SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Entidad: UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA Año: 2016 Fecha de Seguimiento: 23 de agosto de 2016 1. De 0/59 (zona baja) Rangos de calificación: 2. De 60/79 (zona media) 3. De 80/100 (zona alta) % DE AVANCE COMPONENTE SUBCOMPONENTE No. ACTIVIDADES PROGRAMADAS ACTIVIDADES CUMPLIDAS INTERPRETACION OBSERVACIONES PORCENTAJE Actualizar la política de Administración Se actualizo la Politica de de Riesgos de la Universidad Administración de Riesgos 1,1 de la Institución de acuerdo a las nuevas directrices del gobierno nacional Definir la guía para la administración Se adopto mediante Subcomponente / proceso 1 Política de Administración del Riesgo de Corrupción 1,2 1,3 2,1 del riesgo como política mediante acto administrativo Socializar a los procesos institucionales el acto administrativo y la política Solicitar los gestores de riesgos resolución No. 0179 del 25 de mayo de 2016 la Politica de Administración de Riesgos de la Institución y se encuentra publicada en la pagina web https://ufpso.edu.co/regime n-normativo Se socializo mediante trabajo con los gestores de forma personalizada, para utilizar los nuevos formatos implementados Todos los procesos cuentan con gestores de riesgos los cuales tienen la responsabilidad de alimentar los formatos estrablecidos y comunicarlos al interior de los procesos 90 ZONA ALTA Gestión del Riesgo de Corrupción Mapa de Subcomponente/ proceso 2 Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción 2,2 2,3 2,4 Identificar los factores internos y Se trabajo con cada proceso externos por procesos de forma independiente con los gestores y equipos de trabajo para identificar los factores internos y externos que se incluyeron el F-DP- OPL-003 matriz de identificación de riesgos. Diseño del contexto estratégico para la Se identifico el contexto gestión del riesgo institucional estrategico por procesos y se unifico en documento institucional Diligenciamiento del formato matriz de identificación de riesgo Se diligenciaron en el F-DP- OPL-003 matriz de identificación de riesgos por procesos institucionales. 90 ZONA ALTA
Corrupción Mapa de Riesgo de Corrupción Subcomponente /proceso 3 Consulta y divulgación Subcomponente /proceso 4 Monitoreo o revisión Subcomponente/ proceso 5 Seguimiento 2,5 2,6 3,1 Revisión de los riesgos identificados Se realizo un filtro por planeación para revisar y ajustar los riesgos de acuerdo a las actividades de los proceso Construcción de los mapas de riesgos Se contruyeron los mapas por proceso y corrupción de riesgos de corrupción y gestión, ademas se encuentran publicados en la Reunión del gestor de riesgos con su equipo de trabajo página web Se enviaron oficios a los procesos para que los gestores de riesgos se reunan con sus respectivos equipos de trabajo Divulgación de los mapas de riesgos Los mapas de riesgos se 3,2 publicaron en la página web Notificar a los líderes de proceso la Se definieron la responsabilidad de monitorear y revisar responsabilidad en el 4,1 los riesgos periódicamente de acuerdo procedimiento y la guia al acto administrativo diseñada Solicitar a los gestores de riesgos Se solicito evidencias a los periódicamente las evidencias de gestores de riesgos sobre 4,2 reuniones de verificación de los riesgos las reuniones con su equipo en cada uno de los procesos de trabajo Campaña de sensibilización sobre la Se han diseñado sabias importancia de monitorear qué? Y se realizo reunión 4,3 permanentemente los riesgos en los con control interno para proceso diseñar estrategias dentro del fomento de la cultura de 5.1. 5.2. Verificar la efectividad de los controles definidos en los procesos autocontrol en conjunto. Se acordo con control interno levantar un acta de acuerdo a las modificaciones de la politica para ver los resultados de los controles establecidos. Verificar que los líderes y/o gestores de A través de las auditorias riesgos de proceso adelantan acciones internas se esta evaluando para identificar nuevos riesgos la verificación del respectivo diligenciamiento para el cumplimiento de la politica de riesgos. 30 ZONA BAJA 40 ZONA BAJA Falta socializarlos de manera general 45 ZONA BAJA Falta notificarlos de manera personalizada 30 ZONA BAJA 40 ZONA BAJA
Entidad: Año: Fecha de Seguimiento: Rangos de calificación: SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 2016 23 de agosto de 2016 1. De 0/59 (zona baja) 2. De 60/79 (zona media) 3. De 80/100 (zona alta) COMPONENTE NOMBRE DEL TRÁMITE, PROCESO O PROCEDIMIENTO Matricula aspirantes admitidos a programas de posgrados TIPO DE RACIONALIZACIÓN Tecnológicas ACCIÓN ESPECÍFICA DE RACIONALIZACIÓN Trámite/OPA total en línea SITUACIÓN ACTUAL 1. El plan de estudio adscrito a la división de Posgrados y Educación Continuada envía a la oficina de Admisiones, Registro y Control la relación de los aspirantes admitidos en programas de Posgrados. 2. Admisiones, Registro y Control se encarga de liquidar a los estudiantes y organizar la información del expediente académico suministrada por el plan de estudio. 3. La oficina de Admisiones, Registro y Control notifica al plan de estudio quienes a su vez se encargan de informar a los aspirantes los tiempos establecidos para descarga y pago de matrícula. 4. División de sistemas informa a Admisiones, Registro y Control los aspirantes que realizaron el pago de matrícula. De esta manera, Admisiones, Registro y Control procede a generar el código estudiantil. DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR AL TRÁMITE, PROCESO O PROCEDIMIENTO Modalidad virtual: 1. Tres (3) días hábiles después de realizar el pago de la matrícula (Paso 3) el sistema de manera automática asigna el código estudiantil teniendo en cuenta que los admitidos se codifican de acuerdo al programa académico, último código asignado y orden de pago de matrícula (Modificación paso 4). 2. Luego de generado el código estudiantil, se enviará de manera automática la información del estudiante al correo electrónico registrado en la preinscripción (Modificación paso 5). BENEFICIO AL CIUDADANO Y/O ENTIDAD Facilidad de acceso para la realización del trámite y ahorro tiempo - dinero DEPENDENCIA RESPONSABLE FECHA REALIZACIÓN INICIO dd/mm/aa Admisiones, 30/03/2016 Registro y Control FIN dd/mm/aa 20/12/2016 ACTIVIDADES CUMPLIDAS A la fecha de seguimiento de esta actividad se observa oficio, dirigido al proceso de Sistemas de Información Tecnologia y Telecomunicaciones, para solicitar que el procedimiento de matriculas se realicen en linea y realizar la interfaz grafica del tramite % DE AVANCE PORCENTAJE 20 INTERPRETACION ZONA BAJA OBSERVACIONES 5. Admisiones, Registro y Control informa al plan de estudio el código de los estudiantes nuevos, quienes a su vez se encargan de enviar dicha información a cada estudiante.
Racionalizac ión de Trámites Inscripción aspirantes de programas de pregrado Tecnológicas Trámite/OPA total en línea 1. Realizar la preinscripción en la página web de la universidad www.ufpso.edu.co, link Preinscripción. Seguido diligenciar el formulario con los datos personales completos, tal como aparece en el documento de identidad. 2. Realizar el pago por concepto de formulario de inscripción en las distintas cuentas bancarias autorizadas por la Institución o en la oficina del Fondo de Empleados de la Universidad 3. Entregar el recibo de pago cancelado por derechos de inscripción en la oficina de Tesorería de la UFPSO (Casona de la sede de la Granja Vía al Algodonal) y luego reclame el recibo con el Número de inscripción y el PIN para diligenciar el formulario de Inscripción. 4. Diligenciar el formulario de inscripción vía web ingresando a la página de la Universidad www.ufpso.edu.co, en el link Inscripciones siguiendo todas las instrucciones. 5.Entregar en la oficina de Admisiones, Registro y Control de la Universidad la documentación requerida 1. Formular una propuesta de reforma del procedimiento de inscripción que permita simplificar, automatizar y optimizar los pasos asociados a dicho trámite. 2. Presentar al comité de admisiones la propuesta formulada a fin de que esta pueda ser analizada, ajustada y/o aprobada 3. En caso de aprobación, se procede a realizar la solicitud a División de sistemas para que en común acuerdo se establezca un calendario de actividades. 4. Realizar seguimiento y pruebas al módulo del Sistema de inscripciones en línea. 5. Implementación del sistema de inscripciones en línea teniendo en cuenta los nuevos pasos: - Envió del recibo con el número de inscripción y el PIN vía web al aspirante que haya realizado la pre -inscripción y pagos por derecho de inscripción - Cargue y revisión de documentos vía web y entrega de credencial de inscrito mediante correo electrónico Mejor gestión: Trámites más sencillosfacili dad de acceso Admisiones, para la Registro y Control realización del trámiteahorro tiempo - dinero 31/03/2016 20/12/2016 De esta actividad se evidencia acta del comité de admisiones donde se adjunta la propuesta de la reforma del procedimiento de inscripción y la respectiva solicitud al proceso de SITT. 40 ZONA BAJA Certificados y constancias de estudio - Certificado de notas Tecnológicas 1. El estudiante cancela el valor del Modalidad virtual: A la fecha de certificado y/o constancia en las 1. Solicitud de constancia en línea seguimiento de esta entidades autorizadas por la mediante el Sistema de Información actividad se observa Institución. académica del estudiante. oficio, dirigido al proceso de Sistemas de 2. El estudiante presenta el volante de 2. Una vez realizada la solicitud el Información Tecnologia pago en la oficina de Tesorería donde sistema genera un volante de Mejor gestión: y Telecomunicaciones, se le hace entrega de un desprendible consignación que contiene la Trámites más para solicitar que el del trámite solicitado. información del trámite, los costos sencillos procedimiento de correspondientes al 0.5% del SMLMV y Facilidad de matriculas se realicen en Trámite/OPA total en Admisiones, 3. El estudiante presenta el las entidades bancarias autorizadas para acceso para la 30/03/2016 20/12/2016 linea y realizar la línea Registro y Control pagos. 20 ZONA BAJA desprendible en la oficina de Admisiones, Registro y Control. 3. Cumplidos los tres (3) días hábiles establecidos para la expedición del documento, el estudiante puede descargar el certificado y/o constancia a través del Sistema de Información Académica. realización del trámite Ahorro tiempo - dinero interfaz grafica del tramite
Entidad: Año: Fecha de Seguimiento: Rangos de calificación: SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 2016 23 de agosto de 2016 1. De 0/59 (zona baja) 2. De 60/79 (zona media) 3. De 80/100 (zona alta) % DE AVANCE COMPONENTE SUBCOMPONENTE No. ACTIVIDADES PROGRAMADAS ACTIVIDADES CUMPLIDAS INTERPRETACION OBSERVACIONES PORCENTAJE Publicar y mantener actualizada Se cuenta con una matriz de información en la página web y redes flujos de comunicación en sociales sobre resultados de la gestión donde se define la frecuencia 1,1 adelantada al interior de la Universidad. Subcomponente 1 Análisis del estado de la rendición de cuentas 1,2 Realizar informes de avances y resultados de la gestión por semestre con que debe ser publicada y actualizada en la página web comunicada la información Se realizo el informe de gestión del primer semestre del año 2016 y se socializo en consejo superior universitario. Rendición de Cuentas Subcomponente 2 Diseño de la estrategia de rendición de cuentas Subcomponente 3 Implementación y desarrollo 2,1 2,2 2,3 3,1 Aplicar encuestas para determinar Para esta vigencia se publico aspectos que la ciudadanía quiere formato para que los saber de la Institución ciudadanos preguntaran sobre aspectos de su interes para ser socializados en la audiencia pública Reunión con el equipo de apoyo para En cuanto a la audiencia analizar los temas de interés en los procesos institucionales pública realizada el equipo de apoyo cumplio con sus labores de acuerdo a la resolución No. Resolución No. 0155, 03 de mayo de 2016 Crear estrategias para orientar y Se realizo reunión con control reforzar la cultura en los procesos hacia interno, gestión de la rendición de cuentas. comunicaciones y planeación para incluir dentro del plan de fomento de la cultura de autocontrol temas relacionados con la rendición de cuentas para futuras vigencias Diseñar un plan de incentivos para Se acordo que para la vigencia estimular y reforzar el comportamiento de años posteriores se incluira frente a la rendición de cuentas por dentro del plan de estimulos e parte de los procesos incentivos actividades para reforzar el comportamiento de la rendición de cuentas para la transparencia institucional
Implementación y desarrollo de la estrategia de Rendición de Cuentas 3,2 4,1 Programar y realizar jornadas de Se realizo reunión con control interiorización de la cultura de rendición interno, gestión de de cuentas dirigida a los procesos comunicaciones y planeación institucionales para incluir dentro del plan de fomento de la cultura de autocontrol temas relacionados con la rendición de cuentas para futuras vigencias Evaluar las acciones programadas en Se dio cumplimiento al el cronograma de Rendición de cronograma de actividades Cuentas programadas para el desarrollo de la rendición de cuentas 50 ZONA BAJA Subcomponente 4 Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional 4,2 4,3 4,4 Aplicar encuestas de evaluación en los Se aplicaron las encuestas espacio de rendición de cuentas definidas para evaluar la rendición de cuentas y se analizaron los resultados obtenidos Informe con los resultados de las El analisis de los resultados encuestas aplicadas en el desarrollo de la audiencia fueron anexados en el informe final de la rendición de cuentas y publicado en la página web Publicar el informe de seguimiento de Se encuentra publicado en el la rendición de cuentas link https://ufpso.edu.co/rendicionde-cuentas-ufpso generado por planeación y por control interno https://ufpso.edu.co/ftp/pdf/con trol_interno/ircci/2015/irc2015.pdf 4,5 Establecer el plan de mejoramiento Falta revisar y ajustar las acciones de acuerdo al analisis de causas
Entidad: Año: Fecha de Seguimiento: Rangos de calificación: SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 2016 23 de agosto de 2016 1. De 0/59 (zona baja) 2. De 60/79 (zona media) 3. De 80/100 (zona alta) COMPONENTE SUBCOMPONENTE No. ACTIVIDADES PROGRAMADAS Subcomponente 1 Estructura administrativa y Direccionamiento estratégico 1,1 1,2 Definir el proceso que liderará el componente del servicio al ciudadano Establecer centro de costos para el componente del servicio al ciudadano ACTIVIDADES % DE AVANCE INTERPRETACION CUMPLIDAS PORCENTAJE OBSERVACIONES Se desarrollo reunión 30 ZONA BAJA con el dirección para analizar que proceso liderara esta actividad pero por cambio del lider de proceso de secretaria general no se ha podido adelantar estas actividades Existe rubro para el plan anticorrupción y esta pendiente la creación del centro de costos para este componente 1,3 2,1 Elaborar el diagnóstico para identificar Se reviso el documento las necesidades y oportunidades de de la metodologia para mejora en el servicio al ciudadano el mejoramiento del sistema del servicio al ciudadano de entidades publicas Definir dentro de la institución cuales Se tienen establecidos son los medios, espacios o escenarios los medios y canales de que utiliza para interactuar con los ciudadano comunicación a través de los cuales se interactua con el ciudadano: Canales de comunicación télefono, PQRSD, correo electronico, ventanilla única, oficios, circulares. Así mismo se cuenta con medios de comunicación masiva para la difusión de la información institucional (página web, emisora institucional UFM stereo, productora UTV, redes sociales 20 ZONA BAJA 95 ZONA ALTA
Subcomponente 2 Fortalecimiento de los canales de atención 2,2 2,3 2,4 2,5 Delimitar el espacio físico para la Aunque se tiene la atención al ciudadano donde se pueda ventanilla única se cree garantizar su accesibilidad necesario que hace falta que el ciudadano tenga mayor visibilidad para su Revisión y mejora de la página Web y la información mínima publicada Identificar canales de atención al ciudadano acceso. La página de la universidad se encuentra ajustada de acuerdo a los requerimientos del manual de gobierno en linea y la información minima públicada de acuerdo a la Ley 1712 Se tiene establecido canales de atención en la universidad, pero falta la sensibilización a los ciudadanos Implementar nuevos canales de Se esta a la espera de atención de acuerdo con las ajustar las características y necesidades de los responsabilidades con el ciudadanos para garantizar cobertura nuevo lider del proceso de secretaria general 30 ZONA BAJA Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano Subcomponente 3 Talento humano 2,6 3,1 3,2 3,3 4,1 Asignar responsables de la gestión de diferentes canales de atención Se tiene identificados los funcionarios responsables de los canales de atención existentes Promover al interior de la Universidad Se tiene establecido en espacios para sensibilizar y fortalecer la el plan de capacitación cultura de servicio al ciudadano una capacitación sobre la atención al ciudadano Fortalecer las competencias de los Los funcionarios se servidores públicos que atienden forman en atención del directamente a los ciudadanos servicio al cliente Establecer un programa para incentivar Existe un plan de al personal administrativo y docentes incentivos y estimulos de la Universidad para la atención al pero se requiere anexar ciudadano actividades para este subcomponente Elaborar y publicar el informe de PQRS Se publican los informes semestral para conocimiento de la de seguimiento a PQRS ciudadanía y partes interesadas en las fechas establecidas 4,2 Realizar campañas informativas sobre Esta planteada de una la responsabilidad de los servidores campaña gráfica para públicos frente a los derechos de los sensibilizar a los ciudadanos funcionarios sobre los derechos al ciudadano 40 ZONA BAJA
Subcomponente 4 Normativo y procedimental 4,3 4,4 5,1 Construir e implementar una política de Se cuenta con un protección de datos personales borrador para la implementación de la politica de protección de datos personales a través de un acto administrativo el cual debe difundirse por medio de la portal web Elaborar y publicar en los canales de atención la carta de trato digno Se cuenta con un borrador de la carta del trato digno, la cual esta en proceso de revisión por asesor juridico. Elaborar una caracterización de los Se tiene establecido ciudadanos, usuarios y/o grupos de dentro del sistema de interés gestión de la calidad los grupos y subgrupos de interes de la universidad 50 ZONA BAJA 40 ZONA BAJA Subcomponente 5 Relacionamiento con el ciudadano 5,2 5,3 5,4 Revisar la pertinencia de la oferta, Se cuenta con Canales canales, mecanismos de información y de comunicación comunicación utilizados por la télefono, PQRSD, Universidad correo electronico, ventanilla única, oficios, circulares. Así mismo se cuenta con medios de comunicación masiva para la difusión de la información institucional (página web, emisora institucional UFM stereo, productora UTV, redes sociales Medir la percepción de los ciudadanos El proceso de gestión de respecto a la calidad y accesibilidad de comunicaciones los medios de comunicación adelanta mediciones de las visita de la página web y redes sociales, la emisora no presente estudios de sintonia dado su carácter de emisora universitaria, adicional se esta formulando la encuesta de satisfacción del ciudadano Identificar oportunidades de mejora de Luego de la aplicación acuerdo a las resultados de las de la encuesta se hara mediciones de la percepción de los ciudadanos la trazabilidad de los resultado y se realizará las acciones pertinentes 75 ZONA MEDIA
SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Entidad: Año: Fecha de Seguimiento: UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 2016 23 de agosto de 2016 1. De 0/59 (zona baja) Rangos de calificación: 2. De 60/79 (zona media) 3. De 80/100 (zona alta) COMPONENTE SUBCOMPONENTE No. ACTIVIDADES PROGRAMADAS ACTIVIDADES % DE AVANCE INTERPRETACION CUMPLIDAS PORCENTAJE OBSERVACIONES Revisar los lineamientos para el Se realizo el 90 ZONA ALTA manejo de la información que se diagnostico del pública en la página web de la cumplimiento de Universidad la información minima exigida 1,1 por los entes gubernamentales y se desarrollo el proceso de actualización para dar cumplimiento Verificar la página web de acuerdo a la El proceso de información mínima obligatoria por la control interno 1,2 Ley. realizó la verificación de cumplimiento de la página web. Divulgación de datos abiertos Contamos con un portal de la univesidad Subcomponente 1 (www.ufpso.edu.c Lineamientos de o) donde se tiene Transparencia Activa publica la informacion de interes a la comunidad, como son transparencia y acceso a la informacion, directorio telefonic 1,3 o, calendario academico, procedimientos y formatos, preguntas frecuentes, pqrs, notificaciones judiciales, presupuesto y procesos contractuales, planes, tramites y serivicos 90 ZONA ALTA
Mecanismos para la transpararencia y acceso a la información Analizar el principio de gratuidad y Se debe analizar 2,1 determinar si se puede aplicar en la este punto con la institución dirección Revisar los estándares de contenido y A través del oportunidad de las respuesta a las sistema de los solicitudes de acceso a la información PQRSD se tienen pública establecidos los Subcomponente 2 2,2 tiempos de Lineamientos de respuesta a los Transparencia Pasiva solicutudes de información Subcomponente 3 Elaboración los Instrumentos de Gestión de la Información Informar a los procesos institucionales Los funcionarios a través de los diferentes medios de conocen el comunicación las indicaciones para dar procedimiento del 2,3 respuesta a solicitudes de acuerdo a lo PQRSD definido por el programa nacional de servicio al ciudadano Elaborar el inventario de Activos de Se esta Información desarrollando el sistema de 3,1 interconectividad para tener un inventario de información Elaborar el esquema de publicación de Se cuento con la información matriz de flujos de comunicación e información la cual establece y 3,2 determinar los parámetros de comunicación de la entidad, tanto interna como Calcular el Índice de externamente. Información Existe un manual Clasificada y Reservada de gestión 3,3 documental donde define la reserva y clasificada Elaboración del Programa de Gestión Se encuentra en Documental (PGD) el plan de acción del proceso de secretaria 3,4 general, la actividad para el diseño del programa de gestión documental Determinar formatos alternativos No existe 4,1 comprensibles para los diferentes evidencias grupos étnicos, culturales y para las personas de discapacidad en el País Adecuar los medios electrónicos para No existe 4,2 permitir la accesibilidad a población en evidencias situación de discapacidad 10 ZONA BAJA 40 ZONA BAJA 0 ZONA BAJA 0 ZONA BAJA
Subcomponente 4 Criterio diferencial de accesibilidad 4,3 Implementar lineamientos de Se cuenta con la accesibilidad a espacios físicos para la adecuación de población en situación de discapacidad espacios físicos y zonas de acceso para personal en situación de discapacidad Subcomponente 5 Monitoreo del Acceso a la Información Pública Identificar acciones para responder a Se cuenta en la solicitud de las autoridades de las página web con comunidades, para divulgar la un traductor de 4,4 información pública en diversos idiomas idiomas y lenguas de los grupos étnicos suministrado con y culturales del país google 5,1 5,2 5,3 5,4 Diseño del formato para registro de acceso a la información pública Se cuenta con un formato único para la presentación de PQRS de los clientes y partes interesadas Elaboración del informe de solicitudes Se cuenta con el de información, incluyendo tiempo de informe de respuesta y solicitudes negadas PQRSD, Realizar seguimiento a las solicitudes Se realiza de acceso a la información de la seguimiento a Universidad Realizar el informe de solicitudes de acceso a la información través del formato de registro de PQRS donde se realiza un seguimiento de los PQRS Se realiza el informe de PQRS como lo requiere la Ley. 50 ZONA BAJA