1
Para tener acceso al CAP, diríjase al sitio principal de SMG www.selfmgmt.com. Ingrese su nombre de usuario y contraseña. Si se ha creado un sitio web especial para su organización, ingrese desde este sitio personalizado. Le sugerimos marcar este enlace y añadirlo a sus favoritos para tener acceso fácil y rápido. Olvido su información de ingreso? Entre su dirección de correo electrónica y su información de acceso será enviada via email. 2
Solamente el administrador de la cuenta maestra y los administradores autorizados tienen acceso a la opción Gestión de Cuentas y pueden añadir a nuevos usuarios, cambiar los parámetros de los usuarios y gestionar muchas otras funciones del sistema. 3
Los usuarios autorizados pueden ver un diagrama de la estructura de cuentas que podría ser una subestructura de la cuenta de toda su organización Cuenta Maestra: - Los usuarios autorizados de la sede pueden ver todas las actividades de los demás. Cuenta Especial (Oficina Regional) A este nivel, los usuarios pueden ver sus propias actividades así como las actividades de otras cuentas subsidiarias dentro de su misma región. Cuenta Subsidiaria (Sucursal/Agencia) A este nivel, los usuarios pueden ver todas las actividades de la cuenta subsidiaria incluyendo los perfiles administrados por todos los usuarios de esta misma cuenta. 4
***La información relacionada con la cuenta está restringida a aquellos usuarios con acceso Gestión de Cuentas *** Necesita hacer cambios? Para editar la información de cualquier cuenta, favor de hacer clic en esa cuenta desde la estructura de cuentas. Aquí se pueden editar las cuentas cambiando por ejemplo la dirección, el número de teléfono, la dirección electrónica, etc. El diagrama muestra quiénes son los usuarios autorizados dentro de esa cuenta así como sus datos particulares. Usted puede añadir, editar o borrar a usuarios. Se les puede proporcionar a los usuarios un número de opciones distintas que están identificadas por las letras APGVE A=Cuenta activa; P= Pedir códigos; G=Gestión de cuentas; V=Ver las actividades de otros; E=Avisar electrónicamente al crear un perfil. 5
Ingrese el nombre de la persona y cree un nombre de usuario y una contraseña que consista de 6 caracteres alfa-numéricos. Ingrese el número de teléfono y correo electrónico correspondientes a esta persona. Active las opciones deseadas para este usuario. No active la opción Cuenta activa ni Ver las actividades de otros si desea que este usuario solamente tenga acceso a sus propias actividades. 6
Haga clic en Añadir nueva cuenta para crear otros niveles de acceso dentro de la organización. El administrador de la cuenta central o cuenta maestra se reserva el derecho de crear una jerarquía de regiones y cuentas subsidiarias dentro de la organización. Se les puede proporcionar a los administradores regionales el mismo tipo de acceso para que ellos puedan hacer lo mismo al nivel inferior a su propio nivel. 7
Existen dos tipos de cuentas 1. Cuenta Especial (Oficina Regional) 2. Cuenta Subsidiaria (Sucursal) 8
Con la función Gestión de Cuentas se puede editar/crear un título del puesto, el cuál será guardado como parte de los datos del candidato; además es una forma eficaz para organizar los datos. 9
Editar Mensajes (Función desde la opción Gestión de Cuentas ). Se pueden crear plantillas para mensajes de correo electrónico. Con estos mensajes se simplifica su proceso al desarrollar comunicaciones electrónicas estándares con los candidatos. Las plantillas se pueden seleccionar desde un menú desplegable dentro de la Ficha del Candidato cuando se desee establecer comunicación con el candidato. En la Ficha del Candidato haga clic en la columna Mensaje y seleccione el mensaje que desea enviar. 10
1. Usted puede enviar una invitación a un candidato por correo electrónico o 2. Usted puede obtener un código y pedirle a un candidato que llene el cuestionario su oficina. 11
Haga clic en la función Invitar a un Candidato Seleccione el tipo de perfil que el candidato va a llenar Ingrese el nombre y la dirección electrónica del candidato Usted recibirá automáticamente una copia de cortesía de la invitación que usted envió El asunto y el mensaje están ya escritos. Los usuarios pueden cambiar el mensaje y personalizar la invitación. Haga clic en Enviar Invitación para ejecutar la acción. El usuario recibirá automáticamente una copia de todas las invitaciones que fueron enviadas a los candidatos. 12
Cuando el candidato recibe la invitación, sólo necesita hacer clic en el enlace Llenar cuestionario de perfil para tener acceso al cuestionario inmediatamente. 13
Principalmente esta opción es utilizada para los candidatos que llenarán el cuestionario de perfil en la oficina de usted. Favor de pedir estos códigos en el CAP en la sección Códigos de Acceso Haga clic en Pedir Códigos e indique el número de nuevos códigos requeridos. Seleccione el tipo de perfil deseado y haga clic en Continuar para recibir los códigos. 14
Los códigos pedidos permanecerán en su pantalla tal como está ilustrado arriba. Imprima estos códigos o visualícelos haciendo clic en Visualizar Códigos. 15
Aquí usted verá una lista de todos los códigos que no han sido utilizados para llenar un cuestionario de perfil. Es posible sin embargo que ya hayan sido utilizados. En el momento en el que un candidato llena el cuestionario de perfil, éste es automáticamente eliminado de la lista y pasa a formar parte de la Ficha del Candidato y también se puede visualizar en el enlace Visualizar Informes. 16
Si un candidato llena una versión del cuestionario de perfil impreso, usted como administrador puede pedir un código y luego hacer clic en Llenar un Cuestionario de Perfil para entrar las respuestas. 17
Tipo de Perfil - Seleccione el tipo de perfil hacienda clic en la flecha hacia abajo. Cuenta Seleccione la cuenta deseada para visualizar las actividades e informes. Período De y A Estos parámetros por defecto están siempre en el mes corriente. Cambie los parámetros de las fechas para visualizar información histórica. Se puede organizar esta información por fechas o período específicos. Organizado por Organice la información por: candidato, fecha, fecha más reciente, situación o identificación (ID). Núm. por página La cantidad de registros que pueden aparecer en la pantalla. Escoja entre 10, 20, 50 o 100 registros por página. Búsqueda por apellido Entre el apellido de un candidato para obtener solamente los registros relacionados a ese apellido. Haga clic en Obtener la lista 18
Aquí tendrán una lista de los candidatos que llenaron el cuestionario de perfil. Para visualizar los resultados de un candidato específico, incluyendo su información personal, haga clic en el nombre deseado. 19
Para visualizar el informe, haga clic en Informe para la dirección. Par editar la información relativa a un candidato, haga clic en Editar datos del/de la candidato/a. La opción para transferir a un candidato solamente está disponible a nivel de la cuenta maestra. Esta opción permite transferir a un candidato a otra cuenta. Si se obtiene una copia electrónica del curriculum vitae de un candidato, es posible copiar y pegar esta información en el campo designado a este fin. Editar la entrevista y Editar los comentarios son campos que pueden ser llenados con información específica que se desee recaudar o para darle seguimiento. 20
La Ficha del Candidato provee un análisis actualizado del uso de filtros y perfiles. También se puede capturar y organizar la información por medio de varios filtros incluyendo períodos determinados y el número de datos que desea visualizar en la pantalla en un momento dado. El mantener al día los datos de todos los candidatos permitirá saber dónde se encuentran éstos en el proceso selectivo. También permitirá organizar la información eficazmente. Las opciones incluyen el poder organizar los datos por: Fecha más reciente Fecha Nombre Fuente de referencia Puesto Situación Rendimiento Cuenta y Usuario 21
Al hacer clic en el nombre del candidato se pueden visualizar sus datos de contacto. Clic en Visualizar para obtener los detalles. Se pueden actualizar detalles como posición, fuente, estatus y rendimiento. También se pueden agregar el CV, notas relacionadas a la entrevista, etc. 22
La Ficha del Candidato recauda información acerca de este mismo desde el momento de haber pasado con éxito el filtro inicial. Provee información actualizada sobre todos los resultados obtenidos en los cuestionarios de perfil. Las opciones incluyen: los detalles personales de los candidatos, los resultados de los filtros e informes de perfil, las entrevistas, el curriculum vitae, el rendimiento, la fuente de referencia, la situación del candidato, etc. Opciones: Fecha: Indica la fecha en la que el perfil fue creado. Nombre: Haga clic en el nombre de un candidato para visualizar toda la información relativa a esa persona. La información se mantiene al día a medida que los cambios se salvan. Los campos Fuente, Curriculum vitae y Puesto son automáticamente llenados por el candidato. Los campos Rendimiento, Entrevista, Situación y Notas son mantenidos por los usuarios autorizados del Centro de Administración de Perfiles (CAP). 23
Dirección electrónica: Haga clic en el enlace de la dirección electrónica para iniciar un correo electrónico para el candidato. Curriculum vitae: Haga clic en Vista para tener acceso a este documento de los candidatos que nos proveyeron de esta información durante el proceso de filtraje. Para los que no proporcionaron esta información, una copia del curriculum puede ser agregada a este campo al hacer clic en el nombre del candidato. Notas: En este campo un reclutador puede tomar notas de una forma libre y almacenar sus comentarios acerca de un candidato. Puesto: Este campo puede ser llenado por el mismo candidato al seleccionar el puesto que está solicitando. Fuente: Las diferentes fuentes de referencia están identificadas en la parte inferior de la pantalla. El número indicado en la Ficha del Candidato bajo Fuente es automáticamente salvado al responder el candidato a la pregunta del cuestionario relativa a la fuente de referencia. Situación: Este campo es llenado y mantenido por el reclutador; esta opción se convierte en una forma efectiva de determinar dónde se encuentra un candidato en el proceso selectivo. Todos los candidatos se consideran activos al entrar al sistema. Rendimiento: Esta columna se puede personalizar para estandarizar los informes. Este campo se puede llenar haciendo clic en el nombre del candidato. 24
*** Aplicación para los filtros Solamente *** Estadísticos: Tasa de Admisibilidad por Ubicación Tasa de Admisibilidad por Fuente de Referencia Tasa de Admisibilidad por Usuario 25
26