MCE - Ministerio de Comercio Exterior Dirección de Comunicación Social PROYECTO: I005 PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Líder del Proyecto: (diana.villafuerte@comercioexterior.gob.ec) Patrocinador Ejecutivo: Cassinelli Cali, Juan Carlos Programas Relacionados: Titular: Suasnavas Saavedra, Shirley Johanna Ficha Informativa de Proyecto 2016 Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Organización / Cultura Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil Tipo de Ppto. Externo: de Inicio - de Fin: 31/08/2016-30/12/2016 de última actualización: 30/11/2016 de Fin Base: 30/12/2016 Modificado por: del siguiente Hito: 15/12/2016 DATOS GENERALES Descripción Impulsar la imagen del Ministerio de Comercio Exterior mediante la generación diaria de información asertiva que difunda los procesos que ejecuta esta cartera de Estado para beneficio del sector productivo, exportador y de la ciudadanía general. Objetivo General Fortalecer la comunicación estratégica interna y externa mediante la emisión asertiva de contenidos audiovisuales, boletines de prensa e información dinámica y diversa en redes sociales. Lo que permitirá mantener actualizados nuestros canales de comunicación como: página web e intranet. Objetivos Específicos 1.Diseñar políticas de comunicación interna y externa 2.Crear un manual de protocolos de eventos de comunicación, difusión de agendas territoriales y ruedas de prensa. 3.Generar un flujo de acción para el manejo de crisis, con el propósito de resarcir los daños a la imagen institucional o autoridad máxima, mediante aclaratoria o rectificaciones a los medios de comunicación involucrados. 4.Elaborar un cronograma de difusión anual que permita proyectar una agenda estratégica de comunicación, de acuerdo a las necesidades de informativas a posicionar. 5.Desarrollar un banco de ayudas memorias, actualizadas, que permitan tener acceso a información estadística validada. 6.Definir el manual de funciones de los colaboradores del departamento de comunicación Beneficios Cualitativos Promover información asertiva y veraz en tiempo real para mantener informados al público objetivo interno y externo. Tipo de Beneficiario Internos: Máxima Autoridades del MCE Servidores del MCE Servidores de PROECUADOR Externos: Sector Productivo Sector Exportador Los medios de comunicación Entes Rectores del Ministerio Ciudadanía Restricciones Restricciones. Está el posible cambio de funcionarios en el equipo luego del nuevo periodo presidencial que iniciará en mayo 2017 Tiempo: Plazo de ejecución del proyecto 5 meses, el mismo que inicia desde el 30 de agosto al 31 de diciembre de 2016 06/12/2016 9:17 AM GPR 1/6
Ficha Informativa de Proyecto 2016 Restricciones Recursos: Equipo de trabajo de la Dirección de Comunicación y herramientas tecnológicas Alcance: Elaboración de un Plan de Comunicación Interna y Externa Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: 79.51 % de Inicio: 31/08/2016 de Fin: 30/12/2016 Porcentaje de Avance Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Avance programado acumulado 10 % 36 % 54 % 81 % 100 % Avance real acumulado 2016 10 % 36 % 54 % 81 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización NOVIEMBRE 2016 1)Se aprobó el Cronograma General del Plan de Comunicación Interna y Externa con la finalidad de establecer un calendario de trabajo o de actividades de la DCS. (HITO No. 8 CUMPLIDO) 2) Se realizó el desarrollo de banco de ayudas memorias que fue aprobada por la Dirección de Comunicación Social, la misma que sirve como insumo para la vocería del Ministro y las máximas autoridades del Ministerio. (HITO No. 9 CUMPLIDO) 30/11/2016-10:10 PM 3) Se elaboró y se aprobó el Manual de funciones de los colaboradores de la Dirección de Comunicación Social, la misma que sirve para delimitar las funciones y responsabilidades de los servidores de la Dirección. (HITO No. 10 CUMPLIDO) OCTUBRE 2016 1)Se aprobó el Manual de protocolos de eventos de comunicación, difusión de agendas territoriales y ruedas de prensa, que tiene como finalidad proveer información básica para las ceremonias y eventos a realizarse por el Ministerio de Comercio Exterior. (HITO No. 6 CUMPLIDO) 2)Se aprobó el Flujo de acción para el manejo de crisis, con la finalidad de minimizar y contrarestar las amenazas comunicacionales que atentan contra la imagen del Ministerio de Comercio Exterior.(HITO No. 7 CUMPLIDO) SEPTIEMBRE 2016 1) Se diseñó el árbol de objetivos donde se definió el propósito del Plan de Comunicación Interna y Externa para el Ministerio de Comercio Exterior. (HITO No.3 CUMPLIDO) 2)Se dieñó las políticas de Comunicación Interna y Externa para el Ministerio de Comercio Exterior. (HITO No. 4 CUMPLIDO) 31/10/2016-06:34 PM 30/09/2016-12:55 PM 06/12/2016 9:17 AM GPR 2/6
Ficha Informativa de Proyecto 2016 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización 3)Se elaboró el Manual de protocolos de eventos de comunicación, difusión de agendas territoriales y ruedas de prensa, que tiene como finalidad proveer información básica para las ceremonias y eventos a realizarse por el Ministerio de Comercio Exterior. (HITO No. 5 CUMPLIDO) AGOSTO 2016: 1) Se elaboró el acta de constitución del proyecto donde se definen los objetivos del mismo, sus hitos a realizar y el equipo del trabajo. ( HITO No.1, CUMPLIDO) 2)Se realizó la etapa de diagnóstico con el Equipo de Comunicación para ver cuales son los necesidades y problemas que se tienen en la Comunicación Interna y Externa del MCE, el mismo que nos permitió elaborar el FODA Estratégico. (HITO No. 2, CUMPLIDO) 01/09/2016-03:29 PM RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 4- ORGANIZACIONAL. Político. El cambio de la máxima autoridad institucional CAUSARíA el retraso en el cumplimiento del proyecto Riesgos cerrados: 0, Abiertos: 1 de última actualización 30/08/2016 Diana Holguín Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 50 % 80 40 0/1 LOCALIDADES 1 Nacional - Nivel 1 > Nacional - Nivel 2 > Nacional - Nivel 3 Localidad de Impacto HITOS 1 DEFINICIÓN: Acta de Constitución elaborada 2 DEFINICIÓN: Etapa de Diagnóstico elaborado 3 PLANEACIÓN: Diseño del árbol de objetivos aprobado 4 EJECUCIÓN: Diseño políticas de comunicación interna y externa aprobado 5 EJECUCIÓN: Manual de protocolos de eventos de comunicación, difusión de agendas territoriales y ruedas de prensa elaborada 6 EJECUCIÓN: Manual de protocolos de eventos de comunicación, difusión de agendas territoriales y ruedas de prensa aprobada 7 EJECUCIÓN: Flujo de acción para el manejo de crisis aprobada. 8 EJECUCIÓN: Cronograma general aprobado 9 EJECUCIÓN: Desarrollo de banco de ayudas memorias aprobada Hito Categoría Comprometida Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Avance Físico 4-Inicio de Trabajo 31/08/2016 31/08/2016 Sí 5.0 31/08/2016 31/08/2016 Sí 5.0 01/09/2016 01/09/2016 Sí 10.0 15/09/2016 15/09/2016 Sí 8.0 30/09/2016 30/09/2016 Sí 8.0 17/10/2016 17/10/2016 Sí 9.0 31/10/2016 31/10/2016 Sí 9.0 08/11/2016 08/11/2016 Sí 9.0 21/11/2016 21/11/2016 Sí 9.0 06/12/2016 9:17 AM GPR 3/6
HITOS 10 EJECUCIÓN: Manual de funciones de los colaboradores de la DCS aprobada 11 CIERRE: Plan de Comunicación Interna y Externa aprobado 12 CIERRE: Acta de Cierre firmada Hito Categoría Comprometida 9-Entregables Formales Estimada Real Ficha Informativa de Proyecto 2016 A tiempo Hito Cumplido Avance Físico 30/11/2016 30/11/2016 Sí 9.0 15/12/2016 15/12/2016 No 9.0 30/12/2016 30/12/2016 No 10.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado Avance al Período Meta Resultado del Período de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 06/12/2016 9:17 AM GPR 4/6
Ficha Informativa de Proyecto 2016 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 ** Costo Total: 0.00 Total Devengado: 0.00 % Costo Total Devengado: 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total Devengado: 0.00 % Perfil Económico 2016 Años Previos Año Actual (2016) Años Futuros Total Ppto. Planeado 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Externo Planeado 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Aprobado Inicial 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Codificado 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Comprometido 0.00 0.00 0.00 0.00 Planeado - Codificado (2016) 0.00 Programado a Devengar 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Devengado 0.00 0.00 0.00 0.00 Estimado a fin de año * 0.00 0.00 0.00 0.00 Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs. Devengado 0.00 0.00 0.00 0.00 * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado 998 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Devengado 998 0.00 0.00 0.00 0.00 * Ppto. Devengado OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 1 Incrementar el posicionamiento de la gestión de la comunicación interna y externa del Ministerio de Comercio Exterior MEDIANTE la implementación de un Plan Comunicacional. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 1 ASOCIACION HITO No.1 : Acta de Constitución elaborada 2 ASOCIACION HITO No.10 : Manual de funciones de los colaboradores de la DCS aprobada 3 ASOCIACION HITO No.2 : Etapa de Diagnóstico elaborado 4 ASOCIACION HITO No.3 : Diseño del árbol de objetivos aprobado 5 ASOCIACION HITO No.4 : Diseño de Políticas de Comunicación Interna y Externa aprobada A1.pdf 31/08/2016 A10.pdf 30/11/2016 A2.pdf 31/08/2016 A3.pdf 01/09/2016 A4.pdf 16/09/2016 06/12/2016 9:17 AM GPR 5/6
ARCHIVOS DEL PROYECTO Ficha Informativa de Proyecto 2016 Descripción de Archivo Archivo de Alta 6 ASOCIACION HITO No.5 : Manual de protocolos de eventos de comunicación, difusión, agendas territoriales y ruedas de prensa elaborada 7 ASOCIACION HITO No.6 : Manual de protocolos de eventos de comunicación, difusión, agendas territoriales y ruedas de prensa aprobada 8 ASOCIACION HITO No.7 : Flujo de acción para el manejo de crisis aprobada 9 ASOCIACION HITO No.8 : Cronograma general aprobado 10 ASOCIACION HITO No.9 : Desarrollo de banco de ayudas memorias aprobada A5.pdf 30/09/2016 A6..pdf 17/10/2016 A7.pdf 31/10/2016 A8.pdf 08/11/2016 A9.pdf 21/11/2016 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Cassinelli Cali, Juan Carlos Suasnavas Saavedra, Shirley Johanna Patrocinador Titular de la Unidad Líder Ministro de Comercio Exterior Directora de Comunicación Social Directora de Comunicación Social, Subrogante juan.cassinelli@comerc ioexterior.gob.ec shirley.suasnavas@come rcioexterior.gob.ec diana.villafuerte@come rcioexterior.gob.ec 04-2591370 Ext. 1003 06/12/2016 9:17 AM GPR 6/6