foliación, digitalización y Archivo Cada expediente debe contener el listado de las cuentas, las conciliaciones bancarias (el documento de conciliación, movimiento por entidad, las notas débito y crédito realizadas durante el proceso, extracto bancario); y el oficio de los ajustes de conciliación. mensual 10. Fin SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META