TÉRMINOS DE REFERENCIA Auxiliar Administrativo(a) del Proyecto Regional Subvención QRC-H-SISCA Oficina Subsede de la Secretaría de la Integración Social Centroamericana (SISCA), República de El Salvador I. PERFIL RESUMIDO DEL PROYECTO REGIONAL Solicitante: Proyecto Regional "Asegurando a través de Acciones de Incidencia Política el Acceso Universal a la Salud y el Respeto de los Derechos Humanos en la Respuesta al VIH en Centroamérica, para Mejorar la Calidad de Vida de las Personas con VIH" Subvención QRC-H-SISCA. Financiamiento: Fondo Mundial de la lucha contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria - Subvención QRC-H-SISCA. Dirección: Final Blv. Cancillería, Distrito El Espino, Ciudad Merliot, Antiguo Cuscatlán La Libertad, El Salvador Centroamérica. Teléfono: (503) 2565-1400. II. CONTEXTO La Secretaría de la Integración Social Centroamericana (SISCA), tiene bajo su responsabilidad la ejecución del Proyecto Regional "Asegurando a través de Acciones de Incidencia Política el Acceso Universal a la Salud y el Respeto de los Derechos Humanos en la Respuesta al VIH en Centroamérica, para Mejorar la Calidad de Vida de las Personas con VIH", en lo sucesivo (el Proyecto Regional ), financiado por el Fondo Mundial de Lucha contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria - Subvención QRC-H-SISCA, durante el período comprendido entre el 1ero. de julio de 2016 y el 30 de junio de 2019; en estrecha coordinación con la Red Centroamericana de Personas con VIH (REDCA+). La SISCA se creó mediante el Tratado de la Integración Social Centroamericana (TISCA), instrumento jurídico ratificado a la fecha por los ocho países miembros del Sistema de la Integración Centroamericana y que desempeña el rol de instancia técnica de coordinación del Subsistema Social del SICA.
El TISCA en su artículo 13 consigna que, la SISCA es el órgano técnico y administrativo del proceso de integración social centroamericana, estableciendo a su vez que estará a cargo de un Secretario, nombrado por el Consejo de la Integración Social Centroamericana, quien tendrá la representación legal de la misma. Conforme lo dispuesto en el Artículo 14 del TISCA, son funciones de la SISCA: 1. Velar a nivel regional por la correcta aplicacioń del TISCA y demaś instrumentos juri dicos de la integracioń social regional, asi como por la ejecucioń de las decisiones de los oŕganos del Subsistema Social. 2. Verificar el cumplimiento de los objetivos y metas de los programas y proyectos que se definan en este marco. 3. Realizar las actividades que el Consejo de la Integracioń Social le encomiende. En materia social tendra capacidad de propuesta. 4. Servir de enlace de las acciones de las secretariás sectoriales del Subsistema Social asi como la coordinacioń con la Secretariá General del Sistema de la Integracioń Centroamericana (SG-SICA), en concordancia con lo dispuesto en el Artićulo 8 del Protocolo de Tegucigalpa y en ejercicio de su autonomi a funcional. Para la realización de los fines del Subsistema de Integración Social, se cuenta con la estructura siguiente: 1. El Consejo de la Integración Social Centroamericana (CIS), conformado por el(la) Ministro(a) Coordinador(a) del Gabinete Social de cada país y, en su defecto, por el(la) Ministro(a) alterno(a). 2. La Secretaría de la Integración Social Centroamericana (SISCA), a cargo de un(a) Secretario(a) Técnico(a), nombrado(a) por el CIS. 3. Un Comité Consultivo que estará conformado por los diversos sectores representativos de la región y comprometido en el esfuerzo de integración social Centroamericana.
En sus artículos 18 y 19, el TISCA establece que se otorga personalidad juri dica de derecho internacional a la Secretariá de Integracioń Social, la cual suscribira el convenio de sede con el respectivo Gobierno del Estado de su domicilio y que tendra su sede en la Ciudad de Panama, Repu blica de Panama. La SISCA tiene como misión, ser el órgano técnico que impulsa la coordinación de las políticas sociales intersectoriales entre los Estados Miembros del SICA y las instancias de la integración, estableciendo agendas regionales para el abordaje de desafíos comunes del desarrollo sostenible en Centroamérica y República Dominicana. La Red Centroamericana de Personas con VIH (REDCA+), nace en junio de 2001, a partir del interés de personas con VIH, líderes(as) de los países que integran la región: Belize y las Repúblicas de Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua y Panamá. En ese momento, su interés respondía a la necesidad de abordar los desafíos de Centroamérica ante el VIH, entre ellos, el acceso a la atención integral, incluido el acceso universal al tratamiento antirretroviral; altos niveles de estigma y discriminación y violaciones a los derechos humanos de personas con VIH. La estructura organizativa de la REDCA+ está representada por una Secretaría Regional apoyada por un Grupo Asesor; además, en cada país miembro de la Red, se cuenta con representación nacional a través de Puntos Focales Nacionales (PFN) y Nodos Departamentales, Provinciales y Distritales que varían de acuerdo con la división políticoadministrativa del país. El Proyecto Regional es administrado técnica y financieramente por la SISCA, desde la Unidad Coordinadora de Proyecto (UCP) y la Unidad de Administración y Finanzas (UAF), respectivamente. La UCP es una instancia operativa de la SISCA, dedicada a la gestión y coordinación de la subvención QRC-H-SISCA con el propósito de alcanzar plenamente los objetivos, resultados y productos estipulados en la misma.
El personal de la UCP ejerce sus funciones en las instalaciones de la oficina Subsede de la SISCA en El Salvador y su selección y supervisión se rige por los lineamientos y procesos de la SISCA, conforme lo establece su Manual de Políticas Laborales. El Proyecto Regional se centra en el fortalecimiento de las capacidades de las organizaciones de la sociedad civil y el empoderamiento de los líderes con VIH, para abogar por la promoción de los derechos humanos entre las personas que viven con dicha condición de salud. Tiene como objetivos: 1. Fortalecer las capacidades técnicas y jurídicas de las personas con VIH y de sus organizaciones, para participar en la promoción y defensa de los derechos humanos de las personas con VIH a través del ejercicio de la veeduría, contraloría social e incidencia política a nivel regional y subregional. 2. Propiciar mejoras en marcos legales, políticas públicas y su aplicación, para reducir las violaciones de los derechos humanos de las personas con VH y contribuir con la equidad y la no discriminación de éstas, independientemente de su sexo, edad, etnia, ubicación geográfica, identidad de género u orientación sexual. 3. Fortalecer el sistema comunitario subregional de REDCA+ como contribución a la sostenibilidad de sus acciones. De igual forma, el Proyecto Regional hace énfasis en la incidencia política de la REDCA+ y la garantía de los Derechos Humanos en la Respuesta al VIH en Centroamérica, para mejorar la calidad de vida de las personas con VIH, a través de las líneas estratégicas, módulos e intervenciones planificadas siguientes: Líneas estratégicas: 1. Incidencia política regional 2. Fortalecimiento del sistema comunitario sub-regional de la REDCA+ 3. Sostenibilidad de la REDCA+
Módulos: 1. Eliminación de las barreras legales de acceso 2. Fortalecimiento del sistema de salud en materia de políticas y gobernanza 3. Fortalecimiento de los sistemas comunitarios 4. Fortalecimiento del sistema de salud en materia de seguimiento y evaluación 5. Gestión del proyecto Intervenciones planificadas: 1. Servicios de asesoría legal y de alfabetización jurídica 2. Seguimiento de los derechos legales con base comunitaria 3. Seguimiento y comunicación de la ejecución de leyes y políticas 4. Movilización Social, creación de vínculos, colaboración y coordinación en la comunidad 5. Presentación de informes rutinarios 6. Análisis, revisión y transparencia 7. Gestión de subvenciones Las intervenciones planificadas tienen un claro enfoque regional y un valor agregado: 1. Aprovechar los esfuerzos nacionales existentes, proporcionando capacitación adicional y apoyo a las organizaciones de la sociedad civil de las personas con VIH desde el nivel regional, asegurando así la participación significativa de las personas con VIH en cambios de políticas (por ejemplo, reformas legales, resoluciones de casos de violaciones de derechos humanos). 2. Reunir información estratégica de nivel nacional (por ejemplo, violaciones de los derechos humanos, casos emblemáticos y estudios especiales, como el índice de estigma y discriminación y el perfil de riesgo), aprovechando su posicionamiento a nivel regional. 3. Fortalecer la red de las personas con VIH en la región para catalizar esfuerzos y construir sostenibilidad.
Con el apoyo del Fondo Mundial de Lucha contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria, la participación de los aliados estratégicos y la colaboración técnica del Proyecto Regional, se busca fomentar la cooperación técnica y financiera, además de la autogeneración de recursos, que permitan ejecutar programas y acciones puntuales de desarrollo, que contribuyan con la cobertura de los costos operativos de la REDCA+ y, por vía de consecuencia, con la mejora de la calidad de vida de las personas con VIH en la región. Asimismo, se busca fortalecer el posicionamiento regional de la REDCA+, mediante el desarrollo de acciones de comunicación a lo interno de la organización. III. OBJETIVO Brindar un apoyo integral a la Unidad Coordinadora de Proyecto (UCP) de la SISCA, contribuyendo con la elaboración de documentos, archivo, gestión y trámite, ágil y oportuno, de los procesos administrativos y logísticos, para contribuir con el logro de los objetivos del Proyecto Regional. IV. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Sin ser limitativos, los objetivos específicos de la posición son: a) Apoyar a la Coordinación del Proyecto Regional, en la elaboración y archivo de documentos y en la puesta en marcha de las gestiones administrativas correspondientes, de forma ágil y oportuna. b) Asistir en la elaboración, gestión y trámite de los procesos generados por el(la) Colaborador(a) Técnico(a), Administrativo(a) y Financiero(a) del Proyecto Regional Subvención QRC-H-SISCA, contribuyendo con la compleción y archivo de las gestiones correspondientes, en tiempo oportuno y con el cumplimiento de las disposiciones de los instrumentos que constituyen la normativa institucional (Manuales, Resoluciones de la Secretaría General de la SISCA, entre otros). c) Brindar soporte administrativo y logístico a cada una de las actividades realizadas en el marco de la ejecución del Proyecto Regional, contribuyendo con la nitidez de su organización y con su desarrollo, conforme lo planificado.
V. PRINCIPALES ESPONSABILIDADES Sin ser limitativos, las principales responsabilidades de la posición son: Elaboración de Documentos a) Elaborar Notas y otras solicitudes requeridas como parte de los procesos desarrollados por la UCP de la SISCA. b) Elaborar Resúmenes Ejecutivos de las reuniones en las que participe la Coordinación del Proyecto Regional, así como otro tipo de Informes solicitados por ésta. c) Asegurar que cada proceso cuente con su respectivo respaldo documental, ordenado y completo. Gestión Documental a) Tramitar el envío y la recepción de todo tipo de documentos. b) Recibir, revisar, clasificar la correspondencia dirigida a la UCP de la SISCA, entregándola oportunamente a su destinatario(a) y realizando el registro físico y digital correspondiente. c) Verificar y garantizar que toda la correspondencia enviada y recibida esté debidamente archivada física y electrónicamente, lo que implica mantener actualizados los archivos tanto físicos como digitales de la UCP de la SISCA. d) Reproducir y preparar material de apoyo, conforme le sea solicitado. e) Mantener actualizados los directorios de contactos del Proyecto Regional. f) Mantener actualizados los soportes documentales, tanto físicos como digitales, de cada uno de los procesos que se realizan a lo interno de la UCP de la SISCA, conforme los lineamientos establecidos para tales fines. Tramitación de Procesos a) Apoyar al trámite de los procesos administrativos que se generen a lo interno de la UCP de la SISCA, de forma ágil y oportuna.
b) Apoyar al(a la) Colaborador(a) Técnico(a) Administrativo(a) y Financiero(a) del Proyecto Regional Subvención QRC-H-SISCA, en el seguimiento a los plazos establecidos por las diferentes instancias de la SISCA, para la tramitación de los procesos correspondientes. c) Apoyar la tramitación y compleción de los procesos administrativos, en el tiempo establecido. Gestión Logística a) Dar seguimiento sostenido a las convocatorias y a los aspectos logísticos vinculados con las actividades realizadas por la UCP de la SISCA. b) Velar por la nitidez de la organización y por el desarrollo puntual de las actividades de la UCP de la SISCA. c) Asistir en la compra de insumos para el adecuado funcionamiento de la UCP de la SISCA. Gestión de Agenda a) Apoyar la gestión de audiencias y de reuniones de la Coordinación del Proyecto Regional. b) Mantener actualizada la Agenda de la Coordinación del Proyecto Regional. Coordinación Uso de Sala de Reuniones a) Coordinar el uso de la Sala de Reuniones de la Oficina Subsede de la SISCA, para la realización de reuniones coordinadas por los(as) miembros(as) del Equipo Técnico de la UCP de la SISCA. b) Coordinar la logística y los procedimientos relativos a las Misiones Oficiales de los(as) miembros(as) del Equipo Técnico de la UCP de la SISCA y del(de la) Secretario(a) Regional de la REDCA+. Gestión Interna a) Atender y realizar llamadas telefónicas, internas, externas, locales e internacionales, de acuerdo con las necsidades de la posición y/o en respuesta a las solicitudes realizadas por la Coordinación del Proyecto Regional. b) Recibir y/o anunciar todo tipo de visitas (actores estratégicos, proveedores, entre otras).
VI. PRINCIPALES TAREAS Sin ser limitativos, las principales tareas de la posición son: a) Mantener actualizados, ordenados y completos los archivos físicos y digitales del Proyecto Regional. b) Mantener el control de los Informes, documentos y otro tipo de insumos que deban ser entregados para la liquidación de las Misiones Oficiales realizadas por los(as) miembros(as) del Equipo Técnico de la UCP de la SISCA y por el(la) Secretario(a) Regional de la REDCA+. c) Completar los formatos correspondientes para la realización de compras diversas de papelería, tóner u otros artículos que se requieran para el adecuado funcionamiento de la UCP de la SISCA. d) Asegurar que los requerimientos de compras y de fondos sean autorizados y el rubro presupuestario; para, posteriormente, ser ingresados al Sistema Integrado de Administración y Finanzas (SIAF) de la SISCA, por parte del(de la) Colaborador(a) Técnico(a), Administrativo(a) y Financiero(a) del Proyecto Regional Subvención QRC- H-SISCA. e) Elaborar los cuadros de viáticos de Misiones Oficiales de los(as) miembros(as) del Equipo Técnico de la UCP de la SISCA y del(de la) Secretario(a) Regional de la REDCA+. f) Preparar la logística de los servicios que serán contratados para la realización de actividades por parte del Proyecto Regional que incluye: i. Apoyar en la elaboración de presupuestos de actividades del Proyecto Regional. ii. Realizar cotizaciones de boletos aéreos o terrestres para participantes, enviar los itinerarios a las personas que viajarán, posteriormente de la aprobación, solicitar a la UAF de la SISCA su emisión. iii. Elaborar y enviar invitaciones y dar seguimiento a la confirmación de participantes. iv. Apoyar a la elaboración de anticipo de gastos y liquidación de fondos de las actividades del Proyecto Regional. g) Mantener estricto control y orden de la Agenda de la Coordinación del Proyecto Regional.
h) Gestionar el uso de la Sala de Reuniones de la SISCA, cumpliendo con los requisitos establecidos para tales fines, en el tiempo oportuno. i) Gestionar las llamadas telefónicas de la Coordinación del Proyecto Regional. j) Mantener un estricto control de la base de datos de los contactos de la UCP de la SISCA. k) Cualquier otra gestión solicitada por la Coordinación del Proyecto Regional, en el ámbito de sus funciones. VII. DEPENDENCIA Y SUPERVISIÓN El(la) Auxiliar Administrativo(a) del Proyecto Regional Subvención QRC-H-SISCA a ser contratado(a) en el marco de la ejecución del Proyecto Regional; para el cumplimiento de sus responsabilidades y tareas, ejerce sus funciones bajo la dependencia y la supervisión directa de la Coordinación del Proyecto Regional, bajo la dependencia funcional del(de la) Colaborador(a) Técnico(a), Administrativo(a) y Financiero(a) del Proyecto Regional Subvención QRC-H-SISCA y articulándose con los(as) demás miembros(as) del Equipo Técnico de la UCP de la SISCA. VIII. REQUISITOS Indispensables: a) Licenciatura en Administración de Empresas, Contabilidad o carrera afín. b) Experiencia trabajando con procesos de compras y procesos administrativos, de preferencia en proyectos de cooperación, financiados por organismos internacionales. c) Excelentes conocimientos y manejo de MS Office (Word, Excel, Power Point, etc.) y de otras herramientas informáticas, que contribuyan con el ejercicio óptimo de sus funciones. d) Conocimiento de organización y de manejo de archivos, tanto físicos como digitales. e) Manejo del idioma inglés, por lo menos, en un nivel intermedio.
Otras habilidades requeridas: a) Personalidad propositiva, que comparta la misión, visión, principios y valores de la SISCA. b) Proactivo(a), organizado(a), metódico(a), con capacidad de planificación y orientado(a) a los detalles, al logro de objetivos y al alcance de los resultados, de forma oportuna. c) Discreto(a), íntegro(a) y con valores firmes. d) Visión estratégica. e) Alta adaptabilidad y flexibilidad. f) Con habilidades de liderazgo. g) Excelentes relaciones interpersonales, de comunicación y de relaciones públicas. h) Empatía, alta capacidad y profundidad de análisis, evaluación, razonamiento, adaptabilidad al cambio, al trabajo bajo presión. i) Competencias en la preparación de documentos e Informes, con alta calidad técnica. j) Excelente comunicación oral y escrita. k) Alta capacidad de discriminación perceptual de nombres y números, de análisis numérico, de planificación y de organización. IX. HONORARIOS El monto a ser pagado por concepto de honorarios, con una regularidad mensual, se definirá en función de la capacidad y experiencia relevante que presente la persona seleccionada y en función del monto disponible para dicha posición. La persona contratada recibirá un bono de medio año en el mes de junio; y el aguinaldo y el pago de indemnización en el mes de diciembre de cada año, todo ello en función de los meses del año laborados. X. CONTRATACIÓN Durante la ejecución del Proyecto Regional, se suscribirán Contratos de Personal Adjunto por Tiempo Determinado, luego de haber pasado, satisfactoriamente, un período inicial de prueba de 3 meses.
XI. SEDE DEL TRABAJO La sede del trabajo a ser realizado es la Oficina Subsede de la SISCA en la República de El Salvador, ubicada en el Edificio SICA, Antiguo Cuscatlán, La Libertad; que es el mismo lugar donde se aloja la Secretaría Regional de la REDCA+. Si la persona a ser contratada, actualmente, no reside en la República de El Salvador, la SISCA apoyará la gestión de los permisos correspondientes; sin embargo, no se reconocerá ningún tipo de gastos ni por desarraigo ni de ninguna otra naturaleza. XII. DEDICACIÓN El desarrollo pleno y oportuno de las funciones propias de la posición, requiere dedicación de tiempo completo y exclusiva. El horario de trabajo se establece de 8:00 a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes. La posición implica realizar movilizaciones a los países en los que la REDCA+ tiene representación; por tanto, los gastos derivados de dichas movilizaciones serán cubiertos con recursos del Proyecto Regional, conforme las políticas establecidas por la SISCA. XIII. NO DISCRIMINACIÓN La SISCA no discrimina y respeta la diversidad de género, nacionalidad y cultura, entre otras. Se motiva a postularse a la posición vacante a mujeres, a personas con VIH, a personas pertenecientes a la comunidad LGBTIQ, a personas pertenecientes a grupos indígenas, a personas con discapacidad, entre otros grupos de poblaciones expuestas a mayor riesgo.
XIV. CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PROVEEDORES DEL FONDO MUNDIAL DE LUCHA CONTRA EL SIDA, LA TUBERCULOSIS Y LA MALARIA Se recomienda a la persona postulante revisar y apegarse al Código de Conducta del Fondo Mundial de Lucha contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria, el cual forma parte integral de los presentes TdR, accediendo para ello al siguiente enlace: https://www.theglobalfund.org/media/6888/corporate_codeofconductforsuppliers_policy _es.pdf XV. PROCESO DE POSTULACIÓN Las postulaciones serán recibidas, única y exclusivamente, vía correo electrónico, a las direcciones electrónicas siguientes: contrataciones@sisca.int, esuero@sisca.int y secretario@redca.org, haciendo referencia en el Asunto a: Auxiliar Administrativo(a) Subvención QRC-H-SISCA, hasta el 23 de abril de 2018, a las 5:00 p.m. hora de la República de El Salvador; y adjuntando la siguiente documentación, en formato PDF: a) Carta de Expresión de Interés, expresando pretensión salarial. b) Hoja de Vida. c) Atestados que acrediten idoneidad para ocupar la posición. d) Mínimo dos(2) cartas de recomendación laboral. Toda documentación que sea recibida incompleta y/o después de la fecha límite no será tomada en cuenta para su evaluación. Se convocará a entrevistas, únicamente, postulantes preseleccionados(as). Dichas entrevistas pudieran realizarse de manera presencial, vía telefónica o vídeo conferencia. Al momento de la entrevista, el Comité de Evaluación, podrá agregar otros criterios de evaluación, como requerir pruebas de conocimientos técnicos y/o de idiomas.