Administración del usuario Guía del usuario Migración al nuevo sistema de CargoCover Esta guía explicará cómo actualizar su perfil de usuario y cómo crear y administrar los perfiles de usuarios de otras personas. Cómo acceder y actualizar su perfil La pantalla Perfil le permite actualizar y modificar su perfil de usuario. Para acceder a su perfil, haga clic en Perfil del usuario en la pestaña Herramientas. La pantalla Información del empleado mostrará 1
En la pantalla Información del empleado podrá actualizar: Preferencias de Información personal, Configuración de idioma (o haga clic en Utilizar configuración del navegador para que el sistema ajuste automáticamente su configuración de idioma y coincida con la configuración del navegador de su computadora), Fecha, Número o Formato de monedas. La sección Parámetros del cliente le permite personalizar la información que ve cuando inicia sesión en el sistema de CargoCover. Tabla de Remisión y Cambiar solicitud: seleccione este cuadro para mostrar envíos activos remitidos, presupuestos y solicitudes activas de cambio/cancelación. Últimas plantillas creadas (días): sólo las plantillas de envíos creadas dentro del número de días especificados en este cuadro se muestran en la pantalla Bienvenida. Por ejemplo, si tipea 5, sólo se muestran las plantillas de envío creadas dentro de los 5 últimos días. Últimos envíos creados/reservados: se recomienda guardar este campo configurado en cero. Para seleccionar 30, 60 o 90 días para mostrar envíos reservados o confirmados dentro de ese período de tiempo. Sólo se mostrarán los envíos que se enviaron dentro de ese período. También se pueden buscar los envíos con la herramienta Pregunta sobre el envío. Póliza por defecto: Si su ID de usuario tiene acceso a más de una póliza de carga, este campo determinará qué póliza estará por defecto cuando inicie sesión en el sistema de CargoCover. Si su organización tiene disponibles múltiples pólizas, debe seleccionar la póliza estándar. Cuando haya modificado las secciones necesarias, haga clic en Actualizar. Actualización de la contraseña Hay ocasiones en que se le requerirá cambiar su contraseña: En la mayoría de ocasiones, cuando inicie sesión en el sistema por primera vez y cuando su contraseña expire. Con el fin de mantener los protocolos de seguridad y garantizar que su información esté protegida, las contraseñas deben actualizarse cada 90 días. Para modificar su contraseña: Paso 1 En el menú principal, haga clic en Herramientas luego clic en Perfil. Se mostrará la Pantalla de información del empleado. 2
Paso 2 En la parte inferior de la ventana, haga clic en Cambiar contraseña. La ventana Cambiar contraseña aparecerá. Paso 3 Asegúrese de que su nueva contraseña tenga al menos 8 letras o números. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Tipee su nueva contraseña y luego reconfírmela. Paso 4 Haga clic en Cambiar. Añadir empleados Si usted es el principal usuario en su compañía, tendrá la capacidad de administrar el acceso de los empleados en su organización. Para acceder a su lista de empleados, haga clic en Compañía/Empleado en la pestaña Herramientas y luego haga clic en Buscar. Paso 1 Seleccione Navegar a: Empleados desde el menú desplegable. 3
Paso 2 Aparecerá una lista de empleado de la compañía y podrá seleccionar el nombre de un empleado y modificar su perfil o hacer clic en el botón Crear para añadir un nuevo usuario al sistema. Paso 3 La pantalla Información del empleado aparecerá y tendrá que ingresar los siguientes campos obligatorios: Nombre, Apellido, Correo electrónico, ID de usuario, Tipo de administrador (ver abajo), Divisa y Huso horario. El campo Tipo de administrador permite dos opciones de usuarios: 1. Usuarios con poder: pueden ver todos los envíos reservados por cualquiera en la misma compañía asegurada. 2. Usuarios privados: sólo pueden ver los envíos que reservaron. La mayoría de los usuarios del sistema de CargoCover serán designados como Usuarios con poder pero si usted tiene un flujo de trabajo único que requiere que limite el alcance de un usuario específico, lo puede hacer si los configura como Usuarios privados. 4
Otras configuraciones: Saludo, Número de empleado y Número telefónico son campos opcionales que puede añadir. Se recomienda fervientemente que añada el número telefónico si es posible. Permitir múltiples inicios de sesión: esta casilla de verificación NO debe habilitarse por motivos de seguridad. Excluir de la difusión por correo electrónico: si no desea que este usuario reciba notificaciones por correo electrónico, seleccione esta opción. Tabla de remisiones y solicitudes de modificación: seleccione este cuadro para que los usuarios puedan ver envíos activos remitidos, presupuestos y cualquier solicitud activa de cambio/cancelación en la pantalla Bienvenida. Últimas plantillas creadas (días): sólo las plantillas de envíos creadas dentro del número de días especificados en este cuadro se muestran en la pantalla Bienvenida. Por ejemplo, si tipea 5, sólo se muestran las plantillas de envío creadas dentro de los 5 últimos días. Últimos envíos creados/reservados: se recomienda guardar este campo configurado en cero. Para seleccionar 30, 60 o 90 días para mostrar envíos reservados o confirmados dentro de ese período de tiempo. Sólo se mostrarán en la pantalla Bienvenida los envíos que fueron mandados dentro de ese período. También se pueden buscar los envíos con la herramienta Pregunta sobre el envío. Póliza por defecto: esto determinará qué póliza estará por defecto cuando el usuario inicie sesión en el sistema de CargoCover. Si su organización tiene disponibles múltiples pólizas, debe seleccionar la póliza estándar para el usuario. Paso 4 Cuando haya modificado todos los cuadros necesarios, haga clic en Añadir en la parte inferior de la pantalla. Una vez que haya añadido al nuevo empleado, la pantalla Información del empleado se actualizará y generará una nueva sección cerca de la parte inferior de la página llamada Asignar papeles de seguridad. Paso 5 Puede asignar uno (o más) de estos roles a su nuevo empleado. Usuario primario: el usuario tiene acceso total, pueden reservar envíos, ver la facturación/pagos y agregar/modificar usuarios. Esto es una novedad. Usuario alternativo: el usuario sólo puede reservar envíos y presupuestos, no puede ver los datos de facturación/pagos y no puede agregar/modificar usuarios. Usuario alternativo, sin derecho de ver la prima: el usuario puede reservar envíos pero no puede ver ninguna Información de prima en la pantalla. El usuario no puede reservar presupuestos, ver información de facturación y no puede agregar/modificar usuarios. Ahora usted puede administrar esta opción directamente. Usuario contable: el usuario sólo puede ver información de facturación/pago, no puede reservar envíos/presupuestos y no puede agregar/modificar usuarios. 5
Paso 6 Elija el papel deseado para el nuevo usuario; para ello, haga clic en la casilla de verificación correspondiente, luego seleccione Actualizar. Paso 7 Luego de haber actualizado el registro del empleado, haga clic en el botón Mandar por correo electrónico el ID de usuario, para enviar a su empleado/usuario las instrucciones de acceso. Si tiene preguntas adicionales o necesita asistencia comuníquese con nosotros: 1-888-289-7744 (Número gratuito en Norteamérica) support@cargocover.com 6