DISEÑO DEL PERFIL POR COMPETENCIAS Y UN SISTEMA DE EVALUACIÓN POR DESEMPEÑO DE DEFENSORES PÚBLICOS, CONCILIADORES Y PROCURADORES PARA EL FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS ABRIL 2013 Página 1 de 138
ÍNDICE INTRODUCCIÓN... 3 CAPITULO 1... 4 MARCO TEÓRICO ANTECEDENTES Y OBJETIVOS... 4 CAPÍTULO 2... 8 METODOLOGÍA EMPLEADA EN EL PROCESO DE DISEÑO Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN RELACIÓN A LOS PERFILES... 8 CAPÍTULO 3... 17 PERFILES... 17 CAPÍTULO 4... 25 INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA DE LA POBLACIÓN CENSAL... 25 CAPITULO 5... 41 METODOLOGIA DEL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR DE DISPONIBILIDAD DE CAPACIDAD A PARTIR DEL PROCESAMIENTO DE LOS RESULTADOS... 41 CAPITULO 6... 50 PROCESAMIENTO DE LOS RESULTADOS... 50 CAPITULO 7...102 DETERMINACIÓN DE BRECHAS Y NECESIDADES DE CAPACITACIÓN: RECOMENDACIONES Y OBSERVACIONES PARA EL PLAN DE FORTALECIMIENTO...102 CONCLUSIONES...133 RECOMENDACIONES...136 ANEXOS...138 Página 2 de 138
INTRODUCCIÓN El Proyecto de Mejoramiento de los Servicios de Justicia plantea definir las necesidades de capacitación y fortalecimiento de competencias de los Defensores Públicos, Procuradores Públicos, Conciliadores Extrajudiciales del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, a través de un proceso de evaluación de desempeño basado en perfiles por competencias requeridos para cada puesto; que permita garantizar eficacia y eficiencia en los servicios que brindan. En este contexto que, con fecha 29 de octubre de 2012, se suscribió el Contrato de Servicio de Consultoría SBCC N 013 2012 PMSJ entre el Proyecto de Mejoramiento de los Servicios de Justicia y la Universidad ESAN para el desarrollo del Diseño del perfil por competencias y un sistema evaluación por desempeño de Defensores Públicos, Conciliadores y Procuradores para el fortalecimiento de las capacidades del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. En este sentido se realizaron diversos procedimientos que se detallan a lo largo del presente informe a fin de elaborar los perfiles, diseñar un sistema de autoevaluación y evaluación on line de tipo 180, procesar la información y definir brecha de formación el cual en un futuro servirá para realizar un proceso de capacitación para el personal objeto del presente consultoría. Por tanto en el capítulo 1 se define el marco teórico, los antecedentes y los objetivos del presente trabajo, en el capítulo 2 se detalla la metodología utilizada en el proceso de diseño y evaluación del desempeño en relación a los perfiles, en el capítulo 3 se hace una descripción de la estructura y el modelo de perfil que se ha adoptado para la consultoría, en el capítulo 4 se hace un análisis estadístico de la demografía de la población censal, en el capítulo 5 se describe la metodología usada para el procesamiento de información estadística y determinación del indicador de capacidad de cada perfil, en el capítulo 6 se analizan todos los resultados obtenidos, en el capítulo 7 se describe la brecha de formación y finalmente se plantean las conclusiones y recomendación del trabajo. Página 3 de 138
CAPITULO 1 MARCO TEÓRICO ANTECEDENTES Y OBJETIVOS 1. MARCO TEÓRICO 1 La evaluación del desempeño es un proceso sistemático y periódico de estimación cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia de una persona en su puesto de trabajo. Para lograr que los profesionales de la institución se desarrollen, la evaluación debe contemplar el futuro y analizar lo que los trabajadores puedes hacer para desarrollar y aportar su máximo potencial en la empresa. Para ello los directivos deben establecer un canal de comunicación con los colaboradores para facilitarles la información y el apoyo necesario para conseguirlo. Un sistema de evaluación de desempeño permite: a) A la institución: establecer un estilo de dirección común. Clarificar la importancia y significado de los puestos de trabajo. Estimular a las personas para que consigan mejores resultados. Valorar objetivamente las contribuciones individuales Identificar el grado de adecuación de las personas a los puestos y optimizar las capacidades personales. Mejorar el rigor y la equidad de las decisiones que afectan a la gestión de los recursos humanos (por ejemplo, promoción y retribución). b) A los evaluadores: fomentar la comunicación y cooperación con el evaluado. Dar sentido a la actividad de los evaluadosdentro de la organización, dándoles a conocer sus puntos fuertes y sus áreas de mejora. Dar información a los colaboradores sobre las prioridades y pautas para el desarrollo de su trabajo. Reforzar la sensación de equidad gracias al reconocimiento de los esfuerzos personales. Potenciar el conocimiento y las relaciones interpersonales con sus colaboradores. c) A los evaluados: Desarrollar la comunicación y el conocimiento con su superior inmediato. Tener información sobre cómo es percibida su actuación profesional. Definir, con su evaluador, planes de acción para mejorar su competencia profesional. Conocer los parámetros por los cuales va a ser valorada su actividad laboral. 1 http://www.madrimasd.org/empleo/servicioestrategiaprofesional/manualorientacionprofesional/tema10_3.asp, visitado en abril del 2013 Página 4 de 138
Lo que se persigue a todos los niveles es una gestión eficaz del rendimiento de las personas que se encuentran dentro de una organización. La formación como elemento de desarrollo profesional es un concepto que hoy en dia tiene mucha acogida en las instituciones, pero esto posible luego del análisis de la evaluación del desempeño. La formación en servicio es importante porque estamos en tiempos de cambios continuos, los conocimientos cada vez tienen una vida media menor, con lo que se quedan obsoletos con mayor rapidez, si no hay un reciclaje profesional si no se mantienen actualizados los conocimientos profesionales, si no hay formación se perderán capacidades y oportunidades de trabajo., por ello es necesario la Formación continua. El presente trabajo culmina con recomendaciones para la elaboración de un plan de formación diseñada en función a la evaluación del desempeño de los colaboradores del Ministerio de Justicia y luego de hacer un proceso de retroalimentación para determinar las necesidades de formación y mejorar así el rendimiento de los profesionales de la institución. 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL. Definir las necesidades de capacitación y fortalecimiento de competencias de los Defensores Públicos, Procuradores Públicos, Conciliadores Extrajudiciales del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, a través de un proceso de evaluación de desempeño basado en perfiles por competencias requeridos para cada puesto; que permita garantizar eficacia y eficiencia en los servicios que brindan. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: OBJETIVO ESPECÍFICO 1: Diseñar el perfil idóneo de los Conciliadores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, desde un enfoque de competencias. OBJETIVO ESPECÍFICO 2: Revisar y validar el perfil idóneo de los Defensores Públicos y Procuradores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos desde un enfoque de competencias. OBJETIVO ESPECÍFICO 3: Diseñar y elaborar un sistema de evaluación de desempeño por competencias, calidad de gestión y resultados, en base a Página 5 de 138
los perfiles de puesto revisados o diseñados a ser implementado en la Institución. OBJETIVO ESPECÍFICO 4:Aplicar y validar el sistema de evaluación de desempeño a una muestra representativa de Defensores Públicos, Procuradores y Conciliadores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos; a fin de identificar las brechas entre el perfil real y el perfil idóneo. OBJETIVO ESPECÍFICO 5:Realizar el diagnóstico de necesidades de capacitación, el cual servirá de insumo para el diseño de planes de capacitación para el fortalecimiento de competencias de los Defensores Públicos, Procuradores y Conciliadores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. 3. ANTECEDENTES 3.1 El contrato consideró la presentación de cuatro productos, los cuales se presentaron según el siguiente cronograma: PRODUCTOS A ENTREGAR Producto 01: Plan de trabajo y cronograma de actividades Producto 02: Perfiles de puestos idóneos revisados, diseñados y validados Producto 03: Diseño y validación del sistema de evaluación por competencias Producto 04: Informe de los resultados de la muestra de evaluación por competencias FECHA DE ENTREGA (desde la firma del contrato) Entregado fecha Anexo 1 Entregado fecha Presente Documento Página 6 de 138
3.2 Talleres participativos: Para la definición de los perfiles se realizaron talleres participativos con los jefes de los profesionales motivo de la presente consultoría, el procedimiento seguido para estos talleres fue el siguiente: Convocatoria a los jefes en el poder judicial. Una reunión participativa para los jefes donde se dedujeron las competencias generales de los perfiles en relación a la misión de Ministerio de Justicia (MINJUS) y las competencias específicas que corresponden a cada perfil. Los participantes aportaron con ideas y que según ellos conocen son las funciones y competencias de cada profesional por ser ellos los expertos en el cargo. Para el desarrollo del taller se siguió la siguiente ruta metodológica: Se dio la bienvenida a los participantes aproximadamente fueron 15 personas. Se explicó los propósitos de la reunión. Se mostró un video de sensibilización de lo que significa el enfoque por competencias, (el circo de sorlei). En relación al video se hizo una reflexión y se ejemplificó cómo se determinan los atributos para un perfil del puesto. Con el ejemplo dado, se entendió los conceptos clave y se empezó a diseñar los cuadros de competencias generales y específicas de cada perfil, ya que los participantes eran representantes de cada uno de ellos. Página 7 de 138