MEMORANDO INTERNO FECHA: NO. PARA: DE: DR. JULIAN VILLARRUEL TORO DIRECTOR GENERAL COMITÉ EVALUADOR CAMILO QUINTERO M. IVAR ROJAS ARBOLEDA LILIANA ALVARADO FLOREZ REF: EVALUACION TECNICA DE LAS PROPUESTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA. El 1 de Abril de 2003, mediante memorando No. 6048 se nombra el Comité Evaluador para el concurso de la referencia, conformado por el Subdirector de Información, Ivar Rojas; el Subdirector de Planeación Energética, Camilo Quintero y la Subdirectora de Planeación Minera, Liliana Alvarado Flórez. Se presentaron las siguientes propuestas: Jorge Iván Muñoz Miguel A. Ordoñez Henry Montenegro Herly R. Quimbayo EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS EVALUACIÓN JURÍDICA La Secretaria General realizó la revisión jurídica de las propuestas antes indicadas previa a la evaluación técnica, habiendo cumplido todas las exigencias solo tres de los proponentes, así: Henry Montenegro Herly Quimbayo Miguel A. Ordoñez La propuesta presentada por el Señor Jorge Iván Muñoz No cumplió los requisitos legales debido a la falta de la póliza de seriedad de la oferta, según comunicación 6048 de la secretaria general. 1
EVALUACIÓN TÉCNICA El comité evaluador, una vez estudiadas las propuestas, consideró conveniente pedir algunas aclaraciones técnicas al Sr. Henry Montenegro, en carta enviada el día 14 de abril del año 2003, con el fin de tener claridad sobre la propuesta metodológica, las actividades a desarrollar y los requerimientos solicitados por el Ingeniero para cumplir los objetivos. Estas aclaraciones fueron enviadas el día 23 de abril del presente año, por lo cual se prosiguió con la evaluación respectiva. El Comité evaluó el componente técnico de la oferta teniendo en cuenta que la Secretaría General se pronunció en cuanto al cumplimiento de los requisitos jurídicos de las ofertas presentadas. Las ofertas técnicas fueron evaluadas por el Comité, siguiendo la metodología establecida en los términos de referencia: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA, la cual establece los siguientes criterios: FACTORES DE EVALUACIÓN PUNTAJE PUNTAJE PARCIAL TOTAL OFERTA TECNICA 800 (1) Experiencia específica del proponente 300 (2) Nivel académico del proponente 300 (3) Propuesta técnica 200 OFERTA ECONOMICA 200 Valor de la propuesta 200 PUNTAJE TOTAL 1000 1000 Los requisitos necesarios para la evaluación son: El profesional debe ser graduado de Ingeniería de sistemas o informática, El profesional debe tener una experiencia específica mínima de 3 años después de obtenido el grado, en: Administración de centros de computo, conocimientos en Desarrollo de Software, administración de bases de datos en SQL y ACCESS. Conocimientos en herramientas de oficina (word, excel, powerpoint, Visio y Publisher) Conocimientos en administración de S.O. Windows NT Y 2000. El número mínimo de proyectos específicos exigidos al proponente para poder concursar es de tres (3). A continuación se presentan los factores utilizados para la evaluación y su correspondiente puntaje: 1. EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE (Máximo 300ptos) De acuerdo con la tabla se da un puntaje mínimo de 200 puntos para los profesionales con 3 proyectos certificados y 300 puntos con cinco proyectos. # Proyectos específicos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Puntos 0 0 200 250 300 2
Los resultados de la evaluación de experiencia específica de los proponentes son los siguientes: ASPECTOS A EVALUAR Experiencia específica del proponente (Max. 300) NOMBRES Henry Montenegro Herly Quimbayo Miguel Ordóñez Número de 8 8 10 Proyectos certificados válidos Puntaje 300 300 300 Observaciones 2. NIVEL ACADÉMICO & EXPERIENCIA (Máximo 300 puntos) El nivel académico combina el titulo obtenido y los años de experiencia después de obtener el titulo, el puntaje se da según la siguiente tabla: Experiencia (Años) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Nivel Académico PhD 300 MSc 300 Especialización 250 300 Profesional 0 0 200 250 300 Los resultados de la evaluación del nivel académico son los siguientes: ASPECTOS A EVALUAR Nivel académico del proponente (Max. 300) NOMBRES Henry Montenegro Herly Quimbayo Miguel Ordoñez Nivel Especialista en Especialista Especialista Teleinformática en Ingeniería en Informática fecha de grado de software para la diciembre 15 Fecha de Gerencia de de 1999. grado Proyectos diciembre 19 Fecha de del 2001 grado Ingeniería de diciembre 17 Sistemas de 1998. Fecha grado noviembre 29 de 1996 Puntaje 300 300 300 Observaciones El Sr. Herly Quimbayo tiene 1.3 años de experiencia como especialista pero más de 5 años como profesional 3
3. METODOLOGIA (200 puntos) Este factor tiene un valor máximo de 200 puntos y se evaluó con los siguientes criterios: METODOLOGÍA PUNTAJE MAXIMO a). Enfoque, actividades, y nivel de conocimiento en informática 100 b). Logística, recursos propuestos, organigrama y cronograma. 100 PUNTAJE MÁXIMO 200 a). Enfoque, actividades y nivel de conocimiento en informática El puntaje se asignó de acuerdo con el planteamiento presentado por el proponente para cumplir con los Objetivos generales y específicos consignados en los términos de referencia y la forma como desarrollará las actividades planteadas en los Alcances del estudio. Dichas actividades deben esbozar claramente que pretenden. El proponente podría de acuerdo con su criterio, adicionar actividades que considere necesarias para un mejor desarrollo del proyecto; si la UPME está de acuerdo con ellas será calificado favorablemente. La valoración del enfoque, desarrollo de las actividades y nivel de conocimiento en informática tendrá un puntaje máximo de 100 puntos, según los siguientes criterios: Enfoque metodológico y planteamiento presentado Desarrollo de las actividades para lograr los objetivos Para dar claridad a la forma de evaluar los anteriores factores el comité determinó asignar puntajes máximos para evaluar: el enfoque, el desarrollo de las actividades y el nivel de conocimiento según la siguiente tabla: Criterio Puntaje Factor Máx. Enfoque metodológico 50 Metología (100) Enfoque, actividades y conocimiento Actividades a desarrollar para lograr los objetivos 50 Subtotal 100 Los resultados de la evaluación son los siguientes: Factor Metología (100) Criterio Puntaje Henry Herly Miguel Máx Montenegro Quimbayo Ordoñez Enfoque metodológico 50 28 48 10 Actividades ha desarrollar y Nivel 50 28 50 17 de conocimiento en informática Subtotal 100 56 98 27 4
Los resultados anteriores se soportan en base las siguientes observaciones del comité: El máximo puntaje en este ítem le fue asignado al Ing. Herly Quimbayo, el cual alcanzó un total de 98 puntos, debido a que en su propuesta consideró con precisión todas las actividades tendientes a lograr el cumplimiento de los objetivos específicos establecidos en los términos de referencia. En la propuesta el Ingeniero plantea por ejemplo: 1. En el tema de mantenimiento de la seguridad, prevé la configuración óptima frente al ataque de Hackers, análisis de logs para evitar el ataque y propagación de virus, así mismo políticas para la instalación de Software, configuración segura de la página WEB y cultura informática en el personal de la UPME. 2. En el tema de la administración de los servidores principales y del correo, presenta una serie de actividades detalladas que son necesarias para la administración de éstos, como por ejemplo: administración de cuentas de usuario, administración on-line, mantenimiento de protocolos de red, migración de sistemas operativos, copias de seguridad y redireccionamiento de correo, entre otras. 3. Asi mismo, plantea en su propuesta otras actividades para la administración de los recursos informáticos como: Administrar las bases de datos SQL server, administrar los elementos físicos de la red LAN, Supervisar el canal de acceso a Internet y la Línea RDSI con el Ministerio. 4. En lo que respecta al apoyo y asesoría informática, plantea en su propuesta, el compromiso de emitir conceptos técnicos para el mejoramiento de la Unidad, el análisis de los sistemas y proyectos a contratar y la asesoría en la actualización de software y hardware. 5. Otro punto importante, es el compromiso de participar en el desarrollo del Sistema de Información Minero energético SIMEC. Al Ing. Henry Montenegro se le asignó un puntaje de 56 puntos, debido a que, si bien presentó en su propuesta en el tema de enfoque, actividades y nivel de conocimiento, una serie de actividades relacionadas con la administración de los recursos informáticos, tales como: Administración de la red local y servicios informáticos, un monitoreo permanente a los servidores y demás equipos componentes de la red, la seguridad e integridad de la información y la evaluación permamente de las características de desempeño de los diferentes servicios, no presenta un nivel de desagregación de las actividades tendientes a cumplir con los objetivos de la forma tan explicita y detallada como el proponente anterior Al Ing. Miguel Ordoñez se le asignó un puntaje de 27 puntos, debido a que el planteamiento presentado no da cuenta de cómo desarrollará todas las actividades tendientes a cumplir con los objetivos expresados en los términos de referencia. 5
b.) Logística, recursos propuestos El puntaje se asignó de acuerdo con la claridad con que el proponente presente la metodología de desarrollo del trabajo y además con la logística y recursos de apoyo al desarrollo del proyecto. Para tal efecto se tendrá en cuenta: Se evaluó la forma de organizar el trabajo para garantizar una secuencia lógica y coherente. Por logística y recursos propuestos se entiende: - Los mecanismos utilizados para captura, análisis, organización, almacenamiento y difusión de la información generada en el proyecto. - El apoyo utilizado en materia tecnológica, de asesoría por parte entidades externas, consulta de información especializada; etc. Se tendrán en cuenta también como servicios adicionales, para la evaluación, la capacitación o transferencia tecnológica al profesional de la UPME y los servicios de respaldo ofrecidos. En conclusión los criterios utilizados para la evaluación de este componente son: Logística y organización del trabajo Mecanismos a utilizar para la captura, análisis, organización, almacenamiento y difusión de información Apoyo que utilizará en materia tecnológica Capacitación o transferencia tecnológica a la UPME. La valoración de la logística y de los recursos propuestos tendrá un puntaje máximo de 100 puntos, el comité acordó que la evaluación se guiará por los siguientes criterios y puntajes: Factor Puntaje Criterio máx. Apoyo que utilizará en materia tecnológica 25 Logística (100) Logística y la Organización del trabajo, cronograma 25 Mecanismos a utilizar para la captura, análisis, organización y almacenamiento de la información 25 Capacitación o transferencia tecnológica 25 Subtotal 100 Los resultados de la evaluación son los siguientes: 6
Factor Logística (100) Puntaje max Henry Montenegro Henry Quimbayo Miguel Ordoñez Criterio Apoyo que utilizará en materia tecnológica 25 18 12 13 Logística y la Organización del trabajo, cronograma 25 20 20 12 Mecanismos ha utilizar para la captura, análisis, organización y 17 18 10 almacenamiento de la información 25 Capacitación o transferencia tecnológica 25 5 23 5 Subtotal 100 60 73 40 Los resultados anteriores están soportados en el siguiente análisis y observaciones realizadas por el comité: Sr. Herly Quimbayo En este item el proponente obtuvo un puntaje de 73 puntos sobre 100, debido a lo siguiente: En cuanto al apoyo que utilizará en materia tecnológica presenta un capitulo de recursos tecnológicos donde propone para el desarrollo de la consultoría, los recursos necesarios como oficina computadores, impresoras, suministros, licencia de software que serán aportados por la UPME. Le falto especificar otros. En cuanto a la logística y la Organización del trabajo, presenta en su propuesta una metodología orientada a realizar esfuerzos de tipo preventivo con el fin de aumentar la productividad de los usuarios. En esta metodología presenta los siguientes principios: Alineación de los planes del proyecto con los planes del negocio Terminar el proyecto con base en objetivos Entregables definidos claramente Responsabilidad directa y continua sobre funciones asignadas Conocimiento de los detalles de la consultoría por parte del cliente Reducción de riesgos debido a la planificación y análisis de contigencias Comunicación efectiva Facilidad de la ejecución del proyecto sin interrupciones del negocio formal Recomendaciones que beneficien el negocio Así mismo, presenta los pasos a seguir para el desarrollo de la metodología con un cronograma de trabajo a cumplir durante el año, los pasos son: Levantamiento de información 7
Planeación y plan de trabajo Aprobación del plan Implantación Transferencia y soporte del proyecto También, presenta un esquema organizacional para el desarrollo del trabajo En cuanto a los mecanismos utilizados para la captura, análisis, organización y almacenamiento de la información, propone la utilización de bitácoras y utilización de formatos para el seguimiento de actividades, chequeos, solicitudes de servicio y plan de trabajo semanal. En lo que respeta a la Capacitación o transferencia tecnológica, propone una transferencia de conocimiento y tecnología, según el proyecto. También propone la capacitación y culturización de los usuarios. Sr. Henry Montenegro, Con respeto al tema de la logística y los recursos tecnológicos, obtuvo un puntaje de 60 puntos sobre 100, debido a que el proponente expone lo siguiente: En cuanto al apoyo que utilizará en materia tecnológica propone la utilización de Call Center especializados en productos informáticos, también el soporte tecnológico del los TechNet de Microsoft. En cuanto a la logística y la Organización del trabajo, presenta un cronograma de trabajo a cumplir mensualmente, con las siguientes actividades: Monitoreo de equipos e infraestructura de red Supervisión y operación de servicios en red Administración de aplicaciones en servidores Verificación de la seguridad del sistema Administración equipo adicionales Soporte a usuarios locales y remotos Publicaciones en Internet Realización de backup de servidores Mantenimiento correctivo de equipos Mantenimiento preventivo equipos Asesoría para mejoramiento del sistema Así mismo presenta los tiempos de dedicación diaria y semanal para cada una de las actividades anteriores. No presenta esquema organizacional. En su propuesta solicita los recursos necesarios para desarrollar las actividades y los requerimientos para la ejecución del contrato. 8
En cuanto a los mecanismos utilizados para la captura, análisis, organización y almacenamiento de la información generada en el desarrollo del proyecto, no presenta una propuesta específica. Aunque en el listado el listado de actividades relaciona los trabajos de backup de información y mantenimiento de las estadísticas sobre las diferentes operaciones realizadas, no especifica los mecanismos para manejar la información generada como administrador de recursos informáticos. En lo que respeta a la Capacitación o transferencia tecnológica, menciona la actividad pero no desarrolla una propuesta. Sr. Miguel Ordóñez, En este item el proponente obtuvo un puntaje de 40 puntos sobre 100, debido a lo siguiente: En cuanto al apoyo que utilizará en materia tecnológica menciona la asesoría de entidades externas y la consulta de información especializada pero sin especificar cuáles. En cuanto a la logística y la Organización del trabajo, propone un cubrimiento de actividades y productos a entregar donde especifica para cada actividad y compromiso cuales serían los recursos importantes a administrar, no presenta cronograma de trabajo ni organigrama. En cuanto a los mecanismos utilizados para la captura, análisis, organización y almacenamiento de la información, no tiene una propuesta específica. Solo menciona el compromiso de la actividad. En lo que respeta a la Capacitación o transferencia tecnológica, no tiene una propuesta específica. 9
RESULTADOS TOTALES DE LA EVALUACION TECNICA Factores a Evaluar Experiencia específica del proponente Nivel académico del proponente Items Criterios Puntos Máx. Puntaje (300) Puntaje (300) Metodología (100) Henry Montenegro Herly Quimbayo Miguel Ordoñez Número de Proyectos 300 300 300 300 Nivel académico 300 300 300 300 Enfoque metodológico Actividades a desarrollar 100 56 98 27 Propuesta técnica Logística (100) Apoyo que utilizará en materia tecnológica Logística y la Organización del trabajo Mecanismos a utilizar para la captura, análisis, organización y almacenamiento de la información Capacitación o transferencia tecnológica 100 60 73 40 Total Puntaje Técnico 800 716 771 667 Los factores 1, 2 y 3 constituyen el componente técnico de la propuesta, por lo que el máximo puntaje técnico previsto es de 800 puntos. De acuerdo con los términos de referencia, el comité evaluará el componente técnico de las propuestas y aquella(s) que no obtenga(n) un puntaje igual o superior a 560 puntos, no serán consideradas para abrir los sobres que contienen la oferta económica. Propuesta Económica A partir del análisis de las propuestas presentadas y teniendo en cuenta los criterios de evaluación definidos en los Términos de Referencia, se concluye que las ofertas evaluadas superan el puntaje mínimo técnico, así se procedió con la evaluación económica. ASPECTO EVALUAR Económica A NOMBRES Henry Montenegro Herly Quimbayo Miguel Ordoñez Valor $ 34 782.000 39 000.000 38 000.000 Puntaje 200 178 183 Observaciones 10
RESULTADOS TOTALES El resultado de la evaluación de las propuestas presentadas por orden de elegibilidad es el siguiente: Nombre Proponente Total Puntaje 1. HERLY QUIMBAYO 949 2. HENRY MONTENEGRO 916 3. MIGUEL ORDONEZ 850 En razón a lo anterior, el Comité Evaluador recomienda al Director General, si así lo considera conveniente, adjudicar el contrato, siguiendo el orden de elegibilidad establecido en la presente Acta. Firmado en Bogotá a los veintiocho (28) días del mes de abril de 2003. LILIANA ALVARADO FLÓREZ. CAMILO QUINTERO M. Subdirectora de Planeación Minera Subdirector de Planeación Energética IVAR ROJAS ARBOLEDA Subdirector de Información 11