CÓDIGO: DGP-37030 NYP MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA MARACAIBO, FEBRERO 2013
EQUIPO DE TRABAJO DISEÑO Y ELABORACIÓN Prieto Coimpa Soto Doris PERSONAL ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y EVALUACIÓN Arroyo Nancy Añez Yasmín Morán Luis Gerardo Fernández Ana Pirela Rafael Soto Doris Uzcátegui Evelin
REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO Revisión Fecha Descripción Elaborado Revisado Aprobado 0 Febrero 2013 Emisión Original Departamento de Organización y Evaluación Director (a) de DGPLANILUZ Consejo Técnico Fecha de aprobación 13-03-2013
ÍNDICE DE CONTENIDO Equipo de Trabajo.. Registro de Modificaciones del Documento... Página 2 3 Índice de Contenido... 4 Introducción. 5 I. Aspectos Generales del Manual 1.1. Objetivos del Manual 6 1.2. Alcance 6 1.3. Normas Generales 6 II. Propósito del Departamento. 7 III. Base Legal... 7 IV. Estructura Organizativa.. 9 V. Responsabilidades.. 10 VI. Normas 6.1. Normas Generales.... 10 6.2. Normas Específicas..... 10 VII. Procedimientos 7.1. Recepción y Asignación de Solicitudes. DGP-37030-NYP-P01 7.2. Elaboración de Informes Técnicos DGP-37030-NYP-P02 7.3. Emisión de Respuestas a las solicitudes.. DGP-37030-NYP-P03 7.4. Planificación y Dictado de Talleres. DGP-37030-NYP-P04 7.5. Validación de diseños Organizativos. DGP-37030-NYP-P05 7.6. Solicitud de Permisos para ausentarse del sitio de trabajo DGP-37030-NYP-P06
INTRODUCCIÓN Este Manual de Normas y Procedimientos tiene como propósito fundamental establecer los lineamientos básicos, normas y procedimientos que rigen en el Departamento de Organización y Evaluación, adscrito a la Dirección General de Panificación de LUZ, para orientar los cambios organizacionales requeridos en el mejoramiento de los procesos Académicos, de Investigación, Extensión y administrativos que apoyan la gestión Universitaria en las Facultades, Núcleos, Dependencias y Fundaciones Asimismo, facilitará la toma de decisiones debido a que constituye un instrumento de unificación de criterios, para analizar e implantar cambios organizacionales. Es importante destacar, que este Manual está sujeto a una actividad constante de mejoramiento continuo, lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente para alcanzar eficacia y eficiencia en su aplicación.
I. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL. 1.1. Objetivos del Manual: Establecer los lineamientos básicos, normas y procedimientos que rigen en el, relacionados con los procesos de cambios organizacionales en la Institución. Facilitar al personal adscrito al de la Dirección General de Planificación de LUZ, la ejecución de los procesos y actividades en forma coherente, ordenada y sistemática. Apoyar el proceso de Inducción del nuevo personal que ingrese a este Departamento. 1.2. Alcance: Aplica a la Dirección General de Planificación (DGPLANILUZ), así como a los usuarios que deseen consultarlo; a fin de obtener información precisa sobre las actividades que realiza el personal adscrito al. 1.3. Normas Generales: El Manual estará a disposición de las Facultades, Núcleos, Dependencias, Fundaciones, comunidad universitaria y usuarios en la página web de la Dirección General de Planificación (DGPLANILUZ). Cualquier cambio en el marco legal vigente o en las políticas de la Universidad que afecten la estructura del Manual generará también un cambio en su contenido, con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas emitidas El Manual entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación por parte del Consejo Técnico de la DGPLANILUZ.
El Manual se encuentra organizado de manera que el usuario pueda encontrar información clara y precisa sobre los procedimientos y actividades que se cumplen en el. La guarda y custodia del presente Manual será responsabilidad del adscrito a la Dirección General de Planificación (DGPLANILUZ). El Manual no puede ser reproducido sin la autorización de la Dirección General de Planificación (DGPLANILUZ). II. PROPÓSITO DEL DEPARTAMENTO: Encargado de la gerencia de la planificación, organización, evaluación y mejoramiento de los procesos académico administrativos de las Facultades, Núcleos, Dependencias y Fundaciones de la Institución. III. BASE LEGAL Reglamento Orgánico de Planificación Universitaria (ROPU) aprobado por el CU el 09-04-1980. Resolución Nº 336 del 26/04/1997, contempla los lineamientos generales que orientan el proceso de reorganización de la Universidad del Zulia. Acuerdo Nº 348 del 16/09/1998, declara el Plan de Desarrollo Estratégico de la Universidad del Zulia, como una propuesta de acción a largo plazo que dará unidad, coherencia y continuidad a la gestión institucional. Resolución de sesión extraordinaria celebrada el 09/09/1999, se aprueba los lineamientos para viabilizar la reestructuración de la Dependencias Centrales en el Marco de la Reforma Académico-administrativo de la Universidad del Zulia.
Acuerdo Nº 370 del 04/11/1999, lineamientos para identificar los procesos organizativos claves de la Universidad del Zulia. Resolución CU Nº 0195 2000 del 13/01/2000 establece instrumentar en la Universidad del Zulia un modelo de organización matricial, soportado en Programas y Departamentos por Facultades. Acuerdo Nº 450 del 02/07/2003. Ratifica el Plan de Desarrollo Estratégico y profundiza el proceso de Departamentalización de las Facultades y Núcleos de la Universidad del Zulia. Acuerdo Nº 454 del 09/07/2003, señala los lineamientos de Departamentalización de la Facultades y Núcleos de la Universidad del Zulia
III. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA APROBADO POR EL C.U. EL 09/11/2012 C.U.04650-2012 DEL 15/11/12 RECTORÍA CONSEJO DE PLANIFICACIÓN NIVEL DIRECTIVO DIRECCIÓN CONSEJO TÉCNICO UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL INFORMATIVA UNIDAD DE ESTADÍSTICA UNIDADES DE APOYO DPTO. DE ORGANIZACIÓN Y EVALUACIÓN DPTO. DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DPTO. DE FORMULACIÓN Y CONTROL PRESUPUESTARIO INSTANCIAS PLANES Y PROCESOS BÁSICAS SUBSISTEMA DE PLANIFICACIÓN DE FACULTADES, NÚCLEOS Y DEPENDENCIAS
IV. RESPONSABILIDADES 1. El es la instancia responsable de atender los requerimientos de diseños organizativos, normas, procesos, procedimientos y cualquier consulta organizativa que demanden el Consejo Universitario, las Facultades, Núcleos, Dependencias y Fundaciones de la Universidad; con el fin de mejorar los procesos de la Institución. 2. El es responsable de realizar los análisis pertinentes en materia de Organización y procesos que demande la institución, con el fin de mantener criterios uniformes al momento de presentar los proyectos ante al Consejo Universitario. 3. El Consejo Universitario es el ente responsable de aprobar los proyectos validados por la Dirección General de Planificación de LUZ (DGPLANILUZ). 4. El es el ente responsable de consolidar y mantener un registro sobre la estructura organizativa, procesos, normas, procedimientos y formularios vigentes en la Institución. VI. NORMAS 7.1. Norma Generales: 1. El debe atender los requerimientos de diseños organizativos, normas, procesos, procedimientos y cualquier consulta organizativa que demandan las diferentes unidades organizativas de la Universidad. 2. Las Facultades, Núcleos, Dependencias y Fundaciones de la Universidad del Zulia, cuando requieran realizar un cambio organizativo deben realizarlo según una serie de lineamientos es establecidos. 3. El es el responsable de estudiar los cambios propuestos por las Facultades, Núcleos, Dependencias y
Fundaciones, en materia organizacional y velará por el cumplimiento de los lineamientos, que en esta materia establece la Universidad del Zulia. 4. El debe brindar asesoría a todas las Facultades, Núcleos, Dependencias y Fundaciones, en lo que a cambios de estructuras y procesos se refiera, según los lineamientos organizacionales establecidos en el presente Manual. 5. Los cambios que se realicen a las Estructuras Organizativas de LUZ, deben estar alineados con la misión, visión, objetivos y en correspondencia con los procesos claves de la Institución: la Docencia, Investigación y Extensión. 6. Las Facultades, Núcleos, Dependencias y Fundaciones deben implantar estructuras planas y flexibles. 7. Las Estructuras Organizativas deben estar conformadas por los siguientes niveles: Nivel Directivo: Responsable de definir y dirigir las políticas claves relativas a los planes y proyectos de la organización Nivel de Apoyo: Responsable de brindar soporte a la gestión. Lo conforman las Unidades. Nivel Básico: Tiene la responsabilidad de cumplir con los procesos claves o medulares de las Facultades, Núcleos, Dependencias y Fundaciones. Los mismos tendrán rango de Departamentos. 8. Los cambios a la Estructura Organizativa de la Universidad del Zulia deben ser aprobados por el Consejo Universitario. 7.2. Normas Específicas: 9. Todas las unidades organizativas de la Universidad deben planificar sus requerimientos de diseños organizativos, normas, procedimientos y actualizaciones de la estructura organizativa. Así como tramitar sus demandas ante la Dirección General de Planificación de LUZ.
10. Todas las unidades organizativas que requieran optimizar la ejecución de sus procesos podrán elaborar un papel de trabajo con los procesos, normativas, procedimientos requeridos y presentarlo ante el Departamento de Organización y Evaluación adscrito a la Dirección General de Planificación, quien es el responsable de proporcionar la asesoría requerida para la elaboración del proyecto definitivo. 11. El discutirá los proyectos en materia de organización y procesos con los responsables directos de ejecutarlos, para lograr la participación y validación para la elaboración del proyecto definitivo. 12. El Consejo Universitario debe informar a la DGPLANILUZ y a las unidades organizativas sobre la aprobación de los proyectos organizativos.