Sistema Integral de Ingresos Módulo de Cierre Contable Manual de Operación

Transcripción

1 Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 1 de 31

2 CONTENIDO Breve descripción del... 4 Un recorrido a través del Menú Principal... 4 Menú Archivos... 5 Ingresos Cuentas Contables Bancos Notificadores...6 Menú Captura... 8 Contribuyentes Cancelación de Recibos Activación de Recibos Autorización de Órdenes de Pago Menú Productos Consultas Reportes Menú Procesos Actualización de Pagos en Bancos Requerimientos Regeneración de Cifras de Recaudación Actualizar Orden de Pago Transferencia de Pagos Cajas Foráneas Captura de Estados de Cuenta Pagados Generación de Recibos por Estado de Cuenta Pagos de Terminales Portátiles Resumen de Estados de Cuenta Menú Parámetros Receptorias...23 Módulos...23 Procesos...23 Salarios Mínimos Formatos Resolutivos Movimientos Establecimientos Turnomático...24 Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 2 de 31

3 Como salir del Guías Rápidas Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 3 de 31

4 CIERRE CONTABLE Breve descripción del El permite llevar el control general de los ingresos recaudados a través de las distintas receptorias en las que se realizan los cobros generados por todos y cada uno de los módulos que integran el Sistema de Ingresos. Este módulo sirve de soporte para el resto de los módulos, ya que cuenta con catálogos y procesos que afectan o son utilizados por todo el Sistema como son los catálogos de ingresos, cuentas contables, procesos, movimientos de establecimientos, salarios mínimos, firmas, etc. y los procesos de Cierre, emisión de requerimientos, actualización de pagos en Bancos y la regeneración de cifras recaudadas. Además de contar con el Padrón de Contribuyentes este módulo controla las cancelaciones de recibos, la emisión de reportes de ingresos, incluyendo la transferencia de pólizas de recaudación de ingresos a Contabilidad y diferentes análisis de las recaudaciones por día, mes y por receptoría. Figura 1 Ventana Principal del Un recorrido a través del Menú Principal En la pantalla inicial podemos identificar una barra de menú principal que incluye una serie de opciones presentadas en forma textual, conteniendo las funciones que el módulo realiza y que a continuación iremos describiendo una a una. En la parte inferior de la citada barra de menú se encuentra una serie de iconos, éstos son los accesos rápidos a las opciones del sistema; por lo que en la descripción de cada una de las opciones del menú principal del módulo, se hará mención de sus accesos rápidos correspondientes. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 4 de 31

5 Menú Archivos El menú Archivos contiene los catálogos que son usados en el módulo con la finalidad de facilitar el trabajo al usuario y brindar una buena organización de los datos. Los catálogos contenidos en ésta sección están posibilitados para realizar operaciones de: agregar, modificar o eliminar cada uno de los registros que los conforman, permitiendo al usuario de este módulo tener un mejor control sobre el funcionamiento y organización de los procesos. Ingresos.- Este catálogo se utiliza para registrar todos los conceptos de ingresos que se utilizarán en los módulos que conforman este Sistema, a los cuales se les deberá de asignar una tarifa, una tasa (%), el modulo al que corresponde, una cuenta contable para su integración a la Contabilidad de la Institución y también deberá indicar si el concepto de ingreso es modificable y de último nivel. Para un acceso rápido pulse sobre el icono Catálogo de Ingresos que se encuentra en la barra de herramientas. Figura 2 Ventana del catálogo de Conceptos de Ingreso Para Insertar un nuevo registro usted debe: Pulsar sobre el botón Adicionar en la barra de herramientas A continuación debe capturar el registro en los recuadros correspondientes Finalmente pulse sobre el botón Aceptar para almacenar el nuevo registro Para Eliminar un registro usted debe: Localizar y seleccionar el registro que desea eliminar Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 5 de 31

6 A continuación pulse sobre el botón Eliminar herramientas. localizado en la barra de Por ultimo responda afirmativamente a la verificación de borrado Para Modificar un registro existente usted debe: Localizar y seleccionar el registro que desea modificar A continuación pulse sobre el botón Editar herramientas. localizado en la barra de Realice todas las modificaciones deseadas sobre el registro Finalmente pulse sobre el botón Aceptar Cuentas Contables.- Aquí se almacenará el catálogo de Cuentas Contables, el cual pertenece al Sistema de Egresos y Control Presupuestal, mismo que se utilizará solo como apoyo para la elaboración de pólizas y en algunas operaciones como las de reintegros. Este Catálogo será de solo lectura por lo que no se podrá realizar ninguna operación que signifique alguna modificación sobre él. Para realizar una actualización del catálogo (copiarlo) pulse sobre el botón Actualizar localizado en la parte superior de la pantalla de este catálogo. Bancos.- Esta opción muestra el catálogo de los Bancos que se utilizan para realizar algunas de las transacciones financieras de la Institución. A cada Banco registrado se le deberá asignar su respectiva Aplicación Contable. Notificadores Requerimientos.- Este catálogo muestra a todas aquellas personas encargadas de realizar las notificaciones de los requerimientos de cobro a los contribuyentes, se tiene la opción de poder adicionar, modificar y eliminar un registro, además de poder realizar la impresión del catálogo. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 6 de 31

7 Multas Presenta una relación de las personas encargadas de realizar las notificaciones al contribuyente acerca de la sanción (multa) a la cual se hizo acreedor, también se puede observar el número de oficio de habilitación así como la fecha de vigencia, usted tiene la opción de poder adicionar, modificar y eliminar un registro, además de poder realizar la impresión del catálogo. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 7 de 31

8 Menú Captura Este menú esta compuesto básicamente por cuatro opciones, mismas que permitirán por una parte el acceso al padrón único de contribuyentes y por otra el control de las cancelaciones y activación de los recibos emitidos por este mismo Sistema, además de la autorización de las ordenes de pago. Contribuyentes.- Captura.- Dentro del padrón de Contribuyentes se llevará a cabo el registro de todas aquellas personas (físicas o morales), que realicen algún trámite dentro de esta Institución, todo esto con el fin de facilitar la captura de sus trámites y mantener un control adecuado de los mismos. El registro será con sus datos mas representativos como son nombre, tipo de persona, CURP, RFC, representante legal y su domicilio de notificación. Este padrón podrá ser utilizado por todos los módulos del Sistema. Figura 3 Ventana del Padrón Único de Contribuyentes Depuración del Padrón de Contribuyentes.- Esta opción permite depurar los registros duplicados de Contribuyentes del padrón Catastral y del padrón de Establecimientos, así como también permite actualizar el tipo de persona (física o moral). Cancelación de Recibos.- A través de esta opción podrá realizar la cancelación de los recibos de pago emitidos por el Sistema que no hayan sido transferidos a la contabilidad mediante la póliza de recaudación. Para realizar este proceso deberá localizar el recibo de Pago y posteriormente pulsar sobre el botón Cancelar Recibo. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 8 de 31

9 Para un acceso rápido pulse sobre el icono Cancelación de Recibos que se encuentra en la barra de herramientas. Activación de Recibos.- La activación de Recibos le permite realizar la reimpresión de un recibo de pago. Para esto deberá ingresar a esta opción y localizar el recibo que desea activar, después pulsar sobre el botón que se localiza en la parte superior izquierda de esta pantalla. Una vez realizado estos pasos podrá realizar la reimpresión del recibo a través del modulo de Caja Receptora. Para un acceso rápido pulse sobre el icono Activación de Recibos que se encuentra en la barra de herramientas. Autorización de Órdenes de Pago.- La autorización de ordenes de pago le permite visualizar todas aquellas ordenes de pago que se encuentren pendientes de autorizar o autorizadas. Para esto deberá ingresar a esta opción y elegir los parámetros para que se localicen las órdenes de pago, después pulsar sobre el botón que se localiza en la parte inferior izquierda de esta pantalla. Una vez realizado se mostrara una lista de ordenes de pago de acuerdo a los parámetros que haya elegido. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 9 de 31

10 Menú Productos El menú que a continuación se describe permitirá realizar las operaciones básicas de un cierre de operaciones que se llevan a cabo en una receptoría como son los listados de recibos pagados y cancelados, resúmenes de ingresos, impresión y transferencia de las pólizas de recaudación, acreditaciones y diferentes análisis de las recaudaciones (por día, mensual y por receptoría). También podrá realizar consultas de los recibos de pago que fueron cobrados a través de este Sistema. Consultas.- Recibos de Pagos Actuales e Históricos.- El uso de esta opción le permitirá consultar todos aquellos recibos de pago que se cobraron a través del Sistema de Ingresos. Para realizar esta consulta deberá primeramente ingresar a esta opción, una vez dentro de la pantalla Consulta de Recibos de Pago podrá consultar cualquier recibo de pago. Utilice el botón Buscar para posicionarse sobre el recibo que desee consultar. Para un acceso rápido pulse sobre el icono Consulta de Pagos que se encuentra en la barra de herramientas. Figura 4 Ventana de Consulta de Recibos de Pago Reportes.- Para un acceso rápido pulse sobre el icono Cierre que se encuentra en la barra de herramientas. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 10 de 31

11 Recibos Pagados.- Use esta opción para obtener un reporte impreso de la relación de los recibos que fueron cobrados por una o varias receptorías y un periodo de tiempo determinado. La relación puede ser por usuario o especificar un rango de los mismos. El reporte incluye No. de recibo y fecha, nombre del contribuyente, módulo, referencias y el importe total del pago realizado. Figura 5 Ventana de Relación de Recibos Pagados Recibos Cancelados.- Mediante esta opción se pueden emitir listados de aquellos recibos que fueron cancelados. Antes de emitir el reporte usted puede elegir un rango de receptorias registradas en el sistema, un rango de usuarios, y un periodo de tiempo. Captura de Depósitos.- Dentro de esta opción se lleva a cabo el proceso de captura de los depósitos bancarios que se realizaron después del cierre de operaciones. Figura 6 Ventana de Captura de Depósitos Resumen de Ingresos.- Esta opción nos permite obtener un reporte de los ingresos obtenidos por una o un rango de receptorías, en un periodo de tiempo específico y con la opción de elegir entre todos o un rango de usuarios que realizaron tales cobros. El reporte muestra tal información agrupándola por concepto de ingreso. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 11 de 31

12 Póliza de Recaudación.- La opción Póliza de Recaudación permite emitir un reporte que compara la relación de los ingresos percibidos durante un periodo de tiempo con los registros de los depósitos que se capturaron en el Sistema dentro del mismo periodo de tiempo. Resumen de Recibos.- Esta opción del sistema permite la emisión de un reporte que contiene el total de recibos que fueron cobrados por cada uno de los usuarios del sistema en un periodo de tiempo determinado. El reporte muestra el usuario que registro los pagos, la cantidad de recibos y la cifra recaudada. Resumen de Ingresos por Módulo.- Para obtener un reporte de los ingresos obtenidos por un módulo en particular utilice esta opción, solo debe especificar el módulo a reportar y el periodo de tiempo que se desea consultar. El reporte enlistará aquellos conceptos de ingreso que se utilizaron y su respectivo importe. Análisis de Recaudación por.- Este submenú ofrece 3 formas de presentar los ingresos registrados en el Sistema, los cuales se describen a continuación: Día.- Muestra un informe que contiene los ingresos diarios percibidos durante un mes en particular. El reporte consta de 4 columnas que son día, Ingresos por Caja, Ingresos por Banco y la Cifra Recaudada en el día. Mes.- Proporciona un listado que muestra los ingresos obtenidos durante cada mes del ejercicio en curso. Al igual que el reporte de Recaudación por Día el reporta consta de 4 columnas que muestran el mes, Ingresos por Caja, Ingresos por Banco y el Monto de la Cifra Recaudada. Global por Receptoría.- Ofrece un listado del total de ingresos registrados en el Sistema en un periodo de tiempo determinado. En este reporte los agrupamientos del ingreso se realizan a través de las receptorías y presenta el mismo formato que los dos reportes anteriores. Acreditaciones.- A través de esta opción podrá obtener listados de aquellos recibos de pago que tienen incluido dentro de sus movimientos una clave de ingresos determinada. Para esto deberá especificar un rango de fechas, la clave de ingreso y elegir uno de las dos formas de presentación de este reporte (listado o detalle). Listado: Muestra los datos más representativos de los recibos como son Recibo, fecha, Nombre y dirección del Contribuyente y el importe respectivo del recibo. Detalle: En esta forma de presentación además de los datos del listado muestra la orden de pago o estado de cuenta utilizado para este pago, las referencias del recibo y todos los movimientos que conforman cada uno de los recibos de esta relación. Si desea exportar los datos a un archivo TXT, pulse el botón Exportar. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 12 de 31

13 Figura 8 Ventana de Acreditación de Recibos Acumulado de Ingresos.- Permite la generación de un reporte con lo acumulado de ingresos en el día, en el mes y en el año de la fecha de recaudación que aparece en la parte superior de la pantalla, agrupado por concepto de ingreso. Para manipular la fecha de recaudación de esta pantalla utilice la Regeneración de Cifras de Recaudación ubicado en el Menú Procesos. Figura 9 Ventana de Acumulado de Ingresos Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 13 de 31

14 Menú Procesos Actualización de Pagos en Bancos.- Este Submenú contiene una serie de opciones que en conjunto tienen como objetivo el realizar la afectación al Sistema Integral de Ingresos de los pagos por Estados de Cuenta realizados en los Bancos. Para un acceso rápido pulse sobre el icono Pagos en Bancos que se encuentra en la barra de herramientas. Importación de Datos.- El primer paso para realizar la afectación de los pagos en Bancos es importar a una tabla temporal los datos de los estados de cuenta que se desean afectar para una previa validación, es decir verificar inconsistencias. Para esto el Sistema le ofrece dos formas de realizarlo y son: Archivo de DBF.- Esta opción se utilizará para importar los datos provenientes de una institución bancaria. Solo deberá verificar que el archivo BANCOS.DBF se encuentre en la ruta C:\Ingresos\Bancos\. O en la definida por el usuario Validación de Cifras.- Una vez que se realizó la importación de los datos el siguiente paso es la validación de las cifras, el cual consiste en validar que los datos importados correspondan a los registros de estados de cuenta que el Sistema tiene almacenado. El submenú Validación de Cifras consta de las siguientes opciones: Verificación.- Este proceso realiza una comparación de los datos de los estados de cuenta generados en el Sistema con la información obtenida a través de la importación, con el fin de encontrar alguna inconsistencia entre ambas. Para realizar este proceso solo deberá pulsar sobre el botón Validar Cifras y el Sistema mostrará en la parte superior de la pantalla el total de pagos y de los importes validados y en la parte inferior mostrará en caso de que existan las inconsistencias encontradas. Consulta de Pagos.- Muestra la tabla temporal que contiene los datos de los registros que se utilizarán para realizar la afectación correspondiente. Esta tabla esta posibilitada para realizar las modificaciones que se consideren convenientes. Recepción de Pagos.- Después de importar y validar las cifras podrá realizar el proceso de Recepción de los pagos, que no es otra cosa que la transferencia de los datos validados en la tabla temporal a sus respectivas tablas en el Sistema. Recepción.- Genera dentro de la tabla de pagos de Bancos los registros correspondientes a los pagos que fueron validados en la tabla temporal. Si existen pagos duplicados el Sistema almacenará estos en la tabla de Pagos Duplicados. Consulta Pagos Normales.- Esta opción muestra el total de registros de los pagos realizados en Bancos que fueron almacenados en el Sistema. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 14 de 31

15 Consulta Pagos Duplicados.- Contiene los registros de todos aquellos pagos Bancarios que el sistema detectó como Duplicados. Afectación de Pagos.- Con el uso de esta opción podrá llevar a cabo la Afectación correspondiente en los padrones de los módulos del Sistema. Podrá realizar este proceso tanto de los pagos Normales como de los Duplicados, solo deberá proporcionar la fecha de pago y el Banco o Receptoría en que fueron realizados los pagos y pulsar sobre el botón Afectación. Requerimientos.- A través de este submenú podrá llevar cabo el control de los requerimientos de los módulos de Panteón, Inspección y Licencias, Predial, Multas Municipales, y Multas Federales, utilizando los procesos de asignación, generación, listados, impresión, limpiar folios y fechas de emisión que a continuación se describen. Para un acceso rápido pulse sobre el icono Emisión de Requerimientos que se encuentra en la barra de herramientas. Asignación de Folios.- Realiza la asignación de folios de requerimientos a los registros de los padrones del Sistema de Ingresos que tienen un adeudo pendiente con la institución. Para esto usted deberá especificar un módulo, el número de requerimientos que desea asignar y la fecha de emisión. Si desea puede indicar un rango de importes. Figura 10 Ventana de Asignación de Requerimientos Una vez que haya proporcionado estos datos deberá pulsar sobre la pestaña Parámetros Adicionales por Módulo el cual le solicitará información específica sobre el módulo seleccionado en la parte superior de esta pantalla. Y Pulse sobre el botón Consultar. Para finalizar pulse sobre el botón Generar para iniciar el proceso de Asignación de folios. Generación / Impresión de Notificaciones.- Utilice esta opción para enviar a la impresora a todas aquellas notificaciones que se hayan generado de acuerdo a un módulo y una fecha en particular. Solo debe especificar el módulo, la fecha de emisión y los días hábiles de plazo para su pago que estas tendrán. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 15 de 31

16 Generación / Impresión de Requerimientos.- Utilice esta opción para enviar a la impresora a todos aquellos requerimientos que se hayan generado de acuerdo a un módulo y una fecha en particular. Solo debe especificar el módulo, la fecha de notificación (inicial y final ), los días naturales de plazo para su pago, a partir de la fecha de notificación y la liquidación por el requerimiento (Hasta Gastos de Requerimiento o Todos los Accesorios según Padrón). Limpiar Folios.- A través de esta opción puede limpiar los folios de los requerimientos asignados por el sistema, es decir este proceso deja en blanco los campos de requerimiento fecha de emisión y fecha de notificación de los registros de los padrones afectados anteriormente por el proceso de Asignación de Folios de Requerimientos. Fechas de Emisión.- Proporciona un listado de las fechas en que se ha llevado a cabo el proceso de emisión de requerimientos. Para obtener este reporte solo deberá especificar de qué módulo desea el listado y finalmente pulsar sobre alguno de los botones Impresora o Pantalla. Captura de Fechas por Lector.- Por medio de esta opción se va a realizar la elaboración de la captura de las fechas de requerimientos de pago. Regeneración de Cifras de Recaudación.- Este proceso permite recalcular los ingresos recaudados por un día o un mes en particular, con el fin de actualizar conforme a los registros de cobro existentes. También ayudará a la emisión de reportes de Acumulado de Ingresos. Transferir Póliza de Recaudación.- Una vez que la póliza de Ingresos esta cuadrada, el siguiente paso es transferirla a la contabilidad. Para esto deberá ingresar a esta opción y realizar lo siguiente: Seleccione la Receptoría y la fecha de la póliza Pulse sobre el botón Visualizar Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 16 de 31

17 Una vez que el Sistema le muestra los movimientos de la póliza, pulse sobre el botón Transferir. Al final aparecerá una ventana donde se le notificará el número de Folio de la póliza transferida. Una vez que la póliza fue transferida los movimientos de esta quedan marcados para evitar se vuelvan a transferir. Si por alguna razón requiere realizar modificaciones de movimientos ya transferidos deberá primero cancelar la póliza de Ingresos que se transfirió a Contabilidad (cancelarla desde el Sistema de Tesorería) y posteriormente desmarcar los movimientos para así poder modificarlos y volverlos a transferir. Actualizar Orden de Pago.- Esta herramienta administrativa permite al usuario modificar una orden de pago elaborada desde alguno de los módulos del Sistema. Aquí podrá eliminar, agregar o modificar los movimientos que integran esta orden de pago. Para realizar la actualización de una orden de pago ejecute lo siguiente: Seleccione la opción Actualizar Orden de Pago del menú Procesos Enseguida aparece una nueva ventana donde se solicita la contraseña del Módulo. Proporciónela y pulse sobre el botón Aceptar. En la nueva ventana seleccione el modulo de la orden de pago Proporcione el número y el año de la orden de pago a actualizar Pulse sobre el botón de búsqueda Una vez que el Sistema le muestra los datos de la orden puede realizar las modificaciones que considere convenientes. Para esto utilice los botones de Actualización Nota: La actualización (eliminación o modificación de claves de ingresos) puede representar que el recibo que genera no pueda ser utilizado por algunas opciones del Sistema. Transferencia de Pagos Cajas Foráneas.- Esta herramienta administrativa permite al usuario realizar la exportación, importación y afectación de pagos realizados en cajas foráneas. Los pagos que se hayan hecho se procesaran para incorporarse a la recaudación de ese día en la tesorería. También podrá realizar actualizaciones masivas de los estados de cuenta que hayan sido generados en la tesorería para ser montados en cualquier caja foránea. Cabe señalar que las cajas foráneas operan de forma independiente y es necesario que la base de datos siempre este actualizada con los últimos cambios. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 17 de 31

18 Exportar.- Utilice esta opción para generar los archivos de recaudación que van a ser procesados en la Tesorería. Para realizar este proceso: Figura 11 Ventana de Exportación 1. Si existen datos pulse el botón Depurar Pagos 2. Especifique los parámetros de carga de datos: Receptoria y Fecha de Pago 3. Pulse el botón Cargar Pagos, si existen Inconsistencias deberá de revisar los pagos de manera individual y volver a cargar. 4. Pulse el botón Generar envió, en este paso el sistema va a genera los archivo que usted deberá enviar a la Tesorería para que sean procesados. Los archivos serán generados en F:\INGRESOS\ENVIÓ. Importar y Afectar.- Utilice esta opción para procesar los archivos previamente generados. Figura 12 Ventana de Importar y Afectar pagos de Caja Foránea Para realizar este proceso: 1. Antes de realizar este proceso asegúrese de tener los archivos que va a procesar en la carpeta F:\INGRESOS\RECEPCION. 2. Si existen datos pulse el botón Depurar Pagos Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 18 de 31

19 3. Pulse el botón Importar Pagos, si existen Inconsistencias deberá de revisar los archivos que se están usando para Importar. 4. Pulse el botón Afectación, en este paso el sistema va a genera los recibos de pagos y los va a incorporar a la recaudación diaria. Actualización Masiva de Estados de Cuenta.- Utilice esta opción para actualizar estados de cuenta en las cajas foráneas. Estos procesos pueden tardar varios minutos dependiendo de la cantidad de estados de cuenta que se tengan (incluye todos los módulos). Generar Envío.- Genera los archivos que contienen todos los estados de cuenta, estos los ubicara en la carpeta F:\INGRESOS\ENVIOS Restaurar Envíos.- Asegúrese de copiar los archivos generados con anterioridad en la carpeta F:\INGRESOS\RECEPCION y después realice este proceso. Captura de Estados de Cuenta Pagados.- Esta herramienta administrativa permite al usuario incorporar estados de cuenta que ya fueron pagados pero que no han ingresado a la recaudación del día (fueron pagados por fuera del sistema, es decir, solo se sella el documento y se realiza la cobranza sin pasar por el registro en el sistema). Este proceso de captura no distingue si el estado de cuenta ya fue pagado o no, simplemente captura e ingresa el pago. (No genera recibo de pago) Figura 13 Ventana de captura de estados de Cuenta pagados Para realizar la captura: 1. Antes de realizar este proceso deberá indicar la modalidad de captura: manual o automática (lectora) y revisar los parámetros de captura. 2. Si existen datos pulse el botón Depurar Pagos si desea limpiar Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 19 de 31

20 3. Ubicarse donde esta el folio parta empezar a captura y de manera automática va a estar llenando la lista de pagos. Cuando termine llene los parámetros de Envió de Pagos y pulse el botón Generar Envió 4. Los archivos generados deberá ser procesados mediante la Opción Actualización de Pagos en Bancos para ser incorporados a la recaudación. 5. Si requiere un resumen de los pagos Pulse el botón Pantalla o Impresora Generación de Recibos por Estado de Cuenta.- Esta herramienta administrativa permite al usuario incorporar estados de cuenta que ya fueron pagados pero que no han ingresado a la recaudación del día (fueron pagados por fuera del sistema, es decir, solo se sella el documento y se realiza la cobranza sin pasar por el registro en el sistema). Este proceso genera el recibo de pago. Figura 14 Ventana de Generación de recibos de pago por Estado de Cuenta Para realizar este la captura: 1. Antes de realizar este proceso deberá indicar la modalidad de captura: manual o automática (lectora). 2. Si existen datos pulse el botón Depurar Pagos si desea limpiar 3. Ubicarse donde esta el folio parta empezar la captura y de manera automática va a estar llenando la lista de pagos. Cuando termine llene los parámetros para la Generación de recibos de Pagos y pulse el botón Generar Recibo. 4. Si requiere un resumen de los pagos Pulse el botón Pantalla o Impresora Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 20 de 31

21 Pagos de Terminales Portátiles... Importar y Afectar.- Esta opción tiene la finalidad de importar y afectar los pagos de mercados, tianguis y vía publica que se recolectaron en las terminales portátiles. 1. Seleccione la opción importar y Afectar del submenú Pagos de Terminales Portátiles en el menú Procesos. Opción para importar y afectar pagos de terminales portátiles 2. Localice la base de datos MercadosBD en la siguiente ruta: C:\SISTEMAS\DATOS PORTÁTIL\ y oprima el botón Abrir. Ventana de selección de la base de datos 3. Una vez realizado lo anterior, aparecerá una ventana en donde se observaran los pagos que se van afectar en el sistema de acuerdo a los parámetros que seleccione (Terminal, Módulo y Día) Selección de parámetros Ventana de Importar y Afectar Pagos de Terminales Portátiles Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 21 de 31

22 4. Indique que día se transferirá y afectará y pulse sobre el botón Transferir y Afectar Pagos. Depurar Pagos de BD Access.- En esta opción se podrá llevar a cabo la depuración total de los datos que contenga la base de datos de Access, la cual se utilizo para realizar la importación y afectación de los pagos, para realizar este proceso siga los pasos siguientes: - Seleccione la opción depurar pagos de BD Access del submenú Pagos de Terminales Portátiles en el menú Procesos. - Localice la base de datos en la ruta C:\SISTEMAS\DATOS PORTÁTIL\ ó en la determinada por el usuario, y oprima el botón Abrir - Una vez realizado lo anterior, aparecerá una ventana en donde se observarán los pagos que contiene la base de datos, seleccione el módulo al cual desea realizar la depuración de los datos, a continuación presione el botón Depurar Pagos. - Para completar el proceso de depuración debe confirmar la depuración. Nota: En caso de contar con dos o más terminales, deberá de seleccionar la terminal y la base de datos que desea depurar Resumen de Estados de Cuenta.- Esta opción presenta un resumen de los estados de cuenta del modulo que seleccione, puede elegir la fecha de emisión y utilizar un determinado numero de folios por medio de un rango. Figura 15 Ventana de Generación de recibos de pago por Estado de Cuenta Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 22 de 31

23 Menú Parámetros Receptorias.- Aquí se registrarán las receptorias de cobro de este sistema de Ingresos como son las cajas receptoras y los Bancos, cada uno de los registros de este catálogo contará con un campo llamado Recibo que indicará el número de recibo próximo a emitir, este campo se actualizará automáticamente. Figura 16 Ventana de Receptorias Módulos.- Esta opción contiene el registro de cada uno de los Módulos que integran el Sistema de Ingresos, en donde se incluirán datos que ayudarán al control y desempeño de cada uno de los mismos, como son los últimos folios de las Órdenes de Pago, Estados de Cuenta y Requerimientos. También puede capturar mensajes y leyendas para la impresión de los Estados de Cuenta. Figura 17 Ventana de Captura de Módulos Figura 17 Ventana de Módulos Procesos.- En esta opción se encuentran registrados aquellos procesos que se utilizan dentro de cada uno de los módulos y que se requieren para hacer validaciones, afectaciones, filtros y demás procedimientos que conforman este Sistema. Cada proceso deberá tener asignada una clave de ingresos. Salarios Mínimos.- Dentro de este catálogo se encuentran registrados por Ejercicio el importe en pesos de los salarios mínimos, los cuales se utilizarán para realizar las conversiones de las Tarifas que se utilizan en diferentes procesos de recaudación de los ingresos. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 23 de 31

24 Formatos Resolutivos.- Muestra un catálogo donde se encuentran registrados los textos de los diferentes resolutivos (fundamentos jurídicos, resoluciones, copias, etc.) que aparecen en los reportes de los resolutivos que emite el sistema. Movimientos Establecimientos.- Este catálogo contiene una lista de los diferentes movimientos de establecimientos del módulo de Licencias, donde cada movimiento posee una serie de campos de información que serán llenados de acuerdo a las necesidades de cada movimiento, es decir puede asignarles Tarifas, tasas, claves de ingresos, fundamentos y si se requiere dirigir copias de los documentos. Turnomático... Figura 18 Ventana de Movimientos de Establecimientos Parámetros.- Esta opción permite parametrizar la visualización del Turnomático, así como la asignación de números de inicio diario. Figura 19 Ventana de Parámetros de Turnomático Visualizar.- Permite la ejecución y visualización de la ventana del Turnomático. Figura 19 Ventana de Turnomático Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 24 de 31

25 Como salir del Para salir del Módulo solo debe presionar sobre el botón Salir en la barra de herramientas de la pantalla principal. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 25 de 31

26 Guías Rápidas CANCELACIÓN DE RECIBOS 1. Elija la opción Cancelación de Recibos del menú Captura. También puede utilizar el botón de acceso rápido. 2. Pulse sobre el botón Buscar y localice el recibo de pago que desea cancelar 3. Una vez localizado el recibo pulse ahora sobre el botón de Cancelación del Recibo Notas: No podrá realizar una cancelación de un recibo que ya haya sido transferido a la Contabilidad (Sistema Integral de Tesorería) o el Movimiento del Recibo ya haya sido operado. Asegúrese de tener en su poder todos los tantos del recibo (Copia de la Tesorería y del Contribuyente) a cancelar pues no existe un proceso de descancelación de recibos. PROCESO DE CIERRE DIARIO 1. Si existen recibos a cancelar deberá hacerlo antes de iniciar este proceso. (Ver Cancelación de Recibos) 2. Ahora deberá obtener una relación de los recibos pagados Elija la opción Reportes / Recibos Pagados del menú Productos Indique la Receptoria, el rango de usuarios y el rango de fechas que le son solicitadas Presione sobre alguno de los botones de Impresión. (Pantalla ó Impresora) 3. Como siguiente paso esta la obtención de los recibos cancelados Elija la opción Reportes / Recibos Cancelados del menú Productos Indique la Receptoria, el rango de usuarios y el rango de fechas Presione sobre alguno de los botones de Impresión. (Pantalla ó Impresora) 4. A continuación realice la captura de los depósitos Seleccione la opción Reportes / Captura de Depósitos del menú Productos Pulse sobre el botón Adicionar Proporcione la fecha, el banco (utilice el botón de Búsqueda ), la receptoría, el importe y el tipo de depósito. Presione sobre el botón Aceptar Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 26 de 31

27 5. Una vez realizado lo anterior puede obtener un resumen de ingresos Elija la opción Reportes / Resumen de Ingresos del menú Productos Indique la Receptoria, el rango de usuarios y el rango de fechas Presione sobre alguno de los botones de Impresión. (Pantalla ó Impresora) 6. El siguiente paso es la generación de la póliza de Recaudación Seleccione la opción Reportes / Póliza de Recaudación del menú Productos Proporcione la Receptoria, el rango de usuarios y el rango de fechas Presione sobre alguno de los botones de Impresión. (Pantalla ó Impresora) 7. Por último deberá realizar la transferencia de la Póliza de Ingresos a la Contabilidad Elija la opción Transferir Póliza de Recaudación del menú Procesos Proporcione la receptoría y la fecha de la póliza a transferir Pulse sobre el botón Visualizar. Con esto podrá ver la póliza en la parte inferior de la ventana Ahora pulse sobre el botón Transferir. Después de la transferencia el Sistema le informará cual fue el Folio con el que se transfirió la póliza. Nota: Si el mes esta cerrado Contablemente, no se podrá transferir la póliza GENERACIÓN DE REQUERIMIENTOS Para generar requerimientos realice lo siguiente: 1. El primer paso es la Asignación de Requerimientos Seleccione la opción Asignación del Menú Procesos / Requerimientos Señale el modulo sobre el cual se generaran los requerimientos Ahora indique el último ejercicio pagado. El proceso solo considerará los adeudos desde ese ejercicio en adelante. Proporcione el número de requerimientos que desea generar y la fecha de su emisión Si desea marcar estos registros como notificados presione sobre el botón NO Notificar y señale la fecha de Notificación. También puede indicar un rango de importes de los valores de los predios Para que el proceso reasigne folios presione sobre el botón NO Reasignar Pulse sobre el botón Parámetros y señale según sea el módulo Por ultimo pulse sobre el botón Aceptar Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 27 de 31

28 Nota: Al finalizar el proceso el Sistema le indicará la cantidad de requerimientos generados y el rango de los mismos. 2. Como siguiente paso deberá hacer la Generación de Requerimientos Seleccione la opción Generación del Menú Procesos / Requerimientos Indique el módulo y la fecha de emisión de los requerimientos Pulse sobre le botón Generar 3. Ahora puede emitir un Listado de los requerimientos generados Seleccione la opción Listado del Menú Procesos / Requerimientos Proporcione el módulo y la fecha de emisión de los requerimientos Pulse sobre alguno de los botones de impresión. (Pantalla o Impresora) Nota: Si eligió el módulo de Predial podrá seleccionar el Orden en que se mostrará el listado de los requerimientos. 4. Enseguida realice las Impresión de los requerimientos Seleccione la opción Impresión del Menú Procesos / Requerimientos Proporcione el módulo y la fecha de emisión Ahora indique el rango de folios de requerimientos a imprimir Presione alguno de los botones de impresión. (Pantalla o Impresora) 5. Si desea puede Limpiar Folios y fechas de requerimientos. Para utilizar esta opción deberá conocer la fecha de emisión de los requerimientos que desea limpiar.(ver el siguiente paso Fechas de Emisión) Seleccione la opción Limpiar Folios del menú Procesos / Requerimientos Proporcione el módulo y la fecha de emisión Ahora indique el rango de folios de requerimientos a limpiar Pulse sobre le botón Limpiar 6. Como última opción tenemos la consulta de Fechas de Emisión. Esta opción le ofrece un listado de todas las fechas en que se generaron requerimientos. Seleccione la opción Fechas de Emisión del Menú Procesos / Requerimientos Indique el módulo a consultar Pulse sobre uno de los botones de impresión. (Pantalla o Impresora) Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 28 de 31

29 CANCELACIÓN DE POLIZAS TRANSFERIDAS Este proceso se utiliza para cancelar o incorporar recibos de pagos a una póliza de ingresos que ya fue transferida a la Contabilidad. 1. Primero deberá Cancelar la Póliza de Ingresos desde el módulo de Contabilidad (Sistema Integral de Tesorería) Seleccione la opción Captura de Pólizas del menú Pólizas Ahora localice la Póliza de Ingresos - Pulse sobre el botón Buscar - En la ventana Localizar - Pólizas Contables señale el tipo de póliza (Ingresos) y proporcione el folio de la misma. - Pulse el botón Buscar - Una vez localizada la póliza pulse sobre el botón Aceptar Nuevamente sobre la pantalla Captura - Pólizas pulse con el botón derecho del mouse el botón Adicionar y seleccione la opción Cancelar Póliza. El Sistema le solicita confirmar la cancelación de la póliza, para esto solo presione sobre el botón OK Por último deberá proporcionar el password de validación y presionar sobre el botón OK 2. Enseguida deberá desmarcar todos los movimientos de la póliza. (Módulo de Cierre Contable) Elija la opción Transferir Póliza de Recaudación del menú Procesos Proporcione la receptoría y la fecha de la póliza Pulse sobre el botón Visualizar. Con esto podrá ver la póliza en la parte inferior de la ventana. Al pulsar sobre este botón el Sistema le indicará que los movimientos están marcados y que la póliza no se puede transferir. Pulse sobre el botón OK Ahora pulse sobre el botón Desmarcar Después le será solicitada la contraseña del administrador. Proporciónela y pulse sobre el botón Aceptar. 3. Por último realice nuevamente el Proceso de Cierre Diario Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 29 de 31

30 ASIGNACIÓN DE CUENTAS CONTABLES A CONCEPTOS DE INGRESOS 1. Seleccione la opción Ingresos del menú Archivos 2. Localice el Concepto de Ingresos a Modificar. Utilice el botón Buscar 3. Una vez localizado el concepto de ingresos pulse sobre el botón Editar 4. Ahora localice la cuenta contable que desea ligar a este concepto. Si conoce la codificación de la cuenta puede proporcionarla directamente, sino utilice el botón de Búsqueda. 5. Pulse sobre el botón Aceptar. Esta herramienta administrativa permite al usuario realizar la exportación, importación y afectación de pagos realizados en cajas foráneas. Los pagos que se hayan hecho se procesaran para incorporarse a la recaudación de ese día en la tesorería. También podrá realizar actualizaciones masivas de los estados de cuenta que hayan sido generados en la tesorería para ser montados en cualquier caja foránea. Cabe señalar que las cajas foráneas operan de forma independiente y es necesario que la base de datos siempre este actualizada con los últimos cambios. EXPORTAR PAGOS DE CAJA FORANEA Para realizar el proceso lleve a cabo lo siguiente: 1. Ingrese a la opción Exportar, que se encuentra en el menú Procesos/Transferencias de Pago Cajas Foráneas 2. Si existen datos pulse el botón Depurar Pagos 3. Especifique los parámetros de carga de datos: Receptoria y Fecha de Pago 4. Pulse el botón Cargar Pagos, si existen Inconsistencias deberá de revisar los pagos de manera individual y volver a cargar. 5. Pulse el botón Generar envió, en este paso el sistema va a genera los archivo que usted deberá enviar a la Tesorería para que sean procesados. Los archivos serán generados en C:\CAJA FORANEA\DIAS Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 30 de 31

31 IMPORTAR Y AFECTAR PAGOS DE CAJA FORANEA Siga estos pasos para realizar este proceso: 1. Ingrese a la opción Importar y Afectar, que se encuentra en el menú Procesos/Transferencias de Pago Cajas Foráneas 2. Antes de realizar este proceso asegúrese de tener los archivos que va a procesar en la carpeta A:\CAJA FORANEA/DIAS 3. Si existen datos pulse el botón Depurar Pagos 4. Pulse el botón Importar Pagos, si existen Inconsistencias deberá de revisar los archivos que se están usando para Importar. 5. Pulse el botón Afectación, en este paso el sistema va a genera los recibos de pagos y los va a incorporar a la recaudación diaria. Menú Sistema Menú Contenido Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 31 de 31