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CONTENIDO Breve descripción del... 3 Un recorrido a través del Menú Principal... 3 Menú Archivos... 4 Programas.-...4 Centros de Costo.-...5 Sectores Económicos.-...6 Tabulador de Sueldos.-...7 Clasificación de Puestos.-...7 Usuarios a Centros de Costo.-...8 Usuarios a Partidas Presupuéstales.-...8 Menú Presupuesto... 9 Elaboración.-...9 Plantilla de Nómina.-...11 Impresión.-...13 Transferencias.-...16 Transferencias de Servicios de Personal.-...18 Menú Procesos... 19 Regenerar Saldos.-...19 Saldar Partidas Presupuestales.-...20 Proyecto de Presupuesto.-...20 Menú Productos... 23 Consulta de Saldos.-...23 Reportes de Saldos.-...26 Proyecciones Presupuestales.-...28 Como salir del... 30 Guías Rápidas... 31 Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 2 de 33
PRESUPUESTO DE EGRESOS Sistema Integral de Tesorería Breve descripción del En este módulo encontramos la herramienta que nos sirve para la elaboración del presupuesto, a través de la pantalla de captura o bien elaborando proyectos de presupuesto en un ejercicio futuro. Se tiene la posibilidad de realizar las transferencias del presupuesto, saldar partidas presupuestales, hacer consultas de saldos, ver la evolución del mismo y obtener reportes de la evolución presupuestal entre otros. Figura 1 Pantalla Principal del Un recorrido a través del Menú Principal En la pantalla inicial podemos identificar una barra de menú principal que incluye una serie de opciones presentadas en forma textual, conteniendo las funciones que el módulo realiza y que a continuación iremos describiendo una a una. En la parte inferior de dicha barra de menú se encuentra una serie de iconos, éstos son los accesos rápidos a las opciones del sistema; por lo que en la descripción de cada una de las opciones del menú principal del módulo, se hará mención de sus accesos rápidos correspondientes. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 3 de 33
Menú Archivos Para que el módulo de Presupuesto de Egresos funcione es necesario proporcionar al sistema una serie de catálogos. Todos estos catálogos podrá darlos de alta por medio del menú Archivos de este módulo. Programas.- En esta opción se genera el catálogo de los diferentes programas que se utilizarán en la captura del presupuesto. Seleccione del menú de archivos la opción programas de la cual se desplegará la siguiente pantalla. Figura 2 Ventana de captura de programas Para adicionar un programa, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón para adicionar, ubicado en la barra de navegación y proporcione la información que le sea solicitada en cada uno de los campos que conforman el catálogo. Proporcione la Función, Programa, Sub. Programa y Descripción del Programa. Para finalizar pulse sobre el botón, para aceptar la captura. Para editar un programa, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón ubicado a un costado de la barra de navegación y posicione el cursor en el campo que se modificará. Para finalizar pulse sobre el botón, para aceptar la captura. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 4 de 33
Para eliminar un Programa, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón ubicado a un costado de la barra de navegación y posicione el cursor en el registro deseado. Para finalizar reitere la aceptación del borrado del registro Para imprimir el catálogo de programas, pulse el botón Pulse el botón Salir de la ventana de captura de programas, y regresará al menú principal del módulo. Cada una de las ventanas de los catálogos cuentan con una barra de navegación, la cual contiene botones diseñados para navegar entre los registros, eliminarlos, modificarlos, buscar algún registro e incluso editarlos También cuenta con un botón Imprimir con el cual podrá emitir el reporte correspondiente a cada catálogo. Centros de Costo.- Seleccione del menú de Archivos la opción de Centro de Costos desplegándose la siguiente ventana: Figura 3 Ventana de captura de Centros de Costo Realice los pasos antes descritos en Programas para realizar la captura, edición, eliminación o impresión de estos catálogos. Proporcione el nombre y cargo del responsable del centro de costo Se deberá marcar como centro de costo default aquel que se desee que sea el que recibe los bienes/servicios en el modulo de adquisiciones. Si se modifica el sector de algún Centro de Costo deberá utilizar el botón Asignar para actualizar el sector a todas aquellas partidas del Presupuesto que pertenezcan a este Centro de Costo. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 5 de 33
Sectores Económicos.- Se seleccionan del menú de Archivos la opción deseada, desplegándose la siguiente ventana: Figura 4 Ventana de captura de Sectores Económicos Para adicionar un Sector Económico, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón para adicionar, ubicado a un costado de la barra de navegación y proporcione la información que le sea solicitada en cada uno de los campos que conforman el catálogo. Para finalizar pulse sobre el botón de la barra, para aceptar la captura Para editar un Sector Económico, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón ubicado en la barra de navegación y posicione el cursor en el campo que se modificará. Para finalizar pulse sobre el botón, para aceptar la captura Para eliminar un Sector Económico, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón registro deseado ubicado en la barra de navegación y posicione el cursor en el Para finalizar reitere la aceptación del borrado del registro Para imprimir el catálogo de Sectores Económicos, pulse el botón Pulse el botón Salir de la ventana de captura de Sectores Económicos, y regresará al menú principal del Módulo. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 6 de 33
Tabulador de Sueldos.- Al seleccionar la opción Tabulador de Sueldos del menú Archivos de este módulo, visualizara la siguiente ventana: Figura 5 Ventana de captura de Tabulador de Sueldos Realice los pasos descritos en la opción de Sectores Económicos para realizar la captura, edición, eliminación o impresión de estos catálogos. El campo Tipo puede proporcionarle (dando un doble clic sobre él) una lista de los Tipos de Puesto dados de alta en su catálogo correspondiente, de aquí podrá elegir uno de ellos. Nota: Pulsando sobre uno de los registros con el botón derecho del mouse le mostrará un menú donde podrá elegir el orden (por Puesto, Descripción, Tipo de Puesto o Sueldo) en que se mostrará este catálogo. Clasificación de Puestos.- Para visualizar el catálogo de clasificación de puestos, seleccione la opción que lleva ese nombre en el menú Archivos, esta permitirá visualizar la siguiente pantalla. En ella podrá, visualizar, editar o capturar una nueva clasificación de puestos. Figura 6 Ventana de captura de Clasificación de Puestos Realice los pasos descritos en la opción de Sectores Económicos para realizar la captura, edición, eliminación o impresión de estos catálogos. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 7 de 33
Usuarios a Centros de Costo.- En esta opción, se visualizará la siguiente pantalla donde se capturará el usuario o usuarios que tendrán acceso a cada uno de los centros de costos para realizar cualquier captura, modificación y/o impresión. Figura 7 Ventana de captura de Usuarios a centros de costo Usuarios a Partidas Presupuéstales.- De igual manera esta opción será utilizada para capturar los usuarios que podrán hacer movimientos en partidas presupuéstales. Figura 8 Ventana de captura de Usuarios a partidas presupuestales Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 8 de 33
Menú Presupuesto Para llevar a cabo la elaboración del Presupuesto de Egresos es necesario tener capturados todos los catálogos del menú Archivos de este módulo, además del catálogo de Cuentas Contables del módulo de Contabilidad. Elaboración.- Primero del menú Presupuesto elija la opción Elaboración, esto le abrirá la siguiente ventana: Figura 9 Ventana para la captura del Presupuesto de Egresos Para insertar una clave presupuestal, usted debe realizar los pasos siguientes: Presione sobre el botón Insertar ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla. Después proporcione la clave presupuestal compuesta por la U. Presupuestal, U. Responsabilidad, Partida y Sector Económico, esto puede hacerse tecleando los datos directamente o por medio de los catálogos a los cuales se puede acceder por medio de los botones ubicados a la derecha de cada uno de los campos que conforman dicha clave. A continuación debe indicar el importe (Anual) del presupuesto designado a la partida. Existen dos campos de Presupuesto (Anual y Original), el Anual es el presupuesto que se modificará si se realiza alguna transferencia que lo afecte y el Original es el Presupuesto con el que se dio de alta la partida. Las dos cantidades son iguales al dar de alta la partida. Proporcione la forma en que será repartido el importe en los diferentes meses, mismas que a continuación se describen: La primera es utilizando la opción Distribución anual la cual facilita el proceso de captura, si esta opción se encuentra habilitada deberá proporcionar el Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 9 de 33
presupuesto anual y presionar el botón Preliminar, esto dividirá el monto anual en partes iguales y le asignará a cada mes su parte correspondiente. La segunda forma es utilizando la opción Acumular los importes mensuales si esta se encuentra habilitada tendrá que proporcionar lo presupuestado mes por mes y el sistema automáticamente irá proporcionando la suma correspondiente en el campo de Presupuesto Anual. La tercera forma de proporcionar el presupuesto es la de Aplicar porcentaje de incremento. Al seleccionar esta opción deberá especificar un porcentaje el cual será aplicado al saldo del mes anterior, por lo que tendrá que especificar solo el presupuesto del mes de Enero y pulsar el botón Preliminar. El Sistema generará el presupuesto anual automáticamente. Si desea que el importe de presupuesto se ajuste a un monto específico proporcione este monto y se hará un ajuste al ultimo mes. Por último presione el botón Aceptar para que el registro quede almacenado o el botón de Cancelar para abortar la operación. Nota: Si el presupuesto esta Aprobado (Ver Constantes en Parámetros del Sistema) NO se podrán insertar partidas con importe, es decir, solo se permitirá insertar partidas con presupuesto cero. Para facilitar la captura, la pantalla de Elaboración del Presupuesto cuenta con la opción de Mantener los niveles de orden superior. Si al momento de pulsar sobre el botón Insertar la opción se encuentra activa se mantendrán los valores de la clave presupuestal del registro, de otra manera todos los campos aparecerán sin información. Para editar la distribución mensual de una partida presupuestal, usted debe realizar los pasos siguientes: Presione sobre el botón Editar ubicado en la parte superior de la pantalla A continuación modifique las cantidades (Enero Diciembre) Pulse sobre el botón Aceptar Nota: Se podrán realizar las modificaciones a la distribución mensual solo si el Presupuesto de Egresos no esta marcado como aprobado (ver Parámetros del Sistema) Para borrar una clave presupuestal, usted debe realizar los pasos siguientes: Localice el registro a eliminar, esto puede hacerse de dos formas: la primera es utilizando la barra de navegación y la segunda es utilizando el botón Buscar. Después de localizar el registro presione sobre el botón Borrar y el registro se eliminará por completo del Presupuesto. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 10 de 33
Para buscar una clave presupuestal, usted debe realizar los pasos siguientes: Presione el botón Buscar y aparecerá la siguiente ventana: Figura 10 Ventana para localizar Claves Presupuestales de Egresos Proporcione la clave presupuestal compuesta por la U. Presupuestal, U. Responsabilidad, y Partida, esto puede hacerse tecleando los datos directamente o por medio de los catálogos a los cuales se puede acceder por medio de los botones ubicados a la derecha de cada uno de los campos que conforman dicha clave. Pulsar el botón de Buscar para que aparezca la partida seleccionada Pulsar el botón de Aceptar para cargar el registro específico Pulse el botón Salir de la ventana de captura de presupuesto y regresará a la pantalla principal del módulo Plantilla de Nómina.- La elaboración de la Plantilla de Nómina requiere de la existencia de los catálogos de Tabulador de Sueldos y Clasificación de Puestos. Para la captura de estos catálogos vea Integración de Catálogos. Para iniciar la captura elija la opción Plantilla de Nómina del menú Presupuesto, una vez que haya ingresado a esta opción, a continuación se presenta la siguiente ventana: Figura 11 Ventana de captura de la Plantilla de Nómina Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 11 de 33
Para insertar una Plaza en la plantilla del Centro de Costo, usted debe realizar los pasos siguientes: Presione sobre el botón Insertar ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla. Para facilitar la captura, marque el casillero de Mantener los niveles de orden superior (si lo desea). Después proporcione el Centro de Costo compuesto por la U. Presupuestal y U. Responsabilidad, esto puede hacerse tecleando los datos directamente o por medio de los catálogos a los cuales se puede acceder por medio de los botones ubicados a la derecha de cada uno de los campos que conforman dicha clave. Capture la clave del puesto (Tabulador de Sueldos) en forma manual o a través de los botones ubicados a la derecha y el tipo de puesto (Clasificación de puestos) seleccionando de una lista que se presenta; al proporcionar este último, el sistema le propone por default el sueldo que se le asignó en el catálogo de Tabulador de Sueldos, si el sueldo que va a asignar es diferente solo proporcione el nuevo monto del sueldo y continúe con la captura. Proporcione el número de plazas que se integran en el Centro de Costo. Por ultimo pulse el botón Aceptar para grabar la captura o Cancelar para abortar la operación. Para eliminar un registro de la Plantilla, usted debe realizar los pasos siguientes: Localice el registro a eliminar, esto puede hacerse de dos formas: la primera es utilizando la barra de navegación y la segunda es utilizando el botón Buscar. Después de localizar el registro presione sobre el botón Eliminar y el registro se eliminará por completo de la Plantilla. Tenga en cuenta que la clave presupuestal de sueldos del Presupuesto de Egresos esta ligada y deberán coincidir los importes. Para buscar un registro de la Plantilla, usted debe realizar los pasos siguientes: Presione el botón Buscar y aparecerá la siguiente ventana: Figura 12 Ventana de localizar registros de la Plantilla de Nómina Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 12 de 33
Proporcione la clave compuesta por la U. Presupuestal, U. Responsabilidad, y Clave de Puesto, esto puede hacerse tecleando los datos directamente o por medio de los catálogos a los cuales se puede acceder por medio de los botones ubicados a la derecha de cada uno de los campos que conforman dicha la clave. Pulsar el botón de Aceptar para cargar el registro en específico. Para imprimir la plantilla de nomina, usted debe realizar el paso siguiente: Presione el botón Imprimir y mostrara la siguiente ventana: Figura 13 Ventana de Impresión de Plantilla de Nómina por UP Seleccione el rango de U. Presupuestal (Iniciar, Finalizar) ya sea dando el número o a través del botón ubicado del lado derecho de cada rango, seleccionar. Seleccione la Salida del reporte Presione el botón Imprimir para visualizarlo en pantalla o mandarlo a impresora, o el botón de Salir para abortar la operación. Pulse el botón Salir de la ventana de captura de presupuesto y regresara a la pantalla principal del módulo Impresión.- El módulo de Presupuesto de Egresos permite la generación de reportes Globales. Reportes Globales.- A través de esta opción podrá generar reportes que muestren el presupuesto total. Al elegir esta opción aparecerá una nueva pantalla en la que podrá elegir una variedad de clasificaciones para mostrar el presupuesto: Total por Sector Total por Unidad Presupuestal Total por Unidad Presupuestal y Unidad de Responsabilidad Total por Unidad Presupuestal y Capítulo de Gasto Capítulo y Concepto del Gasto Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 13 de 33
Total Mensual por Unidad Presupuestal y Unidad de Responsabilidad Total Mensual por Capítulo y Concepto del Gasto. Para imprimir un reporte, usted debe realizar los pasos siguientes: Seleccione del menú Presupuesto la opción Reportes Globales y desplegará la siguiente ventana: Figura 14 Ventana de Impresión de Reportes Globales Elija una de las variedades de Reportes Globales, si desea incluir la paginación en las hojas impresas, señale la casilla de Incluir Paginación, escoja el tipo de presupuesto que desee imprimir (Original o Actual) y presione el botón de Imprimir para enviar a la impresora o el botón de Salir para cerrar la ventana y cancelar la operación. Reportes Analíticos.- La opción de Reportes Analíticos le permitirá generar reportes del presupuesto de manera más detallada de las diferentes unidades que lo conforman. Usted debe elegir una de las siguientes opciones: Unidad Presupuestal y Capítulo de Gasto Unidad Presupuestal y Concepto de Gasto Unidad de Responsabilidad y Capítulo de Gasto Unidad de Responsabilidad y Concepto de Gasto Mensual por Unidad Presupuestal y Concepto del Gasto Mensual por Unidad de Responsabilidad y Capítulo del Gasto Mensual por Unidad Presupuestal, Unidad de Responsabilidad y Capítulo Para imprimir un reporte, usted debe realizar los pasos siguientes: Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 14 de 33
Seleccione del menú Presupuesto la opción Reportes Analíticos y desplegara la siguiente ventana: Figura 15 Ventana de Impresión de Reportes Analíticos Seleccione una de las variedades de Reportes Analíticos, elija si desea imprimir el presupuesto actual o el original y presione sobre el botón Imprimir para enviar a la impresora o el botón de Salir para abandonar la operación y cerrar la pantalla. Reportes por programas.- Con esta opción podrá generar reportes del presupuesto de egresos en forma de programas. Usted debe elegir una de las siguientes opciones: Global por Programa Unidad de Responsabilidad, Programa y Concepto de Gasto Unidad de Presupuestal, Unidad de Responsabilidad y Programa Para imprimir un reporte, usted debe realizar los pasos siguientes: Seleccione del menú Presupuesto la opción Reportes de programas y desplegará la siguiente ventana: Figura 16 Ventana de Impresión de Reportes de programas Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 15 de 33
Seleccione una de las variedades de Reportes Analíticos, elija si desea imprimir el presupuesto actual o el original y presione sobre el botón Imprimir para enviar a la impresora o el botón de Salir para abandonar la operación y cerrar la pantalla. Transferencias.- El módulo de Presupuesto de Egresos permite la transferencia de fondos presupuéstales de una partida a otra, esto es, realiza ampliaciones y reducciones al presupuesto. Para realizar una transferencia, usted debe realizar los pasos siguientes: Seleccione del menú Presupuesto la opción Transferencias y desplegará la siguiente ventana: Figura 17 Ventana de captura de Transferencias Presione el botón de Insertar para limpiar los datos de la ventana Proporcione la Descripción de la transferencia Pulse el botón de Aceptar para grabar los datos generales de la transferencia o el botón de Cancelar para abortar la operación. Pulse el botón de Detalles para agregar los movimientos de ampliación o reducción de la transferencia de presupuesto. Figura 18 Ventana de Detalle de Transferencia Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 16 de 33
Esta ventana de captura es igual a la usada para la Elaboración del presupuesto que se señala en el menú de Presupuesto opción Elaboración, solo que ahora tendrá que señalar en Tipo de movimiento si es ampliación o reducción y solo estará la opción para dividir el importe en partes iguales. Para hacer búsquedas ahora tiene la barra de navegación (Ver captura de presupuesto para mas información). Existen dos modalidades para insertar un detalle a una transferencia (Pulse con el botón derecho del mouse sobre el botón Insertar para elegir la modalidad): Incluir Meses Cerrados.- Si elige esta opción le mostrará una pantalla donde tendrá que proporcionar la clave de administrador y pulsar el botón OK. Una vez realizado esto podrá dar de alta este detalle donde el importe se podrá distribuir incluyendo los meses cerrados. NO Incluir Meses Cerrados.- Esta es la opción por default y no requiere de contraseñas. Aquí podrá dar de alta el detalle donde solo se les podrá asignar alguna cantidad a aquellos meses que no estén cerrados. Pulse el botón de Salir para regresar a la ventana anterior. Para borrar una transferencia, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Borrar, solo podrá hacerlo si ésta no tiene movimientos (detalles) y si los tuviera tendrá que entrar a eliminar cada uno de estos antes de eliminar por completo la transferencia. Para imprimir una transferencia, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Imprimir. Pulse el botón Salir de la ventana de captura de presupuesto y regresará a la pantalla principal del módulo. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 17 de 33
Transferencias de Servicios de Personal.- Mediante el módulo de Recursos Humanos del Sistema Integral de Administración existe la alternativa de realizar la presupuestación de los servicios de personal, pues bien a través de esta opción del sistema se permite ligar las transferencias que se generan en dicho módulo. Esta afectación solo podrá realizarse si se tiene habilitado el módulo de Recurso Humanos. Para realizar la afectación es necesario presionar el botón Afectar Transferencia para que la situación de la transacción cambie a procesada. NOTA: Los importes de las partidas incluidas en la transferencia se adicionarán a los importes ya capturados en el presupuesto de egresos Figura 19 Ventana de Transferencias de Servicios de Personal Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 18 de 33
Menú Procesos Para mantener el Presupuesto de Egresos con las cifras al 100%, es necesario realizar un proceso de regeneración de saldos, lo cual tomara todos aquellos movimientos generados en un periodo de tiempo para este propósito. Regenerar Saldos.- Seleccione del menú de Procesos la opción de Regenerar Saldos desplegándose la siguiente ventana: Figura 20 Ventana de Regeneración de saldos Para regenerar los saldos del presupuesto, usted debe realizar los pasos siguientes: Marque los casilleros necesarios de los Procesos a Generar, dando un clic con el ratón. Seleccione el rango de meses (Del Mes de, Al Mes de). Si no se encuentra marcada la opción de Regenera Meses Cerrados no podrá elegir aquellos meses que estén cerrados. Si desea que la regeneración incluya meses cerrados pulse con el botón derecho del mouse sobre la opción Regenera Meses Cerrados. Para activar esta opción deberá proporcionar la clave de administrador que le será solicitada. Pulse el botón de Iniciar para proceder con la regeneración o el botón de Salir para abortar el proceso. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 19 de 33
Saldar Partidas Presupuestales.- Este proceso posibilita la generación de una transferencia general que permita saldar hasta un mes en particular todas las partidas del Presupuesto modificando con esto el techo presupuestal (Se recomienda que sea una transferencia anual) Figura 21 Ventana de Transferencia de Saldos Presupuéstales Para llevar acabo este proceso realice los siguientes pasos: Primero deberá pulsar sobre el botón Crear Transferencia la cual le generará una transferencia Temporal, esto con el fin de que pueda realizar un análisis de los importes de las partidas que serán saldadas con este proceso. Sobre esta transferencia temporal generada podrá hacer búsquedas de las partidas involucradas y emitir un reporte de todas estas. Si lo desea puede eliminar partidas de un centro o rango de centros de costo, las que necesiten ampliación o reducción. Si requiere de la información que tiene en pantalla puede exportarlas a una hoja de Excel, solo pulse el botón Exp. Por último y si esta seguro de que esta transferencia salde las partidas mostradas pulse sobre el botón Procesar Transferencia. Proyecto de Presupuesto.- Generar.- Esta opción del sistema posibilita el generar al nuevo Presupuesto todas aquellas partidas de un Ejercicio anterior. Permitiendo al mismo tiempo generar importes de acuerdo a algunos parámetros aquí propuestos. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 20 de 33
Figura 22 Ventana de Generación de Proyecto de Presupuesto de Egresos Para generar estas partidas deberá seguir los pasos que a continuación se listan: Primero deberá cerciorarse de que ya se hizo la apertura del nuevo presupuesto (Ver módulo Utilerías) A continuación tendrá que especificar en el recuadro Ejercicio Anterior el ejercicio y el mes que se tomaran como base para la generación de las partidas. Ahora deberá especificar una de las tres opciones de la Base de Proyección: Presupuestado Original.- A todas las partidas generadas se les asigna el presupuesto original del ejercicio base. Asignado Anual.- A las partidas se les asigna lo presupuestado anual (incluye transferencias). Promedio Ejercido.- A todas las partidas generadas se les asigna el promedio de lo ejercido, en esta opción se debe proporcionar el mes hasta el cual se obtendrá el promedio. Pulse el botón Obtener, mismo que le mostrará aquellas partidas a las que les podrá asignar un incremento que será aplicado al momento de generar el nuevo presupuesto. Para asignar el incremento puede hacerlo directamente sobre los registros o especificar en el cuadro de % Incremento y después pulsar sobre el botón Asignar, esto último asignara a todas las partidas mostradas el porcentaje especificado en el recuadro antes mencionado. Por ultimo pulse sobre el botón Iniciar Pulse el botón Salir de la ventana y regresara a la pantalla principal del módulo. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 21 de 33
Actualizar Sueldos.- Este Proceso le permite hacer una actualización de los sueldos del Tabulador de Sueldos, la Plantilla de Nómina y el Presupuesto de Egresos en donde aparezca la partida de Sueldos definida en Parámetros, tomando como base el Tipo de Puesto. Figura 23 Ventana de Actualización de Sueldos Para llevar a cabo este proceso realice lo siguiente: Primero deberá especificar directamente sobre los registros (en la columna % Incremento) el porcentaje de incremento que será aplicado a los Sueldos en este proceso. Ahora pulse sobre el botón Actualiza Sueldos, mismo que le presentará una advertencia donde le pregunta si desea continuar con el proceso. Pulse sobre el botón OK. Pulse el botón Salir de la ventana y regresara a la pantalla principal del módulo. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 22 de 33
Menú Productos Para dar seguimiento al Presupuesto de Egresos es necesario tener una forma de consultar y ver la evolución del mismo. Consulta de Saldos.- Seleccione del menú de Productos la opción de Consulta de Saldos desplegándose la siguiente ventana: Figura 24 Ventana de Consulta de saldos Para realizar una nueva consulta de una clave presupuestal, haga lo siguiente: Pulse sobre el botón Limpiar para dejar la ventana en blanco y habilitar la opción Consultar. Elija el periodo a consultar, en caso de elegir un periodo especifico se habilitaran las opciones que le permiten indicar el rango de meses, de lo contrario puede pasar al siguiente paso. Ahora especifique el tipo de Presentación de la Consulta (Niveles o Detalle): Niveles.- Esta opción muestra las partidas por nivel, ya sea por Capítulo, Partida o Concepto. Utilizando esta opción puede subir o bajar de nivel de una partida Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 23 de 33
mostrada. Para bajar de nivel de un doble clic sobre la partida y para subir de nivel pulse el botón derecho del mouse sobre alguna partida presupuestal mostrada y elija la poción Subir Nivel. Detalle.- Esta opción no hace distinción de niveles, es decir muestra partidas de distinto nivel en la misma consulta. Especifique la U. Presupuestal, Responsabilidad y la Partida, para finalmente pulsar sobre el botón Consultar. Si desea consultar mas detalles como disponibilidad a la fecha, presupuestado, ejercido y saldos en los diferentes meses de una partida en particular realice lo siguiente: En el grid de la consulta de un doble clic sobre la partida que desea ver sus detalles. Si esta marcada la opción de Presentación por Niveles solo podrá acceder a la nueva pantalla de detalles aquellas partidas que sean de último nivel, si el tipo de presentación es detalle entonces podrá consultar cualquier partida que seleccione. Una vez hecho lo anterior podrá observar la siguiente pantalla: Figura 25 Ventana de Detalles de Consulta de Saldos Dentro de esta pantalla puede hacer búsquedas de partidas contenidas en el presupuesto, para esto puede utilizar la barra de navegación o bien el botón Buscar. También puede generar reportes a pantalla o impresora. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 24 de 33
Utilice el botón de Integración de Saldos para ver como están compuestos los saldos, es decir lo comprometido y lo ejercido de esta partida en particular. Si desea ver ya sea solo lo comprometido o solo lo ejercido utilice el botón derecho del mouse y elija la opción que más le convenga. Cada una de estas opciones mostrará por separado una nueva pantalla donde podrán especificar (si lo desean) más parámetros. Figura 26 Ventana de Análisis de Movimientos de compromisos Para visualizar los movimientos de los compromisos pulse sobre el botón Consultar. Si desea ver los datos del Compromiso, pulse un doble clic sobre el movimiento en particular. Para salir de esta pantalla pulse el botón Regresar. Figura 27 Ventana de Resultados del Análisis de Movimientos de Compromisos Con respecto a lo Ejercido las consultas se generan a través de la siguiente pantalla: Figura 28 Ventana de Análisis de Movimientos Contables. Figura 29 Ventana de Resultados del Análisis de Movimientos Contables En esta pantalla se muestran los movimientos contables. Si desea puede ordenar esta información (por Fecha, por Tipo y Folio de Póliza, por Cuenta Contable y por No de Cheque). Para esto utilice el botón derecho del mouse. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 25 de 33
Si pulsa doble clic sobre algún movimiento le mostrará los datos respectivos a la póliza que corresponde tal movimiento. Para generar uno de los distintos reportes que le ofrece la opción Imprimir pulse sobre el botón Imprimir y elija uno de los siguientes reportes: Póliza Actual, Todas las Pólizas, Relación de Pólizas, Listado de Pólizas, Análisis de Movimientos y Análisis por Cuenta Contable. Reportes de Saldos.- De aquí se desprenden varias opciones que le permiten obtener reportes sobre la evolución presupuestal y las partidas excedidas, a continuación se describen cada una de estas opciones. Evolución Presupuestal.- Seleccione del menú de Productos la opción de Reportes de Saldos, Evolución Presupuestal desplegándose la siguiente ventana: Figura 30 Ventana de Consulta de saldos En esta opción le permitirá generar reportes de la evolución del presupuesto de manera más detallada de las diferentes unidades que lo conforman. Usted debe elegir una de las siguientes opciones: Unidad Presupuestal Unidad Presupuestal y Unidad de Responsabilidad Unidad Presupuestal y Capítulo Mensual por Capítulo y Concepto del Gasto Mensual por Capítulo y Concepto del Gasto Global Unidad de Responsabilidad y Concepto de Gasto Mensual Mensual por Unidad de Presupuestal Mensual Capítulo y Concepto de Gasto Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 26 de 33
Mensual de Unidad Presupuestal y Unidad de Responsabilidad Mensual por Unidad de Responsabilidad y Concepto de Gasto Unidad de Responsabilidad y Concepto de Gasto Anual Total de Programa Unidad Presupuestal, Unidad de Responsabilidad y Programa Análisis de la Evolución Por Tipo de Recurso (Global) Por Tipo de Recurso (por Programa) Para imprimir un reporte de la variedad, usted debe realizar los pasos siguientes: Seleccione con el ratón y un clic el Producto a imprimir Elija si desea que la paginación se muestre en las hojas impresas Proporcione el Período del mes Presione el botón Imprimir para enviarlo a la impresora o el botón de Salir para abandonar la operación. Partidas Excedidas.- Seleccione del menú de Productos la opción de Reportes de Saldos, Partidas Excedidas desplegándose la siguiente ventana: Figura 31 Ventana de Partidas Excedidas Esta opción le permite generar reportes con información detallada de las partidas presupuestales que excedieron a lo que mensualmente se había presupuestado: Para imprimir un reporte solo debe seleccionar el Periodo (mes), y el rango de unidades Presupuestales, si lo desea marque la opción de Incluir Comprometido. Se puede obtener el reporte vía impresora pulsando sobre el botón Impresora o si lo desea verificar solo en pantalla pulse sobre el botón Pantalla, para cancelar solo pulse sobre el botón Salir. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 27 de 33
Partidas Presupuestadas.- Seleccione del menú de Productos la opción de Reportes de Saldos, Partidas Presupuestadas desplegándose la siguiente ventana: Al seleccionar este reporte usted podrá consultar las partidas que fueron presupuestadas, según los parámetros seleccionados en el sistema, obteniendo la información de los importes presupuestados mensuales y anuales, así como lo comprometido. Figura 32 Ventana de Partidas Presupuestadas General de Gastos.- Seleccione del menú de Productos la opción de Reportes de Saldos, General de gastos desplegándose la siguiente ventana: Con esta opción usted podrá obtener un reporte de la situación presupuestal de cada partida según los parámetros seleccionados, así como los movimientos del ejercicio del gasto. Figura 33 Ventana de General de Gastos Proyecciones Presupuestales.- A través de esta opción podrá realizar consultas al Presupuesto en diferentes niveles y en distintos periodos de tiempo, mismas que podrán generar su respectivo reporte. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 28 de 33
Figura 34 Ventana de Proyecciones Presupuéstales Para realizar una consulta realice lo siguiente: Primero seleccione uno de los siguientes niveles a reportar: Sector Económico Unidad Presupuestal Unidad Presupuestal y Unidad Responsabilidad Unidad presupuestal y Capitulo de Gasto Capítulo y Concepto del Gasto Analítico por Unidad Presupuestal y Concepto Gasto Analítico por Capítulo y Concepto Gasto A continuación especifique el rango de meses a consultar Si eligió uno de los últimos tres reportes señale el nivel a reportar (Contable o Presupuestal). Si eligió uno de los reportes analíticos tendrá que especificar la Unidad Presupuestal y/o Unidad de Responsabilidad según corresponda. Por último pulse sobre el botón Consultar. Para generar reportes pulse sobre uno de los botones de Imprimir (Pantalla o Impresora). Para salir de la ventana de Actualización de Sueldos, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Salir y regresara al menú principal del módulo. Pulse el botón Salir de la ventana y regresara a la pantalla principal del módulo. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 29 de 33
Como salir del Cuando desea salir del módulo de Presupuesto de Egresos, regresará al menú principal del Sistema. Para salir del módulo, usted debe realizar el paso siguiente: Seleccione del menú de Archivos la opción de Salir. O bien, pulse sobre el botón que se encuentra ubicado en la parte superior derecha de esta pantalla. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 30 de 33
Guías Rápidas ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Captura inicial del presupuesto de egresos. Para dar de alta el presupuesto realice lo siguiente: 1. Entrar a la opción de Presupuesto-Elaboración o bien presionar el botón de acceso rápido 2. Presione el botón Insertar. 3. Proporcione la clave presupuestal compuesta de: Unidad Presupuestal, Unidad de Responsabilidad, Sub-Programa, Partida y Sector, si no los conoce presione el botón para realizar una búsqueda. 4. Puede elegir la forma de distribuir el presupuesto, esto es: Distribución anual: Al marcar ésta casilla deberá proporcionar la cantidad en el espacio de importe anual y el sistema dividirá ese importe entre los doce meses en cantidades iguales, si desea modificar algún mes en particular, desmarque la casilla de distribución anual y cambie el importe en el mes que corresponda. Acumular los importes mensuales: En esta opción podrá indicar cantidades en cada uno de los meses y el sistema determinará el importe anual de la partida. Aplicar porcentaje de incremento: Aquí se puede elegir un porcentaje de incremento mensual, proporcione el porcentaje e indique en el mes de enero el importe que servirá de base para el cálculo mensual. 5. Presione el botón Preliminar cuando haga algún cambio, para que se actualice la información. 6. Si esta seguro de la información, pulse el botón Aceptar para guardar el registro. Para eliminar partidas del presupuesto realice lo siguiente: 1. Seleccione la partida que desee eliminar, presionando el botón Buscar 2. Una vez que se tenga la partida, presionar el botón Eliminar Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 31 de 33
No se podrán eliminar partidas que: No sean de ultimo nivel presupuestal Que tengan cantidad comprometida o ejercida ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS Para dar de alta transferencias presupuestales realice lo siguiente: 7. Entrar a la opción de Presupuesto-Transferencias o bien presionar el botón de acceso rápido 8. Presione el botón insertar 9. Indique la descripción de la transferencia y presione el botón Aceptar Para dar de alta los detalles de las transferencias: 10. Ahora deberá proporcionar los movimientos que integraran la transferencia, presione el botón Detalles 11. Presione el botón Insertar para indicar el primer detalle de la transferencia 12. Proporcione la clave presupuestal compuesta de: Unidad Presupuestal, Unidad de Responsabilidad, Sub-Programa y Partida, si no los conoce presione el botón de Búsqueda 13. Indique si se trata de una ampliación o reducción del presupuesto 14. Puede elegir la forma de distribuir el presupuesto, esto es: Dividir en partes iguales: Al marcar ésta casilla deberá proporcionar la cantidad en el espacio de importe anual y el sistema dividirá ese importe entre los doce meses en cantidades iguales, si desea modificar algún mes en particular, desmarque la casilla de distribución anual y cambie el importe en el mes que corresponda. 15. Presione el botón Preliminar cuando haga algún cambio, para que se actualice la información. 16. Si esta seguro de la información, pulse el botón Aceptar para guardar el registro. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 32 de 33
17. Cuando se terminen de incorporar todos los movimientos, presione el botón salir Notas: La distribución en partes iguales se hará con los meses que no hayan sido cerrados, si se requiere incluir los meses cerrados sólo presione con el botón derecho del mouse y elija esa opción. Si la transferencia no se encuentra cuadrada, el sistema se lo indicará antes de salir, elija si desea salir o no. Para eliminar los detalles de las transferencias presupuestales realice lo siguiente: 1. Seleccione el detalle que se desee borrar y presione el botón Borrar 2. Si quiere borrar todos los detalles de una transferencia, presione con el botón derecho del mouse en Borrar y seleccione la opción todos los movimientos Para eliminar transferencias presupuestales realice lo siguiente: 3. Seleccione la transferencia que desee eliminar, presionando el botón Buscar 4. Entre a detalles y elimine todos los movimientos de la transferencia y salga 5. Ahora puede eliminar la transferencia, presionando el botón Eliminar Menú Sistema Menú Contenido Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 33 de 33