Descargar Formato Original Manual de Procedimiento para la preparación y envío de la información trimestral de las auditorías para su publicación en el portal de internet del Tribunal Electoral del Distrito Federal Contiene el texto publicado en los Estrados del Tribunal Electoral del Distrito Federal, el 12 de Marzo de 2014 Clave de Registro: TEDF-CG-A-01-2014
EMISIÓN Número de Acuerdo Plenario y Fecha de Aprobación: Acta 007/2014, del 27 de Febrero de 2014 Fecha de publicación en Gaceta Oficial del Distrito Federal: 12 de Marzo de 2014 Fecha de publicación en Estrados: 04 de Marzo de 2014 Fecha de entrada en vigor: Al día siguiente de su publicación en Estrados Se encuentra publicado en el Sitio de Internet: Hoja de Control Elaboró Técnicamente Revisó Técnicamente Lic. Manuel Lorenzo Bautista Reyes Subdirector de Planeación y Presupuesto L.C. Tomás Juan Godínez Torres Director de Planeación y Recursos Financieros. Elaboró Contenidos Autorizó Act. Sergio Hugo Delgado Alonso Director de Auditoría, Control y Evaluación Act. Roberto Cánovas Theriot Contralor General Revisión Jurídica Mtro. Juan Manuel Lucatero Radillo Director General Jurídico
Índice Pág. 1. Objetivo general. 1 2. Alcance general. 1 3. Marco normativo general. 1 4. Procedimiento para la preparación y envío de la información trimestral de las auditorías para la publicación en el portal de internet del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 1 4.1. Objetivo específico. 1 4.2. Alcance específico. 1 4.3. Marco normativo específico. 1 4.4. Glosario. 1 4.4.1. Definiciones. 1 4.4.2. Siglas. 1 4.5. Políticas de operación. 2 4.6. Descripción de actividades del procedimiento para la preparación y envío de la información trimestral de las auditorías para la publicación en el portal de internet del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 4.7. Diagrama de flujo del procedimiento para la preparación y envío de la información trimestral de las auditorías para la publicación en el portal de internet del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 3 5 4.8. Anexos. 7 4.8.1. Formato de oficio de envío de información. 7 4.8.2. Instructivo de llenado del Formato de oficio de envío de información. 8 4.8.3. Formato de cuadro de información 9 4.8.4. Instructivo de llenado de formato de cuadro de información trimestral 10 Artículos Transitorios 11
Manual de Procedimiento para la preparación y envío de la información trimestral de las auditorías para su publicación en el portal de internet del Tribunal Electoral del Distrito Federal 1. Objetivo general. Establecer las acciones necesarias, conforme a las obligaciones de transparencia, para la correcta y oportuna publicación de información relativa al resultado de las auditorías en el portal de internet del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 2. Alcance general. Tribunal Electoral del Distrito Federal. Contraloría General. 3. Marco normativo general. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Estatuto de Gobierno del Distrito Federal Código de Instituciones y Procedimientos Electorales del Distrito Federal Ley de Transparencia y Acceso a la información Pública del Distrito Federal Reglamento Interior del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 4. Procedimiento para la preparación y envío de la información trimestral de las auditorías para la publicación en el portal de internet del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 4.1. Objetivo específico. Establecer el mecanismo para la preparación y envío de la información trimestral de las Auditorías para su publicación en el portal de internet del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 4.2. Alcance específico. Dirección de Auditoría, Control y Evaluación. Jefatura del Departamento de Auditoría. Auditor(a). El desarrollo de la actividad que corresponda a cada área, dirección, subdirección o jefatura, estará a cargo de la persona servidora titular de la misma. 4.3 Marco normativo específico. Manual de Organización y Funcionamiento del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Manual General de Auditoría del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Normatividad emitida por el Pleno del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 4.4. Glosario. 4.4.1. Definiciones. Cuadro de información - Es una tabla resumen de las auditorías concluidas y de las que se encuentran en proceso. Coordinación de Transparencia y Archivo 1
4.4.2. Siglas. CG.- Contraloría General. CTyA.- Coordinación de Transparencia y Archivo. DACyE.- Dirección de Auditoría, Control y Evaluación. DCTyA.- Dirección de la Coordinación de Transparencia y Archivo. JDA.- Jefatura del Departamento de Auditoría. JDT.- Jefatura del Departamento de Transparencia. TEDF.- Tribunal Electoral del Distrito Federal. 4.5. Políticas de operación. 4.5.1. La Dirección de la Coordinación de Transparencia y Archivo publicará de manera trimestral la información de las auditorías realizadas durante dicho periodo por la Dirección de Auditoría, Control y Evaluación en el portal del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 4.5.2. La Jefatura del Departamento de Auditoría realizará el llenado de la información requerida por la Dirección de la Coordinación de Transparencia y Archivo. 4.5.3. La Jefatura del Departamento de Transparencia apoyará a la Dirección de Auditoría, Control y Evaluación en las dudas que se generen sobre la estructura de la información solicitada. 4.5.4. El (la) auditor(a) apoyará a la Jefatura del Departamento de Auditoría y a la Dirección de Auditoría, Control y Evaluación en la presentación de la información solicitada por la Dirección de la Coordinación de Transparencia y Archivo, ordenadas por la Contraloría General. Coordinación de Transparencia y Archivo 2
4.6. Descripción de actividades del procedimiento para la preparación y envío de la información trimestral de las auditorías para la publicación en el portal de internet del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Actividad Responsable Documentación empleada 1. Solicita el envío de la información trimestral actualizada de la DACyE. 2. Requiere la elaboración del formato de cuadro de información 3. Elabora el formato de cuadro de información 4. Entrega el formato de cuadro de información trimestral a la JDA para su revisión. 5. Recibe y revisa el formato de cuadro de información Es correcto? 5.1 Sí. Continúa en la actividad 8. 5.2 No. Continúa en la actividad 6. 6. Entrega las correcciones necesarias al auditor/a. 7. Recibe y corrige el formato de cuadro de información 7.1. Continúa en la actividad 8. 8. Entrega a la DACyE el formato de cuadro de información trimestral para su aprobación. 9. Recibe el formato de cuadro de información Lo aprueba? 9.1. Sí. Continúa en la actividad 12. 9.2. No. Continúa en la actividad 10. 10. Entrega a la JDA las correcciones necesarias. 11. Recibe y corrige el formato de cuadro de información 11.1. Continúa en la actividad 8. 12. Entrega el formato de cuadro de información trimestral para su autorización. 13. Recibe formato de cuadro de información Lo autoriza? 13.1. Sí. Continúa en la actividad 16. 13.2. No. Continúa en la actividad 14. Titular de la Dirección de Coordinación de Transparencia y Archivo Titular de la Dirección de Auditoría, Control y Evaluación Auditor/a Titular de la Jefatura de Departamento de Auditoría Auditor/a Titular de la Jefatura de Departamento de Auditoría Titular de la Dirección de Auditoría, Control y Evaluación Titular de la Jefatura de Departamento de Auditoría Titular de la Dirección de Auditoría, Control y Evaluación Titular de la Contraloría General Oficio de Solicitud Formato de cuadro de información trimestral Formato de cuadro de información trimestral Coordinación de Transparencia y Archivo 3
Actividad Responsable Documentación empleada 14. Devuelve a la DACyE formato de cuadro de información trimestral con las correcciones necesarias. Titular de la Contraloría General 15. Recibe formato de cuadro de información Titular de la Dirección de Continúa en la actividad 10. Auditoría, Control y Evaluación 16. Firma el formato de oficio de envío de información. 17. Devuelve a la DACyE el formato de cuadro de información trimestral, junto con el Oficio de envío de información para su trámite. 18. Recibe y turna la impresión y el disco compacto (CD) con el formato de cuadro de información trimestral a la DCTyA para continuar su trámite. Titular de la Contraloría General Titular de la Dirección de Auditoría, Control y Evaluación Formato de cuadro de información trimestral Formato de oficio de envío de información Formato de cuadro de información trimestral y oficio de envío Fin del procedimiento Coordinación de Transparencia y Archivo 4
4.7. Diagrama de flujo del procedimiento para la preparación y envío de la información trimestral de las auditorías para la publicación en el portal de internet del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Titular de la Dirección de Coordinación de Transparencia y Archivo Titular de la Dirección de Auditoría, Control y Evaluación Auditor(a) Titular de la Jefatura de Departamento de Auditoría Inicio Solicita la recepción de la información trimestral de la DACyE. Requiere la elaboración del formato de cuadro de información Elabora el formato de cuadro de información Oficio de inicio. Formato de cuadro de información Entrega el Formato de cuadro de información trimestral a la JDA para su revisión. Formato de cuadro de información Recibe y revisa el Formato de cuadro de información Formato de cuadro de información Es correcto? No Sí Recibe y corrige el formato de cuadro de información Formato de cuadro de información Entrega las correcciones necesarias al auditor/a. Formato de Cuadro de información 2 Recibe el formato de cuadro de información Formato de cuadro de información Entrega a la DACyE el formato de cuadro de información trimestral para su aprobación. Formato de cuadro de información No Lo aprueba? Sí 1 A Coordinación de Transparencia y Archivo 5
Titular de la Dirección de Auditoría, Control y Evaluación Titular de la Jefatura de Departamento de Auditoría Titular de la Contraloría General A Entrega a la JDA las correcciones necesarias Formato de cuadro de información Recibe y corrige el formato de cuadro de información Formato de cuadro de información 3 1 2 Entrega el formato de cuadro de información trimestral para su autorización. Formato de cuadro de información Recibe formato de cuadro de información Formato de cuadro de información Recibe formato de cuadro de información Formato de cuadro de información Devuelve a la DACyE formato de cuadro de información trimestral con las correcciones necesarias. Formato de cuadro de información No Lo autoriza? Sí 3 Firma el formato de oficio de envío de información Formato de oficio de envío de información Recibe y turna la impresión y el disco compacto (CD) con el formato de cuadro de información trimestral a la DCTyA para continuar su trámite. Formato de cuadro de información trimestral y oficio de envío Devuelve a la DACyE el formato de cuadro de información trimestral, junto con el oficio de envío de información para su trámite Formato de Cuadro de información trimestral y Oficio de envío Fin. Coordinación de Transparencia y Archivo 6
4.8. Anexos. 4.8.1. Formato de oficio de envío de información. Contraloría General Dirección de Auditoría, Control y Evaluación México, D.F. a (1. Fecha) Oficio No.: (2. Clave) Asunto: Informe trimestral del resultado de las auditorías, solventación y recomendaciones al (3. Periodo). (4.Título profesional.) (5. Titular de área) (6. Cargo) TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL PRESENTE. Estimado(a) (5.Titular del cargo): En respuesta a su atento oficio No. (7. Oficio), de fecha (8. Fecha), mediante el cual solicita la información actualizada al mes de (9. Fecha), correspondiente a las auditorías que se han llevado a cabo en este Tribunal, para ser publicada en el portal de Internet del Tribunal Electoral del Distrito Electoral del Distrito Federal; me permito adjuntar un CD de la información que contiene los resultados, solventación y/o recomendaciones de las auditorías solicitadas, dando así cumplimiento al Artículo 14, fracción XV de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. Sin otro particular, aprovecho la ocasión para enviarle un saludo. ATENTAMENTE EL (LA) CONTRALOR(A) GENERAL (10.Título profesional.11.titular) C.c.p. Lic. (12.Título profesional 13. Nombre) Magistrado(a) Presidente del TEDF.- Para su conocimiento. Lic. (14.Título profesional 15. Nombre).- Director(a) de Auditoría, Control y Evaluación.- Para seguimiento y conocimiento. Lic. (16. Título profesional 17. Nombre).- Subdirector(a) de Transparencia y Acceso a la Información Pública.- Para su seguimiento. (18.Siglas) / (19.Siglas) Coordinación de Transparencia y Archivo 7
4.8.2. Instructivo de llenado de formato de oficio de envío de información. 1. Anotar la fecha de elaboración del oficio. 2. Anotar la clave del oficio. 3. Anotar el número del trimestre y año que se está reportando. 4. Anotar el título profesional del (la) Titular de área a quien es dirigido el oficio. 5. Anotar el nombre del (la) Titular de área a quien es dirigido el oficio. 6. Anotar el cargo del (la) Titular de área a quien es dirigido el oficio. 7. Anotar el número del oficio recibido por parte de Transparencia. 8. Anotar la fecha en que se recibió el oficio por parte de Transparencia. 9. Anotar el mes al que se requiere la actualización de información. 10. Anotar la abreviación del título profesional del (de la) Titular de la Contraloría General. 11. Anotar el nombre del (de la) Titular de la Contraloría General. 12. Anotar la abreviación del título profesional del (de la) Magistrado(a) Presidente. 13. Anotar el nombre del (de la) Magistrado(a) Presidente. 14. Anotar la abreviación del título profesional del (de la) Director(a) de Auditoría, Control y Evaluación. 15. Anotar el nombre del (de la) Director(a) de Auditoría, Control y Evaluación. 16. Anotar el nombre del (de la) Subdirector(a) de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 17. Siglas del nombre del (de la) Director(a) de Auditoría, Control y Evaluación. 18. Siglas del nombre del (de la) Jefe(a) del Departamento de Auditoría o del (de la) Auditor(a). Coordinación de Transparencia y Archivo 8
4.8.3. Formato de cuadro de información trimestral AUDITORIAS Y REVISIONES DEL (1. Fecha) Ejercicio en el que se concluyó la auditoría Periodo que se informa Tipo de auditoría (Integral, Auditoría específica, Fiscal, (Interna/Externa) Administrativa, de Procesos, etcétera) Ejercicio auditado Número de Auditoría Órgano que realizó la auditoria Rubros sujetos a revisión Total de observaciones resultantes Hipervínculo a Informes de Resultados de Auditorías concluidas Seguimiento Medidas Total de Total de aclaraciones Solventaciones Sanciones correctivas impuestas (2. Fecha) (3. Fecha) (4. Tipo) (5. Tipo) (6. Fecha) (7. Clave) Contraloría General (8. Nombre) (9. Número) (10. Vínculo) (11. Número) (12. Número) (13. Número ) (14. Número) (15. Fecha ) (16. Fecha ) Fecha de actualización: (17. Fecha) Fecha de validación: (18. Fecha) Área(s) o unidad(es) administrativa(s) responsable(s) de la información: Dirección de Auditoría, Control y Evaluación Coordinación de Transparencia y Archivo 9
4.8.4. Instructivo de llenado de formato de cuadro de información 1. Anotar el período que se reporta y año. 2. Anotar el año en el que se concluyó la auditoría. 3. Anotar el período que se reporta. 4. Anotar el tipo de auditoría. 5. Anotar el tipo de auditoría. 6. Anotar el año que se está auditando. 7. Anotar la clave de la auditoría. 8. Anotar el nombre de la auditoría. 9. Anotar el número de las observaciones resultantes de la auditoría. 10. La Coordinación de Transparencia y Archivo insertará el vínculo correspondiente. 11. Anotar el número de las aclaraciones resultantes de la auditoría. 12. Anotar el número de las solventaciones resultantes de la auditoría. 13. Anotar el número de las sanciones resultantes de la auditoría. 14. Anotar el número de las medidas correctivas impuestas. 15. Anotar el año anterior al vigente con el vínculo a las auditorías realizadas en ese año. 16. Anotar el año anterior al del número 15. con el vínculo a las auditorías realizadas en ese año. 17. Anotar la fecha a la que se reportando. 18. Anotar la fecha en que se elabora el cuadro. Coordinación de Transparencia y Archivo 10
ARTÍCULOS TRANSITORIOS PRIMERO.- El presente Manual de Procedimiento para la preparación y envío de la información trimestral de las auditorías para la publicación en el portal de internet del Tribunal Electoral del Distrito Federal, entrará en vigor al día siguiente de su publicación en los estrados del Tribunal. SEGUNDO.- Se dejan sin efectos aquellas disposiciones del Tribunal Electoral del Distrito Federal que se opongan al Manual que se aprueba. TERCERO.- Publíquese el citado Manual en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, así como en los estrados y en los sitios de Internet e Intranet del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Coordinación de Transparencia y Archivo 11