ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE COPROPIETARIOS FEBRERO 4 DE 2015 LUGAR: GUARDERIA CLUB HOUSE HORA: 7:00 p.m. Previa convocatoria escrita y por correo electrónico a los copropietarios del CONJUNTO RESIDENCIAL CAMINO DE ARRAYANES Mz. 14 P.H., para la ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE COPROPIETARIOS, se reunieron en las instalaciones de la GUARDERIA del Club House, con el siguiente orden del día: 1. Verificación del quórum 2. Lectura y aprobación del Orden del Día 3. Elección de Presidente y secretario de la Asamblea 4. Elección de comisión verificadora del acta 5. Remoción del Revisor Fiscal 2014 por abandono de cargo y elección de Auditor Externo para auditar los Estados Financieros del 2014 6. Evaluación y observaciones a los Estados Financieros 2014 de Club House 7. Asuntos a presentar en Asamblea Ordinaria de Club House DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA 1. Verificación del quórum. Siendo las 7:20 de la noche, se informa que se cuenta con quórum de CINCUENTA Y TRES POR CIENTO (53%) de acuerdo con relación adjunta Anexo No. 1; por lo tanto se puede deliberar y decidir. 2. Lectura y aprobación del Orden del Día. El Orden del Día se somete a consideración y se aprueba unánimemente. 3. Elección de Presidente y secretario de la Asamblea. Postulan como Presidente al señor Juan Gonzalo Hurtado y Secretaria a Sandra V. Castillo. Esta propuesta se acepta por unanimidad. 4. Elección de comisión verificadora del acta. Se postulan los señores Marcos Valenzuela de la casa 34 y Carlos Campos de la casa 10, para verificar el contenido del acta de esta Asamblea. Quedan designados por unanimidad. 5. Remoción del Revisor Fiscal 2014 por abandono de cargo y elección de Auditor Externo para auditar los Estados Financieros del 2014. Se realiza la exposición de la situación del Revisor Fiscal, señor Néstor Dario Díaz, designado para tal cargo en la Asamblea Ordinaria de
Copropietarios de marzo de 2014. La administradora y el Presidente del Consejo informan sobre la falta de gestión y atención en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del revisor fiscal, pese a los múltiples requerimientos realizados. Se señala que la revisión de los estados financieros se hizo hasta mes de mayo de 2014, a partir de esta fecha no existe ninguna intervención, observación, informe escrito o aprobación con la que se pueda acreditar que el revisor fiscal ejerció las funciones inherentes a su cargo, quien se hizo presente en la reunión del consejo de junio 4 de 2014, en la que se le pidió especialmente su acompañamiento en la entrega de la administración por parte de S.V.I. Su inasistencia y falta de participación genero nuevamente insatisfacción a los miembros del consejo. Se informó que desde junio de 2104, no se volvió a comunicar o a estar presente, a pesar de ser convocado a cada reunión de Consejo mediante correo electrónico; no atendía las invitaciones, tampoco las llamadas que se le hacían a su celular, ni respondía los mensajes de voz dejados tanto por la Administradora como por miembros del Consejo. A mediados de octubre de 2014, se comunicó por correo electrónico e informó que una circunstancia de salud le había impedido hacerse presente en las reuniones. Se le invitó a la sesión del Consejo de octubre 23, a la que asistió parcialmente. En esa ocasión se le manifestó sobre la necesidad de revisar nuevamente la información de enero a mayo, con el fin de avalar las diferencias encontradas en la contabilidad y proseguir con las funciones del cargo. Ese día se llevó la carpeta con la información del mes de agosto, la cual hasta la fecha no ha sido devuelta. Desde esa fecha no se ha vuelto a hacer presente de ninguna manera. La Administración y el Consejo, conscientes de la importancia y necesidad de tener un ente de revisión que certifique y avale los Estados Financieros han convocado a esta Asamblea Extraordinaria, quien por competencia estatutaria es la única que puede tomar una decisión al respecto. Expresa el señor Marcos Valenzuela, que con el informe que presenta la administración lo que se está acreditando es que la solicitud para que se contrate un profesional con el propósito de que audite los estados financieros se debe al hecho de que el actual revisor fiscal ha incumplido con las obligaciones que la ley y el cargo le asignan, las cuales se encuentran incluidas en su relación contractual y que en consecuencia le
corresponde a la Asamblea proceder a autorizar la contratación de los servicios de auditoría con lo que se subsana esta situación, sin perjuicio de las acciones legales o indemnizatorias que sean pertinentes causadas por el incumplimiento. Se presenta a consideración de la Asamblea que es este punto está reunida con un ochenta y tres por ciento (83%) de quórum (Anexo No. 2), la Hoja de Vida de tres profesionales con experiencia en Propiedad Horizontal, las cuales fueron evaluadas por la administración y miembros del consejo y se sugiere nombrar una comisión de dos personas que evalúe y entreviste a las personas postuladas. También se sugiere a los asistentes que lo deseen, referenciar a un profesional que pueda desempeñar esta labor. Se aclara que presupuestalmente, se cuenta con la provisión de siete (7) meses (junio a diciembre) que no se han utilizado. Luego de un análisis comparativo de las hojas de vida de los postulados se solicita someter a votación la elección de la profesional AMANDA PEREZ
VANEGAS, debido a que ya conoce el desarrollo de las operaciones propias de la copropiedad y su relación con las del Club House, además de las diferentes actividades que se desarrollan en la totalidad de copropiedad Camino de Arrayanes. Se aprueba por unanimidad, con un ochenta y tres por ciento (83%) de la copropiedad, la celebración de un contrato de prestación de servicios con la señora AMANDA PEREZ VANEGAS, para que realice auditoria sobre los estados financieros 2014, a presentase en la próxima asamblea ordinaria. Se recomienda una negociación para obtener una disminución en el valor de los honorarios. 6. Evaluación y observaciones a los Estados Financieros 2014 de Club House. Los Estados Financieros se habían enviado previamente a los copropietarios para que los pudieran revisar con tiempo. Se recuerda que la cuota se ha mantenido igual durante los años 2013 y 2014, pero que este año se plantea un incremento de $20.000 que será destinado a la reposición y de equipos e instalaciones. Al respecto se pregunta si ya existe un plan de inversión para esta suma que podría representar cerca de $90.000.000 anuales y sería muy delicado pues puede suceder como con el dinero que en su momento se aportó para el mantenimiento de la vía. Es indispensable que se elabore un plan de inversión específico y se dé a conocer a toda la comunidad. Otra inquietud, se refiere a porqué si se incrementa el ingreso del club house con el aporte de nuevas manzanas como parte del Conjunto, no se refleja ese incremento en una disminución de la cuota del Club House. En cuanto a esta suma de destinación específica se deja claro que de aprobarse, no puede convertirse en algo vitalicio como sucedió con el gravamen a movimientos financieros (4/00); sino que sería sólo por este año. Se somete a votación de la Asamblea la aprobación de la manzana 14, en el pago de los veinte mil pesos ($20.000) mensuales por el año 2015.
Verificada la votación, con un treinta y un por ciento (31%) a favor (Anexo No. 3) y un cincuenta y dos por ciento (52%) en contra, la copropiedad no acepta el pago de veinte mil pesos ($20.000) adicionales durante el año 2015.Lo anterior, teniendo en cuenta es posible que en el futuro se afronte el pago de una cuota extraordinaria para esta destinación. Se pregunta por el asunto de la peluquería, a lo cual se explica que se debió surtir todo un proceso que permitiera acceder al sitio físicamente sin correr el riesgo de incurrir en nada que pudiera generar una demanda por parte de la señora, que se sabe salió del país. Debido a esto es que ya se está surtiendo el proceso de licitación para la peluquería. 7. Asuntos a presentar en Asamblea Ordinaria de Club House. Esta Asamblea tiene como propósito que los copropietarios puedan manifestar sus inquietudes, observaciones, sugerencias para que posteriormente sean presentados por los delegados de la manzana 14 a la Asamblea Ordinaria del Club House, a realizarse el próximo siete (7) de febrero. Se observa que no hay un plan de mantenimiento preventivo a los equipos. Los resultados del Club House no deben manifestarse en cifras económicas, sino en indicadores de satisfacción de los usuarios; ya que se recuerda que cuando se adquirió la vivienda, también se adquirió el derecho al uso del Club House. No se está de acuerdo con el cierre del Club House durante las vacaciones de final de año, ya que ocasiones anteriores, se han programado vacaciones recreativas que han sido muy exitosas. También son bastantes las familias que no salen de vacaciones y se quedan sin la oportunidad de disfrutar de este espacio cuando se cuenta con más tiempo libre. Se solicita formalmente plantear el cambio en esta filosofía de cierre del Club House a fin de año. Se debe realizar una encuesta por parte del Club House, indicadores de gestión, de uso, de tráfico y satisfacción por parte de los usuarios. Se pregunta por si el área de cafetería y restaurante se encuentra en arriendo o si está a cargo del Club House? Se manifiesta la mala calidad de algunas comidas y que unos visitantes se intoxicaron con un ajiaco que fue recalentado, pues por encima estaba caliente, pero estaba congelado en la parte inferior.
Se manifiesta que no hay inversión en adecuación, reposición y demás dirigido a los niños menores, que todo se dirige a la parte de los adultos y debería ser proporcional. Finalmente, la comunidad agradece la gestión del señor Juan Gonzalo Hurtado y todas las explicaciones respecto de la justificación del manejo de los veinte mil pesos ($20.000), pero que casos como el del mantenimiento de la vía son los que generan descontento y no se acepte el incremento, más cuando no se ha presentado un plan de inversión de este dinero que se pretende aumentar. Agotado el Orden del Día, se levanta la sesión siendo las 9:00 p.m. Presidente Secretaria JUAN GONZALO HURTADO SANDRA V. CASTILLO FLORIAN Comisión verificadora del acta: MARCOS VALENZUELA CARLOS CAMPOS