DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 02168 27 de febrero, 2013 DCA-0479 Licenciada Alba Giselle Quesada Rodríguez Directora Nacional Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación Fax: 2291-6793 ó 2291-7752 Estimada señora: Asunto: Se autoriza contratación concursada para el alquiler de graderías, pisos, rampas y tarimas para los Juegos Deportivos Centroamericanos San José 2013, hasta por un monto de 48.650.000. Nos referimos a sus oficios DN-504-02-2013, y DN-510-02-2013 del 26 de febrero del presente año, mediante los cuales solicita autorización para contratar directamente con Mega Toldos S.A. los servicios referidos en el asunto. 1) Antecedentes y justificaciones. a) El 3 de julio de 2010, la ciudad de San José, fue designada como sede de los X Juegos Deportivos Centroamericanos San José 2013, los cuales se llevarán a cabo del 3 al 17 de marzo de 2013, evento declarado de interés público. b) En los últimos 8 días el comité organizador de tales Juegos, ha solicitado al ICODER apoyar el área logística con la contratación de diferentes servicios, entre ellos el alquiler de graderías, pisos, rampas y tarimas, equipamiento necesario para albergar al público asistente a cada evento y en algunos casos para complementar la administración de competencias, tal y como se describe a continuación: 2 graderías para 250 personas cada una en el bloque 1 La Sabana, 1 gradería para 500 personas para el bloque 4 Parque La Sabana/Softball, 1 gradería para 100 personas en el bloque 5 Parque La Sabana/Tenis, 1 gradería para 500 personas en el bloque 6 Piscina Ciudad Deportiva, 1 gradería para 400 personas en el bloque 7 voleiball Playa, 4 tarimas (1 de 14x14, 2 de 6x1.5 a 0.90, 1 de 8x8 mts) para el bloque 9 Escuela San Sebastián, 1 gradería para 400 personas en el bloque 10 Parque La Paz, 1 gradería para 250 personas en el bloque 11 Parque La Paz/BMX, 1 tarima de 10x10 en el bloque 13 San Francisco de Dos Ríos, 2 graderías de 150 personas cada una en el bloque 14 Liceo de Costa Rica, una gradería para 180 personas en el bloque 15, 4 tarimas una de 6.71x21, 96x0, 40 H, otra de 2.44x14.64, 64.0, 0.25 H, otra de 6.10x6.10, 10.2 H, otra de 6.10x6.10 en el bloque 15, 2 rampas de 2.44x1.20, 2 pisos alfombrados de 12.20x21.96, 2 pisos alfombrados de 2.44x1.20 en el x0.60 H en el bloque 15, 1 tarima de 14x14x0.60 H en el bloque 17 taekwondo Liceo de San José, 2 graderías para 400 personas cada una en el bloque 18
2 Maratón San José, 2 graderías para 400 personas cada una en el bloque 20 Maratón Patinaje, 2 graderías para 400 personas cada una en el bloque Ciclismo San José, 1 gradería para 100 personas en el bloque 24 Equitación La Caraña, 2 graderías para 100 personas cada una en el bloque 25 Universidad para La Paz, 1 gradería para 100 personas en el bloque 26 Bol Cariari, 1 gradería para 250 personas en el bloque 27 Aguas Abiertas Garabito, 1 gradería para 100 personas en el bloque 28 Resistencia Ecuestre Cañas, 1 gradería para 250 personas en el bloque 29 Triatlon Hermosa, 1 tarima de 16x30x1mt en el bloque 30 San Francisco de Dos Ríos. c) Mega Toldos S.A. cotiza el alquiler de las referidas graderías, pisos, rampas y tarimas en 48.650.000, y fue la única empresa que cotizó el total del requerimiento (ver folios 8 al 12, 53 al 59 del expediente de autorización). d) Al efecto debería tramitarse una licitación abreviada, siendo la fecha de inicio del evento tan cercana (3 de marzo), no permitiría cumplir con los plazos mínimos de dicha modalidad de contratación. e) Se adjunta un cronograma de actividades y responsables, donde se señala que se requieren al menos 15 días naturales para la contratación del alquiler de las graderías, pisos, rampas y tarimas (ver folios 6 y 7 del expediente de autorización). f) Se adjunta certificación presupuestaria emitida por la licenciada Johanna Araya Valverde, Coordinadora Departamento Finanzas y Contabilidad, en donde hace constar que en el Presupuesto Institucional se cuentan con 143.000.000, en la cuenta presupuestaria 1.09.99 Otros alquileres del Programa Presupuestario Deporte (ver folios 4 y 5 del expediente de autorización). g) Se solicita autorización para contratar directamente a Mega Toldos S.A. para los servicios de alquiler de graderías, pisos, rampas y tarimas, hasta por la suma de 48.650.000, para lo cual se elaborará un pliego de condiciones, el cual exigirá una garantía de cumplimiento del 5%, las especificaciones técnicas claras en las cuales se incorporará todos los requerimientos técnicos y permisos que se requiere para contratar el servicio. h) La fiscalización del servicio estará a cargo de la Dirección de Deporte del ICODER en conjunto con el área logística del comité organizador de los Juegos. II) Criterio de la División. De la relación de los artículos 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su Reglamento, tenemos que la Contraloría General de la República podrá autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. De lo expuesto con anterioridad, se desprende que la ciudad de San José, fue designada como sede de los X Juegos Deportivos Centroamericanos San José 2013, los cuales se llevarán a cabo del 3 al 17 de marzo de 2013, y precisamente por la realización de tal evento catalogado de
3 corte internacional y oficial, se requiere alquilar graderías, pisos, rampas y tarimas para albergar al público asistente a cada evento y en algunos casos para complementar la administración de competencias. Por otra parte, se explica que para la referida contratación debería recurrirse a una licitación abreviada, y que de acuerdo a la fecha en que el comité organizador ha planteado tal requerimiento ya no permitiría cumplir con los plazos de dicha modalidad de contratación. Al efecto, se solicitaron cotizaciones del alquiler de tales servicios, y solamente Mega Toldos S.A. cotizó en forma total el requerimiento por una suma de 48.650.000. Bajo ese panorama, solicitan se autorice la contratación directa de Mega Toldos S.A., para el alquiler de graderías, pisos, rampas y tarimas. No obstante, en criterio de esta División, lo que corresponde es que se realice una contratación concursada en donde se brinde la posibilidad de ofertar en forma parcial, según sea el recinto donde se van a realizar las actividades deportivas o incluso que se diferencie entre el alquiler de las graderías, pisos, rampas y tarimas, como objetos independientes. El hecho de que por si misma solo una empresa haya cotizado la totalidad del requerimiento, no es por si mismo criterio convincente para descartar la participación de otras empresas que pudieran ofrecer sus bienes, en semejantes o mejores condiciones que la empresa sugerida, por lo que lo que procede es conceder autorización para que esa Administración realice una contratación concursada con posibilidad de ofertar y adjudicar en forma parcial. Incluso, se advierte que si la naturaleza del objeto contractual lo permite, debe esa Administración valorar la posibilidad de contratar en forma separada esos bienes, lo cual podría incidir en que se pueda realizar la contratación en forma independiente bajo el mecanismo de escasa cuantía, lo cual no requiere de autorización de esta Contraloría General y queda bajo la responsabilidad de la Administración. Se ha tomado en cuenta para conceder la autorización, que ello va a permitir albergar al público asistente a cada evento y en algunos casos para complementar la administración de competencias de los referidos Juegos Deportivos, y de que se trata de un evento deportivo internacional que organiza por primera vez nuestro país, de ahí la importancia de que se organice de la mejor manera posible, y se traduzca en un exitoso evento, por lo que de conformidad con lo dispuesto en los supracitados artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su Reglamento, ya que existen razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. No obstante lo anterior, llama la atención a este órgano contralor que esta gestión no se hubiera realizado con mucho más anticipación, máxime que desde julio del 2010 se designó la ciudad de San José como sede de los X Juegos Deportivos Centroamericanos San José 2013, los cuales se llevarán a cabo del 3 al 17 de marzo de 2013. Por las mismas razones por las que se considera oportuno conceder la presente autorización, las cuales incluso se relacionan con el prestigio y la imagen del país, no es correcto que se realicen gestiones como la presente a falta de
4 tan escaso tiempo para que den inicios los Juegos en mención. La debida planificación de asuntos de logística como el presente, debiera ser un pilar a la hora de emprender proyectos país como el que nos ocupa y se denota una actitud contraria a esa dirección de orden, coordinación y planificación. En virtud de lo anterior, se denota un actuar no aceptable que debe corregirse, y se ordena a las autoridades del ICODER para que se realicen las investigaciones pertinentes para determinar si existen responsabilidades en caso de comprobarse que se actuó en contra del interés público inmerso en la realización de un evento internacional como el que nos ocupa. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización. 1) Deberá dejarse evidencia de todo lo actuado, en estricto orden cronológico en el expediente administrativo que se levante al efecto, para facilitar eventuales revisiones posteriores. 2) En la contratación directa concursada, deberán cursar invitación a un mínimo de tres potenciales oferentes idóneos en tales menesteres. A tal efecto deberán respetarse las especificaciones técnicas elaboradas por la Administración, las cuales son de su exclusiva responsabilidad. 3) Se advierte que si la naturaleza del objeto contractual lo permite, debe esa Administración valorar la posibilidad de contratar en forma separada esos bienes, lo cual podría incidir en que se pueda realizar la contratación en forma independiente para cada bien, bajo el mecanismo de escasa cuantía, lo cual no requiere de autorización de esta Contraloría General y queda bajo la responsabilidad de la Administración su determinación. 4) La autorización para el alquiler de las graderías, pisos, rampas y tarimas para los Juegos Deportivos Centroamericanos San José 2013, se da hasta por un monto máximo de 48.650.000. Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en virtud del cual la Administración podrá continuar con los procedimientos en caso de que las cotizaciones presenten un exceso que no supere el 10% de ese monto. Si tales propuestas son mayores en más de ese 10%, será necesaria la autorización de esta Contraloría General. 5) La disponibilidad presupuestaria queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la licenciada Johanna Araya Valverde, Coordinadora Departamento Finanzas y Contabilidad. En ese sentido se recuerda que es de exclusiva responsabilidad de la Administración no solo la acreditación del presupuesto, sino además la factibilidad técnica y jurídica de aplicar los recursos certificados en el objeto de esta contratación. 6) La contratación directa autorizada mediante este oficio deberá estar concluida en un plazo máximo de una semana contado a partir del recibo de esta nota y de ser posible, en ese mismo plazo se deberá suscribir el respectivo contrato, para lo cual deberá respetarse el cronograma de actividades y responsables correspondiente. En el procedimiento se podrá utilizar lo señalado en el artículo 136 del Reglamento de Contratación Administrativa.
5 7) Al ser un procedimiento excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 8) Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá ajustarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajustan a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...).. 9) La Administración deberá valorar si el adjudicatario debe rendir una garantía de cumplimiento del 5%, de conformidad con lo dispuesto en el oficio DN-487-02-2013. 10) Se deja bajo la absoluta responsabilidad de esa Administración la razonabilidad del precio contratado. 11) De conformidad con lo dispuesto por el artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la adjudicación aquí autorizada, en razón del principio de eficiencia, y de la naturaleza del alcance del servicio de alquiler de las graderías, pisos, rampas y tarimas para los Juegos Deportivos Centroamericanos que se inicial el próximo 3 de marzo, no tendrá recurso alguno, ni estará sujeta a refrendo. Por ende queda sujeta a la aprobación interna del ICODER (artículo 17.3 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública), y a nuestro control posterior. 12) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración que la empresa que se seleccione como adjudicataria no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitado para contratar con la administración pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 13) Es responsabilidad de esa Administración velar que la empresa que se seleccione como adjudicataria se encuentre al día en el pago de obligaciones de seguridad social. 14) Es responsabilidad de esa Administración velar que la empresa que se seleccione como adjudicataria se encuentre al día en el pago del impuesto de las personas jurídicas establecido en la Ley 9024. 15) La Administración deberá realizar la investigación respectiva para determinar las razones por las cuales, la presente gestión no se tramitó con la anticipación por el procedimiento que por ley procedía (licitación abreviada), siendo que desde julio del 2010 se conoce que la ciudad de San José fue designada como sede de los Juegos Deportivos Centroamericanos a celebrarse del 3 al 17 de marzo de 2013. En ese sentido, de proceder, se deberá establecer las responsabilidades
6 pertinentes. De todo lo anterior se deberá dejar constancia en el expediente respectivo para efectos de control y fiscalización posterior. 16) La fiscalización del servicio estará a cargo de la Dirección de Deporte del ICODER en conjunto con el área logística del comité organizador de los Juegos, tal y como se señala en el oficio DN-504-02-2013. 17) Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de la licenciada Alba Quesada Rodríguez en su condición de Directora Nacional de ese Instituto o de quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de sus competencias, será su responsabilidad instruir por escrito a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente Lic. Marco Vinicio Alvarado Quesada Gerente Asociado Lic. Oscar Castro Ulloa Abogado Fiscalizador OCU/yhg NI: 4969-5011 Ci: Archivo central G: 2013000867-1