Emisión: 16-feb-2015 MEJORA CONTINUA. Página: 1 de 5 1.- OBJETIVO Establecer la metodología para: Identificar las oportunidades de mejora. Recopilar y tratar la información generada del SGI. Enriquecer los resultados de la organización. Dar seguimiento a las acciones de mejora. 2.- ALCANCE Aplica a todas las áreas involucradas en el SGI. 3.- REFERENCIAS NORMATIVAS Norma ISO 9000:2005 SGC Fundamentos y vocabularios. Norma ISO 9001:2008 SGC Requisitos. Norma ISO 9004:2009 SGC Directrices para la Mejora del Desempeño. Norma ISO-14001:2004 Sistema de gestión ambiental. Norma OHSAS-18001:2007 Sistema de salud y seguridad en el trabajo. 4.- DOCUMENTOS REQUERIDOS Manual integral. Control de registros. Acciones correctivas y preventivas. 5.- FORMATOS REQUERIDOS Plan de gestión. Tablero de control. Minuta de reunión. Cuadro de mando integral. MDG-001. PAC-005. PAC-015. FAC-025. FAC-030. FAC-035. FAC-040. 6.- DEFINICIONES Cliente: El consumidor de nuestros productos. Colaboradores: Personas que laboran en COLORFLEX. Conclusiones de la revisión: Resultados y hallazgos encontrados. Informe de seguimiento: Documento en el que se sintetiza el resultado del SGI, en el transcurso del año. Mejora Continua: Actividad que incrementa la capacidad para lograr la satisfacción de las partes interesadas, a través de un ciclo sin fin que nos permite actuar proactivamente para mejorar el SGI. Partes interesadas: Persona o grupo con interés en el desempeño de la organización. Plan de gestión: Documento que contempla las acciones de mejora con fechas, mediciones y responsables. Plan de Mejora: Acciones que permiten aumentar la capacidad de los procesos incluidos en el SGI. Tablero de control: Resumen de lo planeado en KPI`S vs. Resultados de los procesos. Cuadro de mando integral: Documento que representa el resultado del SGI asociado con los resultados de la organización. 6.1 Siglas DG: Dirección general. KPI: Indicadores Clave de Desempeño PG: Plan de gestión. PHVA: Representa el circulo de mejora continua, Planear, Hacer, Verificar y Ajustar.
Emisión: 16-feb-2015 MEJORA CONTINUA. Página: 2 de 5 RD: SGI: Representante de la Dirección. Sistema de gestión integral. 7.- RESPONSABILIDADES. DG. Autorizar este documento. Aprobar la inclusión o eliminación KPI S. Actualizar las Políticas del SGI. Establecer y aprobar objetivos del SGI. Encabezar las reuniones de revisión. RD. Actualizar este documento. Pedir la información mensual del desempeño de las actividades incluidas en el SGI. Elaborar los informes de seguimiento. Facilitar los informes de seguimiento a los responsables de área. Documentar los objetivos establecidos. Coordinar la definición de los planes de acciones. Realizar el seguimiento de las acciones de mejora iniciadas contenidas en PG. Analizar los resultados de las auditorías y de las ACP S. Presentar el resultado de manera mensual del cuadro de mando integral. Responsables de departamento. Proponer objetivos y determinar acciones para conseguirlos. Realizar el seguimiento de las acciones iniciadas en su área. Presentar el resultado mensual de sus KPI S con sus soportes. Participar en las reuniones de revisión y proponer decisiones y acciones. Todos los colaboradores. Colaborar en la ejecución de las acciones de mejora establecidas en los PG. Contribuir al logro de los KPI`S determinados en este procedimiento. Proporcionar al RD información para construir los informes de seguimiento. 8.- DIAGRAMA DE FLUJO
Emisión: 16-feb-2015 MEJORA CONTINUA. Página: 3 de 5 9.- DESARROLLO Para el logro de la mejora continua eficaz, se requiere de la participación de todos en el proceso, con actitud ideas, propuestas y acciones. 9.0 CODIFLEX adopto y adapto el ciclo PHVA, para realizar la mejora del SGI y que consta de cuatro etapas: a) Planificar: Es establecer los objetivos y su seguimiento, así como los procesos necesarios para obtener los resultados de su planificación. b) Hacer: Es implementar y poner en marcha las acciones planificadas para lograr objetivos. Para conseguirlos, la organización pone en marcha los planes de mejora contenidos en los PG FAC-025. c) Verificar: Pasado el periodo de tiempo planeado, se recopilan datos para la medición, son analizados, se compara el resultado de lo planificado contra lo evaluando y si se verifica si se ha producido la mejora esperada. d) Ajustar: Es realizan las adecuaciones y acciones para continuar en el camino de mejorar constantemente el desempeño de los procesos incluidos en el SGI; en base a las conclusiones obtenidas del proceso indicado en el punto 9.3. El círculo PHVA se aplica en CODIFLEX de la siguiente manera: 9.1 (P) Planificar: 9.1.1 Establecimiento de objetivos. Al establecer objetivos se debe considerar: a) Requerimientos del SGI. b) La mejora continua. c) Requisitos del cliente. d) Requisitos legales actuales y futuros. e) Partes interesadas. f) Quejas de las partes interesadas. 9.1.2 Los objetivos se monitorean a través de KPI`S para comprobar su eficacia, los que se establecen de acuerdo a los siguientes lineamientos: a) Los objetivos y metas se documentan en el formato denominado PG, FAC-025. b) El dueño del proceso define el objetivo. c) El dueño del proceso se encarga del diseño del KPI y de su registro en el PG. d) El dueño del proceso define las acciones y/o metas para alcanzar los objetivos. e) Los objetivos deberán ser alcanzables y medibles. f) El KPI es aprobado por la DG. g) El KPI se registra en el tablero de control FAC-030. 9.1.3 Seguimiento de KPI`S. a) Los responsable de área actualizará mensualmente el resultado de sus KPI`S. b) Los responsable de área revisará en conjunto con el RD, el resultado de sus KPI S, dentro de los primeros 5 días hábiles siguientes al término de cada mes, entregando el PG actualizado cuando proceda. c) El RD realiza el resumen de los KPI S contenidos en el tablero de control FAC-030, de manera mensual dentro del sexto día hábil. d) Se conserva el registro anterior de acuerdo a lo estipulado por el control de registros. e) El RD por mes, informa a la DG, el desempeño de todos los KPI del SGI. f) La eficacia de los KPI, cuando menos debe ser del 90% de lo planeado.
Emisión: 16-feb-2015 MEJORA CONTINUA. Página: 4 de 5 g) Si no se alcanza la eficacia del punto anterior se inicia una ACP S. h) TH publica el tablero de control dentro del sexto día hábil de cada mes. 9.2 (H) Hacer: Ejecutar lo planeado Acciones a realizar. Meta a lograr. Recursos necesarios. Fecha límite para inicio y fin de la acción. Medir los avances parciales. Los responsables indicados en el PG son también responsables de cumplir el objetivo asociado a la acción. 9.3 (V) Verificar: 9.3.1 Resumen anual de seguimiento. a) Se realiza mensualmente y en el mes de diciembre se presenta el resumen del el año. b) El RD recopila la información generada durante el año de los procesos indicados en el punto 9.3.3. c) El RD puede anexar al informe lo que considere relevante. d) Se realiza por medio del formato tablero de control y el cuadro de mando integral. e) El resumen anual se distribuye a los asistentes a la reunión para la revisión por la dirección cinco días antes de que esta se celebre, con el fin de que puedan prepararse para la misma. 9.3.2 Preparación de la reunión de revisión por la Dirección. a) La preparación de la reunión para la revisión por la Dirección la coordina el RD. b) El RD informando a los asistentes la fecha y hora de la reunión. c) El RD informa la fecha con quince días de antelación. d) El RD les entrega la orden del día, a través de la minuta de reunión FAC-035. e) El RD les precisa qué información debe prepararse. 9.3.3 Información de entrada para la revisión por la Dirección. El RD incluye en el resumen anual los resultados de: Toma de conciencia. La actualización integral del SGI. Desempeño del tablero de control. El resultados de auditorías. El feedback de las partes interesadas. El desempeño del tablero de mando integral. El estado de ACP S. Las revisiones por la Dirección previas. Los resultados de la evaluación al desempeño. Los resultados de la capacitación implementada. Resultados del clima organizacional. Estado de la infraestructura. El RD anexa todos los soportes necesarios para el correcto análisis de la información.
Emisión: 16-feb-2015 MEJORA CONTINUA. Página: 5 de 5 9.3.4 Revisión por la dirección. a) La DG revisa la información generada en los procesos descritos en el punto 9.3.3. b) La DG puede apoyarse para el análisis de las 8D`S si no se cumple la eficacia del KPI, según lo estipulado en este procedimiento. 9.3.5 Resultado de la Revisión por la Dirección. a) La DG definirá cualquier decisión o acción relacionada a: Necesidad de mejora de la eficacia del SGI y sus procesos. Mejora de los procesos relacionados con los requisitos de los clientes. Necesidad de recursos. Crecimiento de objetivos. Cierre y/o implementación de acciones correctivas y preventivas. b) La DG, elabora un informe que contiene todas las conclusiones de la revisión. c) El informe se respalda por las acciones contenidas en el PG. 9.4 Ajustar: La RD da conocer el resultado de la revisión, de acuerdo a lo estipulado por el MI en el punto 5.5.3. a) El RD coordinan las actividades para que se plasmen las acciones acordadas en el PG. b) Si del análisis se detectaron errores en los resultados, realizar las mejoras que favorezcan los ajustes, apoyándose de lo acordado y de lo estipulado en los PG correspondientes. c) Si los errores no son relevantes, aplicar las modificaciones permanentes de los procesos. d) Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones y realizar un nuevo análisis. e) El RD puede apoyarse del procedimiento de ACP S, en lo que aplique. f) El RD puede apoyarse en la creación de círculos de calidad. 9.5 Los resultados de la revisión, los acuerdos, las acciones y todas las decisiones que se han tomado, se documenta en el formato minuta de reunión FAC-035. 9.6 Los resultados del sistema son reflejados en el tablero de control y el tablero de mando integral. 10.- MONITOREO Y MEDICION El Resultado de la mejora continua se determina por medio del cuadro de control y el cuadro de mando integral.