División de Contratación Administrativa 12 de noviembre del 2015 DCA-2963 Al contestar refiérase al oficio No. 16645 Licenciada Rocío Espinoza Navarro Jefe, Asesoría Legal Dirección Administrativa Financiera Licenciado Luis Segura Amador Sub Director General Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa Ministerio de Hacienda Estimados señores: Asunto: Se otorga refrendo a los contratos Nos. 30, 31, 32, 33, 34, 35 y 36, suscritos entre el Ministerio de Hacienda y las empresas Wood Group Inc. S.A. (cédula jurídica 3-101-561668), Multiservicios Asira S.A. (cédula jurídica 3-101-202494), Control Ecológico de Plagas Taboada y Asociados S.A. (cédula jurídica 3-101-500894), Servicios Múltiples Especializados Sermules S.A. (cédula jurídica 3-101-292783), Eulen de Costa Rica S.A. (cédula jurídica 3-101-229409), Consorcio A&C, conformado por las empresas Servicios de Consultoría de Occidente S.A. y Florex Productos de Limpieza S.A. (cédulas jurídicas 3-101-165549 y 3-101-404403 respectivamente) y Multinegocios Internacionales América (MUTIASA) S.A. (cédula jurídica 3-101-098063) respectivamente, derivados del Convenio Marco Licitación Pública No. 2013LN-000009-CMBYC denominada Servicio de limpieza, Jardinería, Fumigación, Lavado de Vehículos y Lavado de Motor para Instituciones Públicas que utilizan CompraRed, negocio de cuantía inestimable. Damos respuesta a su oficio No. DAF-AL-746-2015 del 5 de octubre del 2015, recibido en esta Contraloría General en esa misma fecha, mediante el cual solicita el refrendo contralor a los contratos descritos en el asunto. Al respecto, mediante el oficio No. 15786 (DCA-2755) del 30 de octubre del presente año, esta División solicitó información adicional necesaria para atender el trámite, requerimiento fue atendido por ese Ministerio según los términos del oficio No. DGABCA-NP-900-2015 del 2 de Noviembre del año en curso. Por disposición del artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se tiene por acreditado lo siguiente: 1. Certificación de contenido económico. Indica el Ministerio de Hacienda mediante el oficio No. DAF-AL-746-2015 del 5 de octubre del 2015, que por ser un Convenio Marco -negocio de cuantía inestimable-, el mismo está sujeto al contenido
2 presupuestario de cada institución que asuma la utilización del convenio. (folio 01 vuelto del expediente de refrendo). 2. Criterios técnicos incorporados al expediente y documentos relevantes: El Ministerio de Hacienda remitió el Expediente Electrónico de la licitación de marras, certificado mediante oficio No. DGABCA-NP-23-2015 del 23 de setiembre del 2015, suscrito por el señor Fabián David Quirós Alvarez, Director General de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, incorporado al folio 24 del expediente de refrendo, cuya certificación se encuentra visible a folios 22 y 23 del expediente de refrendo, por lo que se hará mención en cada uno de los siguientes documentos, de la carpeta electrónica en la cual se encuentra incorporada la información. Análisis Integral, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del 12 de mayo del 2014. Análisis Económico, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del 6 de mayo del 2014. Informe Legal de Ofertas, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa Análisis de Requisitos Técnicos, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del 15 de mayo del 2014. (Todos en Carpeta No. 10, folio 24 del expediente de refrendo). Acta de Recomendación de Adjudicación No. 01-2014-CA. ) Carpeta No. 11, folio 24 del expediente de refrendo). Ampliación del Análisis de Requisitos Técnicos, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del 24 de setiembre del 2014. Adición del Informe Económico, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Adición al Análisis Integral, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del 2 de octubre del 2014. Informe Legal de Ofertas, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del 24 de abril del 2014. (Todos en Carpeta No. 16, folio 24 del expediente de refrendo).
3 Acta de Recomendación de Adjudicación No. 04-2014-CA. ) Carpeta No. 17, folio 24 del expediente de refrendo). Informe Económico para readjudicación, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del 9 de marzo del 2015. Informe Integral para readjudicación, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del 11 de marzo del 2015. Informe Legal de Ofertas, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del 24 de abril del 2014. Informe Técnico para readjudicación, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del 9 de marzo del 2015. (Todos en Carpeta No. 34, folio 24 del expediente de refrendo). Acta de Recomendación de Adjudicación No. 01-2015-CA. ) Carpeta No. 35, folio 24 del expediente de refrendo). 3. Acto de adjudicación. Resolución de Adjudicación DGABCA-NP-057-2014 del 22 de mayo del 2014. (Carpeta No. 13, folio 24 del expediente de refrendo). Resolución DGABCA-NP-096-2014 del 10 de julio del 2014, Rectificación de Adjudicación DGABCA-NP-057-2014. (Carpeta No. 15, folio 24 del expediente de refrendo). Resolución de Adjudicación DGABCA-NP-129-2014 del 3 de octubre del 2014. (Carpeta No. 18, folio 24 del expediente de refrendo). Segunda Resolución de Readjudicación DGABCA-NP-049-2015 del 12 de marzo del 2015. (Carpeta No. 36, folio 24 del expediente de refrendo). Tercera Resolución de Readjudicación DGABCA-NP-118-2015 del 23 de julio del 2015. (Carpeta No. 49, folio 24 del expediente de refrendo). Publicación en el Diario Oficial La Gaceta No. 148 del 31 de julio del 2015. (Carpeta No. 48, folio 24 del expediente de refrendo). 4. Declaraciones Juradas. Se aportaron las declaraciones juradas de las empresas Wood Group Inc. S.A., Multiservicios Asira S.A., Control Ecológico de Plagas Taboada y Asociados S.A., Servicios Múltiples Especializados Sermules S.A., Eulen de Costa Rica S.A., Consorcio A&C y Multinegocios Internacionales América
4 (MUTIASA) S.A., documentos firmados digitalmente, incorporados al disco compacto agregado a folio 31 del expediente de refrendo, información certificada mediante oficio No. DGABCA-NP-28-2015, suscrito por el señor Luis Segura Amador, Sub Director General, visible a folios 29-30 del expediente de refrendo. 5. Garantías de cumplimiento. Recibos de las Garantías de Cumplimiento de las empresas Wood Group Inc. S.A., Multiservicios Asira S.A., Control Ecológico de Plagas Taboada y Asociados S.A., Servicios Múltiples Especializados Sermules S.A., Eulen de Costa Rica S.A., Consorcio A&C y Multinegocios Internacionales América (MUTIASA) S.A. (carpeta 50 del expediente electrónico, certificado mediante oficio No. DGABCA-NP-23-2015 del 23 de setiembre del 2015, incorporado al folio 24 del expediente de refrendo). 6. Consultas realizadas en los sistemas CompraRed del Ministerio de Hacienda, Sección de Sanciones a Proveedores y Mer-link, de las empresas contratistas (folios 96 a 113 del expediente del refrendo). 7. Consulta Pública de Morosidad realizada en la página web del Registro Nacional, en la sección Ley No. 9024 Impuesto a las Personas Jurídicas, donde se indica que las empresas contratistas se encuentran al día con este tributo (folios 114 a 122 del expediente de refrendo). 8. Certificación del Sistema Centralizado de Recaudación (SICERE) de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y FODESAF por parte de la empresa contratistas (folios 36, 37, 45, 46, 53, 54, 61, 62, 71, 72, 80, 81, 83, 84, 92 y 93 del expediente de refrendo). 9. Monto de especies fiscales. Se aportan los timbres en cada contrato de conformidad con los términos cartelarios. 10. Certificación de Personería Jurídica. Personerías jurídicas de las empresas Wood Group Inc. S.A., Multiservicios Asira S.A., Control Ecológico de Plagas Taboada y Asociados S.A., Servicios Múltiples Especializados Sermules S.A., Eulen de Costa Rica S.A., Consorcio A&C y Multinegocios Internacionales América (MUTIASA) S.A., emitidas en las fechas en que se suscribieron los contratos. (folios 34, 41, 42, 43, 51, 59, 69, 77, 78, 90 del expediente de refrendo). Una vez efectuado el estudio de rigor, y de conformidad con el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, devolvemos debidamente refrendado el contrato de cita, con las siguientes observaciones: a. Queda a entera responsabilidad de las entidades amparadas al convenio contar oportunamente con el disponible presupuestario suficiente y disponible para hacer frente a las obligaciones que deriven de los contratos que se refrendan. En este sentido,
5 deberá verificarse previamente que los recursos puedan legalmente ser utilizados para la necesidad propuesta. b. La Administración debe tener presente que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, ( ) la solución técnica adoptada por la Administración es de su entera discrecionalidad y responsabilidad ( ). Asimismo, en virtud del artículo 9 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se deja a entera responsabilidad de la Administración el haber verificado el cumplimiento de todos los aspectos técnicos de la contratación y la constatación de la razonabilidad del precio a cancelar a la adjudicataria. De igual forma resulta de aplicación lo indicado en el citado artículo cuando dispone: Corresponde a la Administración y al contratista garantizar, según sea el caso, el cumplimiento de los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual, sin que tales aspectos sean verificados durante el trámite de refrendo. Por lo tanto, el otorgamiento del refrendo sin que la Contraloría General de la República incluya condicionamientos o recordatorios relativos al tipo de requisitos de ejecución antes señalados, en modo alguno exime a las partes de su cumplimiento. c. Será responsabilidad de la Administración verificar que las garantías de cumplimiento se mantengan vigentes por todo el plazo y por el monto dispuesto en el cartel conforme con lo indicado en los artículos 40 y siguientes del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). d. Es deber de la Administración verificar además, durante la fase de ejecución, que los contratistas -y subcontratistas -si los hubiere-, se encuentren al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. e. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. f. Las modificaciones contractuales deberán ser acordes con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento. g. Se recuerda que queda bajo responsabilidad de la Administración, la obligación de desplegar las medidas de verificación necesarias para comprobar que no existen violaciones al régimen de prohibiciones, conforme lo establecido en los artículos 22, 22 bis, de la Ley de Contratación Administrativa. h. De igual manera, es responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones del artículo 5 de la Ley de Impuesto a las Personas Jurídicas (Ley No. 9024).
6 i. De conformidad con los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa, se deben tomar las medidas necesarias para hacer efectiva la responsabilidad de fiscalizar la adecuada ejecución de lo contratado. En este sentido, se deberán adoptar las medidas de control interno necesarias y suficientes para tal fin y contar con el recurso humano idóneo. j. En relación con la Cláusula Novena: Resolución y Rescisión Contractual. Cada contratación se refrenda en el entendido que ésta deberá aplicarse de conformidad con los términos del artículo 11 de la LCA y 204 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA); y que deberá tenerse presente lo resuelto sobre el procedimiento de resolución contractual, en las resoluciones de la Sala Constitucional No. 4431 del 1 de abril de 2011 y No. 4518 del 6 de abril de 2011. k. Sobre la Cláusula Decima Primera: Cláusula Penal y Multa. Con respecto a esta cláusula, deberá considerarse las regulaciones en cuanto al tema de aplicación de cláusulas penales y multas. Se refrenda el contrato bajo el entendido de que si durante la ejecución contractual se amerite la aplicación de esa sanción pecuniaria, deberá respetarse lo señalado por la Sala Constitucional en la resolución No. 6639-2013 del 15 de mayo del 2013. l. En relación con las opciones de negocio adjudicadas, cada contrato detalla en la Cláusula Décima Cuarta, las opciones correspondientes a cada empresa. m. En cuanto al pago Cláusula Décima Quinta, deberá observarse lo indicado en el artículo 195 del RLCA que entre otras cosas, dispone: Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios.. n. Este refrendo se otorga, en el entendido que en fase de ejecución contractual no podrá aplicarse la posibilidad de ingreso de nuevos proveedores al convenio marco. o. Será responsabilidad exclusiva de la Administración, verificar y fiscalizar que el contratista cumpla con los plazos establecidos en el contrato, de conformidad con la Cláusula Vigésima: Lugar y Plazo de Entrega. p. En lo que atañe a las especies fiscales, deberá verificarse el estricto cumplimiento de lo dispuesto en los contratos en cuanto a que se deben cancelar las citadas especies con cada orden de compra o pedido, según la estimación que corresponda a cada una, siendo que los contratos por su naturaleza son de cuantía inestimable, de conformidad con la Cláusula Vigésima Segunda. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del licenciado Luis Segura Amador, en su condición de Sub Director General de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda o de quién ejerza ese cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro
7 del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Allan Ugalde Rojas Gerente de División Rebeca Bejarano Ramírez Fiscalizadora Asociada Adjunto: 7 Contratos originales refrendados. RBR/rbr Ni: 26834, 30290. Ci: Archivo Central. G: 2014000307 (Procesos 17, 18, 19, 20, 21, 22 y 23)