SISTEMA INTEGRADO DE GESTION EN LA UNIDAD MINERA YAULIYACU Oswaldo Granados Dionisio Empresa Minera Quenuales S.A. ogranados@glencore.com.pe 1. RESUMEN El objetivo en una organización minera, sin importar su magnitud; es minimizar costos y gestionar una operación sostenible. Dentro del marco competitivo y globalizado está presente el Sistema Integrado de Gestión de Seguridad, Ambiente y Salud (SAS), cuya principal función es de prevenir y controlar los riesgos, asegurando un proceso de mejora continua. Para éste fin es necesario contar con una estructura organizacional de primer nivel, que permita a través de un sistema de gestión interno minimizar los accidentes y costos. Este trabajo técnico, permite enfocar una alternativa de gestión desarrollada en la Unidad Minera Yauliyacu, que inició su implementación en el año 2009, contando con la asistencia de un equipo especializado en Sistemas de Gestión, que actualmente forman parte del equipo SAS de la Unidad, quienes son soportes para el mantenimiento del mismo. El reto que afronta el Sistema Integrado de Gestión es la prevención, dirigida a mejorar el desempeño de la gestión SAS con la aplicación eficaz del Indicador Clave de Performance (CPI), liderado por la alta dirección. Para el éxito de un Sistema de Gestión es determinante la metodología de la implementación, por lo que haremos una descripción de lo realizado a nivel de organización y de cada área de la Unidad. Estamos convencidos que con los lineamientos claros determinados por la alta dirección y la internalización del Sistema Integrado de Gestión en nuestra Unidad Minera, lograremos el efecto de la mejora del clima laboral, control oportuno de los riesgos y por consiguiente aumento en la productividad. SUMMARY The objective for the Mining Organization, regardless of the magnitude; is to minimize costs and manage a sustainable operation. The Safety, Environment and Health Integrated Management system (SAS), is present in a globalized and open competition context; preventing and controlling risks as the main role, with the aim of continuous process improvement. It is necessary a first-rate organizational structure, to allow through an internal management system minimizing accidents and costs. This technical work focuses on the alternative management at the Yauliyacu Mining Unit, which implementation began on 2009, with the participation of a Management System specialized team, whom are currently part of the SAS Unit team, providing support and maintenance. The challenge facing the Integrated Management System is the prevention, aimed to improve the SAS management s performance with effective application of the Key Performance Indicators (CPI), led by Senior Management. For a succesful Management System the implementation methodology is a decisive key, consequently we will give a description of the achieved in each area at the unit and also at Organization Level. Convinced of taking our first steps in Risks Management, with clear guidelines determined by Senior Management and the continuous use the Integrated Management System at the Mining Unit, we will achieve better results in work climate improvements, risks timely control and therefore productivity increase. 2. INTRODUCCIÓN Se entiende por Sistema Integrado de Gestión (SIG), que es un sistema donde se gestiona de manera integrada los diferentes procesos que están en la organización, permitiéndonos una gestión transversal en materias sensibles para la empresa, sus trabajadores y la sociedad. Motivo por el cual nuestra organización apostó en la implementación del SIG basado en normas internacionales como son; ISO 14001 (Sistema de Gestión Ambiental) y OHSAS 18001 (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional). Lo que caracteriza y resalta nuestro SIG es la administración descentralizada en todas las áreas de la unidad, cada una de ellas actúa como una Ing.O.Granados, 1 de 8
microempresa que es responsable de su propia gestión, considerando a SAS como un área de soporte y sostenibilidad del SIG. En el proceso de la implementación del SIG a nivel corporativo hemos desarrollado diferentes herramientas, proponiendo cambios, integración y sinergia entre las mismas, que se ajustan a las características propias de nuestras actividades. Por lo que presentaremos una breve descripción de nuestras herramientas claves de gestión para el mantenimiento de nuestro Sistema Integrado de Gestión. 3. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN 3.1.Identificación de fuentes de riesgo, evaluación y control de riesgos Buscando la simplicidad del sistema y parte de nuestra mejora continua hemos desarrollado un procedimiento para la identificación de fuentes de riesgo, evaluación y control de riesgos de Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional. Contamos con una metodología integrada para la gestión de riesgos, la misma que tiene tres etapas muy marcadas, las mismas que se mencionan a continuación: 3.1.1.Identificación de fuentes de riesgo De la definición de fuentes de riesgo, que son los peligros o aspectos ambientales. Elemento(s), situación(es) de cualquier actividad, productos y servicio con potencial de producir daño humano, deterioro de la salud, daño material, impacto ambiental o una combinación de estos. Para iniciar la identificación de riesgos hemos definido que en cada área de la Unidad se conforme el denominado Equipo IPERC, quienes identifican todos los procesos y sus actividades a través de mapas de proceso, procediendo después a registrar en las Matrices IPERC Base, todas las fuentes de riesgos que se presentan o generan de las mismas, con sus respectivas consecuencias de riesgo. Asimismo, se consignará todos los controles operacionales existentes relacionados a cada fuente de riesgo. Tabla 1. Factores para valorar los riesgos Gravedad: grado de los daños. Probabilidad: posibilidad de que un daño ocurra. Catastrófico Crítico Serio Moderado Leve 64 32 16 8 4 Permanente Muy Probable Probable Esporádico Improbable 32 16 8 4 2 La Probabilidad se determina en función a los siguientes criterios: Tabla 2. Criterios para determinar la probabilidad Frecuencia Controles Se presenta / genera permanentemente durante todo el desarrollo de la actividad. Se presenta / genera una o varias veces durante el desarrollo de la actividad. El valor del riesgo se calcula de acuerdo a la expresión matemática que se presenta a continuación: Riesgo = Gravedad x Probabilidad Para la clasificación del riesgo actual y/o residual según su valoración se utiliza la siguiente tabla: Tabla 3. Clasificación del riesgo Catastrófico 2048 1024 512 256 128 Crítico 1024 512 256 128 64 Serio 512 256 128 64 32 Moderado 256 128 64 32 16 Leve 128 64 32 16 8 CLASE DE RIESGO Permanente No existen controles / Existen controles pero no se cumplen Muy probable CLASIFICACIÓN DEL RIESGO Alto o significativo Medio Existen controles pero pueden ser mejorados Existen controles y se cumplen totalmente. 32 16 4 16 8 2 Probable Esporádico Improbable TOLERANCIA EN LA ORGANIZACIÓN Inaceptable Aceptable 3.1.2.Evaluación de riesgos Bajo Aceptable Registrada la información mencionada líneas arriba en las matrices IPERC Base, se procede con la evaluación de cada tipo de riesgo en Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional, utilizando los siguientes factores: Donde: Alto o significativo: Situación intolerable en la que debe aplicarse los mejores controles operacionales, requiere la participación de la Superintendencia de área para evaluar el riesgo, e Ing.O.Granados, 2 de 8
implementar controles adicionales de manera inmediata. Medio: Situación que aún requiere seguimiento, opcionalmente pueden aplicarse controles adicionales a los existentes para reducir el riesgo. Bajo: Situación bajo control, no requiere invertir en controles adicionales a los ya definidos. 3.1.3Control de Riesgos Para la evaluación riesgos se considera los controles existentes implementados para cada fuente de riesgo, en caso la evaluación del riesgo salga alto o significativo, se ha definido y se práctica la obligatoriedad de tomar controles adicionales, que vendrían a ser controles nuevos o mejores de los existentes. Para la determinación de los controles adicionales, tomamos en cuenta la reducción del nivel de los riesgos de acuerdo a la siguiente jerarquía: Eliminación, modificar el diseño para eliminar el peligro. Sustitución, sustituir un material menos peligroso o reducir la energía del sistema. Controles de ingeniería Señalización, advertencias o control administrativo Uso de Equipos de Protección Personal. Definidos los controles adicionales, calculamos el riesgo residual de acuerdo a la eficacia esperada del control, usando la misma metodología descrita en la evaluación del riesgo. Es importante destacar que en nuestra organización aplicamos tres tipos de IPERC que varían en función al contexto en que se aplique: IPERC Base; Es el punto de partida para la identificación de fuentes, evaluación y control de riesgos. Es la matriz madre o base como su mismo nombre lo indica, de la que derivan los controles a implementar y hacer seguimiento en campo. IPERC Continuo; Nos permite a nivel operativo la continua identificación de peligros, evaluación y control de riesgos como parte de las actividades diarias en las áreas operativas de la Unidad. Se realiza antes de iniciar y durante el trabajo, aplicándolo a través del PETS Vivo con IPERC Continuo, como una de nuestras herramientas de control. IPERC Específico; Está asociado con la gestión del cambio de procesos, actividades, infraestructura, equipos, áreas y la implementación de nuevas fuentes de riesgos. Se viene aplicando a través de nuestra instrucción de Gestión del Cambio o a través de nuestra herramienta ATS-PETS Especial, que empleamos para identificar las fuentes de riesgo y los controles necesarios para situaciones nuevas, no rutinarias y de emergencia, que a juicio del supervisor de la tarea, es una fuente de riesgo importante y que no cuenten con un PETS relacionado. Su elaboración, difusión a los involucrados y la implementación de los controles identificados como necesarios, se realiza de manera previa a la ejecución de la actividad. 3.2.Objetivos y metas A diferencia de otras organizaciones que plantean objetivos y metas transversales, en nuestra Unidad hemos establecido los objetivos y metas por área, las mismas que están alineadas a nuestro Planeamiento Estratégico Corporativo. Esta descentralización de los objetivos y metas por área en la Unidad, nos ha permitido que cada uno de ellas esté más involucrado en la gestión SAS, logrando cumplir con los compromisos de nuestra Política de Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional. Las diferentes áreas generan sus objetivos y metas considerando el enfoque preventivo y de mejora, presentándolos posteriormente a las Gerencias de la Unidad, para su revisión, aprobación y asegurar los recursos que permitirá su cumplimiento. La planificación de los objetivos y metas se da en paralelo a la elaboración del presupuesto para su implementación. Las Superintendencias y Gerencias de área son responsables de realizar el seguimiento mensual del avance en el cumplimiento de sus objetivos y metas, publicando en el centro documentario (plataforma documentaria que se administra a través de la intranet de la organización de libre acceso) los resultados del seguimiento. El área SAS realiza la verificación del seguimiento en cada área, dando el visto bueno a los resultados obtenidos. Cada inicio de año se realiza con todas las Gerencias de la Unidad el cierre de los objetivos y metas del año anterior, donde se presenta el cumplimiento y los indicadores de cada uno de ellos, en función a los resultados se toma decisiones y acciones para los nuevos objetivos y metas. Ing.O.Granados, 3 de 8
3.3.Requisitos legales En la gestión de requisitos legales se ha definido a nivel corporativo un procedimiento, en donde se establece que la administración de los requisitos legales es de responsabilidad del área Legal Corporativo y la ejecución de los dispositivos legales es en cada Unidad Minera. El área legal corporativo es el responsable de identificar y comunicar el dispositivo legal a las Gerencias de las Unidades Mineras, a través de un informativo legal. La Gerencia SAS inmediatamente hace la difusión a todo el personal de la Unidad sobre este nuevo dispositivo, para su consideración e implementación. Anualmente el área legal realiza la evaluación del cumplimiento legal de la Unidad Minera, emitiendo un informe con los hallazgos detectados para su tratamiento correspondiente por las diferentes áreas de la unidad. 3.4.Recursos, funciones y responsabilidades La alta dirección es responsable de la gestión eficaz del SIG demostrando su compromiso en: 3.5.Competencia, formación y toma de conciencia El SIG asegura de que cualquier persona que trabaje en la Unidad y que realice tareas que puedan causar daños, el trabajador sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuada y deben mantener los registros asociados. El SIG identifica las necesidades de formación relacionadas con los riesgos asociados a los procesos de producción. Proporciona, evalúa la eficacia de la formación y emprende acciones para satisfacer estas necesidades, mantiene los registros asociados. El SIG evalúa y verifica que los contratistas puedan demostrar que sus colaboradores tienen la competencia y/o formación apropiada para trabajar de manera segura y con tecnología limpia. Los Superintendentes de cada área proporciona proporciona programas de toma de conciencia a sus trabajadores, de acuerdo con los riesgos a exponerse, ver las horas hombres capacitados: Asegurar la disponibilidad de los recursos esenciales; Financieros, tecnológicos, infraestructura, equipos, sistemas de información y personal para mantener el SIG. Definir las funciones, responsabilidades y autoridad mediante los perfiles SAS, a los Superintendentes de área, para facilitar su gestión. Nombrar a un miembro como Representante de la Dirección con responsabilidad específica en el SIG. 3.6. Comunicación interna y externa La comunicación en la empresa cuenta con un sistema de información relacionado a sus fuentes de riesgos asociados a los procesos, a su sistema de gestión de Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional, a todas las personas involucradas en el sistema de gestión, a fin de que puedan apoyar o participar activamente en la prevención de daños o deterioro de la salud, cuando sea aplicable. Los procesos de comunicación de la empresa mantiene el flujo de información hacia arriba, hacia abajo y a lo largo, en la Unidad Minera. Asegura que la información del SIG se proporcione a todas las personas relevantes y que estas la reciben y la entiendan. Ing.O.Granados, 4 de 8
La comunicación interna en la empresa se realiza por siguientes medios: Reuniones Semanales; A nivel de Superintendencias y Gerentes. A nivel de Gerentes, Supervisión y contratistas. A Nivel de la Alta Dirección entre Gerentes, Jefe SIG y Superintendencia de un área o Gerencia de Contrata. Reuniones Mensuales: Capacitación y entrenamiento en desate de rocas en las secciones de mina. Parada de Seguridad con participación masiva en las áreas de Operación. Comité de Seguridad y Salud Ocupacional con participación de los trabajadores. Cumplimento y calidad del CPI, realizada por la supervisión. Reuniones de seguimiento al sistema con los Residentes y jefes de seguridad de las empresas Contratistas. Reuniones Trimestrales: Reuniones para la evaluación de avance del Sistema Integrado de cada empresa contratista con la participación del Gerente Corporativo SAS, Gerentes de Compañía y Gerente de Contratas, Los medios utilizados para la comunicación son: boletines de noticias, pósters, correos electrónicos, buzones de sugerencias, páginas web y paneles informativos sobre las herramientas de gestión del Sistema Integrado. Los procedimientos de comunicación externa incluyen la identificación de personas de contacto designadas. Esto permite comunicar de una manera coherente La información apropiada y aquella que considere pertinente a la empresa. Esto puede ser especialmente importante en situaciones de emergencia donde se requieren actualizaciones frecuentes y/o se necesitan dar respuestas a temas externos. La empresa cuenta con un sistema de control de documentos que recibe, documenta y responde a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas. 3.7.Indicador clave de performance - CPI El CPI es un indicador que nos permite medir la eficacia de los controles operacionales, medidos a través del desempeño de la supervisión (toda la línea de mando), en la gestión SAS. Esta herramienta de gestión se mide por cada persona que integra la línea de mando de toda la supervisión y genera promedios que representan el desempeño de cada área y Empresa Contratista. En nuestra unidad, la medición y seguimiento de este indicador es responsabilidad de la Gerencia SAS, que mensualmente programa las herramientas de gestión para la evaluación del CPI, presentando sus resultados mensualmente en una reunión en la que participan desde el Gerente General de la Unidad hasta los Supervisores de las empresas contratistas. Así mismo las Gerencias y Superintendencias de la Unidad son responsables de generar las acciones correctivas o de reconocimiento en base a los valores obtenidos. El CPI se obtiene midiendo el cumplimiento y la calidad de cada uno de las herramientas de gestión. El cumplimiento se evalúa para cada supervisor, en función al porcentaje de los herramientas de gestión ejecutados con respecto a los que fueron programados por la Gerencia SAS. Mientras que la calidad se evalúa en función a como han desarrollado cada herramienta; la Gerencia SAS evalúa de manera aleatoria mediante muestras por áreas cuya nota representa la Gestión SAS del área. Las herramientas de gestión que son considerados para medir el CPI, son realizadas en función al nivel de la supervisión. Estas herramientas son: Comunicación Grupal (Inducciones). Observaciones Planeadas de Trabajo. Inspecciones planeadas. Implementación de Procedimientos Escritos de Trabajo Seguro (PETS), Evaluación de Orden y Limpieza ( 5S ), Recorrido Operacional del Líder ROL (visita de campo realizada por las Gerencias y/o Superintendencias que permite un acercamiento con el personal operativo, Análisis de causas de no conformidades e incidentes. Cumplimiento de objetivos y metas. Acciones correctivas y preventivas tomadas por el área para mitigar las causas básicas de las no conformidades e incidentes. Ing.O.Granados, 5 de 8
El resultado de la evaluación del cumplimiento y calidad de las herramientas de gestión nos da un porcentaje que es el indicador del desempeño de la supervisión de la Unidad y se clasifica el desempeño con la siguiente escala: Excelente (de 85 a 100 %). Muy bueno (de 70 a 85 %). Regular (de 50 a 70 %). Oportunidad de mejora (de 30 a 50 %) Deficiente (de 0 a 30 %). Para el cálculo de los porcentajes de evaluación se emplea las siguientes formulas matemáticas: CPI Supervisión (jefes de áreas, jefes de sección). CPI Superintendencia (incluye asistentes) CPI Gerentes de área 3.8.Investigación de Incidentes La investigación de incidentes de Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional es un proceso en el cual se analiza la causa raíz que originaron el evento no deseado para establecer acciones correctivas. En nuestra Unidad, la metodología para realizar Investigación de Incidentes son descritos en el procedimiento PC-SIG-011.En este documento está establecido que se investigan los accidentes y los cuasi-accidentes de personas, proceso y propiedad de la empresa. La respuesta ante el evento no deseado comprende las siguientes etapas: Respuesta inicial, comunicación del incidente, evaluación potencial de pérdida, comunicación a la autoridad competente (en caso aplique), difusión de la Alerta de Seguridad o Ambiental y elaboración del informe por parte del Grupo de Investigación y Análisis (GIA), para su difusión e implementación. La elaboración, revisión y el visto bueno del informe de investigación de incidentes, se muestra gráficamente en el siguiente esquema: Elaborar el Informe de Investigación del Incidente Grupo de Investigación y Análisis GIA CPI Gerencia General Tipo de Incidente Trivial Incapacitante Mortal Revisar y dar V B al Informe SAS GRUPO EVALUADOR 1 GRUPO EVALUADOR 2 COMITÉ DE SSO P. Peso ponderado de las herramientas. C. Cumplimiento de las herramientas. Q. Calidad de las herramientas de gestión. k. Numero de supervisores. y. Numero de Superintendentes. z. Numero de Gerentes. La eficacia del CPI permite evidenciar el compromiso y liderazgo de la supervisión, de nuestra Política de Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional, es decir, nos proporciona una imagen objetiva y real, que permite analizar la información obtenida y tomar acciones para corregir o mejorar los controles. El conocimiento y cumplimiento de las etapas mencionadas, aseguran la adecuada ejecución del proceso de investigación de incidentes. Identificar las causas básicas (Factores personales y de trabajo) que originaron el incidente es fundamental para que las acciones correctivas establecidas eviten la repetitividad del evento. Por ello, en nuestra organización utilizamos diferentes metodologías, en las que está capacitado nuestro personal para lograr este propósito. Para la recopilación de la información y evidencia de la investigación usamos la secuencia de las 4 Ps (posición, personas, partes y papel). Para el análisis de las causas inmediatas y básicas utilizamos la Técnica de Análisis Sistemático de Causas (TASC) y porque porque. Ing.O.Granados, 6 de 8
Entre los factores importantes en el proceso de investigación tenemos: Todos los involucrados en el incidente participan activamente en la investigación con el soporte de los supervisores de SAS. Cuando la investigación lo amerita se recurre a un especialista. Como seguimiento mensualmente se verifica el cumplimiento de las acciones correctivas y luego de 06 meses de ocurrido el evento se mide la eficacia de las mismas. Curva de Bradley Yauliyacu Reactiva Dependiente Independente Interdependente Reactive Objetivo 3.10.Revisión por la dirección 3.9. Registro de acciones correctivas / preventivas Se ha desarrollado el RAC que es el registro de acciones correctivas, acciones preventivas y oportunidades de mejora, para el seguimiento de los hallazgos (No conformidad o No conformidad potencial) detectados por diferentes fuentes como fiscalizaciones, auditorias, revisión por la dirección, inspecciones y otros. Para después realizar el análisis de causa raíz y proponer acciones correctivas o preventivas, teniendo un responsable y un plazo de ejecución, el cual es administrado por cada área de la Unidad Minera. Los supervisores SAS verifican mensualmente el cumplimiento de las acciones correctivas y/o preventivas, así como la eficacia de las mismas; considerando que la verificación de la eficacia se realiza cada seis meses de implementada la acción, concluyendo si ha sido eficaz o no. En los casos que las acciones no fueron eficaces se le solicita al área el replanteo del análisis de causa raíz y por ende de sus acciones correctivas y preventivas. En Febrero del año 2012 se realizo una evaluación de nuestro Sistema Integrado de Gestión por la empresa Du-Pont obteniendo la siguiente escala de avance: Es importante que todo Sistema Integrado de Gestión sea revisado íntegramente por la alta dirección, por ello en la Unidad Minera se ha desarrollamos la herramienta de la Revisión por la Dirección del SIG, que se realiza a finales o inicios de cada año, para plantear acciones de mejora continua sobre nuestro desempeño en Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional. Estas reuniones son realizadas con la participación del Gerente General, Gerente de Operaciones, Gerente de proyectos y Gerente SAS, quién lo dirige. Los temas tratados en la reunión son: Revisión de los acuerdos de reuniones anteriores. Resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos que la organización a suscrito. Resultados de participación y consulta. Comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas. La medición del desempeño de la supervisión en Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional. El Grado de cumplimiento de los objetivos y metas. El levantamiento de las de las acciones correctivas y preventivas de la investigación de incidentes. Cambios en los requisitos legales y otros requisitos relacionados con Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional. Las recomendaciones para la mejora continúa del Sistema Integrado de Gestión. Ing.O.Granados, 7 de 8
4. CONCLUSIONES En los últimos tres años nuestros índices de Seguridad han venido disminuyendo hasta lograr el año 2011 un índice de accidentabilidad de 0.32. El compromiso visible de la Alta Dirección es clave para el éxito de todo Sistema Integrado de Gestión de Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional. La eficacia del Sistema Integrado de Gestión se alcanza con la administración descentralizada en cada área de la Unidad. 6. REFERENCIAS 1. Norma OHSAS 18001. Requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. 2. Norma ISO 14001. Requisitos del Sistema de Gestión Ambiental. 3. Manual de Sistema de Gestión Integrado Unidad Minera Yauliyacu. 4. Control de documentos Unidad Yauliyacu. Las herramientas del Sistema Integrado de Gestión requieren del involucramiento de los trabajadores y supervisores de las diferentes áreas quienes hacen uso y aplicación de este sistema como actores y no solo como espectadores. La Planificación e Implementación del IPERC, Requisitos Legales, Objetivos y Metas, Recursos y Responsabilidad, Formación y Comunicación, nos ayudan a gestionar en forma eficaz el SIG. La Verificación con la Medición del Desempeño (CPI), el Registro de Acciones Correctivas y la Revisión por la Dirección nos permiten el control y seguimiento para el mantenimiento del SIG. La Revisión del Sistema Integrado de Gestión por la Alta Dirección es determinante para el sostenimiento y mejora continua. 5. AGRADECIMIENTOS Agradezco a la alta dirección de la Empresa Minera los Quenuales Unidad Yauliyacu, al equipo de supervisión y a los trabajadores por haberse comprometido con el mantenimiento, después del trabajo intenso en la implementación del Sistema Integrado de Gestión. Ing.O.Granados, 8 de 8