Manual de back Mi ETB 1. MODULO DE NOTIFICACIONES Para el acceso a este módulo ingresamos al portal back de MI ETB a través de la dirección http://servicioalcliente.etb.com.co/back/back/login.aspx, con Usuario user_mietb y contraseña etb66799117. Nos ubicamos en la sección Notificación PQR, se nos despliega el formulario para ingresar la información de envío de notificaciones. (Ver Imagen 1) Imagen 1 Menú. 1.1. INGRESO DE DATOS Imagen 2 Datos. Este formulario se debe diligenciar de la siguiente forma: Se busca el cliente por número de identificación en el campo en blanco y pulsamos el botón Cargar, si pág. 1
el cliente aún no está creado en el portal se puede crear, pulsando el botón Crear. (Ver Imagen 3) Imagen 3 No Doc. 1.2. CREACIÓN DE USUARIOS: El nuevo usuario llenara cada uno de los campos (a) Primer apellido, (b) primer nombre, (c) Género, (d) tipo de documento, (e) Documento, y (f) correo electrónico Seguidamente pulsamos en Crear : (ver Imagen 4). Imagen 4. Creación de usuarios. De inmediato el sistema carga la información básica del cliente. (Ve Imagen 5) Si el usuario ya está creado, el sistema cargara la información de la misma forma. Paso seguido continuamos con el diligenciamiento de la información: pág. 2
CUN: Se inserta el número de CUN correspondiente al caso. ASUNTO: Se ingresa en este campo el asunto correspondiente que llevara el correo enviado al cliente. GRUPO: En esta sección se ingresa el grupo del área que envía la respuesta, seleccionando una de las opciones de la lista desplegable y que de acuerdo al perfil aparecerán más o menos direcciones. (Ver Imagen 6) Imagen 6. Información. RESPONDER A: en esta opción se selecciona la dirección de correo noreply@etb.net.co que el cliente verá como remitente de correo, si se desea que el cliente responda el correo, se debe seleccionar la dirección electrónica de acuerdo al área. (Ver Imagen 7) Imagen 7.Responder Correo. 1.3. ARCHIVO En esta opción podemos adjuntar un archivo para enviar con el mensaje, los adjuntos podemos insertarlos con la opción Agregar, o eliminarlos con la opción Quitar. (Ver Imagen 8) Imagen 8. Archivo. pág. 3
1.4. PLANTILLA En esta opción podemos insertar al cuerpo de correo una plantilla ya prediseñada, (de ser necesario, las plantillas se pueden crear o editar en otro módulo de este portal con el rol definido para este fin). (Ver Imagen 9). Imagen 9. Plantilla. 1.5. CUERPO DEL MENSAJE Dependiendo de la plantilla se cargará está en el cuadro de texto para ser editada con la información correspondiente que irá en la notificación. (Ver Imagen 10) Imagen 10. Cuerpo del mensaje. pág. 4
Una vez terminada de diligenciar toda la información pulsamos el botón Enviar y la notificación estar creada y lista para ser enviada. (Ver Imagen 11) Imagen 11. Enviar. 2. CORREO CERTIFICADO Para visualizar los estados y progreso de los correos de notificación, nos ubicamos en el menú Reportes -> Correo Certificado, el sistema nos despliega la base de todos los casos para notificación. (Ver Imagen 12) Imagen 12. Correo Certificado. La base de casos nos muestra los siguientes campos (columnas): (Ver Imagen 13) Imagen 13. Base. 2.1. EDITAR En la primera columna de cada registro se encuentra la opción de editar la cual se utiliza para marcar o desmarcar la opción soporte descargado. (Ver Imagen 14) pág. 5
Imagen 14. Editar. Al pulsar se despliega el registro y podremos modificar el check, pulsamos luego Actualizar para guardar el cambio o Cancelar para descartar cualquier cambio. ID Caso: Consecutivo con el que se genera la notificación, este número nunca se repite. Cliente: Nombre y apellido del cliente. Grupo: Correo del área que genera la notificación. Responder: Cuenta de correo que aparece como remitente del mensaje, en el cuerpo del correo que visualiza el cliente. Correo: Cuenta de correo del cliente. Fecha Envió: Fecha en la cual el sistema envía la notificación al correo del cliente. Fecha Leída: Fecha en la cual el cliente lee la notificación. Ver Correo: Con esta opción se puede visualizar tanto el cuerpo de la notificación enviada por correo así como los adjuntos que este tenga. (Ver Imagen 15) Imagen 15. Correo. Imagen 16. Adjuntos. pág. 6
Ver Soporte: Con esta opción se puede validar la información del envío y recepción a través de los servidores como soporte de que la notificación fue enviada y recibida en el correo del usuario. (Ver Imagen 17) Imagen 17. Soporte. Este soporte tiene las siguientes secciones: (Ver Imagen 17) Imagen 18. Soporte de entrega. pág. 7
Contiene l a información del sistema y del servidor de correo que recibe el mensaje. (Ver Imagen 19) Imagen 19. Soporte del mensaje. Comprende la información del mensaje enviado. (Ver Imagen 20) Imagen 20. Archivos. Muestra la información de los adjuntos del mensaje si los tiene. (Ver Imagen 21) Imagen 21. Rastro del Mensaje Contiene la traza del mensaje que muestra información de los servidores de correos, que enviaron y recibieron el mensaje. (Ver Imagen 22) Imagen 22. Llaves. pág. 8
Muestra información de los servidores y equipos que se registran el proceso de de envío y recepción del mensaje. (Ver Imagen 23) Imagen 23. Mensaje. Finalmente, el mensaje de notificación enviado al cliente. 2.2. SOPORTE DESCARGADOS Esta opción es marcada cuando se descargan adjuntos por parte del asesor (si hay más correos relacionados al caso, se marcan también) pág. 9
Marca: Esta opción contiene el medio a través del cual se realiza la notificación al cliente el cual se compone de los siguientes valores. Notificación correo: Si la notificación fue a través del portal PQR. Notificación portal: En este caso la notificación fue realizada a través del portal de MI ETB. Notificación a usuario: Esta opción se utiliza para gestión de usuarios y contraseñas. 2.3. ESTADO Esta opción contiene los estados de envió de la notificación. En proceso: Indica que la notificación a un no ha sido enviada por el sistema, está pendiente en la lista para ser enviada, este estado puede durar dos horas antes der ser marcado como enviado. Enviado: Indica que la notificación fue enviada por el sistema al correo del cliente. (Ver Imagen 24) Imagen 24. Estado. 2.3.1. PLANTILLAS De acuerdo al perfil se pueden crear editar o eliminar entre otras las plantillas utilizadas como cuerpo del mensaje de notificación. (Ver Imagen 25) Se accede a través del menú opción Configuración -> Plantilla Respuesta. Imagen 25. Plantillas. pág. 10
Este módulo nos muestra las plantillas creadas para ser editadas, eliminadas o la opción de crear nuevas plantillas. También en una segunda pestaña para configurar Las cuentas de correo usadas para enviar los casos. (Ver Imagen 26) Imagen 26. Cuentas de Correos 2.3.2. EDITAR / ELIMINAR PLANTILLAS A través de esta opción podremos modificar o eliminar las plantillas ya creadas, ingresando a la pestaña Plantillas. El sistema nos muestra las plantillas creadas para ser modificado o eliminado. (Ver Imagen 27) Imagen 27. Editar / Eliminar. 2.3.3. pág. 11 EDITAR
Pulsamos el icono de editar (lápiz), el sistema despliega la forma de edición, después de modificar la información pulsamos el icono de guardar (diskette). (Ver Imagen 28) Imagen 28. Editar. pág. 12
Inmediatamente quedan guardados los cambios (Ver Imagen 29) Imagen 29. Plantilla de prueba. 2.3.4. ELIMINAR PLANTILLAS: Para eliminar una plantilla basta con pulsar el icono de eliminación (x), el sistema mostrara una conformación, pulsamos Aceptar y el registro quedara eliminado. (Ver Imagen 30) Imagen 30 Eliminar plantilla 2.3.5. CREAR PLANTILLAS A través de esta opción podremos crear nuevas plantillas, (Ver Imagen 31) Imagen 31. Crear Plantillas. El sistema nos despliega el formato de edición, donde podremos insertar la planilla ya sea a través de código HTML o texto plano, la información que contendrá nuestra plantilla de notificación, entre otras opciones se tienen: El nombre de la plantilla y el rol que la crea seleccionable de lista delegable (la información del rol se carga de acuerdo al rol con el que se esté editando). Una vez creada la plantilla correspondiente pulsamos el icono de guardar o para descartar cambios pulsamos Cancelar. (Ver Imagen 32) pág. 13
Imagen 32. Formato de Plantilla. Para el ejemplo se creó la siguiente: Al ingresar en la pestaña Correos de la misma forma que con las plantillas podremos crear, eliminar o editar las cuentas de correos utilizadas para la gestión de los casos. (Ver Imagen 33) Imagen 33. Pestaña de Correo pág. 14
2.4. CREACIÓN DE CUENTAS Para crear nuevas cuentas de correo pulsamos la opción en la parte superior de la base de correos Crear Nuevo Correo, el sistema nos despliega la forma para el ingreso de datos, así: (Ver Imagen 34) Imagen 34. Crear un nuevo correo. Se deben diligenciar los siguientes campos: Nombre: La dirección de la cuenta de correo que va a ser utilizada para la gestión. Rol: Este valor se selecciona de una lista desplegable de acuerdo al requerimiento. Para el ejemplo se crea la siguiente Pulsamos Actualizar para guardar la nueva cuenta o cancelar para descartar cualquier cambio. Como se puede ver la cuenta ha sido creada. (Ver Imagen 35) Imagen 35. Editar. 2.5. EDICIÓN / ELIMINACIÓN CUENTAS DE CORREO Para Editar cuentas de correo nos ubicamos la cuenta a modificar y pulsamos Editar, el sistema nos despliega una forma igual a la de creación de cuentas, paso seguido procedemos a modificar la información que se requiera y pulsamos pág. 15
Actualizar para actualizar la cuenta o Cancelar para descartar cualquier cambio. (Ver Imagen 36) Imagen 36. Editar cuentas de correo. Para Eliminar cuentas de correo nos ubicamos la cuenta que se desea eliminar y pulsamos Eliminar, el sistema elimina automáticamente la cuenta. Y esta deja de estar en la base de cuentas de correo. (Ver Imagen 37) Imagen 37. Eliminar cuenta. Para el ejemplo se ha eliminado de la base la cuenta que creamos, ya no está en la última posición: (Ver Imagen 37) Imagen 38. Eliminar cuenta. 3. BONO DE OFERTAS En esta aplicación podrá consultar si el cliente puede acceder a un bono y redimirlo. Para acceder a esta página se digita esta URL en el ordenador de su computador http://servicioalcliente.etb.com.co/back/back/login.aspx. (Ver Imagen 39) Imagen 39. Bonos. Esta URL lo llevará a la página de inicio para iniciar sesión con los siguientes campos: (Ver Imagen 40). Nombre de usuario: Consulta bonos. pág. 16
Contraseña: xxxxxxxxx. Seguidamente pulsamos en Imagen 40. Inicio de sesión. 3.1. BONO DE OFERTAS Se dirige al menú principal en el campo de Consultas, despliega otro sub menú y pulsamos en Ofertas de bonos. (Ver Imagen 41) Imagen 41. Consulta Bonos de oferta. Esto lleva a la siguiente página (ver Imagen 42) Imagen 42. Archivos adjuntos. pág. 17
Hace clic en el campo Seleccionar archivo Se selecciona el archivo a subir que debe estar en formato CSV. (Ver Imagen 42) Imagen 43. Archivos adjuntos. Similar al que veremos continuación y en el formato indicado: (Ver Imagen 44) Imagen 44. Formato. Así indica que el archivo ya está seleccionado, pulsamos en cargar para que el archivo se suba correctamente. pág. 18
Para continuar con el proceso hacemos clic en (Ver Imagen 45) Imagen 45. Documento CSV. Y en la página encontraremos los datos correspondientes y así finalizaremos la consulta. 4. CONSULTA CAMBIO DE CLAVE 4.1. CONSULTA Inicialmente el asesor se dirige a su navegador copiando la siguiente URL http://servicioalcliente.etb.com.co/back/back/adminusuarios.aspx allí digita usuario y contraseña, y así dirigirse a consultar el cliente de MI ETB. (Ver Imagen 46) pág. 19
Imagen 46. Logueo consulta. Luego en asesor observará la página principal de Mi ETB, en ella se dirige al menú a consultas y en el submenú el último ítem encuentra Claves de usuario. (Ver Imagen 47). Imagen 47. Menú, Claves de Usuario. Seguidamente el asesor en el campo de consulta puede buscar los clientes por los siguientes medios: (a) Usuario, (b) Cuenta, (c) teléfono, y (d) Documento y haciendo clic en consultar, lo llevara a la siguiente página para corroborar los datos. El asesor ingresará al campo respectivo un dato del cliente deseado y dará clic en consultar. (Ver Imagen 48) Imagen 48. Consulta. pág. 20
4.2. PÁGINA PRINCIPAL Una vez el usuario hace clic en consultar lo lleva a la página principal de consultas, puede corroborar los datos de usuario y los datos de las cuentas (ver Imagen 49) Imagen 49. Consulta usuarios. 4.3. CAMBIO DE CLAVE. Para el cambio de clave el asesor cambia la nueva clave según el cliente lo desee; Puede ser una clave alfanumérica y un digito son mínimo 8 dígitos y máximo 10 dígitos, no puede contener caracteres especiales. pág. 21
El asesor llena los siguientes campos: (a) clave, (b) c o n f i r m a c i ó n de clave, y (c) código de seguridad (código captcha). El asesor hace clic en cambiar clave. (Ver Imagen 50). Imagen 50. Cambio de clave. 4.4. ENVIÓ DE EMAIL El asesor para enviar el correo al cliente podrá ver la plantilla, seguidamente hacer clic en enviar email con clave, o puede editar la plantilla y previamente hacer clic en enviar. (Ver Imagen 51) Imagen 51. Email cliente. pág. 22
Cuando el asesor hace clic respectivamente en Enviar Email con clave el sistema, da un mensaje de confirmación. 4.5. CORREO DE CONFIRMACIÓN. Al cliente le llegará un correo la confirmación de todo el procedimiento como se indica continuación. (Ver Imagen 52). Imagen 52. Correo. pág. 23