Página 1 de 9 1. OBJETIVO. 1.1 El presente documento tiene por objeto establecer los lineamientos a seguir para la venta en Subasta Pública de bienes muebles, inmuebles, suministros de almacén y material en general, que se encuentren en situación de desuso ú obsolescencia, que previamente hayan sido dados de baja. 2. ALCANCE. El alcance es a nivel regional en las zonas de Tacna, Moquegua e Ilo. 3. DEFINICIONES. 3.1 Subasta Pública de bienes muebles: Es la venta la venta pública de bienes al mejor postor, que es efectuada por el Comité de Subasta con participación de Notario Público, de los bienes y materiales que previamente han sido dados de baja y cuenten con tasación emitida por un perito tasador autorizado. 3.2 Subasta Pública de bienes inmuebles: Es la venta pública de bienes inmuebles que previamente hayan sido dados de baja y cuenten con tasación emitida por un perito tasador autorizado, considerando el valor del terreno y de la edificación, considerando además la calificación del estado de conservación del bien y de su situación: libre disposición, ocupado, invadido por terceros, etc. 3.3 Suministros diversos, dados de baja y con subasta autorizada: Son bienes o suministros de almacén, que por su antigüedad quedaron en desuso u obsoletos. 3.4 Bienes no considerados en el activo fijo, registrados y controlados como no capitalizables: Son los bienes que no reúnen ni han reunido los requisitos establecidos para ser considerados como Activo Fijo de la empresa, pero registrados en el sistema de control de activo fijo, como bienes No capitalizables, para mantener su control físico, tales como: repuestos, escritorios, sillas, basureros, papeleras, porta documentos, herramientas, porta lapiceros, cortinas, vajilla y otros de naturaleza similar o análoga, todos ellos, que por estar deteriorados, obsoletos, han sido retirados del servicio, los que pueden ser subastados siguiéndo el procedimiento, como se indica en la definición del numeral 3.2.
Página 2 de 9 3.5 Materiales diversos en desuso que fueron registrados como gasto: Son aquellos restos o sobrantes que sirvieron como envases, embalajes, protectores de bienes y aquellos suministros diversos que fueron retirados y/o reemplazados por otros nuevos cargados a gasto, tales como: carretes de madera o metal, cilindros, maderas, flejes, alambres, materiales plásticos y otros de naturaleza similar o análoga, no utilizables por la empresa, que pueden ser subastados previo cumplimiento de la disposición, que se indica en la definición del numeral 3.3. 3.6 Tasación actualizada: Para efecto de este procedimiento, es la tasación de los bienes efectuada por un Perito Autorizado. 3.7 Venta directa: Es la venta que efectúa directamente ELECTROSUR S.A. en los siguientes casos: Que la Subasta Pública haya sido declarada desierta en dos convocatorias. En caso que, dentro de un proceso de Subasta Pública, se realice una segunda convocatoria sin que se presenten postores a la Subasta ó las posturas presentadas no cumplan con los requisitos señalados en éste procedimiento ó en las bases, los bienes/materiales a subastar podrán venderse en un monto igual ó superior al que resulte de reducir hasta en un 15% el precio base previsto para la subasta en segunda convocatoria a una empresa, constituida formalmente, que alcance su oferta a nuestra empresa mediante conducto regular. 3.8 Comité de Subasta: Es el Comité designado mediante Resolución de Gerencia General, conformado por un mínimo de cuatro (4) miembros. 3.9 Postores: Personas naturales o jurídicas que adquieren las bases del proceso de subasta y se acreditan formalmente para participar en el proceso de subasta. 3.10 Adjudicatario: Es el postor que presenta la propuesta más alta, que sea igual o superior al precio base entre todos los postores ó el que en caso de empate resulte ganador por sorteo; o el que resulte ganador en caso que los postores
Página 3 de 9 que ocuparon lugares precedentes no cumplan con los requisitos establecidos en las bases o en el presente procedimiento. 4. DOCUMENTOS A CONSULTAR. 4.1 Ley No. 27170 Ley del Fondo Nacional de la Actividad Empresarial del Estado. 4.2 Decreto Supremo No. 072-2000 EF Reglamento de la Ley de FONAFE. 4.3 Código Civil vigente. 4.4 Ley No. 26887 Ley General de Sociedades. 5. RESPONSABILIDADES. 5.1 De la Gerencia General: 5.1.1 Es responsable de aprobar el presente procedimiento y propiciar su aplicación. 5.2 Del Gerente de Administración y Finanzas 5.2.1 Es responsable de difundir y supervisar el presente documento. 5.3 Del Comité de Subasta, Jefe de Asesoría Legal, Jefe del Departamento de Logística, Jefe del servicio de Tesorería, Jefe del Servicio de Facturación y Jefe del Servicio de Almacén. 5.3.1 Son responsables de cumplir y hacer cumplir lo establecido en el presente documento. 6. DESARROLLO. 6.1 De la Designación del Comité de Subasta. 6.1.1 El Gerente General designa el Comité de Subasta mediante Resolución de Gerencia. 6.2 De la Subasta Pública. 6.2.1 El Comité de Subasta recibe el Acuerdo de Directorio y expediente de Baja de Bienes con la respectiva tasación de los mismos efectuada por el Comité de Baja.
Página 4 de 9 6.2.2 El Presidente del Comité de Subasta convoca a reunión para que los miembros del Comité tomen conocimiento y se elabore el plan de trabajo y calendario de la subasta de bienes. 6.2.3 En la fecha fijada, el Comité de Subasta se reúne para elaborar las bases del proceso de subasta pública. 6.2.4 En el caso de subasta de bienes inmuebles el Presidente del Comité de Subasta, formula documentos para que la Gerencia General notifique formalmente a los interesados, vecinos aledaños a los terrenos, Gobierno Locales, a fin que tomen conocimiento y participen en el proceso de subasta. 6.2.5 Una vez elaboradas las bases de la Subasta Pública, el Presidente del Comité de Subasta, remite las Bases al Gerente de Administración y Finanzas. 6.2.6 El Gerente de Administración y Finanzas, revisa y emite opinión, de no estar conforme, devuelve el expediente con observaciones al Comité de Subasta; si es favorable, deriva el expediente al Jefe de la Oficina de Asesoría Legal. 6.2.7 El Jefe de la Oficina de Asesoría Legal revisa las bases y el expediente del proceso de subasta y emite opinión; de no estar conforme devuelve el expediente a la Gerencia de Administración y Finanzas ó al Comité de Subasta, según corresponda, de lo contrario, al encontrar conforme el expediente emite opinión legal y deriva el expediente a Gerencia General. 6.2.8 El Gerente General, recibe el expediente, lo revisa, de no estar conforme lo devuelve a Gerencia de Administración y Finanzas; de lo contrario aprueba las bases del proceso de subasta y emite documento solicitando autorización del Directorio. 6.2.9 El Directorio recibe el expediente, lo evalúa y de no estar conforme devuelve el expediente a Gerencia General con las observaciones que tuviera lugar; si es procedente acuerda aprobar el proceso de Subasta de Bienes. 6.2.10 El Gerente General remite por conducto regular el expediente de subasta de bienes, con copia del Acuerdo de Directorio al Comité de Subasta. 6.2.11 El Comité de Subasta procede a la convocatoria del proceso de Subasta, de conformidad con lo establecido en las bases de la Subasta. 6.2.12 El Presidente del Comité de Subasta convoca a reunión al Comité, informa sobre la aprobación del expediente de subasta, seguidamente con acuerdo del Comité, solicita la publicación del aviso de convocatoria en un diario de circulación
Página 5 de 9 nacional por un único día. En caso de subasta de inmuebles, además, se notificará a los colindantes e interesados. 6.2.13 El Presidente del Comité, solicita a la Gerencia General autorización para que se publique la convocatoria de la subasta en la página web empresarial, y al área de Logística para que se publiquen las bases en el portal de procesos de subasta. 6.2.14 Los postores se registran según lo establecido en las bases del proceso. 6.2.15 La subasta se efectúa en fecha y hora establecida en el calendario del proceso de subasta, el mismo que es conducido por el Presidente del Comité de Subasta con la participación en pleno del Comité y la de un Notario Público, debiendo además participar en calidad de veedor, un representante del Órgano de Control Interno. 6.2.16 Los postores que asisten al acto deben portar una carta fianza a nombre de Electrosur S.A., o cheque de Gerencia por el monto total de la oferta que presenten; no se aceptará dinero en efectivo. 6.2.17 Las propuestas deben ser presentadas en sobre cerrado en el momento que el Presidente del Comité de Subasta llame a cada postor; en ese momento el representante legal del postor acreditará la vigencia de poder y documento de identificación personal, caso contario la oferta no será recepcionada. 6.2.18 El Comité verifica cada propuesta, efectúa la evaluación en el orden de prelación de las ofertas según el monto total ofertado, se descalifica las ofertas que sean menores al valor referencial y se determina cuál es la oferta más alta; luego el Presidente del Comité de Subasta anuncia el nombre y monto de la oferta ganadora y solicita al postor la entrega de la carta fianza o cheque de Gerencia por el monto ofertado. Si no hay postores o ninguna oferta válida, la subasta se declara desierta. 6.2.19 En caso el postor ganador no entregue la carta fianza ó el cheque de Gerencia ó si el documento presentado es inconforme, el Comité de Subasta procederá a otorgar la adjudicación de la subasta al postor que quedó en segundo lugar; en caso sucediera lo descrito en el párrafo precedente, el Comité procederá de la misma forma con el postor que ocupó el siguiente lugar y así sucesivamente hasta que un postor obtenga la adjudicación de la subasta.. En caso que ningún postor cumpla con lo requerido la subasta se declara desierta.
Página 6 de 9 6.2.20 En el caso de igualdad de dos o más ofertas, el Comité de Subasta procederá a efectuar un sorteo para determinar al ganador de la adjudicación. 6.2.21 En caso que una subasta pública se declare desierta en dos (02) oportunidades consecutivas, el Comité de Subasta está facultado para efectuar la venta directa del o los bienes, organizándolos por grupos o unidades por un monto igual o superior al que resulte de reducir hasta en un 15% el precio base; en éste caso la oferta debe ser presentada por una empresa constituida formalmente la cual deberá acreditar junto a su oferta copia del registro único de contribuyentes, copia de la vigencia de poderes del representante legal y copia del documento de constitución de la empresa. 6.2.22 El Comité de Subasta revisa y evalúa la oferta del solicitante y otorga la adjudicación mediante Acta elaborada en presencia de Notario Público y de un representante del Órgano de Control Interno en calidad de veedor. 6.2.23 El adjudicatario tiene un plazo de tres (03) días hábiles para efectuar el depósito del importe total ofertado en la cuenta corriente de Electrosur S.A. que se especifique en las bases del proceso de selección. En caso de incumplimiento Electrosur S.A. ejecutará la carta fianza sin previo aviso y el Comité de Subasta notificará al postor que quedó en segundo lugar o declara desierto el proceso de subasta pública. 6.2.24 El Jefe del Servicio de Tesorería debe emitir un informe de conformidad del depósito bancario efectuado por el (los) adjudicatario(s) al Jefe del Servicio de Facturación, quien procederá a emitir la Factura por concepto de la venta en subasta pública de bienes. 6.2.25 El adjudicatario una vez efectuado el pago, recabará la Factura correspondiente en la Oficinas Comercial de Electrosur S.A. que se designe en las bases del proceso. 6.2.26 Seguidamente, el adjudicatario comunicará a Electrosur S.A. la fecha y hora en que iniciará el retiro de los materiales, debiendo adjuntar la acreditación de la persona que efectuará el retiro y recepción de los bienes que le han sido adjudicados, así como copia de la tarjeta de propiedad y número de placa del vehículo y copia del documento de identidad y licencia de conductor, que en su representación tendrá a su cargo dicha actividad.
Página 7 de 9 6.2.27 El Presidente del Comité de Subasta recibe los documentos, otorga conformidad y lo remite al Jefe del Departamento de Logística para que el Jefe del Servicio de Almacén proceda a la entrega de los bienes subastados en presencia de Notario Público, debiendo levantarse un Acta notarial de la entrega. 6.2.28 El adjudicatario está en la obligación de destruir in situ: los medidores de energía, postes de concreto, pastorales, cajas porta medidor, caja de distribución, aisladores, seccionadores, interruptores termo magnéticos, balastos, ignitores y luminarias debiendo recoger los deshechos resultantes de dicha destrucción. En ningún caso podrá retirar cualquiera de estos bienes en una condición diferente a la estipulada en el párrafo precedente. 7. REGISTROS / ANEXOS. 7.1 Expediente del proceso de subasta de bienes: plan de Trabajo, Bases del proceso de subasta, Acuerdo de Directorio en el que se aprueba el proceso de subasta, Acta de venta directa del o los bienes - de ser el caso -, carta fianza del postor, Informe de Conformidad del depósito bancario efectuado por el (los) adjudicatario(s), Factura por concepto de la venta en subasta pública de bienes, Acta Notarial de la entrega de bienes. 7.2 Anexo 01: Flujograma.
Página 8 de 9 Anexo 01: Flujograma COMITÉ DE SUBASTA G. ADMINISTRACIÓN ASESORIA LEGAL GERENCIA DIRECTORIO INICIO RECIBE REGISTRO DE BAJA DE BIENES DEL DIRECTORIO ELABORA BASES SOLICITA AUTORIZACIÓN Y V B DE GA RECIBE BASES REVISA BASES CONFORME? EMITE OPINION ENVIA EXPEDIENTE Y SOLICITA INFORME A ASESORIA LEGAL RECIBE Y REVISA EL EXPEDIENTE CONFORME? ELABORA INFORME REMITE A GG PARA TRAMITE DE APROBACIÓN RECIBE Y REVISA EL EXPEDIENTE CONFORME? EMITE OPINIÓN FAVORABLE Y SOLICITA APROBACION DEL DIRECTORIO RECIBE EXPEDIENTE CONFORME? CONVOCA AL PROCESO DE SUBASTA COMUNICA EL PROCESO DE SUBASTA POR UN MEDIO DE COMUNICACIÓN SOLICITA A GG AUTORIZACION PARA PUBLICAR LA CONVOCATORIA EN LA WEB EMPRESARIAL 1
Página 9 de 9 POSTOR COMITÉ DE SUBASTA TESORERIA FACTURACION 1 PRESENTA PROPUESTA EN SOBRE CERRADO ACREDITA SU VIGENCIA DE PODER Y DNI EL COMITE LLAMA A CADA POSTOR está acreditado? EL COMITE VERIFICA PROPUESTAS Ofertas iguales? SE REALIZA SORTEO EL COMITE DETERMINA AL GANADOR SOLICITA CHEQUE O CARTA FIANZA Existe cheque? SE ADJUDICA AL 2DO MEJOR POSTOR O AL SUBGUIENTE SE DECLARA GANADOR REALIZA EL DEPÓTO A ELS EMITE INFORME DE CONFORMIDAD AL JEFE DE FACTURACIÓN RECIBE INFORME EMITE LA FACTURA CORRESPONDIENTE COMUNICA LA HORA Y FECHA DE RETIRO DE LOS BIENES ADJUDICADOS ADEMAS DE SU ACREDITACION COMUNICA A LOGISTICA PARA QUE SE ENTREGUEN LOS BIENES CON ACTA TARIAL. FIN