DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 06259 26 de junio, 2012 DCA-1487 Señor Eithel Corea Baltodano Director a.i. Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios Caja Costarricense de Seguro Social. Estimado señor: Asunto: Se autoriza a la Caja Costarricense de Seguro Social a iniciar una contratación directa con las empresas Sociedad Apícola Costarricense S.A. y Humberto Álvarez Sucs. Sociedad, para la adquisición de los servicios de correduría aduanera para desalmacenaje de mercadería de la institución. Nos referimos a sus oficios N DABS-01039-2012 del 22 de mayo, N DABS-1190-2012 del 12 de junio y N DABS-01235-2012 del 15 de junio, todos del año en curso, mediante los cuales solicita autorización y brinda información adicional, relacionada con la contratación de los servicios de correduría aduanera. 1) Antecedentes y justificaciones. a) Que la Caja Costarricense de Seguro Social, al amparo de lo establecido en el artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, solicita autorización para contratar en forma directa los Servicios de Agencia de Aduana con las empresas Sociedad Apícola Costarricense S.A. y Humberto Álvarez Sucs. Sociedad. b) Que la Gerencia de Logística utiliza, para la compra de fármacos y de insumos médicos, el incoterm DDP dentro en los procedimientos de contratación administrativa; no obstante, debido a circunstancias de mercado y otras variables, en algunos casos se requieren los servicios de correduría aduanera para desalmacenar en promedio unos 330 trámites al año. c) Que dentro de los productos que requieren el tramite de nacionalización- por parte de la Administración- se encuentran las vacunas del Plan Nacional de Vacunación, todos los medicamentos o implementos que no tienen representante
2 en el país, los psicotrópicos, drogas, estupefacientes (al tratarse de sustancias controladas requieren seguridades especiales), aquellos productos perecederos como radiactivos, reactivos, vacunas y medicamentos (que necesiten refrigeración). d) Que en la actualidad las empresas Sociedad Apícola Costarricense S.A. y Humberto Álvarez Sucs. Sociedad, con ocasión del concurso N 2011CD- 000060-5101 y de la aplicación del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa brindan los servicios de correduría, considerando que la ejecución ha sido adecuada, sin que existan incumplimientos ni quejas, además de que consideran que los precios resultan razonables. e) Que esa Administración no considera oportuno exponerse a un cambio de las empresas que han venido brindando el servicio aduanal, en tanto las mismas no tienen incumplimientos, y máxime considerando la grave inconveniencia que podría resultar de una inadecuada ejecución contractual, al tratarse de productos muy sensibles para la salud de los costarricenses. En ese sentido, no estiman viable realizar un sondeo de mercado para determinar la viabilidad de otra empresa. Considera esa Administración que si bien es cierto, todas las agencias deben asegurar las mercancías que transportan, lo que asegura cualquier daño, no se trata solo de un tema económico sino de la entrega oportuna en su Almacén de Distribución. f) Que el concurso original se realizó bajo la modalidad de entrega según demanda con un tope de 50 millones de colones y con un promedio mensual de 3.2 millones; no obstante con ocasión de la gran cantidad de medicamentos que han estado ingresando, el consumo promedio mensual subió abruptamente con un promedio mensual en mayo de 6.3 millones de colones, situación que obliga a plantear la presente solicitud. g) Que señala la Caja que la invitación para el nuevo procedimiento ordinario de contratación (Licitación Pública N 2011LN-000032-5101) se realizó el 1 de diciembre del 2011; no obstante el procedimiento se declaró infructuoso- debido a que algunos oferentes no cotizaron la totalidad del objeto y otros incumplieron el llenado de las plantillas cartelarias- lo cual fue publicado en La Gaceta N 87 del 07 de mayo el 2012 y sin que conste - con ocasión de una llamada telefónica a la Plataforma de Servicios de la Contraloría General de la República- la presentación de recursos, con lo cual se tiene en firme dicha declaratoria y consecuentemente procede iniciar un nuevo concurso. h) Que se trata de un servicio indispensable y para no afectar la continuidad del abastecimiento de insumos necesarios para la atención de pacientes en toda la red de salud del país, se requiere la autorización para contratar los servicios por un plazo máximo de 6 meses, considerando que incluso en caso de concluir el procedimiento ordinario en un plazo menor se tendrá por concluida la
3 autorización, lo anterior considerando que se tramitará el procedimiento de Licitación Abreviada. i) Se aporta certificación de contenido presupuestario por el monto de 81.000.000,00, para enfrentar la erogación. j) Que en definitiva el objeto contractual para la presente autorización, es la contratación de los Servicios Técnicos y Profesionales de Agencias de Aduana para la nacionalización de medicamentos, implementos médicos y reactivos clínicos, incluyendo el transporte del Deposito Fiscal hasta las Bodegas de la Caja Costarricense de Seguro Social, previo examen de la mercancía, pago de bodegajes, retiro de documentos y otros trámites derivados del proceso de internamiento de bienes. k) Que de acuerdo al objeto contractual, por tratarse de un procedimiento bajo el esquema de entrega según demanda, se tiene una imposibilidad material para determinar con exactitud la cantidad de trámites que se requieren, limitándose a la posibilidad de promediar los primeros cinco meses del año. Aunado a lo anterior, se señalan diferencias sustanciales entre los precios de mercadería de carga fría y seca, debido a los altos costos de bodegaje en los casos en que se deba mantener la cadena de frío para no perder la estabilidad del producto. l) Que debido a la cantidad de trámites y por motivo de administración de riesgos, se propone adjudicar dos agencias, en tanto la Administración no puede depender de una sola para nacionalizar los referidos bienes, en caso de eventual inhabilitación de alguna de ellas, lo cual perjudicaría la prestación de los servicios de salud. m) Aunado a lo anterior, como complemento se adjuntan los precios de la ampliación del contrato, los cuales rigen actualmente, y que según se observa llevan una serie de variables que se determinan hasta que la carga ingresa al país. n) Se adjunta copia de la anuencia de las contratistas respecto a la presente solicitud de autorización. II) Criterio de la División. En atención a la solicitud planteada por la Caja Costarricense de Seguro Social, corresponde indicar que las potestades otorgadas a esta Contraloría General de la República en la Ley de Contratación Administrativa (artículo 2 bis inciso c) y su Reglamento (artículo 138), se circunscriben a la posibilidad de autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa de bienes y servicios en aquellos casos en que existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o bien, de evitar daños o lesiones a los intereses públicos.
4 De lo expuesto por la Administración, se tiene que la Caja dentro de las labores propias a su gestión debe proceder con la adquisición de un conjunto de bienes producidos fuera del país y que resultan vitales para la salud pública de los costarricenses. Así las cosas, pese a que en muchas oportunidades el trámite de importación y nacionalización es asumido por las empresas contratistas, persisten algunas compras, de suma importancia, que deben ser tramitadas directamente por la Caja Costarricense de Seguro Social, y para lo cual necesita de la contratación de tercera persona que realice los trámites aduanales correspondientes. En el sentido expuesto, se tiene que la gestión planteada por la Caja en razón de contar con una empresa que le brinde el servicio aduanal correspondiente a las mercancías importadas a nombre de la institución, resulta totalmente justificada, máxime considerando que nos encontramos frente a bienes de imperiosa necesidad relacionados directamente con la salud. En el contexto expuesto, resulta oportuno indicar que, ante la proximidad del vencimiento del contrato vigente, la Administración procedió a gestionar el procedimiento ordinario de contratación; no obstante el mismo resultó infructuoso ante el incumplimiento de los oferentes participantes, persistiendo sin embargo- la necesidad de contar con los servicios aduanales para la satisfacción del interés público involucrado en la contratación, ante lo cual resulta más que acreditada la necesidad de contar con los servicios pretendidos. Ahora bien, ante la necesidad y situación expuesta, la Caja propone como solución la contratación por vía de excepción, mediante autorización otorgada por esta Contraloría General de la República, de las dos empresas que en la actualidad brindan el servicio, considerando que las mismas durante la ejecución del contrato han mantenido un comportamiento acorde con las reglas del contrato e indicando la inconveniencia de realizar una contratación con otras empresas sin tener antecedentes de su comportamiento- con la posibilidad de que se genere una incorrecta ejecución contractual y con ello una grave lesión al interés público involucrado, que como ya se dijo, en el caso en estudio resulta primordial. Conforme a lo señalado por la Administración, este Despacho considera que, siendo que las empresas que ejecutaron el contrato no han presentado incumplimientos, y que tomando en cuenta que se trata de la importación de bienes de imperiosa necesidad y además que no se cuenta con el tiempo requerido para la implementación de un procedimiento de contratación directa concursada, al estar por vencer el contrato vigente, lo procedente es aprobar lo solicitado. Así las cosas, y valorando las razones de oportunidad y conveniencia que rodean esta solicitud, se considera que la mejor forma de satisfacer el interés público es autorizar a la Caja Costarricense de Seguro Social a proceder con la contratación de los servicios de correduría aduanera para desalmacenaje con las empresas que en la actualidad brindan el servicio, sean: Sociedad Apícola Costarricense S.A. y Humberto Álvarez Sucs. Sociedad, considerando la importancia de contar con la disposición de dos empresas.
5 III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización. No obstante que se autoriza la contratación solicitada, se deja condicionada a los aspectos que se indican seguidamente, las cuales serán responsabilidad del señor Eithel Corea Baltodano, en calidad de Director a.i. de la Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios de la Caja Costarricense de Seguro Social y quien presenta la solicitud, o en su defecto de la persona a quien este delegue dicha responsabilidad, de conformidad con la competencias internas de la institución: 1) Deberá dejarse evidencia de todo lo actuado, en estricto orden cronológico en el expediente administrativo que se levante al efecto, para facilitar eventuales revisiones posteriores. 2) La autorización para la contratación de los servicios de correduría aduanera para desalmacenaje se otorga con las empresas Sociedad Apícola Costarricense S.A. y Humberto Álvarez Sucs. Sociedad por un monto máximo de 60.500.000,00, relativa a los trámites de nacionalización y bodegajes. Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en virtud del cual la Administración podrá continuar con los procedimientos en caso de que las cotizaciones presenten un exceso que no supere el 10% de esos montos, ello bajo las condiciones dispuestas en esa norma. Si tales propuestas son mayores en más de ese 10%, será necesaria la autorización de esta Contraloría General. 3) La disponibilidad presupuestaria queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de su persona en calidad de Director a.i. de la Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios de la Caja Costarricense de Seguro Social. 4) La contratación directa autorizada mediante este oficio deberá estar concluida en un plazo máximo de 3 meses contados a partir del recibo de esta nota y de ser posible, en caso de que el procedimiento ordinario de contratación concluya antes del plazo concedido, se tendrá por concluida anticipadamente la presente. 5) Con ocasión de la presente contratación deberán respetarse las especificaciones técnicas elaboradas por la Administración con ocasión del concurso N 2011CD-000060-5101, las cuales son de su exclusiva responsabilidad. 6) Al ser un procedimiento excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 7) Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá ajustarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajustan a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...)..
6 8) Deberá valorarse la posibilidad de exigir garantía de cumplimiento. 9) Se deja bajo la absoluta responsabilidad de esa Administración la selección de las empresas contratistas, así como la razonabilidad del precio contratado. Al respecto, deberán atenderse las tarifas remitidas mediante oficio N DABS-01235-2012 del 15 de junio del 2012, referidas a: 1) Tarifas para importación definitiva con transporte seco, 2) Tarifas para importación definitiva con transporte refrigerado, 3) Tarifas para importación definitiva anticipada con transporte seco, 4) Tarifas de otros trámites. 10) A los contratos producto de esta autorización se les exime del refrendo contralor, por lo que deberán contar con la aprobación interna de la Administración (artículo 17.3 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública) y estará sujeto a nuestro control posterior. 11) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración que los contratistas no cuenten con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentren inhabilitados para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 12) Es responsabilidad de esa Administración velar que los contratistas se encuentren al día en el pago de obligaciones de seguridad social. Atentamente Lic. Marco Vinicio Alvarado Quesada Gerente Asociado Lic. Gerardo A. Villalobos Guillén Fiscalizador GVG/yhg NI: 9529, 10620, 10918, Ci: Archivo central G: 2012001503-1