1 de 9 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y acciones a seguir para el otorgamiento de Becas para los hijos dependientes del personal estable de la UPC para seguir estudios de Pregrado regular en la UPC. 2. ALCANCE Es administrada por la Dirección de Recursos Humanos y es de aplicación directa para el área de Becas, Créditos y Cobranzas, Facturación y Alumnos. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1 SICA-REG-05 Reglamento de Estudios 3.2 SICA-REG- Reglamento Administrativo - Académico 4. DEFINICIONES 4.1 BBC: Área de Becas, Créditos y Cobranzas. 4.2 Beca de pregrado: corresponde el 100% de la pensión del alumno cualquiera sea la categoría de pago y es de aplicación a todas las carreras. Incluye: matricula, gastos de pensión, inglés y carnés. (No incluyen los cursos del ciclo de avance universitario-cau, ni talleres extra académicos, ni trámite de bachiller) En el caso de las carreras de ciencias de la salud incluye también el costos de las boletas adicionales. 4.3 Colaborador con contrato indefinido de CIBERTEC: que cuenta con el Convenio de Transferencia de trabajador que extiende el beneficio de beca de estudios de pregrado para los hijos. Cuando cesa el personal, automáticamente el hijo queda sin derecho a continuar con la beca.
2 de 9 4.4 Colaborador UPC: Son los colaboradores a tiempo completo con contrato indefinido que laboran en las diferentes Unidades de Negocios (Pregrado, EPE y Escuela de Postgrado) y tienen como mínimo un año en la institución. Incluye; DTC, PTC, Profesores dictantes y Administrativos. A los Docentes a tiempo completo, se considera la fecha de ingreso como PTP y dentro de este grupo a los docentes de la carrera de medicina cuya modalidad de contrato es a plazo fijo. 4.5 Hijos: Son los hijos propios o adoptados del colaborador que estén debidamente registrados en Recursos Humanos. 5. PROCEDIMIENTO
3 de 9 FLUJO DEL PROCESO Actividad Colaborad or Trabajador a Social Gerente de Desarrollo Organizaci onal Asesor Counter de Admisión Coordinad or de BCC Asistente de BCC Jefe de Administra ción de Personal Coordinador de Secretaría Académica Coordinador Facturación Pregrado - EPE Inicio Inicio 1. Descarga y completa formulario 1 2. Envía listado de alumnos que reciben sanción 2 3. Recibe y valida la información. 3 4. Firma resoluciones 4 5. Envía las resoluciones aprobadas y firmadas 5 6. Registra al postulante 6 7. Valida que se cumpla con los requisitos 7 Cumple? SI 8. Asigna categoría de pago más baja NO 8 9. Elimina beneficio de beca pero mantiene categoría. 9 10. Envía relación de matriculados con beca vigente 10 11. Actualiza base y envía relación con beca vigente 11 12. Valida e informa si becado se retiró antes de los parciales 12 13. Envía relación de alumnos con beca vigente 13 14. Informa relación de alumnos becados 14 15. Consigna en Boleta el importe de beca 15 Fin Fin
4 de 9 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. El colaborador, debe descargar y completar el formulario de Solicitud de Becas para Hijos del Personal de UPC a través del siguiente link: https://conectateweb.azurewebsites.net/media/44/formulario-solicitud-de-beca.pdf y entregarlo a la Trabajadora Social del área de Desarrollo Organizacional, junto a la partida de nacimiento del hijo. Las consideraciones para el acceso a una Beca de Hijos de Personal se encuentra detallada en el Apéndice 1: Consideraciones del Colaborador para el Acceso de Becas de Hijo del Personal UPC 2. El Coordinador de Secretaria Académica envía al Coordinador de Becas y Re categorizaciones el listado de alumnos que han recibido alguna sanción disciplinaria antes del inicio de cada ciclo. 3. La Trabajadora Social recibe y valida la información entregados por el colaborador, de acuerdo a lo requerido dentro de las políticas de usuario, y emite la Resolución de Beca. 4. La Gerente de Desarrollo Organizacional firma las resoluciones de beca de los hijos de los colaboradores que tienen el beneficio. 5. La Trabajadora Social envía a la Coordinadora de Becas y Re categorizaciones, al Jefe de Administración de Personal y al Asesor de Counter de Admisión las resoluciones aprobadas y firmadas, a fin de validar la información académica de los ya alumnos, registrar la información de los nuevos postulantes en el sistema vigente y actualizar la base de datos para la inclusión de impuesto en la boleta de pago del colaborador 6. Los Counter de Admisión registran al postulante como becado, dentro de su sistema vigente. 7. La Coordinadora de Becas y Re categorizaciones valida que los alumnos cumplan con los requisitos académicos para asignar o renovar las becas.
5 de 9 P1.- Cumple? Si, Ir a la actividad #8 No, Ir a la actividad #9 8. Si cumple con los requisitos, el Asistente de Becas y Recategorizaciones asigna al alumno la beca y la categoría de pago más baja de la carrera que está cursando. 9. Si incumple con los requisitos, el Asistente de Becas y Recategorizaciones elimina el beneficio de la beca, pero se mantiene con la Categoría asignada como becada. 10. La Coordinadora de Becas y Re categorizaciones envía la relación de alumnos matriculados que tienen beca vigente al inicio de cada ciclo académico al Jefe de Administración de Personal. 11. El Jefe de Administración de Personal actualiza la base y envía la relación de alumnos con beca vigente proporcionada por la coordinadora de área de Becas y Re categorizaciones al Coordinador de Facturación pregrado-epe y al Coordinador de Registros Académicos. 12. El Coordinador de Secretaría Académica valida e informa al Jefe de Administración de Personal si algún alumno becado se ha retirado del ciclo antes de los exámenes parciales a fin de no considerar el importe de la beca en la boleta de los colaboradores. Dicho informe se realizará durante la semana de exámenes parciales. 13. El Jefe de Administración de Personal envía al Coordinador del área de facturación la relación de alumnos con beca vigente. 14. El coordinador de facturación Pregrado-EPE masiva informa al Jefe de Administración de Personal la relación de alumnos becados indicando los gastos de pensión, carnet, inglés y las cuotas adicionales en los casos de la carrera de Ciencias de la salud.
6 de 9 15. El Jefe de Administración de Personal consigna en la boleta de pago de los colaboradores el importe de la beca de los alumnos becados de acuerdo a la información proporcionada por la Trabajadora Social del área de Bienestar y Desarrollo, la coordinadora de Becas y Re Categorizaciones y el coordinador de facturación y Jefe de Registros Académicos. 6. APENDICES 6.1 Apéndice 1: Consideraciones para el Acceso de Becas de Hijo del Personal UPC 7. REGISTROS 7.1 Formulario de Solicitud de Beca Cecilia Pérez Beleván Directora de Recursos Humanos Nils Lilliegren Noboa CFO
7 de 9 APÉNDICE 1 CONSIDERACIONES PARA EL ACCESO DE BECAS DE HIJO DEL PERSONAL UPC 1. La beca solo aplica para los alumnos de Pregrado Regular y corresponde al 100% de la pensión del alumno cualquiera sea la categoría de pago y es de aplicación a todas las carreras. 2. Incluye: matrícula, gastos de pensión, inglés, carnés. En el caso de las carreras de ciencias de la salud incluye también el costo de las boletas adicionales. 3. No incluyen los cursos del ciclo de avance universitario-cau, ni talleres extra académicos, ni trámite de bachiller 4. Para optar o renovar la beca, el alumno debe obtener un promedio ponderado aprobado no menor de 13.00 en el ciclo académico regular anterior. 5. Si recibe una sanción disciplinaria, pierde el derecho a la beca en el ciclo siguiente. 6. Se puede recuperar la beca al obtener el promedio ponderado aprobado. 7. Este beneficio no aplica a los alumnos que deseen realizar una segunda carrera. 8. En los ciclos de verano, la beca incluye sólo los cursos que se matriculen por primera vez (no se consideran los cursos desaprobados ni retirados), siempre y cuando el ciclo anterior el alumno tenga promedio ponderado aprobado. 9. Se elimina la beca a los alumnos cuyo padre o madre ha dejado de laborar en UPC según reporte recibido por la Trabajadora Social del área de Bienestar y del área de Recursos Humanos de Cibertec.
8 de 9 10. En caso de fallecimiento de padre o madre (personal con contrato indefinido), el alumno seguirá gozando del beneficio de la Beca al 100% hasta el término su carrera. 11. El beneficio de la beca se aplicará de acuerdo al calendario financiero. Si la solicitud de beca se entrega luego del cierre de la facturación vigente, la beca se aplicará en la siguiente boleta, por emitir sin retroactividad. Esta modalidad no aplica para postulantes. 12. Revisar el Reglamento Administrativo- Académico el que está al alcance del alumno. Revisar el Reglamento Administrativo- Académico ingresar al siguiente link: http://sica.upc.edu.pe/sites/sica.upc.edu.pe/files/sica-reg- %20V11%20REGLAMENTO%20ADMINISTRATIVO%20ACADEMICO%20UPC%20FIRM.pdf
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