Índice de contenido Qué es la factura electrónica?...2 Requisitos...2 a. Firma Electrónica Avanzada (Fiel)...2 Personas Físicas...2 Personas morales...2 b. Certificado de Sello Digital (CSD)...3 Desde el programa SOLCEDI...4 Desde el sistema CertiSAT...4 c. Folios Electrónicos...4 Requisitos previos para la configuración del sistema...5 Requisitos de hardware para la instalación del sistema...5 Instalación del sistema...6 Configuración inicial del sistema...11 Configuración de RFC...11 Configuración de folios...14 Configuración de Certificados...15 Descripción de la pantalla principal...18 Descripción de Catálogos...20 Catálogo de clientes...21 Catálogo de conceptos...22 Catálogo de razón social...23 Catálogo de certificados...25 Catálogo de folios...27 Catálogos de Certificados y de folios externos...28 Catálogo de impuestos...29 Catálogo de formas de pago...30 Catálogo de métodos de pago...31 Catálogo de documentos fiscales...32 Catálogo de usuarios...33 Elaboración de Comprobante Fiscal Digital...34 Administración de Comprobantes Fiscales Digitales...38 Consultas de Comprobantes Fiscales Digitales...38 Cancelación de Comprobante Fiscal Digital...38 Presentación impresa del Documento Fiscal Digital...38 Presentación del XML generado por el Documento Fiscal Digital...39 Reporte mensual...39 Utilerias...39 Respaldo de archivos fiscales...40 Validador de Documentos Fiscales Digitales...41 Estructura de archivos...43 Descripción de carpetas...43 Diagrama de estructura de archivos...44 Preguntas frecuentes...46
Qué es la factura electrónica? Es una solución tecnológica que maneja estándares de seguridad internacionalmente reconocidos, que garantizan que el comprobante es auténtico, íntegro, único y que será aceptado igual que el comprobante fiscal impreso. Su generación, procesamiento, transmisión y almacenamiento es 100% digital. A partir de Enero de 2011 será obligatorio para facturas por más de $2,000.00. Requisitos para iniciar la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales: 1. Contar con la Firma Electrónica Avanzada (Fiel) otorgada por el Sistema de Administración Tributaria (SAT). 2. Solicitar por lo menos un Certificado de Sello Digital (CSD) al SAT. 3. Solicitar por lo menos un rango de Folios Electrónicos al SAT. 4. Presentar aviso de inicio de operaciones en la modalidad de Facturación Electrónica. Requisitos a. Firma Electrónica Avanzada (Fiel) Es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor legítimo de éste, tal y como si se tratara de una firma autógrafa. Por sus características, la Fiel brinda seguridad a las transacciones electrónicas de los contribuyentes, con su uso se puede identificar al autor del mensaje y verificar que no haya sido modificado. Personas Físicas 1. El RFC de la persona debe estar inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes. 2. Dispositivo USB con el archivo de requerimiento (extensión *.req) generado con la aplicación Solcedi. 3. Formato FE: Solicitud de certificado de Firma Electrónica Avanzada, lleno e impreso por ambos lados en una sola hoja. Este formato se descarga del portal del SAT y se entrega por duplicado. 4. Original o copia certificada del acta de nacimiento, carta de naturalización o documento migratorio vigente. 5. Original o copia certificada de la identificación oficial (credencial para votar, pasaporte, cédula profesional, cartilla del servicio militar o credencial emitida por los gobiernos federal, estatal o municipal que cuente con la fotografía, firma y CURP del titular). Personas morales 1. Contar con un representante legal que haya tramitado previamente su certificado digital de Firma Electrónica Avanzada "Fiel" como persona física. En caso de que el representante legal no cuenta con su Fiel, puede tramitarla al mismo tiempo. Es importante que el RFC del representante legal esté inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes.
2. Llevar el día de su cita lo siguiente: 1. Dispositivo USB con el archivo de requerimiento (extensión *.req) generado con la aplicación Solcedi. 2. Formato FE: Solicitud de certificado de Firma Electrónica Avanzada, lleno e impreso por ambos lados en una sola hoja. Este formato se descarga del portal del SAT y se entrega por duplicado. 3. Original o copia certificada de los siguientes documentos: 4. Poder general del representante legal para actos de dominio o de administración. 5. Acta constitutiva de la persona moral solicitante. 6. Identificación oficial del representante legal de la persona moral solicitante (credencial para votar, pasaporte, cédula profesional, cartilla del servicio militar o credencial emitida por los gobiernos federal, estatal o municipal que cuente con la fotografía, firma y CURP del titular). El trámite se efectúa de la siguiente manera: 1. Ingrese en www.sat.gob.mx y descargue el programa Solcedi 2. Instálelo y seleccione "Requerimiento de Fiel", capture la información solicitada y genere su archivo con extensión *.req y su llave privada 3. Llene e imprima por ambos lados (en una sola hoja) la Solicitud de certificado de Firma Electrónica Avanzada 4. Programe una cita en el Módulo del SAT de su preferencia y acuda con el archivo que generó, su solicitud y la documentación que se menciona en el apartado de Requisitos para efectuar el trámite 5. Durante el proceso para la obtención de la Fiel, se recaban los siguientes datos de identidad, con la finalidad de garantizar el vínculo entre un certificado digital y su titular: Fotografía de frente Huellas dactilares Firma autógrafa Documentos requeridos, según sea el caso (persona física o moral) 6. Al finalizar el trámite, se genera un certificado digital (extensión CER) que se le entrega en ese momento en el mismo dispositivo USB que llevo con el requerimiento. b. Certificado de Sello Digital (CSD) Es un tipo de certificado digital que permite acreditar la autoría de los Comprobantes Fiscales Digitales emitidos. Para obtener los Certificados de Sello Digital se requiere del Certificado de Firma Electrónica Avanzada (Fiel) y seguir estos pasos:
Desde el programa SOLCEDI Entrar en la opción Requerimiento de Sellos para generar el requerimiento de Certificado de Sello Digital donde se crean los archivos con extensiones.key y.req Desde la opción Ensobreta Sellos generar el archivo.sdg Desde el sistema CertiSAT Ir a la opción Envío de solicitud de certificados de Sello Digital y enviar el archivo.sdg generado en el paso anterior El sistema generara un nuevo archivo con extensión.cer que se podrá descargar desde la opción Recuperación de certificados, este archivo es el certificado de sello digital c. Folios Electrónicos Para poder iniciar a facturar electrónicamente es necesario solicitar los folios desde la aplicación SICOFI (Manual de Usuario), para obtenerlos se siguen estos pasos: Para ingresar se requiere del RFC, archivos.key y.cer de la Firma Electrónica Avanzada y la contraseña de la llave privada de la misma Ir a la opción Solicitud de Folios donde se tendrán que ingresar los archivos.key y.cer del Certificado de Sello Digital y la contraseña de la llave privada del mismo Capturar la serie y el rango de folios que se requieran, luego presionar el botón Generar Archivo y guardar el archivo generado Ingresar a la opción Envío de Archivos, ahí especificar la ruta donde se guardo el archivo generado en el paso anterior, escoger la opción Solicitud de folios de Comprobantes Fiscales Digitales y presionar el botón Enviar Al finalizar el proceso se mostrara una pantalla de confirmación de envío con los siguientes datos: RFC, Número de Aprobación, Rango de Folios Asignados, Serie de Certificado y Año de Aprobación. Se recomienda imprimir el resultado
Requisitos previos para la configuración del sistema. 1. Tener la llave privada (archivo key). 2. Tener Certificado Digital (archivo cer). 3. Tener folios electrónicos asignados. Requisitos de hardware para la instalación del sistema Procesador Intel Pentium ó compatible de 1 Ghz o superior. 512 Mb de RAM. 500 Mb de espacio libre en disco duro. Monitor Super VGA (800x600 pixeles) o superior. Microsoft Windows 2000, XP, 2003, 2008, Vista o 7 Adobe Reader para la visualización de los Comprobantes Fiscales Digitales almacenados
Instalación del sistema 1. Insertar el CD y esperar la pantalla de inicio. Presionar el botón Aceptar 2. Presionar el botón Siguiente para salir de la pantalla de bienvenida. 3. Aceptar el acuerdo y presionar el botón Siguiente
4. Ahora vemos la pantalla de información. Presionar Siguiente. 5. Nos presenta la ruta de instalación. No deberá ser modificada. Presionar siguiente
6. Esta pantalla la dejaremos como aparece y presionamos Siguiente. 7. Nos indicara el nombre de la carpeta del menú Inicio. Se recomienda dejar la que aparece y presionar Siguiente 8. Nos aparece la pantalla de tareas adicionales. La dejaremos con sus opciones predeterminadas y
presionamos Siguiente 9. El proceso de instalación nos despliega una pantalla resumen de las tareas a efectuar. Presionaremos Instalar para empezar el proceso
10. En este momento el sistema copiara todos los archivos necesarios. Esperaremos a que concluya su tarea 11. Al terminar las tareas de instalación el sistema nos presentara la siguiente pantalla. Presionamos Finalizar para concluir el proceso de instalación. 12. El sistema lo encontraremos instalado en Inicio, Programas, Iocom, Facturación.
Configuración inicial del sistema. Al entrar por primera vez al sistema veremos aparecer el logo de la aplicación. Esperamos unos momentos a que el sistema este listo a ejecutarse. La siguiente pantalla que nos aparece es el Id de Usuario y la contraseña. Para la configuración inicial utilizaremos como nombre de usuario a FACTURA y como contraseña FACTURA. El sistema verifica la existencia de los archivos digitales correspondientes. En caso de no encontrarlos nos presentara una serie de asistentes de configuración. Configuración de RFC. El primer asistente valida la existencia en el sistema del archivo de llave privada. En caso de no tenerlo configurado dentro del sistema nos despliega la siguiente ventana: Presionamos el botón de Yes para desplegar la siguiente pantalla:
Esta pantalla de captura de razón social es de las mas importantes dentro del sistema, ya que aquí daremos de alta la Razón social que generará los Documentos Fiscales Digitales. Tendremos sumo cuidado en ingresar correctamente el campo de RFC, ya que es el campo por el cual todo el sistema generara la información. Para seleccionar el archivo de la llave privada presionaremos el botón de Seleccionar ubicación el cual nos despliega el siguiente recuadro de selección de archivos. Seleccionamos la ubicación de nuestra llave privada (archivo *.key) y presionamos el botón Abrir.
A continuación ingresaremos la clave privada correspondiente a la llave privada. Tenemos que ser muy cuidadosos con el ingreso de esta clave, ya que toda la información se genera a partir de ella, Por último para grabar la información presionamos el icono del disquete azul.
Configuración de folios. A continuación el sistema valida la existencia de los folios asignados al RFC. Si no existen folios configurados se desplegara el siguiente asistente Presionamos el botón de Yes para ingresar los datos correspondientes a los folios. El RFC lo seleccionamos del listado desplegable, los demás datos los llenaremos manualmente teniendo sumo cuidado en el ingreso de los mismos. Para grabar la información presionaremos el icono con la imagen del disquete azul.
Configuración de Certificados La última verificación que efectúa el sistema es la configuración del certificado. Si este no ha sido configurado, el sistema desplegara el siguiente dialogo. Para configurar el certificado presionamos el botón Yes Se desplegara la pantalla de Captura de certificado digital. Solo seleccionaremos del listado desplegable el RFC anteriormente capturado. Presionamos el botón de seleccionar ubicación y a continuación seleccionaremos al archivo del certificado (archivo *.key)
Observamos el llenado automático de los datos del certificado. Por último palomeamos la opción de Activado para tener completamente configurado el sistema. Por último el sistema pedirá cerrarse y volverse a abrir para activar las configuraciones.
Descripción de la pantalla principal. 1 RFC. Nos presenta los RFCS dados de alta en el sistema 2 Series. Lista las series de folios a cada RFC 3 Moneda de pago. 4 Forma de pago 5 Método de pago 6 Tipo de documento. Presenta un listado de documentos predeterminados como Facturas, Recibos de honorarios, Recibos de arrendamiento. 7 Conceptos/Artículos/Productos. Presenta el catalogo de conceptos y la captura de cantidades, importes y descripciones por partida. 8 Clientes. Catálogo de clientes dados de alta. 9 Datos de Cliente. Después de seleccionar un cliente en esta área nos despliega la información detallada 10 Partidas capturadas. Resumen de las partidas capturadas 11 Administrador de catálogos.
12 Documentos pendientes. Listado de documentos temporales pendientes por generar. 13 Vista preliminar del documento. 14 Documento nuevo. Generación de un nuevo documento temporal 15 Generación de documentos. Convierte un documento temporal a Comprobante Fiscal Digital 16 Administrador de documentos generados y utilerias. Encontraremos el administrador, el verificador de documentos digitales y el módulo de respaldo de datos.
Descripción de Catálogos. En este módulo podremos alimentar toda la información del sistema. Tenemos los siguientes iconos. El primer icono es para generar un nuevo registro de cualquier catálogo y el segundo icono es para editar un registro existente. También tenemos el área de filtros de catálogo.
Catálogo de clientes. En este catálogo daremos de alta y modificaremos a nuestros clientes. Seleccionamos el cliente a modificar, ó en su defecto presionamos el botón de alta para ingresar un nuevo catálogo. Captura de cliente Ingresaremos todos los datos posibles del cliente para tener un mejor control del mismo. El campo Referencia es campo libre pero se recomienda usarlo para especificar calles de referencia adicionales a la dirección. El municipio es equivalente a las delegaciones en la Ciudad de México. Por ultimo guardaremos el registro nuevo presionando el icono del disquete azul. Si deseamos borrarlo presionaremos el icono de borrar. Y para cancelar la operación sencillamente presionaremos el inoconde salir.
Catálogo de conceptos. En el catálogo de conceptos ingresaremos todos aquellos productos ó servicios que ofrezcamos a nuestros clientes. Seleccionamos el concepto a modificar, ó en su defecto presionamos el botón de alta para ingresar un nuevo concepto. Captura de concepto. Ingresaremos todos los datos posibles del concepto para tener un mejor control del mismo. El campo Unidad es la abreviatura de la forma de venta. Puede ser pieza (pz), kilo (k), metro(m). El campo identificador es para la utilización de códigos de barra ó identificadores propios. El campo precio es para indicar el precio unitario del concepto. Por ultimo guardaremos el registro nuevo presionando el icono del disquete azul. Si deseamos borrarlo presionaremos el icono de borrar. Y para cancelar la operación sencillamente presionaremos el inoconde salir.
Catálogo de razón social Esta pantalla de captura de razón social es de las mas importantes dentro del sistema, ya que aquí daremos de alta la Razón social que generará los Documentos Fiscales Digitales. Tendremos sumo cuidado en ingresar correctamente el campo de RFC, ya que es el campo por el cual todo el sistema generara la información Para seleccionar el archivo de la llave privada presionaremos el botón de Seleccionar ubicación el cual nos despliega el siguiente recuadro de selección de archivos. Seleccionamos la ubicación de nuestra llave privada (archivo *.key) y presionamos el botón Abrir.
A continuación ingresaremos la clave privada correspondiente a la llave privada. Tenemos que ser muy cuidadosos con el ingreso de esta clave, ya que toda la información se genera a partir de ella, Por último para grabar la información presionamos el icono del disquete azul.
Catálogo de certificados. En este catálogo configuraremos los diferentes certificados de los RFCS registrados en el sistema. Debemos conservar estos certificados por un mínimo de 5 años. Captura de certificados La captura del certificado nos solicitara que indiquemos la ubicación física de los mismos. Para dar de alta un certificado seguiremos los siguientes pasos: 1. Seleccionar el RFC 2. Presionamos el botón de seleccionar ubicación y a continuación seleccionaremos al archivo del certificado (archivo *.key)
3. Observamos el llenado automático de los datos del certificado. Por último palomeamos la opción de Activado para tener completamente configurado el sistema. 4.Por último el sistema pedirá cerrarse y volverse a abrir para activar las configuraciones.
Catálogo de folios. En este catálogo configuraremos los diferentes folios registrados en el sistema. Captura de folios El RFC lo seleccionamos del listado desplegable, los demás datos los llenaremos manualmente teniendo sumo cuidado en el ingreso de los mismos. Para grabar la información presionaremos el icono con la imagen del disquete azul.
Catálogos de Certificados y de folios externos. Una de las funciones primordiales del sistema es la validación de Comprobantes fiscales digitales emitidos por terceros. Para poder realizar esta función el sistema necesita actualizarse periódicamente los registros de los certificados y folios autorizados por el SAT. El sistema realiza esta función de actualización de forma automática. Solo necesitamos tener una conexión activa de Internet y presionar el botón de Procesar tareas para que estos catálogos sean actualizados.
Catálogo de impuestos En este catálogo configuraremos los diferentes impuestos registrados en el sistema. Captura de impuestos En esta pantalla registraremos la descripción, la abreviatura y la tasa del impuesto. Para grabar la información presionaremos el icono con la imagen del disquete azul. Para cancelar la operación solamente presionaremos el icono de salir.
Catálogo de formas de pago En este catálogo capturaremos las diferentes formas de pago que podríamos utilizar en el sistema Captura de forma de pago. Solo ingresaremos la clave a usar y la descripción de la forma. El id de forma de pago el sistema lo asignará de forma automática Para grabar la información presionaremos el icono con la imagen del disquete azul. Para cancelar la operación solamente presionaremos el icono de salir.
Catálogo de métodos de pago En este catálogo ingresaremos los métodos de pago utilizados. Captura de métodos de pago. Ingresaremos la clave y la descripción. El Id del método de pago el sistema lo asignará de forma automática. Para grabar la información presionaremos el icono con la imagen del disquete azul. Para cancelar la operación solamente presionaremos el icono de salir.
Catálogo de documentos fiscales. Este catálogo es de los mas importantes en el sistema, ya que en el podremos configurar diferentes tipos de documentos a emitir como facturas, recibos de honorarios, recibos de arrendamiento, etc. Captura de documentos fiscales Ingresaremos la descripción del documento fiscal, y la clave Seleccionamos el tipo de comprobante. Ingresamos la tasa de IVA Si es iva trasladado palomeamos la opción de Impuesto trasladado, si es retenido lo dejamos sin palomear. En caso de aplicar mas impuestos seleccionaremos el impuesto, ingresaremos la descripción y la tasa y seleccionaremos si es impuesto trasladado o retenido.
Catálogo de usuarios En este catálogo ingresaremos los usuarios autorizados a usar el sistema. Captura de usuarios. Ingresaremos el id de usuario, su nombre y su clave. Para grabar la información presionaremos el icono con la imagen del disquete azul. Para cancelar la operación solamente presionaremos el icono de salir.
Elaboración de Comprobante Fiscal Digital. La elaboración de un CFD es muy fácil Solo hay que seguir los siguientes pasos. 1. Selección de RFC y folio 2. Selección de Moneda, forma de pago, método de pago y tipo de documento. 3. Selección de cliente y de conceptos a facturar 4. Selección de Cliente. Presionamos el icono de Cliente y seleccionamos el cliente al cual le elaboraremos el documento. 5. Selección de concepto. Presionamos el icono de conceptos y seleccionamos con doble clic el concepto a facturar.
A continuación ingresaremos las observaciones, el importe en caso de no haber sido capturado en los catálogos y observamos que automáticamente el sistema calcula los impuestos y el total. Presionamos el icono del disquete azul para guardar los cambios ó presionamos el botón de salir para ignorar la captura. Este paso lo repetiremos por cada concepto a capturar en el comprobante fiscal digital. Observamos que se despliega el concepto capturado en el área de resumen de conceptos.
Para generar el Comprobante Fiscal Digital sencillamente presionamos el icono siguiente
Este icono nos desplegara una presentación preliminar del comprobante, en este paso ya podemos mandar a imprimirlo. Por último el sistema estará listo para la siguiente captura de un nuevo comprobante.
Administración de Comprobantes Fiscales Digitales. El administrador de Comprobantes Fiscales Digitales es una poderosa herramienta para controlar los Documentos Fiscales emitidos por el sistema. Ademas en esta área podemos validar Comprobantes Fiscales Digitales entregados a nuestra contabilidad por otras personas físicas o morales. Para entrar al Administrador de Comprobantes Fiscales Digitales presionaremos el icono con el folder amarillo. Consultas de Comprobantes Fiscales Digitales. En esta área podremos consultar los Comprobantes emitidos por el sistema, así mismo podemos filtrarlos por fecha, por RFC emisor y por cliente. Simplemente activamos el control correspondiente. Cancelación de Comprobante Fiscal Digital. Para cancelar un Documento Fiscal ya emitido sencillamente presionaremos el icono de cancelación que se encuentra en la parte superior derecha. Este documento fiscal será reportado a el SAT con estatus de cancelado. Presentación impresa del Documento Fiscal Digital
En esta opción visualizaremos la presentación preliminar del PDF correspondiente al Comprobante Fiscal Digital emitido. Se requiere tener Adobe Reader instalado. Presentación del XML generado por el Documento Fiscal Digital. En esta opción visualizaremos la estructura original generada por el sistema. La única opción disponible es guardar el XML en otra ubicación. Reporte mensual Para generar el reporte mensual exigido por el SAT tenemos que llegar los campos requeridos de RFC, mes y año a reportar. Después de generado el reporte NO PODEMOS modificar el periodo reportado, por lo que es sumamente importante asegurar esta operación Utilerias
En esta opción encontraremos el módulo de respaldos y el módulo de validación de CFD recibidos. Respaldo de archivos fiscales. En este módulo el sistema generará el respaldo de certificados, llaves, Xmls y PDFs emitidos. Solo hay que seleccionar una carpeta donde se efectuara el respaldo y este se generara automáticamente Se puede generar el respaldo directamente en una memoria USB, en un CD, en otro disco duro o en otra ubicación dentro de la misma red local. Al terminar el respaldo nos presenta el resultado.
Validador de Documentos Fiscales Digitales. Este modulo se encarga de verificar la validez de un Documento Fiscal Digital que nos sea entregado por otro emisor de Documentos Fiscales Digitales. Para validar un CFD solo requeriremos indicarle al sistema donde se encuentra el XML correspondiente. Después de ingresar el CFD el sistema nos indicara si es un CDF válido o invalido. Ademas nos indicara las causas por las que el CFD no haya pasado las pruebas de validez.
Estructura de archivos. El sistema instalara la siguiente estructura de archivos. Es importante conocerla por cualquier contingencia que se llegara a presentar en un futuro Las carpetas del sistema están marcadas en dos colores. Azul. Carpetas de datos. Esta información contiene datos generados por el usuario por lo que se debe de tener extremado cuidado en su manipulación. Gris. Carpeta de sistema. Estas carpetas pueden ser regeneradas a partir del programa de instalación. Si se planea efectuar un mantenimiento mayor al equipo como formateo, se deberá respaldar las carpetas azules para evitar incidencias en el futuro. Descripción de carpetas Carpeta Descripción Se genera en Importancia Bases Se almacenan los datos generados por el motor de la Instalación base de datos. ALTA IOCOM Se aloja las aplicaciones y las librerías necesarias Instalación para su ejecución BAJA Facturación Se aloja estructura de datos y de librerías del Instalación sistema para su ejecución BAJA APP Programa ejecutable y librerías Instalación BAJA DATOS Estructura principal de resguardo de llaves, Instalación certificados, reportes generados, CFD emitidos ALTA RFC Por cada RFC registrado en el sistema se genera una Ejecución carpeta correspondiente donde se hallaran los archivos necesarios para la operación del mismo, así mismo como los archivos generados durante la operación. ALTA Llaves Respaldo de las llaves usadas en el sistema. Ejecución ALTA Certificados Respaldo de los certificados usados en el sistema Ejecución ALTA Reportes Mensuales Respaldo de los reportes mensuales generados en el Ejecución sistema ALTA Series Se genera para almacenar los CFDs emitidos por Ejecución cada RFC y serie ALTA Periodos Se genera por cada mes que se genera un CFD Ejecución ALTA XML y PDF Respaldo de los XML y PDF generados por cada Ejecución CFD emitido ALTA OPEN SSL Librerías para el manejo de llaves y certificados Instalación digitales BAJA
BIN, Archivos de ejecución de programa de base de Instalación INTL,MISC, datos UDF Diagrama de estructura de archivos BAJA
Preguntas frecuentes 1. Me aparece signo de euros en cada partida capturada y en la presentación preliminar del CFD. Deberá cambiar su configuración regional de su computadora a México 2.