DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 8 de enero de 2015 DCA-0029 Al contestar refiérase al oficio No. 00155 Ingeniero José Alberto Moya Segura, MBA Gerente General Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (ICAA) Fax: 2242-5031 Estimado señor: Asunto: Se autoriza una nueva contratación por un año, contado a partir de la notificación del presente oficio, para la permuta de papel en desuso para reciclar a cambio de productos de higiene con la empresa Kimberly-Clark Costa Rica Limitada. Nos referimos a su oficio GG-2014-0828 del 10 de diciembre del año pasado, complementado con el oficio GG-2014-0828 del 19 de diciembre de este año, mediante los cuales solicitan la autorización de esta División para efectos de prorrogar el contrato de permuta suscrito con Kimberly-Clark Costa Rica Limitada y esa Institución. I. Antecedentes y justificaciones. 1) Por medio del oficio 07759 (DCA-2302) de 31 de julio del 2008, esta División autorizó la permuta con Kimberly Clark Limitada, de acuerdo con la cual esa Institución entregaría papel en desuso a cambio de productos de higiene. 2) Mediante el oficio 02523 (DJ-1017-2010) de 16 de marzo del 2010, se autorizó prorrogar por un año el contrato de permuta suscrito con Kimberly-Clark Costa Rica Limitada y esa Institución, autorizado originalmente mediante oficio 07759 (DCA-2302) de 31 de de julio del 2008 condicionado a lo señalado en este oficio. 3) A través del oficio 08011 (DJ-3310) del 20 de agosto de 2010, se atiende consulta sobre el contrato de permuta con Kimberly-Clark Costa Rica Limitada y se adiciona el oficio 02523 (DJ- 1017-2010) de 16 de marzo del 2010, indicando que la autorización otorgada es para que se firme un nuevo contrato sobre las mismas bases y consideraciones de la contratación anterior, por lo demás quedará sujeto a todas las condiciones establecidas en dicho oficio.
2 4) Posteriormente, por medio del oficio 09076 (DCA-2458) del 23 de setiembre del 2011, este órgano contralor autorizó al ICAA la permuta con Kimberly-Clark Costa Rica Limitada de papel en desuso para reciclar a cambio de productos de higiene suministrados por dicha empresa, por un plazo de un año. 5) A través del oficio 09283 (DCA-2126) del 11 de setiembre del 2012, se autorizó una nueva prórroga de un año con respecto al contrato de permuta de cita. 6) Finalmente, mediante oficio 11325 (DCA-2595) del 13 de octubre de 2013, se autorizó una nueva prórroga por un año con respecto al contrato de permuta, señalándose en el condicionamiento 3, lo siguiente: 3. Del mismo modo, en caso de ser necesaria una nueva prórroga, resulta indispensable que se adjunte a la solicitud un estudio, actualizado a esa fecha, que compruebe que los precios de los productos permutados se ajustan al valor de mercado y que el contratista continúa siendo la mejor opción disponible en el mercado para que la Administración realice este tipo de negocio.. 7) El detalle de los materiales recibidos hasta la fecha a través del convenio AyA-KCC, es el siguiente: PRIMERA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad para dispensador 120025 1P 6x1x500 Toallas para manos dispensador 120024 por caja Monto Total 175 rollos 13.174,00 2.195,66 384.241,65 30152100 TOA PAPEL SCOTT ROLLO 6x1x1000 55 rollos 38.958,00 6.493,00 357.115,00 30177975 KCP PAP HIG interfoliado INTERF SCOTT 2P 24X200 96 rollos 10.301,00 429,21 41.204,00 Total 782.560,65 SEGUNDA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad para dispensador 120025 Toallas para manos dispensador 120024 1P 6x1x500 por caja Monto Total 100 rollos 13.174,00 2.195,66 219.566,00 30152100 TOA PAPEL SCOTT ROLLO 6x1x1000 30 rollos 38.958,00 6.493,00 194.790,00
3 245 rollos 8.837,00 184,10 45.105,50 Total 459.461,50 TERCERA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad por caja Jabón líquido para manos 300053300 jab sani fresh triangle lotion 14 cajas y 8 (dispensador) 120019 800 ml 12x1 unidades 31.223,00 2.601,92 457.937,36 Total 457.937,36 AYA CUARTA ENTREGA por Nombre K-Clark Cantidad caja para dispensador 120025 1P 6x1x500 479 rollos 13.174,00 2.195,67 1.051.725,93 Total 1.051.725,93 QUINTA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad por caja Monto Total para dispensador 120025 1P 6x1x500 336 rollos 13.174,00 2.195,67 737.745,12 Total 737.745,12 SEXTA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad por caja para dispensador 120025 1P 6x1x500 200 rollos 13.174,00 2.195,67 439.134,00 1214 rollos 8.837,00 184,10 223.497,40 Total 662.631,40
4 SÉTIMA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad por caja Monto Total 2548 rollos 8.837,00 184,10 469.086,80 Total 469.086,80 OCTAVA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad por caja 7100rollos 8.837,00 184,10 1.307.110,00 Total 1.307.110,00 NOVENA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad por caja 7027 rollos 8.837,00 184,10 1.080.269,64 Total 1.080.269,64 DÉCIMA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad por caja 7100 rollos 8.837,00 184,10 1.293.670,70 Total 1.293.670,70 DÉCIMO PRIMERA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad por caja para dispensador 120025 1P 6x1x500 267 rollos 13.174,00 2.195,67 587.755,00 Total 587.755,00
5 DÉCIMO SEGUNDA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad por caja para dispensador 120025 1P 6x1x500 516 rollos 13.174,00 2.195,67 1.134.376,11 Total 1.134.376,11 DÉCIMO TERCERA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad por caja para dispensador 120025 1P 6x1x500 872 rollos 13.174,00 2.195,67 1.915.450,00 Total 1.915.450,00 DÉCIMO CUARTA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad por caja P. Hig. Scott Inst. 1P 48X1X400 7999 8.837,00 184,10 1.472.615,90 Total 1.472.615,90 DÉCIMO QUINTA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad por caja P. para Hig. Scott Inst. 1P 48X1X400 10742 8.837,00 184,10 1.977.602,20 Total 1.977.602,20 DÉCIMO SEXTA ENTREGA AYA Nombre K-Clark Cantidad por caja SCOTT PERF para dispensador 120024 1P 6x1x500 519 rollos 13.174,00 2.195,67 1.139.552,73 Total 1.139.552,73
6 8) Se aporta una carta de fecha 17 de noviembre de 2014, en la que Kimberly-Clark manifiesta su anuencia a continuar con dicho convenio, bajo los mismos términos y condiciones del contrato precedente. 9) Afirman que continuar con el convenio les traería grandes beneficios, ya que les permite cumplir tanto con la normativa ambiental como con la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, facilitando un mejor acceso a la información y una mejor atención a los clientes. 10) Adjuntan un estudio de mercado elaborado por la MBA. Úrsula Gutiérrez Villafuerte, el cual realizó un análisis con respecto a las diferentes alternativas existentes en el mercado para comparar los precios de tres empresas dedicadas al reciclaje en el Gran Área Metropolitana: Redcicla, Kimberly-Clark, y Reciclaje La Calma. De dicho estudio se obtuvo como resultado que la empresa Kimberly-Clark ofrece dos precios, puesto en la empresa y recolectado en el ICAA; brinda el servicio de transporte, charlas y sticks; ofrece los precios y mantiene al por mayor; el producto que se ofrece para el canje es entregado en el Almacén General del ICAA sin ningún costo adicional; y ofrece el mayor precio en el rubro de papel blanco para un promedio de 52.50. El Estudio concluye que la empresa Kimberly-Clark sigue siendo la mejor opción al ofrecer los mayores beneficios. II. Criterio de la División. Mediante oficio 11325 (DCA-2595) del 13 de octubre de 2013, esta División autorizó una prórroga por un año, para que el ICAA realice la permuta con Kimberly-Clark Costa Rica Limitada de papel en desuso para reciclar a cambio de productos de higiene suministrados por dicha empresa. En el condicionamiento 3 de tal autorización se indicó lo siguiente: 3. Del mismo modo, en caso de ser necesaria una nueva prórroga, resulta indispensable que se adjunte a la solicitud un estudio, actualizado a esa fecha, que compruebe que los precios de los productos permutados se ajustan al valor de mercado y que el contratista continúa siendo la mejor opción disponible en el mercado para que la Administración realice este tipo de negocio.. Ahora bien, el ICAA pretende una nueva contratación por un año más, en virtud de que la contratación venció en diciembre de 2014, reiterando la necesidad de reciclar el papel que ya se ha utilizado, por razones de protección al medio ambiente, utilización eficiente de los recursos, liberación del espacio físico que están ocupando y además, la posibilidad de poder obtener un beneficio a cambio de este papel, que posibilite reducir el presupuesto institucional. El ICAA para acreditar que los precios de los productos permutados se ajustan al valor de mercado y que el contratista continúa siendo la mejor opción disponible, aporta un Estudio de Mercado sobre Empresas Recicladoras en Costa Rica-2014, elaborado el 3 de diciembre de 2014, por la MBA Úrsula Gutiérrez Villafuerte, el cual abarcó tres empresas que se dedican al reciclaje en el Gran Área Metropolitana, a saber Redcicla, Kimberly-Clark, y Reciclaje Calma. Dicho Estudio de Mercado llega a concluir que la empresa Kimberly Clark sigue siendo la mejor opción al ofrecer los mayores beneficios, toda vez que ofrece dos precios, puesto en la empresa y recolectado en el ICAA; brinda el servicio de transporte, charlas y sticks; ofrece los precios y mantiene al
7 por mayor; el producto que se ofrece para el canje es entregado en el Almacén General del ICAA sin ningún costo adicional; y ofrece el mayor precio en el rubro de papel blanco para un promedio de 52.50. En consecuencia, atendiendo a las consideraciones hechas por parte de la Administración, tomando en cuenta que afirma que con la obtención de la autorización para realizar la permuta pretendida, logra satisfacer el interés público de la mejor forma posible, evitando el desembolso de recursos públicos y más bien propiciando un ahorro para las arcas institucionales, y de que el referido Estudio de Mercado acredita que la empresa Kimberly-Clark sigue siendo la mejor opción, por lo que se estima que resulta procedente conceder la autorización en comentario con fundamento en los artículos 2 bis, inciso c) y 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, y el artículo 3 párrafo segundo, de la Ley de Contratación Administrativa. Así las cosas, en razón de lo anterior en virtud de que la contratación anterior ha vencido en diciembre pasado, se autoriza una nueva contratación por el plazo de un año, para la permuta de papel con la empresa Kimberly-Clark Costa Rica Limitada, sea de papel en desuso para reciclar a cambio de productos de higiene suministrados por dicha empresa. Finalmente, con respecto al trámite del refrendo contralor, la adenda que se confeccione producto de la prórroga autorizada en este acto, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública se exime del refrendo contralor, toda vez que en razón de la autorización concedida hemos podido verificar las formalidades básicas que el ordenamiento prevé en la tramitación del procedimiento, pero se advierte que la adenda deberá contar con la aprobación interna según lo establecido en el numeral 17 del citado Reglamento. III. Condiciones bajo las cuales se emite la autorización. La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. La única forma de pago para la permuta planteada sería la entrega de las toneladas de papel en desuso que se produzcan durante el periodo de ejecución del contrato, debidamente clasificado, a cambio de productos de higiene en los mismos términos del contrato autorizado anteriormente por medio de los oficios 07759 (DCA-2302) de 31 de julio del 2008, 02523 (DJ-1017-2010) de 16 de marzo del 2010, 08011 (DJ-3310) del 20 de agosto de 2010, 09076 (DCA-2458) del 23 de setiembre del 2011, 09283 (DCA-2126) del 11 de setiembre del 2012, y 11325 (DCA-2595) del 13 de octubre de 2013. 2. La nueva contratación autorizada se concede por un plazo de un año, contado a partir de la notificación del presente oficio. En caso de requerir prórrogas adicionales requerirá indispensablemente la autorización de parte de esta Contraloría General, las cuales deberá remitirse con al menos un mes de anticipación al vencimiento del contrato. 3. Del mismo modo, en caso de ser necesaria una nueva prórroga, resulta indispensable que se adjunte a la solicitud un estudio, actualizado a esa fecha, que compruebe que los precios de los productos permutados se ajustan al valor de mercado y que el contratista continúa siendo la mejor opción disponible en el mercado para que la Administración realice este tipo de negocio.
8 4. El contratista debe cumplir con todas las especificaciones técnicas y generales que el ICAA considere pertinentes en este negocio y además deberá entregar el material de higiene por el equivalente al monto del papel recibido para reciclar. 5. Es responsabilidad exclusiva de la Administración verificar la razonabilidad del precio de los objetos contractuales que darán contenido a la permuta por efectuar con Kimberly Clark Costa Rica Ltda, todo lo cual deberá constar en el expediente respectivo. 6. Resulta ser responsabilidad del ICAA corroborar que el contratista se encuentre al día en el pago de las cuotas obrero patronales ante la CCSS, las obligaciones que correspondan ante FODESAF, el pago de impuestos nacionales y, finalmente, que no le afecta el régimen de prohibiciones contenido en la Ley de Contratación Administrativa, antes y durante de la ejecución del contrato. 7. La Administración deberá levantar un expediente administrativo en el que conste cronológicamente todo lo actuado tanto en la tramitación de la presente autorización, la elaboración del contrato y su ejecución. 8. De conformidad con los artículos 7 y 8 de la Ley de Control Interno y 13 de la Ley de Contratación Administrativa, es exclusiva responsabilidad de la Administración establecer, mantener y evaluar los procedimientos necesarios para la fiscalización oportuna del contrato, así como el mantenimiento de un ambiente de control interno propicio para su correcta ejecución. 9. Al tenor de lo dispuesto en el inciso 3) del artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, el contrato se exime del refrendo contralor, no obstante deberá contar con la aprobación interna. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del Ingeniero José Alberto Moya Segura, MBA, en su condición de Gerente General del ICAA, o quien en su defecto ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Oscar Castro Ulloa Fiscalizador OCU/chc Ci: Archivo Central NI: 30880-31973 G: 2008001988-7