2010 @sesoweb es una marca registrada incluido su logotipo. La información presentada en esta documentación está sujeta a cambios sin previo aviso. @sesoweb se reserva el derecho a modificar sin previo aviso la presente aplicación y todos los textos y documentación relacionada con ésta. Las pantallas presentadas en la documentación de este manual son orientativas y pueden no coincidir con la apariencia mostrada en su monitor. La información incluida en este manual pertenece a @sesoweb íntegramente. Queda totalmente prohibida cualquier reproducción o copia sea total o parcial de este manual en cualquier tipo de soporte, sin la previa autorización por escrito de @sesoweb. Todas las marcas y logotipos citados en este manual pertenecen a su fabricante. Estos manuales están sujetos a las variaciones que sufran por la evolución de los programas, por lo que es necesario que se visualicen cada vez que las aplicaciones sean modificadas. Cualquier modificación de datos, obliga a borrar los modelos de cualquier tipo generados y a grabar los nuevos para que tenga validez. Siendo responsabilidad del usuario el actuar de cualquier otro modo.
1.- CONCEPTOS BÁSICOS 2.- DEFINICIONES 2. 1. Parámetros 3.- EMPRESAS 3. 1. Introducción 3. 1. 1. Datos Generales de la empresa 3. 1. 2. Administradores 3. 1. 3. Participaciones de otras empresas 3. 1. 4. Participantes en la empresa 3. 1. 5. Valores en paraísos fiscales 3. 1. 6. Agrupaciones de interés económico. Socios participantes 3. 1. 7. Actos sociales 3. 2. Listados 4.- DATOS ANUALES 4. 1. Balance Situación, Pérdidas y Ganancias, Estados de cambios del Patrimonio o Flujos de efectivo 4. 2. Datos Auxiliares para la Memoria 4. 3. Otros Datos Anuales 4. 4. Operaciones Paraísos Fiscales 4. 5. Datos Liquidación Impuesto 4. 6. Regímenes especiales 4. 7. Posibilidad de importación de datos de un fichero Excel 5.- CUENTAS ANUALES 5. 1. Introducción 5. 2. Memoria 5. 2. 1. Memoria estándar 5. 2. 2. Memoria personalizada 5. 3. Certificación 5. 3. 1. Certificación estándar 5. 3. 2. Certificación personalizada 5. 4. Memoria Medioambiental 5. 5. Cuentas Electrónicas 6.- IMPUESTO DE SOCIEDADES 7.- ANALISIS CONTABLE 7. 1. Generación 7. 2. Diccionario 8.- OTROS MODELOS. MODELO 202 8.1 Modelo 202 Anterior 2010 8.2 Modelo 202 del ejercicio 2.010 9.- GESTIÓN DEL INMOVILIZADO ANEXO I TRASPASO DESDE CONTABILIDAD ANEXO II LISTADO DE VARIABLES ANEXO III TECNOLOGÍAS UTILIZADAS NOVEDADES IMPUESTO 2009
1.- CONCEPTOS BÁSICOS La aplicación Impuesto de Sociedades y Cuentas Anuales facilita la visualización e impresión de los documentos relativos a las Sociedades Mercantiles, para presentar ante la A.E.A.T. y el Registro Mercantil, tanto mediante la importación de datos de la aplicación de Contabilidad, como mediante la introducción manual de cada uno de los datos. En general la aplicación permite la obtención de los siguientes documentos: Modelo 201, de declaración simplificada del Impuesto de Sociedades. Modelo 202, pago fraccionado. Balance de situación y cuenta de resultados, según el modelo oficial para su presentación en los Registros Mercantiles. Memoria anual abreviada, recogiendo los datos pertinentes de la aplicación de Contabilidad. Certificación del acta de la Asamblea General donde se recoge la aprobación de las cuentas anuales. Generación de informe de Análisis Contable donde se recoge un análisis de los resultados contables de una empresa en un periodo de 5 ejercicios, siempre que estén recogidos en la aplicación. Con este conjunto de documentos se cubren todas las necesidades de un despacho para la finalización de las contabilidades, y para el cumplimiento de las obligaciones formales exigidas por la legislación vigente. En el caso de una sociedad que este enlazada por medio del programa de Gestión de despachos, o a través de la propia ficha con una base de datos contable, y siempre que no se encuentren los datos ya introducidos, la aplicación traspasará los datos automáticamente desde la aplicación ASECON. (VER ANEXO 1) El traspaso de datos de la aplicación de contabilidad se realiza siempre que no existan y haya datos contables al acceder a alguno de los siguientes apartados: Balance de situación Cuenta de pérdidas y ganancias Introducción de cuentas anuales Impuesto de Sociedades PARA USUARIOS DE LA VERSIÓN ORO O ADQUIRENTES DEL MODULO Generación de informe de Análisis Contable donde se recoge un análisis de los resultados contables de una empresa en un periodo de 5 ejercicios, siempre que estén recogidos en la aplicación.
2.- DEFINICIONES 2. 1. Parámetros En este primer apartado vamos a configurar las rutas: Para el envío del impuesto por Internet, para ello debemos comprobar que la carpeta existe en la unidad que elegimos. También es en esta pantalla donde seleccionamos si queremos que en el impuesto nos imprima una hoja adicional. Datos en el apartado de parámetros para la generación de las cuentas anuales electrónicas La introducción de datos en este apartado es obligatoria para la posibilidad de la emisión de las cuentas anuales en formato electrónico, y si no existiesen, la aplicación dará un mensaje solicitando su introducción, rogamos compruebe que estén completados antes de intentar la generación de este tipo de cuentas
La entrada en vigor del nuevo Plan General Contable, así como el crecimiento de opciones dentro de la aplicación, y las distintas posibilidades de acceso en función del tipo de aplicación adquirida (Lite u Oro), hace que la aplicación tenga un nuevo apartado de parametrización donde indicar las opciones a las que se accede habitualmente. De esta forma, por ejemplo, si en un despacho no se tienen clientes que tengan relaciones con Paraísos Fiscales es posible anular todos los puntos del menú que accedan a apartados relacionados con este tipo de operaciones. Para esto se ha creado una nueva ficha, cuyo acceso se realiza desde Definiciones Configuración de la aplicación, y se nos muestra la siguiente ventana (Ver Figura 1). Cabe recordar que los clientes Oro tienen acceso a los apartados de: PLAN GENERAL CONTABLE 2.007 NORMAL VISUALIZACIÓN DEL INFORME GESTIÓN DEL INMOVILIZADO SOCIEDADES PATRIMONIALES Que no están activas, ni podrán ser activadas por aquellos clientes que tengan adquirida la versión LITE de la aplicación, o el paquete integrado. Aquellos apartados que no sean indicados por el cliente no se visualizarán en los menús haciendo de estos un sistema más limpio y claro. En el acceso a la aplicación se revisará si ha sido cumplimentado este apartado, y en caso de no haberlo sido, se nos informará con un mensaje de la necesidad de cumplimentarlo para poder seguir trabajando con la aplicación, ya que hasta que no sea cumplimentado no se podrá acceder a ninguno de los apartados del menú. Figura 1.
3.- EMPRESAS 3. 1. Introducción 3. 1. 1. Datos Generales de la empresa Siguiendo la línea habitual de las aplicaciones de ASESOWEB, el primer apartado es el correspondiente a los datos generales de las empresas. Dichos datos pueden ser introducidos directamente, o bien, a través de la aplicación Gestión de Despachos Profesionales, quedando en este caso enlazados los datos de despachos, contabilidad e impresión de sociedades, a través del apartado de otros servicios de la aplicación mencionada. En todo caso, la pantalla de datos generales de la aplicación muestra la siguiente ficha: Los apartados relativos a Dirección, Datos de Hacienda y Datos Bancarios son recogidos por la aplicación directamente desde Gestión de Despachos Profesionales, y si se desea pueden ser introducidos o modificados manualmente a través de este apartado.
La pantalla de Características permite señalar aquellas de la sociedad que son necesarias para la cumplimentación de la declaración anual del Impuesto de Sociedades, mostrando la siguiente pantalla:
Los datos relativos al primer representante de la sociedad son importados del programa de Gestión de Despachos Profesionales, en empresas con más de uno lo introduciríamos en esta pantalla de Representaciones, así como el resto de los datos que son necesarios para la elaboración de la memoria y la certificación. Forma de Administración: Administrador único, Administradores solidarios, Administrador Mancomunado o Consejo de Administración. Inscripción Registral. Datos de registro de la escritura de la Sociedad: provincia, tomo, folio y hoja. Datos Junta General. Fecha, nombre del presidente y del secretario. Secretario del Consejo de Administración. N.I.F. y nombre. Representantes legales de la Sociedad, N.I.F., nombre, fecha del poder, fecha del vencimiento y notaría en que se firmó en poder En la pantalla otros datos podremos indicar el Epígrafe y CNAE de la actividad principal de la sociedad y los datos del capital social de la Sociedad: Importe capital social, importe desembolsado, nº de participaciones y valor nominal.
Modo de cálculo de reducida dimensión Para determinar si una empresa es de reducida dimensión, con el fin de aplicarle el tipo impositivo correspondiente, la aplicación realiza las siguientes comprobaciones: 1- Se comprueba si existen datos del ejercicio anterior, y se comprueban las fechas de inicio y final del ejercicio anterior que están en el apartado de otros datos del ejercicio. Si las fechas correspondiesen con el año natural (de 1 de Enero a 31 de Diciembre), comprueba si el volumen de ingresos de la cuenta de pérdidas y ganancias del año anterior fuese igual o inferior a los 8 millones de Euros. 2- Si la fechas del ejercicio anterior no coincidiesen con el año natural, se calcula la diferencia de días existentes entre la fecha inicial y la fecha final, y se comprueba si el volumen de ingresos de la cuenta de pérdidas y ganancias del año anterior fuese igual o inferior a la parte proporcional a los días que se hayan calculado de los 8 millones de Euros. 3- Si no existiesen datos del ejercicio anterior, se comprueba si la fecha de constitución de la sociedad es en el ejercicio que se está calculando, y si así fuese se comprueba que el total de ingresos de la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio que se está calculando fuese igual o inferior a la parte proporcional correspondiente a los días que hay desde la fecha de constitución hasta el 31 de Diciembre, de los 8.000.000 de Euros. 4- Si no existiesen datos del ejercicio anterior, y la fecha de constitución fuese anterior al 1 de Enero del ejercicio que se está calculando, se comprueba si se ha introducido la marca de Reducida Dimensión en la ficha de la empresa, considerándola como de reducida dimensión si así lo ha marcado el usuario de la aplicación. 3. 1. 2. Administradores En lo relativo a los administradores, existen dos apartados a tener en cuenta uno para el impuesto de sociedades y otro para las cuentas anuales, tal y como se puede ver en la parte inferior derecha de la imagen:
En caso de marcar la casilla correspondiente a Secretario, el mismo aparecerá como tal en la declaración anual del Impuesto de Sociedades. Si hubiese varios con dicha casilla señalada, y ya que la declaración solo admite a uno, se tomaría el primero de los listados. Igual funcionamiento que el apartado anterior, para los firmantes de las cuentas, que aparecerán recogidos en la memoria y en la certificación del acta, excepto en el caso en que haya varios firmantes, en cuyo caso los recoge a todos en ambos modelos. 3. 1. 3. Participaciones de otras empresas Opción en pantalla de introducir los datos de las empresas que participen en una sociedad. Se podrá especificar el porcentaje de participación y el valor nominal y de adquisición. 3. 1. 4. Participantes en la empresa Al igual que la opción anterior podremos introducir los datos de los participantes y especificaremos si se trata de persona física o representante a efectos del cálculo del Impuesto de Sociedades. 3. 1. 5. Valores en paraísos fiscales Se permite la introducción de datos de las empresas que tiene valores en estados considerados como paraísos fiscales. 3. 1. 6. Agrupaciones de interés económico. Socios participantes. Relación de socios con el porcentaje de participación activando en su caso: Persona física, Representante y/o Residente en territorio español. 3. 1. 7. Actos sociales Utilidad de introducción y posterior uso de los datos relativos a los actos sociales realizados, y que deban ser publicados en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (B.O.R.M.E.), entre otros los siguientes actos: Cambio de domicilio de la sociedad Cambio del sistema de administración Cambio de Administradores Apoderamientos Presentación de cuentas anuales Etc. Los datos introducidos en este apartado podrán ser examinados en el informe de análisis de la Sociedad que se verá más adelante. 3. 2. Listados En la actualidad se permite la obtención de un listado de las empresas introducidas. Se pueden agrupar por tipo de Sociedad y ordenar por Código, Razón social o N. I. F.
4.- DATOS ANUALES En este menú del programa vamos a pasar a introducir todo lo que corresponde a datos económicos de la empresa, estos datos serán los que recoge el programa para realizar las cuentas anuales, impuesto de sociedades, memoria o certificación. Con esto que acabamos de ver podemos aclarar que ya no es necesaria la plantilla del impuesto para ir ajustando las cantidades tanto del balance como de pérdidas y ganancias. 4. 1. Balance Situación, Pérdidas y Ganancias, Estados de cambios del Patrimonio o Flujos de efectivo. Nuevo Plan General Contable 2.008 Introducción de nuevos balances y cuentas Se han creado las nuevas fichas para la introducción de los siguientes apartados: PLAN GENERAL NORMAL (Fiscal Oro-Sociedades Oro) Balance de situación Cuenta de pérdidas y ganancias Estado de cambios del Patrimonio Estado de ingresos y gastos Estado total de cambios Flujos de efectivo PLAN GENERAL ABREVIADO Balance de situación Cuenta de pérdidas y ganancias Estado de cambios del Patrimonio Estado de ingresos y gastos Estado total de cambios PLAN GENERAL PYMES Balance de situación Cuenta de pérdidas y ganancias Estado de cambios del Patrimonio Estado de ingresos y gastos En cada una de las fichas se ha incorporado un botón F3 que permite la obtención del documento oficial en formato PDF, sin perjuicio de la posibilidad de obtener el documento completo de cuentas anuales como veremos más adelante. Para aquellos usuarios de paquetes integrados de Asesoweb Profesional, que tengan instaladas las aplicaciones de Gestión de Despachos Profesionales y de Contabilidad General, existe un sistema automatizado de recuperación de datos de esta última aplicación para la cumplimentación de los distintos apartados. Para que se realice la correcta recogida de datos, la base de datos de la aplicación de Sociedades tiene que tener el mismo código que la base de datos de la aplicación de Gestión de Despachos Profesionales, y el código de la empresa deben estar indicados los parámetros de relación, en la pestaña de OTROS DATOS de esta última aplicación.
PARA USUARIOS DE LA APLICACIÓN DE CONTABILIDAD Ajustándonos a los cambios que se han producido en la aplicación de Contabilidad General, la aplicación buscará en primer lugar los datos que hayan podido ser grabados en Balance de Situación o Cuenta de Pérdidas y Ganancias del tipo seleccionado. En caso de no existir, que e s lo habitual, la aplicación buscará en el asiento de cierre, en caso de que el periodo contable se encontrase cerrado. En caso de que la contabilidad se encontrase abierta, la aplicación recogerá los datos de los asientos contables del ejercicio contable que se esté realizando. Como en versiones anteriores, el traspaso es completo, es decir, basta con acceder a Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estados de cambios del Patrimonio o Flujos de efectivo, para que se realice el traspaso de todos los demás apartados. Con acceder a un solo apartado, todos los demás son recogidos automáticamente. De todas formas, es recomendable el acceso a cada uno de los apartados para completar aquellos datos que no hayan podido ser migrados, o que no correspondan a datos existentes en la Contabilidad. Por último, en relación a estos apartados, indicar que debe completarse en la ficha de la empresa el tipo de Plan General Contable al que se encuentra sujeta, para que se pueda acceder a cualquiera de los apartados indicados, en caso de no haberse indicado, la aplicación nos abrirá la ficha de la empresa situándonos sobre el campo a cumplimentar. El mismo procedimiento se seguirá si se tiene indicado un Plan General Contable distinto a aquel al que estamos tratando de acceder. El primer dato que nos aparece es el de ejercicio, por defecto nos sale el ejercicio que debemos presentar en el año en curso, pero nos permite acceder a la casilla y modificarle en todo momento. 4.2. Datos Auxiliares para la Memoria Memorias estándar Abreviada y PYME, generación en PDF e impresión Se permite la generación completa de la memoria estándar en castellano, en los casos de planes contables abreviados y de PYMES. Para la correcta cumplimentación de la memoria se deberán completar los datos que no constan en los balances oficiales, en concreto los datos relativos a inmovilizado, activos y pasivos financieros, ingresos, gastos y subvenciones y las operaciones con partes vinculadas.
Debido a que se trata de datos desglosados que no pueden ser recogidos de la contabilidad al nivel so licitado, deberán ser introducidos por los usuarios en los apartados correspondientes antes de la generación de la Memoria Anual. Una vez hayan sido introducidos los datos podrá obtener se la Memoria Anual en el apartado de Cuentas Anuales Plan General Contable de 2.008 Memoria Estándar. La memoria en formato Normal, se formula en Castellano, hasta el momento en que sean publicados en el BORME los modelos en los demás idiomas oficiales. Las memorias podrán ser generadas en formato PDF o bien directamente en su impresión en papel. En cada uno de los apartados de introducción de datos se podrá obtener un modelo PDF del anexo correspondiente, mediante la tecla de función F3. 4. 3. Otros Datos Anuales Se podrán introducir los datos relativos a la fecha de inicio y fin de los ejercicios. Estos datos serán tenidos en cuenta para el traspaso de datos desde la aplicación de contabilidad. Esta opción nueva nos da la posibilidad de hacer el cálculo de ejercicios distintos al ejercicio natural. Con los datos que hemos grabado en los apartados anteriores se pueden calcular automáticamente a las cuentas anuales quedando pendiente tan solo la introducción de los datos de personal, el número de páginas y las observaciones para su impresión oficial en papel blanco, sin que sea necesario el uso de modelos adquiridos en los registros para su emisión. 4. 4. Operaciones Paraísos Fiscales Este apartado se rellenaría en el caso de que la empresa realice operaciones con estados que estén declarados como paraísos fiscales. 4. 5. Datos Liquidación Impuesto En este apartado indicamos datos para el cálculo de la cuota del ejercicio si tenemos incrementos por pérdidas de ejercicios fiscales y por último los pagos realizados en cada periodo. 4. 6. Regímenes especiales 4. 6. 1. Diputaciones forales Este apartado, se rellenaría siempre y cuando la empresa tenga que tributar a alguna diputación foral. 4. 6. 2. Cooperativas 4. 6. 2. a. Cálculo de base imponible El nuevo sistema previsto para el Impuesto de Sociedades cambia la filosofía de introducción de datos a través del propio impreso, para realizar todas las introducciones a través de fichas de la aplicación donde se guardarán los datos.
Para la aplicación de este nuevo sistema se ha tenido en cuenta la introducción de datos de bases imponibles negativas y cuotas integras negativas de ejercicios anteriores, y realiza los siguientes procesos, para la integración de los datos de los ejercicios anteriores: La primera vez que se accede a la versión 9.3 la aplicación re coge los datos introducidos en el impuesto del ejercicio 2.007 relativos a las bases imponibles y cuotas integras negativas de ejercicios anteriores y los guarda en los ficheros correspondientes. En caso de que en una empresa no se tengan datos del ejercicio2.007, deberán introducirse los importes pendientes de aplicación como bases imponibles negativas a través de la ficha correspondiente, sita en Datos Anuales Ajustes extracontables Bases Imponibles Negativas de ejercicios anteriores, o Datos Anuales Regímenes Especiales Cooperativas Cuotas integras negativas. Una vez se han introducido los datos los mismos serán utilizados en el cálculo del Impuesto de Sociedades a partir del ejercicio 2.008. Y la grabación del impuesto (bien directa, bien por su impresión o generación del fichero para la presentación telemática) significará la imposibilidad de modificar los datos que existen en dicho fichero de forma automática, es decir, no se podrán incluir bases del ejercicio 2.007, si ya está grabado el impuesto del 2.008, o posteriores. De esta forma se prevé que no se puedan cometer errores de modificación y que con una sola introducción esta quede grabada para ejercicios posteriores. Lógicamente, la grabación de un impuesto con base imponible negativa, o con cuota íntegra negativa significará que queden grabados los datos en el fichero correspondiente y tampoco podrán ser modificados. Sólo podrán ser modificados o introducidos los datos de empresas que no tengan calculado ningún impuesto de sociedades correspondiente a ejercicios posteriores al que se pretende grabar. 4. 6. 2. b. Deducciones por doble imposición El sistema de uso de las deducciones por doble imposición de ejercicios anteriores es similar al sistema de bases imponibles negativas y cuotas integras negativas de ejercicios anteriores, sobre todo en la parte referida a que una vez grabado el impuesto de un ejercicio, no se permitirá la modificación de los datos de los ejercicios anteriores. Sin embargo, debido a que en el ejercicio 2.008 se exige un nuevo componente a la hora del cálculo ya que es preciso introducir el tipo de gravamen exigido en el periodo de generación de la deducción, no es posible realizar un correcto traspaso de los datos de la declaración de los ejercicios anteriores, por lo que deberá ser introducida manualmente a través de la ficha correspondiente. En caso de tener este tipo de deducciones pendientes será necesaria su cumplimentación antes de realizar la grabación, impresión o generación del fichero de presentación del Impuesto, ya que en caso de no realizarlo así no podrán ser introducidos los datos con posterioridad, salvo que se borre la declaración del ejercicio correspondiente. 4.7. Posibilidad de importación de datos de un fichero Excel Para aquellas contabilidades que no se llevan con nuestra aplicación y que por tanto no podían ser importadas, se ha implementado una utilidad para la importación de balances de sumas y saldos que estén en formato Excel y según las especificaciones técnicas que a continuación se relacionan:
Los datos deben estar en la primera pestaña del fichero Excel, es indiferente su nombre, pero si deben estar todos los datos en la primera pestaña. Los datos que haya en las pestañas siguientes no serán tomados en cuenta. Teniendo en cuenta que la mayoría de las aplicaciones generan un texto en las primeras líneas del fichero, se ha tomado como referencia la línea 13, es decir, los datos de cuentas y saldos deberán comenzar en la línea 13. Aquellos datos situados antes de la línea 13 no son tomados en cuenta, y los ficheros cuyos datos comiencen con posterioridad a la línea 13 reportarán un error y no se podrá realizar la importación del fichero. No pueden existir líneas en blanco, la aplicación considera que una línea en blanco es la finalización de las líneas, por lo que no serán tomados en cuenta los datos existentes tras una línea en blanco. La aplicación sólo toma en cuenta el saldo final de la cuenta, que deberá estar en la columna H del fichero Excel, debiendo estar con signo negativo (-) aquellos que correspondan a saldos deudores y con signo positivo (+) o sin signo los que correspondan a saldo acreedores. Cualquier dato que no sea un importe en esta columna, después de la línea 13 dará un error que impedirá la importación de datos del fichero. No son recomendables las cuentas con saldo cero, por ello se recomienda que al obtener el listado se marque la casilla (o se desmarque según la aplicación) de no obtener cuentas con saldo cero. Las cuentas deben estar en la columna B A la hora de obtener el balance en su aplicación de origen tenga en cuenta que no se deben obtener a más de un nivel, por ejemplo, no se deben obtener saldos a nivel de cuenta y subcuenta (habitualmente niveles 3 y 8), ya que lo que haría la aplicación es duplicar los datos de ambos niveles ya que existen dos líneas con el mismo saldo. 5.- CUENTAS ANUALES 5. 1. Introducción A diferencia del impuesto de Sociedades, que debe tener una introducción por ejercicio, debido a las modificaciones legales existentes, en la introducción de cuentas anuales no es necesario que existan diversos ejercicios, sino que mediante una única ventana pueden verse todos los ejercicios, sin necesidad de actualizar la aplicación. Una vez seleccionado el año, si fuese distinto del ejercicio anterior a la fecha en la que se está trabajando, se indicará la empresa con la que se desea trabajar, con lo que se recogerán todos los datos de la ficha, así como los datos de las cuentas anuales del ejercicio anterior. Posibilidad de sacar el documento en formato PDF con la función F3. 5. 2. Memoria La aplicación genera, por defecto, la memoria estándar y la certificación del acta estándar para la generación de los ficheros de presentación digital de las cuentas anuales. Sin embargo, esto es modificable, por lo que se podrán utilizar memorias y certificaciones personalizadas, siguiendo las siguientes instrucciones:
Si desea incorporar una memoria personalizada a los ficheros a presentar tan sólo tendrá que marca r la casilla que al efecto tiene prevista la ficha de generación: Al marcar la casilla se nos abrirá una entrada para introducir la ruta donde está el fichero generado. Con el fin de evitar errores, no se podrá introducir manualmente la ruta, sino que deberá seleccionarse el fichero pulsando en el botón de búsqueda situado a la derecha de la ruta. Siguiendo los criterios de la normativa legal se permite la inclusión en el fichero de cuentas anuales de una memoria en formato T XT o PDF, no pudiendo incluirse ni seleccionarse un fichero en un formato distinto de los indicados. El fichero TXT podrá generarlo, si ha trabajado su memoria en Word, pulsando en Guardar como y seleccionando el formato TXT. El fichero PDF podrá generarlo de dos formas desde una aplicación Word. Si trabaja con la versión Word de Office 2.007 con Service Pack 1 incluido, tendrá una opción en guardar como para seleccionar el formato PDF. En caso contrario deberá tener instalada en su equipo una aplicación que incorpore a su equipo una impresora en formato PDF. Nuestras pruebas han determinado que la que nos parece más correcta y más adaptada es PDF Creator (aplicación gratuita que podrá encontrar en Internet), aunque existen otras muchas más en Internet, muchas de ellas gratuitas y en castellano. En todo caso, y siguiendo la normativa vigente se recuerda que el fichero deberá estar en uno de los formatos indicados, no pudiendo escogerse otro. ASESOWEB, no incluye la posibilidad de incorporar el fichero en formato TIF, cuya complejidad y el tamaño de los ficheros generados han provocado que el formato haya sido desestimado por Asesoweb Profesional no incluyendo la posibilidad de incorporar el fichero de Memoria en el formato indicado. 5. 2. 1. Memoria estándar El programa carga por defecto una plantilla de memoria estándar. El texto obtenido por la memoria se adapta plenamente a las obligaciones que se derivan de la legislación contable vigente. El usuario puede utilizar la plantilla prevista en la aplicación, o bien crear o modificar una nueva plantilla personalizada.
Se recogen los datos necesarios tanto de la ficha de la empresa como del menú de datos anuales, por lo que son de obligatoria cumplimentación antes de comenzar con este apartado o con el relativo a la las certificaciones. En la memoria estándar, en caso de existir alguna anotación, hará referencia al anexo que se podrá obtener pulsando en memoria medioambiental, en caso de no existir se obtendrá una nota explicativa de su no existencia. Tenemos la posibilidad de obtener el listado de la memoria en varias lenguas: Castellano, Gallego ó Catalán. Se ha incluido la posibilidad de generar la memoria estándar permitiendo la obtención de la memoria completa, obtener la memoria sin los cuadros anexos, o solamente obtener los cuadros anexos sin incluir la memoria. Cambios en las memorias estándar Inclusión del apartado 3.Bis Inclusión del apartado de conciliación Contable y Fiscal En las memorias estándar en castellano se ha incluido una página 3ª nueva, que incluye los aspectos derivados de la transición a las nuevas normas contables, siguiendo los criterios de la Orden JUS/206/2.009. También se ha incluido un apartado para que recoja los datos de la conciliación entre el resultado contable y el resultado fiscal, es decir, un breve análisis de las diferencias entre el resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias y la base imponible del Impuesto de Sociedades. Para que los datos de este apartado puedan ser cumplimentados correctamente, deberá haberse grabado previamente el Impuesto de Sociedades del Ejercicio. 5. 2. 2. Memoria personalizada Cada despacho puede realizar sus memorias distintas a los de otros como fórmula de
distinción. Es posible en la aplicación modificar la plantilla creada por ASESOWEB para adaptarla, bien a una empresa en particular, bien para todas las empresas. Se indica en la ficha de la empresa, pantalla de datos generales el nombre del nuevo documento a crear y pulsamos en modificar. La aplicación abrirá Word, y la plantilla por defecto que lleva la misma, y sobre ella se podrán modificar cuantos apartados o textos se quieran, debiendo simplemente ser grabada antes del cierre de Word. Al igual que en el Plan General Contable de 1.990 se pueden obtener las memorias anuales según un modelo personalizado realizado en Word. Para ello se debe definir en la empresa el modelo personalizado que se desea utilizar para el Plan General de 2.008: Si no se introdujese ningún dato en este apartado se obtendrá la memoria estándar adaptada por Asesoweb Profesional. Si se desea crear una memoria especifica, le recomendamos utilizar como base la actual memoria personalizada que le adjunta Asesoweb, para ello, pulse en el botón de modificar. El proceso de creación de una memoria personalizada será el siguiente: Introduzca el nombre de la nueva memoria. Si esta plantilla ya existiese quedará grabado como plantilla a utilizar. Si no existiese, le saldrá un mensaje para copiar la plantilla existente Si confirma la copia le saldrá la memoria prevista por Asesoweb para el tipo de Plan seleccionado con el nombre de la nueva plantilla y sobre el mismo podrá modificar los textos. (SISTEMA RECOMENDADO). Si no confirma la copia le saldrá un documento Word en blanco que deberá ir escribiendo y que le quedará como plantilla para esta memoria. Para las etiquetas le recomendamos la lectura del anexo I al manual de la aplicación. Una vez seleccionada la memoria, o dejada en blanco lo que nos daría la memoria preparada por Asesoweb, desde el apartado de Cuentas Anuales Plan General
Contable 2.008 Memoria Personalizada, obtendremos la siguiente ventana: Al seleccionar la empresa, si la memoria ya estuviese generada nos dará un mensaje avisando que se abrirá la memoria ya generada. Si no estuviese generada nos abrirá un mensaje avisando de que se va a generar la memoria y procederá a abrir la memoria que se genere. Si tenemos una memoria ya generada y deseamos borrarla, tras cerrar la memoria generada pulsaremos sobre el botón de F2 y la memoria se borrará, con lo que tras introducir nuevamente el código de la empresa se generará una nueva memoria con los datos que hayamos cambiado. Generación de las cuentas anuales y las memorias modelos PYME y abreviadas en gallego y catalán. Si accedemos al apartado de Memorias Estándar se han habilitado las lenguas de gallego y catalán, junto con la de castellano ya existente. Se han incluido en la generación todos los documentos anexos a la Memoria utilizando los modelos aprobados para estas dos lenguas. También se ha incluido la posibilidad de obtener las cuentas anuales en los modelos aprobados para estos dos idiomas. El funcionamiento de este apartado, para el que es necesario tener instalado MICROSOFT WORD, se basa en una serie de variables, entendido por ellas, campos que al ser introducidos en la plantilla de una forma determinada, cuando se solicite la creación de una memoria sobre dicha plantilla, aparecerán los datos obtenidos, bien de contabilidad, bien del impuesto de sociedades, en lugar del texto introducido. Por ejemplo, si se introduce la variable *NOMEMP* en la plantilla, cuando se elabore la memoria se obtendrá el nombre de la empresa en lugar del texto señalado. Las variables que pueden ser introducidas en una plantilla se encuentran recogidas en el ANEXO II de este mismo manual, y para introducirlas dentro de una plantilla se deberán introducir en mayúsculas y entre asteriscos (*), es decir si la variable es NOMEMP, se introducirá en Word *NOMEMP*. En caso de que Word tenga habilitada la opción de auto corrección al introducir un texto en mayúsculas entre asteriscos, lo cambiará automáticamente por un texto en negrita. Para evitar esto se puede desactivar la corrección automática ortográfica de Word, o bien, bastará con pulsar a la tecla de borrar con lo que se anulará automáticamente la orden dada por Word y quedará el texto como ha sido introducido. Conocidas las herramientas para la creación de las plantillas, si se desea utilizar la
plantilla original de la aplicación no será necesario introducir ningún dato en la ficha de la empresa. Si se quiere visualizar la plantilla que se ha introducido, bastará con pulsar en modificar sin introducir nombre alguno, si bien, no se podrá grabar ninguna modificación que se realice. Si se desea utilizar la plantilla creada por el sistema anterior para otra empresa, tan solo habrá que abrir la ficha de la empresa e introducir el nombre de la plantilla creada y grabada con anterioridad. De esta forma cuando acceda a el menú de Cuentas Anuales > Memoria > Memoria personalizada, le va a aparecer la consulta de la pantalla, aceptándolo le aparecerá su documento de memoria creado personalizado con los datos recogidos en cada apartado. 5. 3. Certificación 5. 3. 1. Certificación estándar Al igual que la Memoria, existe un modelo estándar ya creado. En este apartado se crea la certificación del acta de la Junta General Ordinaria Anual, según los modelos estándares y cumpliendo con la normativa sobre este apartado prevista en el Plan General Contable. Se recogen los datos necesarios tanto de la ficha de la empresa como del menú de datos anuales, por lo que se recomienda encarecidamente su finalización antes de comenzar con este apartado o con el relativo a la las memorias. Tenemos la posibilidad de obtener el listado de la certificación en: Castellano o en Gallego. Posibilidad de cambiar la fecha de aprobación de las cuentas anuales en la certificación estándar. Hasta esta versión la certificación estándar ponía como fecha de aprobación de las cuentas el día 30 de Junio del ejercicio. Ante la solicitud de algunos de nuestros clientes de poder cambiar esta fecha, con la intención de declarar que las cuentas fueron elaboradas con fecha 31 de Marzo se ha introducido un nuevo campo en el apartado de Otros datos del ejercicio que corresponde a la fecha de aprobación de las cuentas, la fecha aquí introducida será la que aparezca en la certificación estándar
5. 3. 2. Certificación personalizada Se recuerda que para crear nuevas plantillas tanto de la memoria, como de la certificación, se deben seguir las instrucciones del apartado de Memoria personalizada. Si la certificación ha sido elaborada en cualquier momento anterior y la tenemos indicada en la ficha de la empresa, la aplicación abrirá e imprimirá a través de Microsoft Word la última creada. Si lo que deseamos es modificar deberemos acceder a través de este apartado. 5. 4. Memoria Medioambiental En cumplimiento de la actual legislación contable, sobre los datos medioambientales que se deben recoger en las memorias de todas las sociedades, se ha incluido en la aplicación la posibilidad de introducir los siguientes datos: Gastos en materia medioambiental. Activos nuevos relacionados con las actividades medioambientales Provisiones y dotaciones por riesgos y gastos medioambientales Responsabilidades adquiridas Subvenciones e ingresos. Estos datos son recogidos en el modelo de Memoria Medioambiental que podemos listar en Castellano o en Gallego. 5. 5. Cuentas Electrónicas La introducción de datos en este apartado es obligatoria para la emisión de las cuentas anuales en formato electrónico, y si no existen, la aplicación dará un mensaje solicitando su introducción y hasta su correcta introducción será imposible generación de los ficheros. Anotaciones importantes sobre la generación de las cuentas anuales en formato digital. Para la construcción de los ficheros contenedores de las cuentas anuales en formato digital es obligatorio seguir las siguientes instrucciones: 1.- Construcción de la ruta La dirección de la ruta donde se van a guardar los ficheros no puede tener una longitud superior a los 40 caracteres. La ruta no puede contener los denominados caracteres prohibidos, tales como espacios, vocales acentuadas, Ç, o ç, {,} [,], &, ni comas, puntos, o punto y coma, y apostrofe. La ruta debe de existir en todo caso. 2.- Cuenta de pérdidas y ganancias en Estado de Cambios de Patrimonio Neto. Se ha detectado que en las empresas que se importan el Estado de Cambios de Patrimonio Neto desde la aplicación de contabilidad, en la columna de Pérdidas y Ganancias el resultado del ejercicio no aparece en su casilla de resultado, sino en
otros ajustes del ejercicio, debiendo modificarse este cambio en la propia aplicación de Contabilidad antes de la grabación del modelo para su importación a Impuesto de Sociedades. La aplicación de contabilidad no recoge los ajustes por cambios de criterio, sobre todo en la columna referente a las reservas, ya que estos cambios no están recogidos en ningún asiento. Si estos cambios no son introducidos manualmente en la aplicación de contabilidad, tras realizar el traspaso, se ajustará el saldo inicial del ejercicio 2.008 para hacerlo cuadrar con el saldo final del ejercicio 2.007, pudiendo dar un resultado distinto al que hemos grabado en la aplicación de contabilidad. Por esta razón se recomienda revisar los ajustes por cambios de criterio en aquellas columnas en las que el saldo inicial del ejercicio 2.008 no coincida con el saldo final del ejercicio 2.007 (fundamentalmente la columna de reservas). RUTAS Y NOMBRES DE LOS FICHEROS GENERADOS El directorio base de grabación se introduce a través del apartado de Definiciones Parámetros, en la pestaña referente al Registro Mercantil. Dentro del directorio seleccionado en esta ruta se creará un nuevo directorio con el nombre AAAAEEEEE, con los números del año y la empresa cuyas cuentas estemos generando. De esta forma la ruta de la empresa 1, para el año 2.008 será 200800001. Dentro de este directorio se generará un único fichero una vez se haya realizado todo el proceso que tendrá un nombre compuesto por los siguientes apartados: O 5 primero dígitos corresponderán al código del Registros Mercantil donde se vaya a realizar la presentación. O 9 siguientes dígitos corresponderán al NIF de la empresa O 4 dígitos correspondientes al ejercicio O La letra A La composición de este nombre es la obligatoria en función de lo dispuesto en la normativa vigente, por lo que en ningún momento se debe modificar el mismo, siendo responsabilidad del usuario que lo modifique, las consecuencias que conlleva.
Cuando se generan unas cuentas en formato digital la aplicación comprueba el contenido del directorio donde se van a guardar los datos, borrando todos los ficheros existentes dentro del mismo, por lo que se borrarán cuantos documentos introduzcan en el mismo, no siendo recomendable su uso para guardar ficheros tales como la memoria o el certificado si desean utilizar formatos en txt o pdf. Si desean generar un formato digital para la presentación de las cuentas en el Registros (tipo CD, DVD o PEN), le recordamos que deberán grabar exclusivamente el fichero ZIP generado, obviando grabar la ruta o directorio donde se encuentre situado. La huella digital generada por la aplicación se basa en el fichero ZIP que se va a enviar o grabar, por lo que cualquier modificación del mismo o de los archivos contenidos dentro significará que la huella digital no será coincidente con el contenido por lo que se podrá denegar su inscripción en los Registros Mercantiles. Después de la modificación de un fichero de cuentas electrónicas ya generado, es obligatorio volver a generar el mismo. MEMORIA Y CERTIFICACIÓN DEL ACTA A GENERAR. La aplicación genera, por defecto, la memoria estándar y la certificación del acta estándar para la generación de los ficheros de presentación digital de las cuentas anuales. Sin embargo, esto es modificable, por lo que se podrán utilizar memorias y certificaciones personalizadas, siguiendo las siguientes instrucciones: MEMORIA: Si desea incorporar una memoria personalizada a los ficheros a presentar tan sólo tendrá que marcar la casilla que al efecto tiene prevista la ficha de generación: Al marcar la casilla se nos abrirá una entrada para introducir la ruta donde está el fichero generado. Con el fin de evitar errores, no se podrá introducir manualmente la ruta, sino que
deberá seleccionarse el fichero pulsando en el botón de búsqueda situado a la derecha de la ruta. Siguiendo los criterios de la normativa legal se permite la inclusión en el fichero de cuentas anuales de una memoria en formato TXT o PDF, no pudiendo incluirse ni seleccionarse un fichero en un formato distinto de los indicados. El fichero TXT podrá generarlo, si ha trabajado su memoria en Word, pulsando en Guardar como y seleccionando el formato TXT. El fichero PDF podrá generarlo de dos formas desde una aplicación Word. Si trabaja con la versión Word de Office 2.007 con Service Pack 1 incluido, tendrá una opción en guardar como para seleccionar el formato PDF. En caso contrario deberá tener instalada en su equipo una aplicación que incorpore a su equipo una impresora en formato PDF. Nuestras pruebas han determinado que la que nos parece más correcta y más adaptada es PDF Creator (aplicación gratuita que podrá encontrar en Internet), aunque existen otras muchas más en Internet, muchas de ellas gratuitas y en castellano. En todo caso, y siguiendo la normativa vigente se recuerda que el fichero deberá estar en uno de los formatos indicados, no pudiendo escogerse otro. ASESOWEB, no incluye la posibilidad de incorporar el fichero en formato TIF, cuya complejidad y el tamaño de los ficheros generados han provocado que el formato haya sido desestimado por Asesoweb Profesional no incluyendo la posibilidad de incorporar el fichero de Memoria en el formato indicado. CERTIFICACIÓN DEL ACTA: La certificación del acta no forma parte de los documentos incluidos en el fichero digital, por lo que la aplicación permite dos opciones. Por defecto imprime la certificación estándar incluida en la aplicación. Si se marca la casilla de generar la certificación personalizada del acta, se generará el fichero Word siguiendo las instrucciones contenidas en esta misma hoja de novedades, y deberán imprimirlo a través de esta aplicación para proceder a la firma y poder ser autorizado notarialmente. Cambios en la certificación estándar emitida en caso de cuentas anuales electrónicas. En el certificado de las cuentas anuales digitales, además de la posibilidad de recoger la fecha de aprobación de las cuentas se ha incluido el dato de la huella digital ya que así había sido solicitado por varios Registradores Mercantiles. PRESENTACIÓN DE DECLARACIONES DE LOS REGISTROS MERCANTILES DE LAS PROVINCIAS DE ILLES BALEARS, A CORUÑA, LAS PALMAS Y SANTA CRUZ DE TENERIFE. Tal y como se ha indicado anteriormente el fichero que se ha de presentar en los Registros Mercantiles tiene como 5 primeros dígitos los correspondientes al Registro Mercantil donde se va a realizar la presentación. Debido a que en las provincias indicadas hay más de un Registro Mercantil en la ficha de la empresa deberá incluirse cuál de ellos es el correspondiente a cada una de las empresas. Para ello se ha incluido un desplegable en la ficha de la empresa, bajo el código del Registro Mercantil para seleccionarlo.
La falta de inclusión de este dato provoca un mensaje en la aplicación, indicando la obligación de indicar este subdato en la ficha de la empresa e impide la correcta generación del fichero, por lo que deberá realizarse de nuevo todo el proceso. GENERACIÓN DE CUENTAS ANUALES EN FORMATO DIGITAL Se ha incluido la generación del fichero de presentación de cuentas electrónicas en formato digital, tal y como está previsto en la Orden JUS/206/2.009, de 28 de Enero, por la que se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su presentación. TIPOS DE PRESENTACIÓN El sistema implementado por Asesoweb Profesional permite la generación con tres fines distintos: A- PRESENTACIÓN A TRAVES DE INTERNET. Para este proceso será necesario que el usuario cumpla dos requisitos imprescindibles, tratarse de un usuario registrado en la página web de www.registradores.org y además ser poseedor de un certificado de firma electrónica válido y en vigor (será factible el uso del certificado de la FNMT previsto para la presentación de declaraciones en la AEAT).
Una vez seleccionado este apartado, deberemos indicar la ruta y nombre de fichero, que puede ver en el apartado de Rutas de ficheros.
Hay que recordar que dentro de este fichero ZIP se encuentran ya incluidos los ficheros de cuentas anuales y de memoria anual. Una vez completados los datos de la pantalla, se procederá a firmar la presentación, para lo cual, en primer lugar se nos solicitará una ruta donde guardar el fichero XML generado por el Registro Mercantil donde se guardarán los datos de la presentación:
Una vez seleccionado donde se va guardar la aplicación de los Registros Mercantiles comenzará el proceso de firma y envío IMPUESTO DE SOCIEDADES Una vez firmada y presentada la declaración obtendremos una ventana de confirmación de la presentación: Una vez realizado todo el proceso de presentación de las cuentas, la entrega de la misma en los Registros queda pendiente de la presentación en papel de tres documentos: Instancia de presentación. Documento de huella electrónica. Certificación del acta. Estos tres documentos serán impresos por la aplicación directamente tras la generación de los ficheros para el envío a través de la impresora predeterminada de la aplicación. Recuerde que según la normativa vigente tendrá un plazo de 15 días para presentar dicha documentación en el Registro Mercantil al que corresponda la presentación, al tiempo que realiza el pago de la presentación de cuentas. B- PRESENTACIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL EN SOPORTE DIGITAL Para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas en soporte digital, obviando el proceso de presentación telemática, deberá grabar en uno de los soportes digitales admitidos los ficheros que se encuentran grabados en la ruta que posteriormente se explicará. Los soportes digitales admitidos, según la legislación vigente serán el CD y el DVD, aunque según las conversaciones mantenidas con varios registradores, en determinados registros se admitirá la presentación en un soporte USB de los denominados PEN o LLAVE. En este caso, junto con el soporte magnético generado deberá entregar los tres documentos indicados anteriormente (Instancia de presentación, documento de huella electrónica y certificación de acta) que serán impresos por la aplicación tras la generación de los ficheros. Para la generación del soporte digital elegido deberá guardar todos los ficheros existentes en la ruta de generación de las cuentas.
C- PRESENTACIÓN A TRAVÉS DE LA APLICACIÓN D2 DE LOS REGISTROS MERCANTILES (Sólo tiene sentido como sistema de comprobación de las cuentas anuales en formato digital) El fichero ZIP obtenido puede ser utilizado para su apertura con la aplicación D2 de los Registros Mercantiles mediante el proceso de importación de ficheros. Mediante este sistema se podrá comprobar por un lado la integridad del fichero generado, por otra parte el contenido de las cuentas generadas, y por último la confirmación de la huella digital que va a ser impresa en los documentos de presentación en los Registros Mercantiles. Bastará con seleccionar lo opción de De un fichero en formado D2 (zip) para poder realizar la importación de todos los datos contenidos en el fichero que se va a enviar al Registro Mercantil. 6.- IMPUESTO DE SOCIEDADES Se ha incluido el nuevo modelo 200 para el cálculo del Impuesto de Sociedades del ejercicio 2.009, es decir, todos los ejercicios cuya fecha de inicio sea posterior al día 1 de Enero de 2.009 (incluida) y anterior al 31 de Diciembre de 2.009 (incluida). Como novedad fundamental del Impuesto de Sociedades, además de cuestiones internas, se presenta un nuevo tipo impositivo aplicable a aquellas empresas a las que sea aplicable el tipo impositivo general, por no encontrarse dentro de ninguno de los supuestos especiales del artículo 28 de la Ley del Impuesto, y en las que se haya producido un mantenimiento o creación de empleo en la empresa. Para este apartado se ha incluido una nueva característica en el tipo de sociedades.