Periféricos de Impresión juegan un papel cada vez más importante en optimizar los entornos de las Tecnologías de la Información (IT)

DOCUMENTO TECNICO Sede mundial: 5 Speen Street Framingham, MA 01701 EE.UU. P.508.872.8200 F.508.935.4015 www.idc.com Periféricos de Impresión juegan un papel cada vez más importante en optimizar los entornos de las Tecnologías de la Información (IT) Patrocinado por: Kyocera Keith Kmetz Septiembre de 2004 RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE IT POR LOS PERIFÉRICOS DE IMPRESIÓN Muchas empresas han reconocido la necesidad de examinar la infraestructura de IT (Tecnologías de la Información) a partir del costo y el rendimiento. Este análisis puede denominarse "optimización de IT" e incluye un examen del hardware, del software y de los procesos de flujo de trabajo de los sistemas informáticos, a fin de garantizar el máximo rendimiento de las operaciones de IT dentro de la empresa. Una de las áreas del proceso de optimización de IT que se descuida con mayor frecuencia es la que se ocupa de las tareas de impresión y copia. Es posible que el motivo principal del descuido de la impresión sean los múltiples niveles de propiedad/responsabilidad de la categoría. Las impresoras generalmente están a cargo del departamento de IT o de departamentos individuales, mientras que el equipo de copiado generalmente está a cargo del departamento de administración de la oficina. La falta de un punto de gestión centralizado para la impresión generalmente impide que las empresas tengan un conocimiento cabal de la totalidad de los equipos de impresión que poseen. Esta falta de conocimiento sobre la cantidad de equipos también se refleja en la alta probabilidad de que estas empresas cuenten con escasa información sobre los costos reales correspondientes al funcionamiento de los equipos de impresión. IDC ha descubierto que los costos de operación de los equipos de impresión pueden ser significativos, especialmente si los mismos no se gestionan adecuadamente. Sin embargo, IDC ha observado algunos cambios en esta cadena de responsabilidad tradicional que han ampliado el papel del departamento de IT en la impresión y copiado. La investigación de IDC muestra que un número creciente de copiadoras se están configurando como dispositivos multifunción. Por lo tanto, más copiadoras se están integrando con una combinación de funciones de fax, impresión y digitalización, se están conectando a la red. Hay diversos motivos para esta evolución en el mercado de las copiadoras, desde una simple medida para el ahorro de costos (por ejemplo, mediante la consolidación de varias máquinas en una sola máquina o mediante la reducción de la gestión de mantenimiento y suministros de dispositivos) hasta el deseo de incorporar una solución global para documentos en

los equipos de impresión. Este cambio hacia una solución global para documentos extiende la propuesta de valor de la máquina más allá del copiado a un nuevo nivel de distribución de documentos y funciones de gestión para documentos impresos y electrónicos. Como resultado de esta transición del mercado hacia la conectividad de red y la multifuncionalidad de las copiadoras, el sector de IT también tiene actualmente un papel más significativo en el proceso de toma de decisiones relacionadas con este tipo de equipos. Esta transición ha permitido que el sector de IT tenga cada vez mayor participación en la evaluación y el despliegue de una cantidad creciente de tecnologías de documentos a partir del hardware, del software y los servicios. Para que las empresas funcionen con la mayor eficiencia y rentabilidad posibles, es importante que el sector de IT esté informado sobre las especificaciones de los desarrollos tecnológicos disponibles para optimizar el entorno de IT, particularmente en cuanto a la impresión, donde la responsabilidad del sector de IT está en aumento. El propósito de esta documentación técnica consiste en comunicar la importancia de reconocer y comprender el papel crucial que poseen los dispositivos de impresión en la optimización de las operaciones de IT. Muchos de los problemas relacionados con la optimización de IT en la impresión radican en la obtención de información precisa sobre todos los costos de impresión. Esto implica la consideración no sólo de los costos directamente cuantificables de los equipos, el tóner y el mantenimiento, sino también de algunos otros elementos importantes de los costos de impresión que quizás no sean tan conocidos pero que resultan críticos para el proceso de optimización de IT. La investigación de IDC revela que la impresión no está en los primeros lugares de la lista de prioridades de IT. El reemplazo o la actualización de computadoras, software o tecnología de redes está en los primeros lugares de esta lista, pero los periféricos de impresión usualmente están mucho más abajo. Esto crea una paradoja ya que, a pesar de que la impresión es cada vez más importante para los departamentos de IT a medida que éstos tienen mayor responsabilidad por estas máquinas, su prioridad en relación con el óptimo rendimiento de los periféricos de impresión frecuentemente no es muy alta. A través de encuestas realizadas a gerentes de IT, IDC ha descubierto que los puntos clave de IT se relacionan con una operación eficiente de los equipos. Entre las características de productos de impresión que tienen alta prioridad en IT se incluyen: Confiabilidad del equipo que se instalará en la red Calidad Capacidad para trabajar en el entorno de IT actual Facilidad de instalación y soporte del hardware y las aplicaciones de software Eficiencia 2 #4204 2004 IDC

Los productos de impresión que tengan estos atributos tendrán credibilidad con el departamento de IT. Los mismos tendrán cada vez mayor importancia a medida que el departamento de IT obtenga más control sobre las decisiones de impresión en muchas empresas. Estos atributos no sólo giran en torno al rendimiento del producto, sino también en torno a los costos. Los costos de impresión incluyen los costos directamente cuantificables del equipo, al igual que los costos no cuantificables directamente que afectan la obtención de mayor productividad y eficiencia. Las secciones que se incluyen a continuación analizan el papel que pueden tener los costos en la optimización del entorno de impresión e identifican las tecnologías disponibles que satisfacen los puntos clave de IT mencionados anteriormente. 2004 IDC #4204 3

COMPRENSIÓN DE LOS COSTOS Y DEL IMPACTO DE OPTIMIZAR EL ENTORNO DE IT Los costos de impresión directamente cuantificables son fáciles de comprender. Sin embargo, algunos compradores aún consideran que esto se logra comparando especificaciones y precios de compra de diversos modelos. Un análisis más completo y necesario se obtiene de examinar el Costo Total de Propiedad y su papel en la optimización de IT. Costo Total de Propiedad IDC utiliza un modelo de Costo Total de Propiedad que incluye el precio del hardware, la relación costo/beneficio del tóner y la tinta, la relación costo/beneficio de otros componentes (por ejemplo los cilindros y el programador) que podrían requerir su reemplazo durante la vida útil del producto y los costos de mantenimiento. El modelo amortiza estos costos a lo largo de un determinado período, generalmente durante la vida útil prevista del producto. También es necesario determinar diversos volúmenes de páginas para evaluar los requisitos de mantenimiento y establecer cuáles serán los costos a lo largo de la vida útil del producto. IDC recomienda a los compradores que, al adquirir equipos de impresión, examinen también estos elementos y no sólo el precio de compra inicial. Un análisis relativamente simple (que puede verse en la Tabla 1) demuestra que incluso una diferencia mínima en el Costo Total de Propiedad puede representar una diferencia de costo significativa a lo largo de la vida útil de un producto. Con el fin de mantener la simplicidad, el primer producto (dispositivo A) tiene un Costo Total de Propiedad de 1 centavo por página, mientras que el segundo producto (dispositivo B) tiene un Costo Total de Propiedad de 1,1 centavo por página, una diferencia de tan sólo una décima de centavo por página. La investigación realizada por IDC en relación con el volumen de páginas ha determinado que una impresora láser blanco y negro común conectada a la red genera aproximadamente 10.000 páginas por mes. Con estos datos, se puede ver que el ahorro de costos se acumula durante el transcurso de diversos períodos. Por supuesto, este análisis sólo compara las diferencias de costos correspondientes a un dispositivo. Probablemente, las empresas incorporarán diversos dispositivos en sus lugares de trabajo, obteniendo un ahorro de costos mucho mayor en la totalidad de los equipos. Por ejemplo, es posible que incluso una empresa relativamente pequeña tenga 20 dispositivos de impresión. Puesto que el ahorro por dispositivo se calculó en $120 anuales, al multiplicar esta cifra por 20 se obtiene un ahorro de $2400 en un año, $7200 en tres años y $12.000 en cinco años. El punto principal es que el costo de propiedad, no sólo el precio del hardware, es un indicador más preciso de los costos de impresión y puede optimizar el entorno de IT desde el punto de vista económico. Los números utilizados en la Tabla 1 son ficticios y sirven para ilustrar la importancia de la consideración del costo de propiedad, incluso con una diferencia mínima en los costos. Las diferencias de costos reales entre modelos de grupos de trabajo similares generalmente son mucho mayores. El estudio denominado 2003 Cost of Ownership Study: Inkjet and Mid- to High-Speed Monochrome and Color Hardcopy Peripherals (Estudio del costo de propiedad 2003: Periféricos de impresión monocromáticos y a color de velocidad media-alta y de inyección de tinta) (IDC Nº 30527, Febrero de 2004) realizado por IDC muestra que los costos de impresoras láser blanco y negro para grupos de trabajo pueden oscilar entre menos de un centavo por página y casi 3 centavos por página. Al utilizar estas cifras mínimas y 4 #4204 2004 IDC

máximas del costo de propiedad y realizar los mismos cálculos de la Tabla 1, la Tabla 2 muestra asombrosas diferencias en los costos por dispositivo (por ejemplo, $2400 anuales, $7200 en tres años y $12.000 en cinco años). Cuando estos costos se multiplican por una determinada cantidad de dispositivos en lugar de tan sólo un dispositivo, la diferencia de costos puede ser impactante. Obviamente, la utilización de cifras de costos de explotación es un ingrediente fundamental en la determinación de la optimización de costos en el entorno de IT. TABLA 1 Comparaciones de costos de dos dispositivos de impresión a lo largo de la vida útil de los productos Dispositivo A Dispositivo B Diferencia Costo Total de Propiedad (costo por página, $) 0,010 0,011 0,001 Páginas generadas mensualmente 10.000 10.000 Costos mensuales ($) 100 110 10 Costos anuales ($) 1200 1320 120 Costos a los tres años ($) 3600 3960 360 Costos a los cinco años ($) 6000 6600 600 Ahorro de 20 dispositivos en un año ($) ND 2400 Ahorro de 20 dispositivos en tres años ($) ND 7200 Ahorro de 20 dispositivos en cinco años ($) ND 12.000 Fuente: IDC, 2004 TABLA 2 Rango de costos entre dos dispositivos de impresión Costo más bajo por página comparado con costo más alto por página Mejor caso Peor caso Diferencia Costo Total de Propiedad (costo por página, $) 0,007 0,027 0,020 Páginas generadas mensualmente 10.000 10.000 Costos mensuales ($) 70 270 200 Costos anuales ($) 840 3240 2400 Costos a los tres años ($) 2520 9720 7200 2004 IDC #4204 5

TABLA 2 Rango de costos entre dos dispositivos de impresión Costo más bajo por página comparado con costo más alto por página Mejor caso Peor caso Diferencia Costos a los cinco años ($) 4200 16.200 12.000 Ahorro de 20 dispositivos en un año ($) ND 48.000 Ahorro de 20 dispositivos en tres años ($) ND 144.000 Ahorro de 20 dispositivos en cinco años ($) ND 240.000 Fuente: IDC, 2004 El costo de propiedad no es el único costo que es necesario examinar para optimizar el entorno de IT. Otras consideraciones relativas a los costos que pueden reducir los gastos de impresión totales tienen que ver con el tipo y la cantidad de dispositivos utilizados. Esto puede abarcar el despliegue de impresoras de función única e impresoras multifunción (MFP). IDC ha advertido que el volumen de copias y fax ha madurado en los últimos años, aunque la necesidad de estas funciones sigue siendo crítica para las empresas en la actualidad y lo será en el futuro. Sin embargo, las impresoras multifunción presentan una oportunidad de consolidar múltiples funciones en una máquina, permitiendo la obtención de diversos beneficios económicos entre los que se incluyen: Menor cantidad de máquinas. Una menor cantidad de dispositivos requerirá menos recursos y tiempo de gestión. Costos de mantenimiento más bajos. Una menor cantidad de dispositivos requerirá una menor cantidad de contratos de mantenimiento, reduciéndose así los costos de mantenimiento asociados. Menor cantidad de requisitos de gestión de suministros e inventario. La consolidación de dispositivos de impresión de función única (impresora, copiadora y fax) en una impresora multifunción disminuye los requisitos de suministros para tres máquinas diferentes (y tres cartuchos diferentes de tinta/tóner) a una sola máquina (con un cartucho de tinta/tóner). Nuevos equipos que incorporan un costo de propiedad más bajo. El reemplazo de equipos antiguos con nuevas impresoras multifunción que incorporen un menor costo de propiedad puede disminuir los costos generales para la operación de equipos de impresión. Las Tablas 1 y 2 muestran que los ahorros pueden ser sustanciales en dichos casos. 6 #4204 2004 IDC

Al considerar estos costos directamente cuantificables con mayor detalle, el departamento de IT puede tomar decisiones más rentables para los requisitos de impresión y copiado de la empresa, teniendo en cuenta su mayor responsabilidad por los equipos de impresión. Sin embargo, estos costos sólo representan la punta del iceberg cuando se trata de optimizar el entorno de IT. Un análisis más detallado de los costos no cuantificables directamente y frecuentemente ocultos puede mejorar la actividad de documentos de la empresa en cuanto al rendimiento. Costos ocultos no cuantificables directamente y su importancia Los costos de impresión no cuantificables directamente generalmente se asocian con la incorporación de herramientas de hardware o software que mejoran la operación de la impresión. El ahorro económico real de estos costos no cuantificables directamente es difícil de determinar, pero las ganancias de rendimiento son evidentes a medida que la tecnología se instala y utiliza dentro de la organización. Esta sección analizará cómo pueden beneficiarse las empresas al utilizar estas tecnologías y mostrará la mayor eficiencia que podrá obtener al instalarlas en el entorno de impresión. Algunas de las herramientas que recientemente han cobrado mayor importancia en el entorno de impresión se centran en sistemas de contabilidad de documentos, digitalización, tecnología inalámbrica, diagnóstico remoto, controladores de dispositivos fáciles de utilizar y soporte informático completo. 2004 IDC #4204 7

Seguimiento del uso de dispositivos de impresión Un sistema de contabilidad de documentos realiza un seguimiento del volumen de actividad de documentos impresos (fotocopias, faxes y copias impresas) producido por los equipos de impresión y copiado. Estos sistemas pueden generar un informe que detalle el volumen de páginas por proyecto, fecha, cliente, usuario o departamento o cualquier otro criterio establecido. Estos sistemas tienen sus orígenes en las empresas de servicios profesionales (por ejemplo, empresas legales) que cobran los volúmenes de páginas a los clientes para generar ingresos. Recientemente, los sistemas de contabilidad de documentos han logrado captar la atención al revelar la actividad del volumen de páginas en las oficinas. Mediante la utilización de un sistema de contabilidad de documentos, las empresas pueden comprender mejor su flujo de trabajo de documentos y pueden implementar cambios para mejorar los procesos de documentos basándose en la información suministrada por el sistema. Sin embargo, sólo un pequeño porcentaje de empresas (con excepción de las empresas de servicios profesionales que utilizan esta tecnología como un sistema de cobro a los clientes) utiliza actualmente un sistema de contabilidad de documentos para realizar un seguimiento de las actividades de impresión y copiado. Como resultado, la mayoría de las empresas tienen poco conocimiento de sus equipos de impresión y los costos de utilización asociados, y muy pocas han examinado esta infraestructura para determinar cómo optimizar el despliegue de todos estos dispositivos. IDC estima que las empresas emplean hasta el 10% de sus ingresos en toda la actividad relacionada con documentos (por ejemplo, entrada, gestión y salida de los mismos). Si bien este porcentaje no parece ser muy significativo, el monto real puede ser sustancial cuando se trata de empresas de gran envergadura con una facturación multimillonaria. Puesto que las empresas tienen poca información sobre el uso y los costos de los equipos de impresión y copiado, el desperdicio y la ineficiencia de los equipos no son sólo probables sino que constituyen una certeza en las empresas que no realizan un seguimiento de esta actividad. Muchas empresas probablemente consideran que no tienen que realizar un seguimiento de la salida de impresión porque creen en el concepto de oficina sin papeles u oficina electrónica del futuro. IDC considera que esta teoría es un mito. De hecho, el pronóstico de volumen de páginas más reciente de IDC (vea la Figura 1) muestra un crecimiento continuo del volumen de páginas hasta el año 2007. Si bien el crecimiento no es considerablemente alto, con una tasa de crecimiento compuesta anual (CAGR) del 3%, no obstante hay un crecimiento. Por lo tanto, el seguimiento del volumen de páginas es una parte fundamental de la comprensión de los costos de la actividad de documentos y la implementación de un plan que le permita obtener una mayor eficiencia y reducción de los costos. 8 #4204 2004 IDC

FIGURA 1 Pronóstico del volumen de páginas de impresión, 2003-2007 (B) 1,800 1,600 1,400 1,200 1,000 800 600 400 200 0 2003 2004 2005 2006 2007 Fuente: IDC, 2004 Las ventajas de un sistema de contabilidad de documentos son numerosas. Brinda información sobre los costos de documentos generalmente desconocidos, particularmente los costos de impresión, que se originan como parte de las operaciones diarias de la empresa. Una vez que las empresas tengan más conocimiento sobre los costos de los documentos, podrán reducirlos. Este plan puede incluir la optimización de la colocación y la compra de periféricos de impresión, mejor gestión del tiempo de inactividad de la máquina, disminución del inventario de suministros y mejor atención de las necesidades de mantenimiento de las máquinas. En esencia, el sistema de contabilidad de documentos ayuda al departamento de IT a controlar el uso de los periféricos de impresión y mejora el rendimiento del entorno de IT. Como resultado, el sistema de contabilidad de documentos puede representar una parte muy valiosa de la infraestructura de IT. Digitalización Hasta hace poco tiempo, la digitalización o escaneo era relativamente desconocida en comparación con otras funciones de documentos como copia, fax o impresión. Estas funciones están muy bien establecidas y arraigadas en el entorno de IT o bien su uso es comprendido por la comunidad de usuarios. Sin embargo, la digitalización ha ganado terreno como una herramienta significativa para la distribución y gestión de documentos. Quizás, su mayor impulso vino como un reemplazo de la distribución de documentos por fax. Sus ventajas en comparación con el fax son numerosas e incluyen: Menores costos. La digitalización elimina el gasto de las llamadas telefónicas de larga distancia para el envío de documentos por fax. Fácil integración al flujo de trabajo. Un documento digitalizado se convierte en parte del flujo de trabajo digital, mientras que un fax es un documento autónomo que no forma parte de ningún flujo de trabajo. 2004 IDC #4204 9

Calidad. Un documento digitalizado mantiene la calidad del original, mientras que un fax es de menor calidad y puede resultar difícil de leer. Posibilidades de envío flexibles. Entre los numerosos destinos de digitalización, se incluyen bases de datos, escritorio, correo electrónico, fax, archivo o carpeta. La investigación de usuarios finales de IDC también ha confirmado el creciente interés y uso de la función de digitalización como una herramienta de gestión de documentos. Como parte de una solución de impresora multifunción, la digitalización brinda la posibilidad de capturar, distribuir, integrar y administrar documentos impresos en un formato electrónico de archivos. Esta capacidad elimina gran parte de los costosos procesos de distribución de documentos requeridos para la información impresa (los cuales demandan una utilización intensiva de mano de obra) por un formato electrónico más eficiente que puede distribuirse rápidamente a sus respectivos destinatarios a través de la red. El último pronóstico de IDC sobre la integración de la digitalización indica que el 40% de los dispositivos multifunción de impresión láser monocromáticos tendrán funciones de digitalización en 2007. Gran parte de la actividad se atribuye a dispositivos personales de baja capacidad que incluyen las aplicaciones de digitalización como parte del paquete de productos. En los dispositivos de oficina correspondientes a grupos de trabajo y departamentos, la tasa de conexión de digitalización está por debajo del 30%. Sin embargo, IDC considera que este segmento de mercado tendrá una tasa de conexión de digitalización superior al 40% para el año 2007. Los factores que impulsan el crecimiento y el creciente interés por la digitalización son los beneficios y el ahorro de costos inherentes que pueden obtenerse. La digitalización con una impresora multifunción puede eliminar muchos de los procesos de documentos manuales o que presenten un uso intensivo de papel, permitiendo la optimización del entorno de IT. Tecnología inalámbrica La creciente adopción de redes LAN inalámbricas en hogares y pequeñas oficinas ha aumentado el interés en la tecnología de impresión inalámbrica. Además, el crecimiento de las redes LAN inalámbricas (por ejemplo, 802.11) y las redes de área personales inalámbricas (por ejemplo, Bluetooth) ha creado una infraestructura capaz de soportar la impresión inalámbrica. El último pronóstico de IDC en relación con el mercado mundial de equipos para LAN inalámbricas muestra una CAGR cercana al 20%, de aproximadamente 26 millones de unidades en 2003 a más de 63 millones para 2008. Además, los despachos de puntos de acceso, puentes y puertas de enlace (la base de la infraestructura inalámbrica) aumentarán su CAGR cerca de un 33%, de más de 11 millones de unidades en 2003 a más de 46 millones de unidades en 2008. Como resultado, la significativa adopción anticipada de LAN inalámbricas indica que también podría producirse una demanda similar de opciones de conectividad para impresoras inalámbricas durante este periodo. 10 #4204 2004 IDC

Estas tecnologías inalámbricas se encuentran en el mercado desde hace cierto tiempo pero, con una mejor definición de los estándares, la oportunidad de implementar la impresión inalámbrica es cada vez más accesible. Como resultado, muchos usuarios actuales de LAN inalámbricas están exigiendo una opción de impresión inalámbrica que les permita aprovechar las funciones de la red inalámbrica. Además, hay una creciente demanda de dispositivos compartidos donde anteriormente sólo se hubieran utilizado dispositivos personales (por ejemplo, en el hogar o la oficina en casa). IDC estima que la mayoría de las instalaciones de LAN inalámbricas se efectuarán en hogares y pequeñas oficinas porque la tecnología inalámbrica brinda un ingreso más fácil a nuevas instalaciones de LAN con pocas barreras de precios que impidan dicho ingreso (por ejemplo, el cableado) mientras los precios de componentes de redes inalámbricas siguen en baja. Los nuevos estándares con mayor ancho de banda mantendrán cierta estabilidad en los precios y evitarán que la adopción de tecnología inalámbrica no se limite a dispositivos de alto precio. Sin embargo, estos estándares de mayor ancho de banda podrían favorecer la oportunidad de obtener funciones de color y digitalización. En general, el último pronóstico de impresión inalámbrica de IDC muestra una CAGR del 40%, de 231.800 unidades en 2003 a casi 1.250.000 unidades para el año 2008. Esto incluye los dispositivos de impresión 802.11/Bluetooth, además de los servidores y adaptadores de impresión para estos entornos. Esta creciente penetración de la tecnología inalámbrica en el entorno de impresión brinda actualmente nuevas mejoras de rendimiento de IT para una fácil instalación de red y accesibilidad a los dispositivos cuando y donde lo desee. Gestión remota En relación a las eficiencias de la tecnología inalámbrica, la gestión remota brinda a un administrador de IT la posibilidad de verificar el estado de los periféricos cuando y donde sea necesario. La ventaja de la incorporación de esta capacidad en el entorno de impresión de IT consiste en reducir el tiempo de diagnóstico y servicio técnico de las máquinas. Muchas veces, el tiempo de inactividad de la máquina se origina por un problema sencillo que se diagnostica fácilmente. Sin embargo, sin la capacidad de gestión remota, cada problema que surge requiere la presencia de un técnico para su solución. Esto constituye un uso costoso y frecuentemente ineficiente del tiempo del técnico, particularmente si el problema es relativamente simple de corregir. Un sistema de gestión remota permite al técnico diagnosticar y solucionar con eficiencia el problema de manera remota. Por lo tanto, el tiempo y esfuerzo necesarios para interactuar directamente con la máquina en muchos casos se elimina, permitiendo una mayor eficiencia en el mantenimiento de las tareas de impresión y copiado. Controladores de dispositivos En esencia, un controlador de dispositivo es la interfaz que permite al usuario operar el dispositivo de impresión. Algunos clientes han descubierto la utilidad de tener la misma interfaz de controlador de dispositivo para todos los tipos de dispositivos, ya sean copiadoras, impresoras o impresoras multifunción. La ventaja de una interfaz de usuario común a todos los dispositivos radica en que ésta aumenta la familiaridad 2004 IDC #4204 11

con todos los dispositivos y la forma de utilización de los mismos. Esta ventaja puede brindarle beneficios significativos en costos y eficiencia al reducir la capacitación/educación para la operación de la máquina, facilitar la integración de nuevas máquinas en el entorno de IT existente y reducir las llamadas a la mesa de ayuda. Las conversaciones informales con el personal de IT nos indican que las llamadas relacionadas a impresión generalmente representan un porcentaje excesivo de todas las consultas a la mesa de ayuda de IT. Las herramientas como una interfaz de usuario o un controlador de dispositivo común pueden ayudar a disminuir la cantidad de llamadas a la mesa de ayuda relacionadas con el uso de dispositivos de impresión. Compatibilidad con todos los entornos informáticos Si bien Windows mantiene una posición dominante en los entornos operativos de cliente y servidor, es importante que los periféricos de impresión tengan la capacidad de soportar una gran cantidad de entornos informáticos. IDC observa una mayor penetración de Linux en los entornos de cliente y servidor, lo que se atribuye parcialmente a la suposición de que dicho sistema operativo puede obtenerse a muy bajo costo. Además, Mac, Unix y OS/400 siguen siendo entornos operativos viables que requieren compatibilidad de impresión. En algunos casos, este soporte universal a todos los sistemas informáticos es opcional y puede requerir un gasto adicional para incorporarla al dispositivo de impresión. Por supuesto, si este soporte informático completo es estándar, el costo de la integración de la compatibilidad se elimina. CONCLUSIONES Cualquier combinación de estas herramientas de optimización de rentabilidad y rendimiento debería ayudar a lograr un entorno de IT más optimizado. El personal de IT necesita advertir que las evaluaciones de compra de equipos de impresión y copiado deben incorporar el análisis de costos más allá del precio de compra para lograr una comprensión verdadera del costo total de los equipos a lo largo de la vida útil prevista del producto. Además, un grupo de herramientas de optimización del rendimiento, como sistemas de contabilidad de documentos, digitalización, tecnología inalámbrica, diagnóstico remoto, controladores de dispositivos fáciles de utilizar y soporte informático completo también ayudan a lograr un entorno de IT optimizado para la impresión. Todas estas herramientas se combinan para permitir que el departamento de IT tenga mayor control sobre el entorno de impresión, permitiendo un mayor rendimiento y eficiencia con equipos de impresión más rentables y productivos. 12 #4204 2004 IDC

IDC considera que estos avances tecnológicos brindan además un retorno de inversión (ROI) relativamente rápido. En algunos casos, el ahorro de costos total puede recuperar la inversión en meses. Además, el ahorro de costos total puede liberar recursos para una mayor inversión en la infraestructura de IT. La mayor inversión en IT debe diseñarse de modo que la empresa pueda avanzar con las tecnologías de información más recientes y avanzadas. Aviso de copyright Publicación externa de datos e información de IDC. Para utilizar cualquier tipo de información referente a IDC en publicidad, notas de prensa o materiales de promoción, es necesario obtener la aprobación previa por escrito del director local o vicepresidente de IDC. Un borrador del documento propuesto deberá acompañar dicha petición. IDC se reserva el derecho de denegar la aprobación de uso externo por cualquier motivo que considere conveniente. Copyright 2004 IDC. Queda terminantemente prohibida la reproducción sin permiso por escrito. 2004 IDC #4204 13