INDICE Página I.- Introducción 2 II.-Antecedentes 3 III.-Base Legal 4 IV.- Atribuciones 6 V.- Estructura Orgánica 7 VI.- Organigrama 8 VII.- Descripción de objetivos y funciones de las unidades administrativas que integran la Dirección de Comunicación Social. - Dirección de Comunicación Social 10 - Secretaria 13 - Auxiliar de Comunicación Social 15 - Auxiliar de Oficina 17 - Diseñador Gráfico 19 VIII.- Bibliografía 21 1
I.- INTRODUCCIÓN Con el propósito de concretizar las acciones contenidas en el Plan Municipal de Desarrollo del H. Ayuntamiento de Caborca, Sonora, correspondiente a la Administración por el periodo 2012-2015, el presente manual documenta la estructura orgánica y funciones de cada puesto de la Dirección de Comunicación Social. Es importante establecer que la estructura organizacional y la descripción de funciones de cada puesto muestran las finalidades principales que cada ocupante debe desarrollar para alcanzar los objetivos y metas trazados dentro del Plan Municipal de Desarrollo como en los panes operativos. Así mismo el manual de organización permite una visión en conjunto de las dependencias y sus unidades administrativas, precisa la misión y las funciones encomendadas a las unidades administrativas para evitar duplicidad, detectar omisiones, deslindar responsabilidades, ejecutar correctamente las actividades encomendadas al personal y proporcionar uniformidad en su desarrollo, y además contar con información básica para la planeación e instrumentación de medidas de modernización administrativa. Además de lo antes mencionado, el manual de organización facilita la comprensión de las líneas de autoridad y los canales de comunicación que debe seguirse en la operación cotidiana de las actividades y funciones que corresponden a cada integrante del órgano. Por consiguiente, el presente manual, además de constituirse como un instrumento de inducción a los puestos, es un medio de información y consulta para transparentar las actividades que se desarrollan en la gestión pública del Ayuntamiento de Caborca, Sonora. 2
II.- ANTECEDENTES La Dirección de Comunicación Social se constituye como un órgano de apoyo a la Presidencia Municipal, tiene como propósito básico difundir, a través de los diversos medios de comunicación, las acciones y actividades que realiza el C. Presidente Municipal, así como fortalecer la imagen de la Administración Pública Municipal y de brindar la atención debida a los representantes de los diversos medios de comunicación. Es en la administración 2000-2003 cuando se le otorga la jerarquía de Coordinación de Comunicación Social. En la Administración Municipal 2003-2006, pasa a ser Dirección de Comunicación Social no presenta cambio estructural en la actual administración 2012-2015. 3
III.- BASE LEGAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado de Sonora. Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora. Ley de Gobierno y Administración Municipal. Ley de Hacienda Municipal. Ley de Ingresos y Presupuesto de Ingresos. Ley de Planeación. Ley de Tránsito del Estado de Sonora. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas para el estado de sonora. Ley de Educación. Ley de Deuda Pública. Ley de Desarrollo Urbano. Ley de Salud. Ley de Transporte para el Estado de Sonora. Ley que regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos. Ley del Deporte. Ley del Equilibrio Ecológico y Protección al Ambiente. Ley de Seguridad Pública. Ley de Protección Civil. Ley de Servicio Civil. 4
Ley Orgánica de Administración Pública Federal. Reglamento interno de la Secretaria de Relaciones Exteriores. Reglamento para la operación de oficinas Estatales y Municipales de enlace con la Secretaria de Relaciones exteriores. Convenio de colaboración administrativa para el establecimiento y operación de una Oficina Municipal de enlace que suscribe la Secretaria de Relaciones Exteriores y el Ayuntamiento de Caborca Sonora, publicado en el diario oficial de la Federación el 5 de Abril del 2006. Plan de Desarrollo Municipal 2012-2015. Plan Estatal de Desarrollo del Estado de Sonora 2009-2015. 5
IV.- ATRIBUCIONES Ley de Gobierno y Administración Municipal: ARTÍCULO 65.- El Presidente Municipal tiene las siguientes facultades: Fracción XIX: Promover la Comunicación Social. Reglamento Interno del Ayuntamiento de Caborca: ARTICULO 23. El presidente Municipal tendrá además de las facultades y obligaciones que le Señala el artículo 64 de la ley de Gobierno y Administración Municipal, las siguientes; Fracción XIII: Promover y difundir las obras realizadas por el Gobierno Municipal. 6
V. ESTRUCTURA ORGANICA 1. Dirección de Comunicación Social. 1.1. Secretaria. 1.2. Auxiliar de Comunicación Social. 1.3. Auxiliar de Oficina. 1.4. Diseñador Gráfico. 7
VI. ORGANIGRAMA DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL SECRETARIA AUXILIAR DE COMUNICACIÓN SOCIAL AUXILIAR DE OFICINA DISEÑADOR GRAFICO 8
VII. DESCRIPCIÓN DE OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE INTEGRAN LA DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL 9
DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL 10
OBJETIVO: Coordinar y organizar las actividades asignadas a cada una de las áreas que integran la dependencia, para dar cumplimiento efectivo y llevar a cabo la tarea de difusión a través de los diversos medios de comunicación, con el fin de dar a conocer las acciones, obras y servicios en beneficio de la ciudadanos. FUNCIONES: 1. Planear, organizar, controlar, dirigir y evaluar el desarrollo de los programas y actividades encomendados a la dependencia. 2. Supervisar el programa de actividades diarias de las áreas que integran a la Dirección. 3. Definir y asegurar el uso adecuado de la imagen institucional de la Administración Municipal. 4. Dar apoyo con la difusión necesaria a los servicios que brinda la oficina de enlace de relaciones exteriores de este ayuntamiento en los Municipios de Puerto Peñasco, Sonoyta y Municipios del Rio de Altar, a fin de incrementar el número de servicios e ingresos al hacerlos llegar a mayor población. 5. Establecer reuniones periódicas con los responsables de los medios de comunicación para dialogar sobre los temas de interés. 6. Conocer la opinión pública expresada en los medios de comunicación, con la finalidad de reconocer las necesidades de la población y establecer estrategias de comunicación efectivas. 7. Seleccionar y contratar espacios en los medios de comunicación para realizar campañas a ejecutar por la Administración Municipal. 8. Supervisar y autorizar diariamente el Boletín Informativo de prensa para su difusión. Coordinar el enlace entre los medios de comunicación y las autoridades municipales. 9. Coordinar y supervisar la distribución de la información referente a los programas y actividades de la Administración Pública Municipal, a los medios de comunicación. 10. Dar a conocer, a través de los medios de comunicación, los Informes de Gobierno. 11. Apoyar en materia de comunicación a las dependencias y entidades de la Administración Municipal, así como proporcionar información, datos y cooperación técnica que soliciten las mismas. 12. Desempeñar las representaciones que le encomiende el C. Presidente Municipal e informar de los resultados obtenidos. 13. Realizar la elaboración los Manuales de Organización, Procedimientos y de Servicios al Público de la dependencia, así como actualizarlo cuando sea necesario. 11
14. Coordinar y supervisar la elaboración del presupuesto de egresos de la dependencia, así como ejecutarlo de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos. 15. Mantener y conservar en buen estado el mobiliario y equipo asignado en la dependencia. 16. Las demás que señalen otras leyes o reglamentos. 12
SECRETARIA 13
OBJETIVO: Brindar atención esmerada y expedita a la ciudadanía que solicite audiencia al Titular, así mismo desarrollar un adecuado manejo de la información recibida y generada por la Dependencia. FUNCIONES: 1. Atender a los ciudadanos que acuden a la Dirección de Comunicación, para concretarles cita con el titular de la dependencia. 2. Atender a los medios de comunicación y proveedores en la entrega de facturas, elaborando la requisición correspondiente. 3. Realización de llamadas telefónicas solicitadas por el titular de la dependencia. 4. Monitorear y actualizar las redes sociales del Ayuntamiento. 5. Recibir del titular de la dependencia vía correo electrónico, el Boletín Oficial, adjunto material fotográfico revisado y autorizado que es enviado a los distintos medios de comunicación para su publicación. 6. Enviar diariamente, o en su caso cuando se amerite, a Regidores, Funcionarios y Medios de Comunicación, la invitación a eventos próximos a celebrarse. 7. Mantener al día el archivo de oficios, memorándum e invitación a eventos, de manera digital y/o impresa. 8. llevar la agenda del equipo de sonido. 9. Realizar la elaboración los Manuales de Organización, Procedimientos y de Servicios al Público de la dependencia, así como actualizarlo cuando sea necesario. 10. Mantener y conservar en buen estado el mobiliario y equipo asignado en la dependencia. 11. Las demás que señalen otras leyes o reglamentos. 14
AUXILIAR DE COMUNICACIÓN SOCIAL 15
OBJETIVO: Brindar atención esmerada y expedita a la ciudadanía que solicite audiencia al Titular, así mismo desarrollar un adecuado manejo de la información recibida y generada por la Dependencia. FUNCIONES: 1. Monitorear diariamente los distintos medios de comunicación; impresos, portales de internet y radiofónicos. 2. Apoyar en diseño de campañas publicitarias en radiodifusoras de, eventos, campañas y/o programas que implementa el Ayuntamiento para difundirlos. 3. Redactar textos para spots de radio y/o perifoneo de eventos, campañas y/o programas implementados por el Ayuntamiento. 4. Apoyar en elaboración de mensaje, discurso o palabras para Alcalde y/o su representante en eventos, cuando así se solicite a la Dirección de Comunicación. 5. Apoyar en eventos como Maestro de Ceremonia. 6. Apoyar en la elaboración de Orden del Día en eventos oficiales. 7. Realizar archivo digital de cobertura fotográfica de eventos, así como los boletines oficiales enviados para su difusión. 8. Llevar a cabo la elaboración los Manuales de Organización, Procedimientos de la dependencia, así como actualizarlo cuando sea necesario. 9. Mantener y conservar en buen estado el mobiliario y equipo asignado en la dependencia. 10. Las demás que señalen otras leyes o reglamentos. 16
AUXILIAR DE OFICINA 17
OBJETIVO: Brindar atención esmerada y expedita a la ciudadanía que solicite audiencia al Titular, así mismo desarrollar un adecuado manejo de la información recibida y generada por la Dependencia. FUNCIONES: 1. Difundir las actividades que se llevan a cabo mediante fotográfica de eventos oficiales del Ayuntamiento. 2. Llevar a cabo la cobertura de eventos oficiales del Ayuntamiento. 3. Redactar la información generada para la elaboración del Boletín Oficial, aprobado por el titular de la dependencia. 4. Realizar tomas en video para elaboración de Boletín Digital; video informativo que se difunde por los distintos medios de comunicación. Así mismo, material que será útil para la producción del Informe de Gobierno. 5. Llevar a cabo la sonorización de eventos organizados por el Ayuntamiento y en casos especiales, en apoyo a instituciones de auxilio, de servicio, de salud, educativas etcétera. 6. Realizar la elaboración de Manuales de Organización, Procedimiento de la dependencia, así como actualización cuando sea necesario. 7. Mantener y conservar en buen estado el mobiliario y equipo asignado en la dependencia. 8. Las demás que señalen otras leyes o reglamentos. 18
DISEÑADOR GRAFICO 19
OBJETIVO: Diseñar imagen de las distintas campañas, eventos y programas establecidos por el Ayuntamiento: volantes, invitaciones, lonas, banners, personificadores y proyecciones. FUNCIONES: 1. Elaboración y toma de fotografía para credencialización de personal del Ayuntamiento. 2. Elaboración e impresión de reconocimientos y agradecimientos; así como diseño para impresión en playera y/o camisa, bordado o serigrafía de programas impulsados por el Ayuntamiento. 3. Tomar fotografías para el diseño de material oficial del Ayuntamiento; tarjeta navideña, felicitación especial, Informe de Gobierno, imagen de festividades organizadas por el Ayuntamiento, etcétera; Así como para su publicación en portal del gobierno municipal. 4. Tener actualizada la información que proporciona el personal de la Dirección de Comunicación Social. 5. Realizar la elaboración de Manuales de Organización, Procedimiento de la dependencia, así como actualización cuando sea necesario. 6. Mantener y conservar en buen estado el mobiliario y equipo asignado en la dependencia. 7. Las demás que señalen otras leyes o reglamentos. 20
VIII.- BIBLIOGRAFÍA Ley de Gobierno y Administración Municipal publicada en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado No.31 Sección I, de fecha 15 de Octubre del 2001. Reglamento Interior del Honorable Ayuntamiento de Caborca 2003-2006. Bando de Policía y Gobierno Municipal 2006-2012. 21