Actividad 20 El caso de las Pizzas Donatello actividad clave monitorear y controlar el avance de un proyecto. realizar ajustes aprendizajes esperados Conocimientos Identificar la importancia de contar con un plan de monitoreo para controlar el avance de un proyecto y corregir los problemas que se presenten en su implementación. Habilidades Actitudes Elaborar el plan de monitoreo de un proyecto, respetando las etapas que debe considerar. Disponerse a lograr los objetivos de un proyecto a través de un plan de control del avance del mismo. materiales Una copia del material didáctico Caso de las Pizzas Donatello, Primera parte, por equipo. Una copia del material didáctico Caso de las Pizzas Donatello, Segunda parte, por equipo. Una copia del material didáctico Plan de Monitoreo, Primera parte, por equipo. Una copia del material didáctico Plan de Monitoreo, Segunda parte, por equipo. Una copia del formulario para elaborar la evidencia, por participante. Descripción de la actividad: Esta actividad permitirá que los distintos equipos ayuden a la familia Gutiérrez dueños de Pizzas Donatello a elaborar un plan de monitoreo de su negocio en el que se defina qué se va a monitorear, cuáles van a ser los indicadores y qué métodos van a usar para recoger la información. Luego, en la segunda parte del plan habiendo transcurrido seis meses desde el inicio del negocio deberán determinar por qué no se están dando los resultados esperados, cuáles son las causas y qué ajustes se podrían realizar para superar los problemas. Espacio físico requerido para la actividad: Sala de clases. Duración de la actividad 70 minutos Elaboración de la evidencia 20 minutos unidad 2 plan de emprendimiento imagina, atrévete a emprender 1
Actividad 20 El caso de la Pizzas Donatello actividad clave monitorear y controlar el avance de un proyecto. realizar ajustes Marco conceptual para el facilitador Si deseamos alcanzar los logros propuestos al implementar un proyecto, es necesario hacer permanentemente un seguimiento al estado de las diferentes actividades. Esta etapa de control que se hace sobre la marcha del plan se denomina monitoreo, y sus objetivos son: Verificar que lo planificado se esté cumpliendo. Se están realizando las acciones previstas?, qué dificultades han surgido?, qué logros se han alcanzado? Comparar los resultados logrados con las metas propuestas, para lo cual se establecen indicadores de control. Recoger la información necesaria para corregir los problemas que puedan surgir en la implementación. El plan de monitoreo de un proyecto debe ser abordado a través de las siguientes etapas: 1. establecer indicadores de control Qué hay que mirar, observar o medir para saber si el plan va bien? Todas las actividades de un proyecto pueden medirse, si se identifican las señales que indican si se está en el sentido correcto o incorrecto. Estas señales se conocen como indicadores, y son los que al ser controlados proporcionan información sobre la situación en un momento determinado. Por ejemplo, la temperatura (indicador) da cuenta de la salud de un enfermo; las calificaciones (indicadores) del desempeño académico de un alumno. Las metas y objetivos del plan que se está implementando indican qué se debe monitorear. Por ejemplo, si se quiere monitorear los plazos de entrega de un producto o servicio, un indicador podría ser una fecha precisa o un período de tiempo que se haya establecido anteriormente en la carta Gantt. imagina, atrévete a emprender unidad 2 plan de emprendimiento 2
Actividad 20 El caso de la Pizzas Donatello actividad clave monitorear y controlar el avance de un proyecto. realizar ajustes 2. medir y comparar con los indicadores Cómo se mide? Existen diferentes métodos e instrumentos para medir el estado de avance de los indicadores de un proyecto, desde la simple observación y el registro de los datos hasta el uso de programas computacionales. Por ejemplo, se puede observar la carta Gantt del proyecto para medir el avance y constatar si estamos dentro de los plazos comprometidos. 3. corregir de acuerdo a los indicadores Cómo enfrento las falencias, problemas o desviaciones resultantes? Cuando medimos un determinado indicador y lo comparamos con nuestra meta, el resultado puede ser mejor, peor o igual a lo planificado. A partir de la información que nos da el control del avance, se puede optar por una de las siguientes dos decisiones y aplicar las estrategias correctivas cuando corresponda: Corregir la desviación, enfrentando las causas que la originaron o Cambiar los indicadores, ya que pueden estar mal definidos. Siguiendo con nuestro ejemplo, si al comparar la fecha actual con la fecha planificada en la carta Gantt del proyecto el resultado indica que hay un atraso en la entrega, habrá que tomar una de las dos decisiones arriba mencionadas. unidad 2 plan de emprendimiento imagina, atrévete a emprender 3
Actividad 20 El caso de la Pizzas Donatello actividad clave monitorear y controlar el avance de un proyecto. realizar ajustes Desarrollo de la actividad motivación 10 minutos Comience la actividad invitando a los estudiantes a realizar una breve lluvia de palabras proponiendo sinónimos de la palabra monitorear. Registre las palabras mencionadas en la pizarra e invítelos a descubrir a través de la siguiente actividad los términos que más se aproximen a la idea de monitorear y controlar el avance de un proyecto. desarrollo 40 minutos 1. Solicite a los participantes que formen equipos de 6 integrantes. 2. Antes de realizar la actividad y apoyándose en el Marco conceptual para el facilitador, explique los conceptos relevantes para desarrollar la actividad. 3. Entregue a cada equipo un ejemplar del material didáctico Caso de las Pizzas Donatello, Primera parte y Plan de Monitoreo, Primera parte. Invítelos a leer el caso en detalle y a completar las columnas 1, 2 y 3 del Plan de Monitoreo. Pídales que levanten la mano cuando tengan preguntas. 4. Finalizada la etapa anterior, entregue a cada equipo una copia del material didáctico Caso de las Pizzas Donatello, Segunda parte y Plan de Monitoreo, Segunda parte. Invítelos a leer el caso en detalle y a completar las columnas 4, 5 y 6 del Plan de Monitoreo. Pídales que levanten la mano cuando tengan preguntas. puesta en común 15 minutos Solicite a cada equipo que elija un representante para exponer sus hallazgos. Identifique y señale las similitudes en los resultados de los distintos equipos. Destaque aquellos trabajos creativos y realistas en la construcción de acciones correctivas, así como aquellos que podrían dar muestras de perseverar antes las dificultades. imagina, atrévete a emprender unidad 2 plan de emprendimiento 4
Actividad 20 El caso de la Pizzas Donatello actividad clave monitorear y controlar el avance de un proyecto. realizar ajustes conclusión 5 minutos Señale la importancia del monitoreo en la etapa de ejecución del proyecto, para controlar sus avances e implementar posibles correcciones. Pensar que los buenos resultados de una iniciativa son fruto de la suerte y de la coincidencia es negarse a la posibilidad personal de hacer que las cosas sucedan a favor nuestro. portafolio de evidencia 20 minutos Al término de la actividad, los estudiantes elaborarán un Plan de Monitoreo con sus etapas para un negocio un cyber café que han instalado en el garaje de su casa. unidad 2 plan de emprendimiento imagina, atrévete a emprender 5
Material didáctico (1 de 4) actividad 20 el caso de las pizzas donatello Caso de las Pizzas Donatello primera parte La familia Gutiérrez se ha instalado con un pequeño negocio familiar de pizzas al que denominaron Pizzas Donatello. Se han propuesto como objetivo obtener una excelente aceptación y lealtad por parte de los vecinos del sector. Durante el primer año sólo ofrecerán pizzas para llevar, pero el año próximo quieren ampliarse e implementar un espacio para consumir pizzas en el mismo local, para lo cual deberán pedir un préstamo al banco. Antes de partir con el negocio, la familia se reunió en varias oportunidades para hacer su plan de acción, y frente al objetivo propuesto se preguntaron qué señales les permitirían darse cuenta que están haciendo lo que se propusieron y que lo están haciendo bien, y así cumplir con su deseo de ampliarse en un año más. En la última reunión, José (el padre) dijo: Nuestra calidad debe evitar que se instale un negocio similar en el barrio. Inés (la madre) dijo: Tenemos que satisfacer a todos los clientes con nuestra calidad. La abuela Ernestina propuso: Yo tomaré los pedidos y lo haré con mucha cortesía. Richard (el hijo mayor) expuso: Tenemos que trabajar para conseguir por lo menos 30 pedidos de lunes a viernes, y 80 los fines de semana. Rosario (la única hija) dijo: No debemos dar motivo alguno para que los clientes reclamen. Benjamín (el menor) propuso: La entrega de las pizzas debe hacerse muy rápido, porque la gente tiene hambre cuando las pide. Finalmente, José volvió a intervenir y dijo: Nuestros insumos deben ser de primera calidad. Podrían ustedes ayudar a la familia Gutiérrez a elaborar un plan de monitoreo? Los invitamos a identificar qué aspectos van a monitorear, los indicadores que darán cuenta de sus logros y el método o instrumento que usarán para ello, completando las columnas 1, 2 y 3 del material didáctico Plan de Monitoreo, Primera parte. imagina, atrévete a emprender unidad 2 plan de emprendimiento 6
Material didáctico (2 de 4) actividad 20 el caso de las pizzas donatello Caso de las Pizzas Donatello segunda parte Trasládense en el tiempo, consideren que la familia Gutiérrez aplicó el Plan de Monitoreo que ustedes le ayudaron a elaborar y ubíquense a los seis meses de funcionamiento del negocio. Se encontrarán con la siguiente situación: los resultados del monitoreo indican que el sueño de ampliarse se está viendo amenazado. Se ha instalado en el barrio un negocio que ofrece el mismo producto a precio similar, además de un par de carros de completos. Los pedidos de los últimos tres meses han bajado de 30 a 20 pizzas al día durante la semana, y de 80 a 60 los fines de semana, contando sábado y domingo. Los clientes opinan que Pizzas Donatello tiene la mejor receta de masas a la italiana del sector, pero hay reclamos que dicen que la persona que recibe los pedidos es sorda, y que el pedido se demora mucho tiempo en llegar. Ayuden a la familia Gutiérrez a identificar las posibles causas de las falencias o desviaciones que están presentes en el caso y a generar acciones correctivas. Para ello, completen las columnas 4, 5 y 6 del material didáctico Plan de Monitoreo, Segunda parte. unidad 2 plan de emprendimiento imagina, atrévete a emprender 7
Material didáctico (3 de 4) actividad 20 el caso de las pizzas donatello Plan de Monitoreo primera parte 1. qué vamos a monitorear? Podría ser la calidad del producto, la calidad del servicio, la estrategia de venta, la competencia, los plazos, etc. 2. cuáles van a ser los indicadores de control, en cada caso? Podría ser el número de pedidos diarios, el grado de satisfacción del cliente con el servicio, el precio, etc. 3. qué métodos o instrumentos usaremos? Podría ser registrar los pedidos, encuestar a los clientes, observar, etc. imagina, atrévete a emprender unidad 2 plan de emprendimiento 8
Material didáctico (4 de 4) actividad 20 el caso de las pizzas donatello Plan de Monitoreo segunda parte 4. qué problemas, falencias o desviaciones hacen que no se estén dando los resultados esperados? 5. cuál o cuáles podrían ser las causas de los problemas detectados en el monitoreo? 6. qué ajustes, qué corrección de procedimientos o acciones se podrían realizar para superar las falencias? unidad 2 plan de emprendimiento imagina, atrévete a emprender 9
Evidencia (1 de 2) actividad 20 el caso de las pizzas donatello Plan de Monitoreo de mi cyber café Vas a instalar un cyber café en el garaje de tu casa. El plan de acción está listo para ser implementado, y sólo te falta el Plan de Monitoreo. Qué voy a monitorear? Cuáles van a ser mis indicadores de control? Qué método o instrumento voy a usar para obtener la información que requiero para corregir eventuales problemas en la implementación? imagina, atrévete a emprender unidad 2 plan de emprendimiento 10
Evidencia (2 de 2) actividad 20 el caso de las pizzas donatello Qué problemas o falencias imagino que se me podrían presentar en la implementación de mi negocio? Qué acciones correctivas o ajustes podría implementar para corregir esos problemas y permitirme lograr los resultados esperados en mi negocio? estudiante: puntaje: unidad 2 plan de emprendimiento imagina, atrévete a emprender 11
La presente publicación ha sido elaborada con la asistencia de la Unión Europea. El contenido de la misma es responsabilidad exclusiva del Ministerio de Educación de Chile y en ningún caso debe considerarse que refleja los puntos de vista de la Unión Europea. Ministerio de Educación de Chile Impreso en Chile Primera edición, abril de 2009 Material desarrollado con la colaboración de las siguientes instituciones: Pontificia Universidad Católica de Chile Fundación Chile Asesoría pedagógica: Consultora G&P génesis y proyección Diseño gráfico: Cortés - Justiniano Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida o transmitida mediante algún sistema electrónico, mecánico, fotocopiado, de grabación, recuperación o almacenamiento de información, sin la expresa autorización del Ministerio de Educación de Chile. Nota del editor: El uso del género masculino en este Manual no constituye discriminación; tiene el sólo propósito de aligerar el texto cuando la redacción así lo exige.